Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

             Налоговый кодекс Российской Федерации.

В котором  в ст.264 НК прописан перечень расходов относящихся к представительским, в ст.171 НК о праве вычета по НДС, в ст.172 НК о необходимости предоставления счет-фактуры при уплате НДС, в ст.238 НК и 217 НК  прописано обложение командировочных расходов ЕСН и НДФЛ.

            Положения Федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт».

В котором  прописано о возможности выдачи средств подотчет через платежные  банковские карточки.

11.Трудовой кодекс

СТ.259,268,203ТК прописывает, кого нельзя отправить  в командировку, по ст.167 ТК за работником во время командировки сохраняется место работы, средняя заработная плата, возмещаются расходы, в ст.168 прописано какие затраты возмещаются работнику по служебным командировкам, размер суточных. 
 

1.2.Общий порядок расчетов с подотчетными лицами.

В практической деятельности организации часто  возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными деньгами: покупать материальные ценности за наличный расчет у других организаций или физических лиц, оплачивать выполненные работы и оказанные услуги, расходы по служебным командировкам, расходы на представительские цели и т.п.

 В  таких случаях работнику по  распоряжению руководителя организации выдаются наличные деньги под отчет на указанные нужды. Перечень сотрудников, которым могут выдаваться наличные денежные средства под отчет (за исключением командировочных расходов), утверждается приказом руководителя.

Выдача  под отчет наличных денег производится из кассы предприятия, причем она может производиться не только в рублях, но и в разрешенных законодательством случаях в иностранной валюте. Порядок выдачи наличных денежных средств работникам предприятия под отчет регулируется правилами ведения кассовых операций.  Кроме того, выдача средств под отчет может производиться через платежные банковские карточки.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  не позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, на который они выданы, или  со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия  авансовый отчет об израсходованных суммах (с приложением всех документов, подтверждающих их расходы) и произвести окончательный расчет по ним. В соответствии с производственной необходимостью выдача подотчетных сумм по распоряжению руководителя может осуществляться на более длительный срок.

Выдача  наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Отчет о произведенных расходах оформляется авансовым отчетом по форме № АО-1, утвержденной постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 1 августа 2001 г. № 55 . Авансовый отчет составляется подотчетным лицом на основании оправдательных: документов (счетов, кассовых и товарных чеков и др.). Перечень оправдательных документов зависит от конкретной хозяйственной ситуация Неизрасходованные средства подотчетное лицо должно вернуть в кассу организации. Суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику.

При проведении инвентаризации подотчетных сумм проверяются  отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов  по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение). Кроме обязательных случаев, инвентаризация подотчетных сумм проводится так часто, как это определено руководством предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.3. Учет расходов на административно-хозяйственные нужды.

Под расходами  на хозяйственные нужды обычно понимают затраты на приобретение в розничной сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на автозаправочных станциях, по оплате мелкого ремонта, на приобретение бланков бухгалтерской и налоговой отчетности, по оплате представительских расходов и т.д.

Срок, на который можно выдавать наличные деньги на хозяйственные нужды, может составлять от трех дней до нескольких месяцев. Конкретный срок устанавливает руководитель организации своим приказом, исходя из производственной необходимости. Сотрудник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три дня после истечения этого срока. Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет на хозяйственные нужды, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Поэтому работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными по одной сделке, который составляет сегодня 100 000 руб.

Как было указано выше, перечень оправдательных документов зависит от конкретной хозяйственной ситуации. Рассмотрим обоснование хозяйственных расходов в различных случаях приобретения материальных ценностей.

Общий порядок организации закупок  через подотчетных лиц в каждой организации должен быть регламентирован распорядительным документом руководителя (приказом, распоряжением и т.п.).

Таким распорядительным документом в первую очередь должен быть определен перечень (круг) должностных лиц, которым разрешается  выдача наличных денежных средств под отчет для закупки материальных ценностей, оплаты работ и услуг, а также срок возвращения подотчетных сумм или отчета об их расходовании. Подотчетные лица должны быть заблаговременно ознакомлены с порядком документального оформления закупок за наличный расчет, существующими ограничениями предельной суммы расчетов, а также с порядком отчетности по полученным суммам.

Возмещение  понесенных расходов (в том числе  сумм, израсходованных свыше подотчетных), сумма и сроки пользования подотчетными средствами в каждом конкретном случае определяются руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.

Решение о выдаче средств под отчет  оформляется либо приказом, либо утверждаемым руководителем предприятия заявлением работника о выдаче ему подотчетных сумм на конкретные цели. Основанием для списания подотчетных средств с подотчетного лица является утверждение (подпись) руководителем организации авансового отчета о расходовании денежных средств.

Важное  значение имеет порядок документального  оформления закупок товарно-материальных ценностей. Для подтверждения произведенных закупок в организациях розничной торговли необходимо предоставление к авансовому отчету следующих документов:

■    чека контрольно-кассовой машины (кассового  чека), подтверждающего факт уплаты наличных денежных средств;

■    оправдательных первичных документов (товарного чека, накладной), подтверждающих факт отпуска товарно-материальных ценностей покупателю.

В представляемых подотчетными лицами товарных чеках, счетах, накладных и других оправдательных документах должна быть дана подробная расшифровка всех наименований товарно-материальных ценностей с отражением по каждому из них цены за единицу, количества и общей суммы. Не следует допускать (о чем заранее должны быть предупреждены подотчетные лица) общих записей, например, таких: «канцелярские принадлежности на 500 рублей».

Бухгалтерам предприятий при обработке авансовых  отчетов особо следует обращать внимание на соответствие реквизитов кассовых чеков и приложенных  к нему оправдательных документов (товарного чека, накладной и т.п.), в особенности таких реквизитов, как наименование организации, дата покупки, цена (стоимость), ИНН налогоплательщика и др.

При совершении закупок у предприятий-изготовителей, у организаций оптовой торговли для подтверждения произведенных закупок необходимо предоставление следующих документов:

■    чека контрольно-кассовой машины (кассового  чека), подтверждающего факт уплаты наличных денежных средств (использование в этих случаях приходных кассовых ордеров не допускается в соответствии  с положениями Федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» ;

■  оправдательных первичных документов (товарного чека, накладной), подтверждающих факт отпуска товарно-материальных ценностей покупателю;

■  счета-фактуры, подтверждающего факт уплаты НДС  покупателем;

■  договора купли-продажи, в случае его заключения в письменной форме.

Покупка товарно-материальных ценностей у физических лиц, не зарегистрированных в налоговых органах в качестве индивидуальных предпринимателей, оформляется «Актом закупки материальных ценностей у физических лиц». Форма акта является произвольной. Акт должен содержать необходимые сведения непосредственно об операции закупки: наименование товара, его количество и цена, отметка об уплате подотчетным лицом наличных денег продавцу и расписку об их получении физическим лицом. Кроме этого в акте должны быть приведены сведения об адресе постоянного местожительства продавца (включая почтовый индекс), а также его паспортные данные. Закупленная продукция сдается на склад по накладной.

В состав административно-хозяйственных расходов включаются представительские расходы. В нормативных документах по бухгалтерскому учету отсутствует перечень этих расходов, поэтому целесообразно использовать соответствующий перечень, приведенный в ст. 264 НК.

 В  состав представительских входят  расходы:

■    на проведение официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

■    обслуживание участников, прибывших  на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика;

■    транспортное обеспечение представителей других организаций, связанное с  доставкой их до места проведения встречи и обратно;

■    буфетное обслуживание лиц, участвующих  во встрече во время переговоров;

■    услуги переводчика, не состоящего в штате организации.

Этот  перечень — исчерпывающий, поэтому  затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Основным  документом, на основании которого определяется годовая сумма представительских расходов, является смета, утверждаемая советом (правлением) организации на отчетный год.

В смете  указываются конкретные статьи представительских  расходов и их предельная годовая сумма. Согласно приказу руководителя организации, утверждается:

■    программа мероприятий, связанных  с деловой встречей (приемом);

■    список приглашенных и участников со стороны организации;

■    смета расходов по проведению деловой  встречи.

Этот  приказ является также основанием выдачи ответственному лицу суммы под отчет на представительские цели по данной встрече.

Для контроля за затратами по приему делегаций  рекомендуется установить в организации  предельные размеры (нормативы) отдельных  видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

После каждого приема делегации лицу, ответственному за оформление представительских расходов, следует составить отчет. В отчете указываются дата и место проведения приема, его программа, приглашенные лица, представители организации, участвовавшие в приеме, величина представительских расходов.

После окончания приёма работник, ответственный  за расходование средств на представительские цели, должен составить авансовый отчет по форме № АО-1. К авансовому отчету прилагаются все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (кассовые чеки, товарные чеки, закупочные акты, документы, удостоверяющие транспортные расходы, счета организаций общественного питания и т.д.).

Вся сумма  затрат по приему представителей в  соответствии с п. 7 ПБУ 10/99 учитывается  в составе расходов по обычным видам деятельности. Причем в соответствии с п. 18 ПБУ 10/99, если выполнены условия признания расходов, указанные в п. 16 ПБУ 10/99, представительские расходы являются расходами того отчетного периода, в котором произошла встреча, независимо от времени их оплаты — предварительной или последующей.