Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Удержание из зарплаты работника для погашения  его задолженности работодателю может производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ).

Удержания возможны только в том случае, если физическое лицо не оспаривает основания и размера удержания. Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее  одного месяца со дня окончания срока (от даты утверждения авансового отчета), установленного для возвращения аванса, погашения задолженности (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо издать приказ (распоряжение) о производстве удержаний. В противном случае удержания возможны только в судебном порядке.

Если  администрация не издала распоряжение об удержании из заработной платы работника, то данные суммы подлежат включению в совокупный доход, полученный данным физическим лицом (в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности). При определении налоговой базы надо учесть все доходы налогоплательщика, которые он получил как в денежной, так и в натуральной форме. В последующем при предоставлении работником авансового отчета производится перерасчет причитающейся к уплате суммы налога на доходы.

За время  нахождения в командировке нужно  начислять заработную плату исходя не из заработка за текущий месяц, а из среднего заработка, начисленного за предыдущие периоды.

      Расчет  производится исходя из фактически начисленных  работнику выплат и фактически отработанного времени им за 12 месяцев, предшествующих моменту выезда в командировку. Впрочем, период для расчета среднего заработка может быть иным. Нужно, чтобы он был закреплен в коллективном договоре (ст. 139 ТК РФ).

По командировочным  расходам в общем случае в соответствии с п. 7 ст. 171 НК организация имеет  право на вычет по НДС. Однако в  этом случае необходимо предоставить счет-фактуру или иной документ, например билет, подтверждающий факт уплаты НДС подотчетным лицом (п. 1 ст. 172 НК). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.5.Синтетический и аналитический учёт расчётов с подотчётными лицами.

Для обобщения  информации о расчетах с подотчетными лицами пользуется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лиши». Дебетовое сальдо по счету отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию, кредитовое — сумму задолженности предприятия подотчетным лицам. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Перечень типовых  хозяйственных операций по расчетам с подотчетными лицами приведен в  табл. 1.1. Номера субсчетов в таблицах даны в соответствии с рабочим  планом счетов.

Таблица 1.1.

Если  долг подотчетного лица будет списан по решению руководителя за счет средств организации, эта сумма включается в совокупный доход работника (ст. 209 НК). Это значит, что с работника следует удержать налог на доходы физических лиц. Кроме того, на сумму списанного долга необходимо начислить единый социальный налог и взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (ст. 236 Н К).

Для ведения  учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» целесообразно применение комбинированного регистра, сочетающего  аналитический и синтетический  учет. В нем следует вести учет по каждой выданной подотчет денежной сумме, а также по каждому подотчетному лицу. Основанием для заполнения такого регистра являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы, а также последующие приходные и расходные кассовые ордера, оформленные на расхождения в полученных и израсходованных подотчетным лицом суммах. 
 
 
 
 
 
 
 

      Глава 2. Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами в ООО «Ладья». 

     2.1. Организационно-экономическая  характеристика предприятия.

Общество  с ограниченной ответственностью "Ладья" создано в соответствии с законодательством Российской Федерации и зарегистрировано Администрацией Режевского района г. Реж в 2000 году.

ООО «Ладья» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс и действует на основе Учредительного договора и Устава общества.

ООО «Ладья» специализируется на оказании посреднических услуг по перевозке грузов, а также экспедировании этих грузов. Местонахождение общества г. Реж, ул. Ленина, 25/4.

Высшим  органом управления ООО «Ладья» является общее собрание участников общества. Схема управления хозяйственной деятельностью общества имеет функциональное разделение, предполагающее обособление отдельных функций и выделение работников для их выполнения. С учетом этого признака весь персонал предприятия (15 человек) подразделяется на три категории: управленческий, оперативный и вспомогательный (рис. 2.1). 

Рис. 2.1  Схема управления деятельностью ООО «Ладья»

Руководство текущей хозяйственной деятельностью ООО «Ладья» осуществляет директор, избираемый общим собранием общества. Он руководит планово-экономической работой, подбирает кадры и организует повышение их квалификации, обеспечивает охрану труда, технику безопасности и пожарную безопасность. Ему подчинены службы, занимающиеся вопросами труда и заработной платы, бухгалтерского учета и финансов.

Заместитель директора руководит коммерческой деятельностью, решает вопросы организации  грузоперевозок и их экспедиционного  обслуживания. В его непосредственном подчинении находятся оперативные (старший менеджер по перевозкам, менеджеры по перевозкам и рекламе, экспедиторы) и вспомогательные (курьер, водитель, уборщица) работники.

Бухгалтерский учет в исследуемом предприятии  ведется под руководством главного бухгалтера, в подчинении которого находятся бухгалтер и бухгалтер-кассир. Бухгалтерский аппарат принимает от материально ответственных лиц товарно-денежные отчеты, проверяет и обрабатывает их, учитывает денежные средства, выполняет другие бухгалтерские операции.

Бухгалтерский учет на предприятии ведется с  помощью компьютерной программы 1С  «Бухгалтерия 7.7» В ООО «Ладья» применяется журнально-ордерная форма бухгалтерского учета и следующая схема документооборота (рис.2.2 ).

Рис.2.2.Схема документооборота бухгалтерии в ООО «Ладья» 

2.2. Основные показатели  результатов хозяйственной  деятельности, имущественного положения и финансового состояния предприятия. 

     Анализ  финансового состояния является одной из важнейших подсистем общей системы управления предприятием, которая направлена на обеспечение необходимой информацией таких важнейших сфер функционирования, как определение целей деятельности, формирование стратегии маркетинга и финансовой политики, прогнозирование и планирование всех аспектов производственного процесса, контроль за его ходом. На основе анализа финансового состояния вырабатываются стратегия и тактика развития предприятия, обосновываются планы и управленческие решения, осуществляется контроль за их выполнением, оцениваются результаты работы предприятия.

     Основной  целью финансового анализа является получение небольшого числа ключевых (наиболее информативных) параметров, дающих объективную и точную картину финансового состояния предприятия, его прибылей и убытков, изменений в структуре активов и пассивов, в расчетах с дебиторами и кредиторами. При этом аналитика может интересовать как текущее финансовое состояние предприятия, так и его проекция на ближайшую или более отдаленную перспективу, т.е. ожидаемые параметры финансового состояния.

     Результаты  общей оценки финансового состояния  ООО «Ладья», за период 2006-2008 г.г. представлены в таблицах, к которым приведены соответствующие пояснения и сделаны выводы. 
 
 
 
 
 
 
 

     Таблица 2.1.

Основные  показатели хозяйственной  деятельности предприятия  по годам

(сумма  в тыс. руб.)