Учет денежных средств

- один экземпляр остался у кассира;

- второй экземпляр в бухгалтерии.

     После того как срок действия договора истечет, его хранят в архиве организации в течение 5 лет. 

      2.2.2 Синтетический и аналитический  учет кассовых операций.

     Синтетический учет денежных средств в кассе  осуществляется на активном балансовом счете 50 «Касса». Он предназначен для  обобщения информации о наличии  и движении денежных средств в кассе предприятия. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия. Сальдо счёта указывает на наличие суммы денежных средств в кассе предприятия на начало месяца или на конец месяца. Оборот по дебету – это суммы, поступившие наличными в кассу, оборот по кредиту – суммы, выданные наличными из кассы.

     К счету 50 «Касса» могут быт открыты  субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные  документы» .

     На  субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают  денежные средства в кассе. Если организация  проводит кассовые операции с иностранной  валютой, то к счету 50 «Касса» открывают  субсчета для обособленного учета  движения каждой наличной иностранной  валюты.

     На  субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают  наличие и движение денежных средств  в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

     На  субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают  находящиеся в кассе организации  почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной  пошлины и другие денежные документы. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.

     Учет  поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и  расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов  ведут по их видам. Один – два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

     Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале – ордере № 3. По окончании  отчетного периода остатки по журналу – ордеру сверяют с данными книги  движения денежных документов.

     Поступление наличных денег в кассу отражаются следующими бухгалтерскими проводками:

1. Получены наличные деньги со счетов в банках: Дебет 50 Кредит 51, 52, 55.

2. Поступления наличных денег от реализации продукции, основных средств, прочих активов: Дебет50 Кредит 62, 76, 90, 91.

3. Возврат в кассу ранее выданных авансов, излишне выплаченных сумм заработной платы, неизрасходованных подотчетных сумм: Дебет 50 Кредит 62, 70, 71, 76.

4. Поступления наличных денег в погашение задолженности по материальному ущербу и очередным платежам работников - заемщиков, по вкладам в уставный капитал предприятия, и по исполнительным документам: Дебет 50 Кредит 73/1, 75, 76.

5. Получены наличные деньги от дочерних (зависимыми) организации и подразделений организации: Дебет 50 Кредит 79.

6. Поступление  в кассу процентов по векселям, дивидендов по ценным бумагам, доходов от долевого участия в других организациях: Дебет 50 Кредит 76.

7. Получены наличными краткосрочные и долгосрочные кредиты банков: Дебет 50 Кредит 66, 67.

8. Поступления наличных денег от заимодавцев по предоставленным им краткосрочным и долгосрочным кредитам и другим привлеченным средствам, а также целевого финансирования: Дебет 50 Кредит 66, 67, 86.

9.  Поступления  наличных денег в счет доходов  будущих периодов (арендная плата  авансом, плата за коммунальные услуги и т.д.) Дебет 50 Кредит 98.

     Выбытие наличных денег оформляются следующими бухгалтерскими проводками:

1. Оплачены из кассы расходы по приобретению оборудования, требующего монтажа, объектов основных средств, материалов, товаров, а также расходы основных и вспомогательных цехов общепроизводственного и общехозяйственного назначения, обслуживающих производств и хозяйств, будущих периодов, коммерческие расходы, затраты на реализации готовой продукции, основных средств, прочих активов: Дебет 07, 08, 20, 23, 25, 26, 29, 41, 44, 90, 91, 97 Кредит 50.

2. Сданы в кассу денежные средства для зачисления на расчетный и валютный счета, для приобретения денежных документов и на денежные переводы: Дебет 51, 52, 55 Кредит 50.

3. Оплачены наличными краткосрочные и долгосрочные финансовые вложения, задолженность поставщикам  по авансам полученным, различным внебюджетным фондам, бюджету, по отчислениям в социальные фонды: Дебет 08, 60, 58, 76, 68, 69 Кредит 50.

4. Выданы из кассы заработная плата, подотчетные суммы, займы работникам, начисленные дивиденды сторонним работникам, суммы по исполнительным документам: Дебет 70, 71, 73, 75, 76 Кредит 50.

5. Выданы из кассы наличные средства дочерним организациям и подразделениям организации: Дебет 79 Кредит 50.

6. Оплачены из кассы некомпенсируемые расходы, связанные со стихийными бедствиями: Дебет 99 Кредит 50.

7. Выданы из кассы суммы единовременной помощи работникам и другие выплаты за счет Дебет 91 Кредит 50.

8. Погашена задолженность по кредитам и заемным обязательствам наличными: Дебет 66, 67 Кредит 50.

9. Оплачены из кассы расходы, осуществляемые за счет средств целевого назначения: Дебет 86 Кредит 50. 

     2.2.3 Инвентаризация денежных средств  кассы.

     Инвентаризация  денежных средств кассы проводится регулярно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40 и сообщенного письмом Банка России от 4 октября 1993 года № 18.

     Порядок ведения кассовых операций не устанавливает  периодичность проведения инвентаризаций. Однако считается, что оптимальный  период для проведения инвентаризаций кассы является один календарный  месяц.

     При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе  принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, путевки  в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Проверка фактического наличия  бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально - ответственным лицам.

     Проведение  инвентаризации может быть обязательным в следующих случаях:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене кассира;

- если были выявлены факты хищения наличных денег;

- если  наличные деньги были частично  или полностью уничтожены из-за  стихийного бедствия, пожара, других  чрезвычайных ситуаций.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель. Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная  приказом руководителя.

     В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов (например, старших кассиров, специалистов по контрольно-кассовым машинам и т. д.).

     При проведении инвентаризации комиссия проверяет  достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия  денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.

     Одновременно  с проверкой фактического наличия денежных средств и денежных документов в кассе организации проводится проверка:

- правильности  оформления первичных расходных  документов - наличие подписей получателей  наличных денег, наличие подписи  руководителя организации и главного  бухгалтера на расчетно-платежных  (платежных) ведомостях на выплату  заработной платы и иных платежных  документах, для которых наличие  указанных подписей необходимо  для осуществления расходования  денежных средств;

- полнота и правильность оприходования денежных средств, полученных в учреждении банка. Наличные деньги должны быть оприходованы в кассе в день их получения в банке. Проверка осуществляется посредством проведения сплошной сверки данных выписок о состоянии расчетного счета организации в кредитной организации с данными кассовой книги;

- полнота и своевременность оприходования наличных денег, сданных по приходным кассовым ордерам;

- соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе в течение отчетного года.

     Отдельные проверки кассовых операций и наличия  денежных средств могут производиться:

- учредителями  предприятий, вышестоящими организациями  (в случае их наличия), а также аудиторами (аудиторскими фирмами) в соответствии с заключенными договорами. При производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях они производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины.

- учреждениями  банков, которые обязаны систематически  проверять соблюдение предприятиями  требований Порядка ведения кассовых  операций.

- органами  внутренних дел в пределах  своей компетенции, - проверки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, обеспечения условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

     Кроме того, при проведении инвентаризации наличных денежных средств проводится сплошная проверка состояния расчетов с материально ответственными лицами по выданным подотчетным суммам. Проверяется  правомерность выдачи подотчетных  сумм (лицам, с которыми заключены  договоры о полной материальной ответственности, а также лицам, направляемым в служебные или производственные командировки), правильность определения сумм, выдаваемых под отчет (на хозяйственные нужды - в соответствии с нормами, установленными отдельным распорядительным документом руководителя организации, на приобретение имущества - в пределах действительной потребности, при служебных командировках - в соответствии с проведенным расчетом), своевременность погашения подотчетных сумм (представления авансового отчета и сдачи неиспользованного остатка).

     Также целесообразно проверить соблюдение требований Правил ведения кассовых операций в части обеспечения  сохранности денежных средств при  их транспортировке и хранении.

     Для оформления инвентаризации применяют  формы первичной учетной документации, к ним относятся:

- ИНВ – 15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств»;

- ИНВ – 16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков до- кументов строгой отчетности»;

- КМ – 9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».

     Результаты  инвентаризации оформляется Актом инвентаризации наличных  денежных средств. Эта же форма акта применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

     Результаты  инвентаризации оформляются актом  в двух экземплярах и подписываются  всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных  лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально  ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.