Учет денежных средств

tify">- контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;

- контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;

- своевременная выверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности. 

2.2 Учет денежных  средств в кассе 

2.2.1 Документальное  оформление кассовых операций. Отчетность  материально – ответственного  лица.

      Кассовые  операции – это операции по приему, хранению и расходу наличных денег  и денежных документов. Для осуществления  расчетов наличными деньгами предприятие  имеет кассу и соблюдает требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

     Работу  с кассой осуществляет кассир, с  которым подписан договор о полной материальной ответственности за сохранение денег и денежных документов. Наличные деньги и денежные документы хранятся в кассе – специально оборудованном  помещении, которое ежедневно опечатывается  кассиром. При работе с наличными  деньгами кассир соблюдает лимит  остатка кассы.

      В соответствии с Положением ЦБ РФ от 05.01.1998г. № 14-П "О правилах организации  наличного денежного обращения  на территории РФ" все предприятия, осуществляющие налично-денежные расчеты, обязаны ежегодно предоставлять  в обслуживающий банк "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу" по форме № 0408020 в 2-х экземплярах (Приложение 1).

      По  предприятию, не предоставившему расчет лимита остатка кассы в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит  остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность сверхлимитной.

      Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота  предприятий с учетов особенностей режима его деятельности, порядка  и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков.

      Лимит остатка кассы согласован банком с руководителем организации, но при необходимости может быть пересмотрен в течении года в  установленном порядке. Сверх лимита наличные деньги в касс хранятся только для выплаты заработной платы  и пособий, но не более 3 рабочих дней (включая день получения денег  в банке). Всю денежную наличность сверх лимита организация сдает  в банк.

      За  превышение лимита кассы предприятие  может быть оштрафовано на сумму  от 40 000 до 50 000 рублей.

     В хозяйстве расчет наличными деньгами с юридическими лицами соответствуют  предельным размера, не более 100 000 рублей по одной сделке, установленным ЦБ РФ.

      В соответствии со статьей 9 закона о  бухгалтерском учете, применяется  перечень должностных лиц, имеющих  право подписи первичных документов, утвержденный руководителем организации  и согласованный с главным  бухгалтером.

      Кассовые  операции оформляются типовыми межведомственными  формами первичной учетной документации, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года «88 ( в ред. От 27.03.2000 №26, 03.05.2000 №36) по согласованию с ЦБ РФ и Министерством  финансов РФ.

      К формам первичной учетной документации по учету кассовых операций относятся:

- КО  – 1 «Приходный кассовый ордер» (Приложение 2);

- КО  – 2 «Расходный кассовый ордер» (Приложение 3);

- КО  – 3 «Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов»  (Приложение 4);

- КО  – 4 «Кассовая книга» (Приложение 5);

- АО  – 1 «Авансовый отчет» (Приложение 6).

      Первичные документы оформляются согласно Положению по ведению бухгалтерского учёта и отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина от 29 июля 1998 года №34н, и содержит следующие реквизиты:

- наименование  документа (формы);

- код  формы;

- дата  составления документа;

- наименование  организации, от имени которого  составлен документ;

- содержание  хозяйственной операции;

- измерители  хозяйственной операции (в натуральном  и денежном приложении);

- наименование  должностей работников, ответственных  за совершение хозяйственной  операции и правильности её  оформления;

- личные  подписи этих работников и  расшифровки.

      Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой  ручкой или на компьютере. Печатью  заверяются документы, для которых  это предусмотрено законодательством. Первичные документы заполняются  в момент совершения операции, а  если это не предоставляется возможным  – непосредственно сразу после  её окончания.

      Поступление наличных денег в кассу оформляют  приходным кассовым ордером (Приложение 2). Ордер выписывается в одном  экземпляре и подписывается главным  бухгалтером и кассиром. При выписке  приходного кассового ордера указывается  в специальной строке основание  для принятие денег в кассу. Это  может быть возврат неиспользованной подотчетной суммы, остаток неиспользованного  аванса на командировочные расходы, возврат ссуды, возмещение материального  ущерба, выручка и т.д.

      Обязательно указывается, от кого приняты денежные средства: если от юридического лица, пишется  его название, если физического лица, фамилия, имя, отчество в родительном  падеже. Сумма проставляется цифрами  и прописью.

      В приложении указываются первичные  документы, на основании которых  составлен приходный кассовый ордер, с указанием их номеров и дат  составления. На приходном кассовом ордере проставляется дата его выписки  и номер. Все остальные указанные  на бланке реквизиты приходного кассового  ордера также заполняются в обязательном порядке. Одновременно заполняется  квитанция к приходному кассовому  ордеру, которая подписывается главным  бухгалтером или уполномоченным лицом.

      Отрывную  квитанцию заверяют печатью организации, регистрируют в журнале регистрации  приходных кассовых документов в  хронологической последовательности и передают человеку, сдавшему деньги в кассу (Приложение 4). Если наличные деньги были получены в банке, например на выдачу заработной платы, то квитанцию подшивают к банковским документам.

     Выдача наличных денег из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером (Приложение 3). Ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации.

     Для выписки расходного кассового ордера у работника бухгалтерии должно быть основание. Например, расходный ордер на выдачу денежных средств под отчет на хозяйственные нужды может быть выписан только при предъявлении заявления с визой руководителя, а на выдачу аванса на командировочные расходы - при наличии приказа на командировку и командировочного удостоверения. Соответственно в расходном кассовом ордере в строке «Основание» указывается цель, на которую выдаются деньги, и документ, послуживший основанием для выписки расходного кассового ордера. Документ, являющийся основанием для выписки расходного кассового ордера, указывается и в строке «Приложение».

     Сумма проставляется цифрами в соответствующей  рамке в верхней части документа и прописью в строке «Сумма» (за исключением копеек, их можно записать цифрами).

     Ордер также подписывает человек, получивший наличные деньги. Получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой в строке после слова «Получил» записывает полученную им сумму: рубли —прописью, копейки — цифрами, ставит дату получения (при этом название месяца     пишется словом, например, 15 октября 2010 года) и свою подпись.

     Кассир  записывает в соответствующей графе  его паспортные данные.

     Чтобы исключить возможность повторного получения денег по перичным документам, приложенным к расходному кассовому ордеру, кассир должен погасить их (проставить на них штамп «получено» или «оплачено») с указанием числа, месяца, года.

     Расходные кассовые ордера регистрируют в журнале регистрации расходных кассовых документов в хронологической последовательности (Приложение 4).

     В некоторых случаях при выдаче денег из кассы оформляют расчетно – платежную  ведомость. Ведомость  оформляется при выдаче заработной платы работникам организации.

     На  общую сумму денег, которая выдается из кассы по ведомости, бухгалтер  оформляет один расходный кассовый ордер. Его реквизиты (номер и  дату составления) указывают в ведомости.

     При работе с кассовыми документами  кассиром обязан соблюдать следующие требования:

- приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы заполнены четко шариковой ручкой;

- в этих документах не допускаются подчистки, помарки или исправления (даже оговоренные);

- прием и выдача денег по кассовым ордерам производиться только в день их составления;

- в приходных и расходных кассовых ордерах обязательно указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

     Для журнала регистрации приходных  и расходных кассовых документов предусмотрена специальная форма. (Приложение 4). В журнале указывают реквизиты (номера и даты составления) всех приходных и расходных кассовых ордеров, выписанных в организации. Журнал регистрации приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Журнал ведется в течение года.

     Сумму денежных средств, поступившую или  выданную из кассы, в отражают в кассовой книге (Приложение 5).

     В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу  организации, а также реквизиты  приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.

     Книгу заводят на один календарный год. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу  наличных денег за один день. Все  листы кассовой книги пронумерованы  и прошнурованы. На последнем листе  книги указано их общее количество. Количество листов книги заверено подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации. При ведении кассовой книги не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. Каждое исправление должно быть заверено подписями кассира и главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

     Каждый  лист кассовой книги состоит из 2-х  равных частей: первая часть после  заполнения остается в книге, а вторая является отчетом кассира и отрывается в конце рабочего дня после  подсчета итогов операций за день и  выведения остатков по кассе на следующее  число. Записи в кассовой книге ведутся  в двух экземплярах, имеющих одинаковые номера страниц, через копировальную  бумагу.

     Заполненный лист кассовой книги подписывают  кассир и бухгалтер. Документы, по которым  получены (выданы) деньги (приходные  и расходные кассовые ордера, платежные  ведомости и т.д.), подшивают по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.

     Срок  хранения приходных и расходных  кассовых ордеров, журнала регистрации  приходных и расходных кассовых документов, кассовой книги и   отрывных листов в архиве организации – 5 лет.

     Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут три лица — руководитель организации, главный бухгалтер и кассир.

     Материальную  ответственность за сохранность  ценностей, находящихся в кассе  организации, несет кассир.

     При приёме  кассира на работу, руководитель организации заключает с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Договор  предусматривает ответственность кассира за сохранность ценностей в кассе организации и за правильное оформление кассовых документов. Договор составляется в двух экземплярах: