Учет денежных средств

Документальное  оформление кассовых операций

С принятием ГК РФ по статистике постановления № 88 от 18 августа 1998 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», были внесены изменения в постановление № 241 от 28 декабря 1989 г. «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций».

Унифицированные формы первичной  учетной документации вступающие в  действие с 1 января 1999 года: № КО-1 «Приходный кассовый ордер», № КО-2 «Расходный кассовый ордер», № КО-3 «Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов», № КО-4 «Кассовая книга», № КО-5 «Книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств»³ Надо отметить, что постановление № 88 не внесло изменений в перечисленные первичные документы.

Прием наличных денег кассами  предприятий производится по приходным  кассовым ордерам (унифицированная  форма № КО-1), подписанным главным  бухгалтером или лицом на это  уполномоченным письменным распоряжением  руководителя предприятия. (Приложение 1)

При этом выдается квитанция, сдающему деньги лицу, о приеме денежной суммы, подписанная главным бухгалтером  и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового  аппарата.

Кассир выдает деньги по расходным кассовым ордерам (форма            № КО-2), платежным ведомостям (№ Т-49; Т-51) или другим надлежаще оформленным документам (заявлениям на выдачу денег, счетам и др.). (Приложение 2)

Расходные кассовые документы  подписываются главным бухгалтером. А на ведомостях и заявлениях, кроме  того, обязательна и разрешительная надпись руководителя предприятия. В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись  руководителя предприятия, подпись  его на расходных кассовых ордерах  не обязательна.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему  его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Расписка в получении  денег может быть сделана получателем  только собственноручно чернилами  или шариковой ручкой с указание / полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При получении  денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумм прописью не указывается.

Заработную плату, пособия  по временной нетрудоспособности, премии кассир выплачивает по платежным  ведомостям. На титульном листе платежной  ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег  за подписями руководителя предприятия  и главного бухгалтера, с указанием  сроков выдачи денег и их суммы (прописью).

По истечении трех рабочих  дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий, премий кассир в платежной  ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, делает пометку  от руки Депонировано, затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости  кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выписанную по платежной ведомости  сумму выписывают расходный кассовый ордер.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном  кассовом ордере или заменяющем его  документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег  бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег  производится по ведомости, перед распиской  в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача по доверенности производится лицу, указанному в доверенности, при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также  расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены  бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в  кассовых документах не допускаются.

Деньги по кассовым ордерам  принимаются и выдаются только в  день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы  не выдаются на руки лицам, вносящим или  получающим деньги.

При завершении операций кассир обязан подписать расходные и  приходные кассовые ордера, а приложенные  к ним документы погашаются штампом  или надписью: приходные – «Получено», расходные - «Оплачено» с указанием  даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные  кассовые ордера до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (форма №КО  – 3). По данным журнала регистрации контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Хранение денег  и  контроль за соблюдением кассовой дисциплины

Ограничения хранения наличных денежных средств

Согласно действующему законодательству предприятия вправе иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятия. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно по всем предприятиям имеющих кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для установления лимита остатка  наличных денег в кассе предприятие  представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по установленной форме. По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса  и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка  кассы с учетом этих структурных  подразделений.

При наличии у предприятия  нескольких счетов в различных учреждениях  банков предприятие, по своему усмотрению, обращается в одно из учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка  кассы в одном из учреждений банка  предприятие должно направить уведомления  об установленном ему лимите остатка  кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие  счета. Предприятия, которые не предоставили расчет на установление лимита остатка  наличных в кассе ни в одно из учреждений банка, лимит остатка  кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная                         наличность - сверхлимитной.

Лимит остатка кассы может  пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения  объемов кассовых оборотов, условий  сдачи выручки и др.), а также  в соответствии с договором банковского  счета.

Суть лимитирования хранения денежных средств состоит в том, что остаток денег в кассе  на конец дня не должен превышать  установленного лимита остатка. Обороты же по счету № 50 за день могут превышать установленный лимит.

Неиспользованные в 3-дневный  срок наличные денежные средства, полученные в банке на оплату труда, а также  вся денежная наличность, превышающая  установленный лимит хранения наличных денег, подлежит сдаче в обслуживающие  учреждения банков.

Сдача сверхлимитных денежных средств может производиться:

-    непосредственно в кассу учреждения банка;

- предприятиям Государственного комитета РФ по связи и информатизации (Госкомсвязи) для перевода на соответствующие счета в банках;

- на договорных условиях  через инкассаторские службы  учреждений банков или специализированные  службы, имеющие лицензию ЦБ РФ  на осуществление соответствующих  операций по инкассации денежных  средств.

Порядок и сроки сдачи  наличных денег устанавливаются  учреждениями банков каждому предприятию  по согласованию с их руководителем  исходя из необходимости ускорения  оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни  работы учреждений банков. При этом устанавливаются следующие сроки  сдачи предприятиями наличных денежных средств:

- для предприятий, расположенных  в населенном пункте, где имеются  учреждения банков,

- ежедневно в день поступления  наличных денег в кассы предприятий;

- для предприятий, которые  в силу специфики своей деятельности  и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков, - на следующий день;

- для предприятий, расположенных  в населенном пункте, где нет  учреждений банков, а также находящихся  от них на отдаленном расстоянии, 1 раз в несколько дней.

Наличные деньги, принятые от физических лиц в уплату налогов, страховых и других сборов, сдаются  непосредственно в учреждения банков.

В отдельных случаях предприятия  имеют право хранить в своих  кассах и сверхлимитные денежные средства.

В таких случаях предприятиям необходимо соблюдать следующие  условия:

- данные сверхлимитные  средства быть предназначены  для оплаты труда, выплаты пособий  по социальному страхованию и  стипендий;

- срок наличия сверхлимитных  средств в кассе не должен превышать 3ех рабочих дней, включая день получения денег в банке (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – до 5-ти дней);

- указанные сверхлимитные  остатки должны быть получены  в обслуживающем предприятие  банковском учреждении, а не накоплены  за счет выручки, поступающей  в его кассу.

Таким образом, для правильного  определения потребности предприятия  в наличных денежных средствах с  учетом установленного ему лимита, сумма, подлежащая снятию с расчетного счета, определяется по формуле

 

П = ОР + Л – ОП – О                                                                         (1)

Где П – потребность;

       ОР – ожидаемый расход;

        Л – лимит хранения денежных средств;

       ОП – ожидаемый приход наличных денежных средств в кассу предприятия за счет выручки от реализации и других операций;

       О – остаток наличных денежных средств в кассе на дату определения потребности.

Если предприятием исчерпан остаток наличных денежных средств  в пределах лимита, согласно Указу  Президента РФ от 18 августа 1996 г. №1212 предприятия имеют право на получение наличных денежных средств в размере, необходимом на оплату труда, хозяйственные нужды и командировочные расходы.

На сегодняшний день вопрос о том, распространяется ли на индивидуальных предпринимателей порядок ведения  кассовых операций, законодательно не урегулирован и вызывает много споров.

Согласно пункту 5 статьи 346.26 НК РФ плательщики ЕНВД обязаны  соблюдать установленный порядок  ведения расчетных и кассовых операций в наличной и безналичной  формах. Из данного документа следует, что его положения распространяются на предприятия, объединения, организации  и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности.⁴ В пункте 1.2 Положения Банка России от 05.01.98 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" сказано, что оно обязательно для выполнения территориальными учреждениями Центробанка, расчетно-кассовыми центрами, кредитными организациями и их филиалами, а также организациями, предприятиями и учреждениями. Как видим, индивидуальных предпринимателей нет в перечне лиц, которые должны соблюдать положения указанных документов, включая требование об установлении лимита кассы, содержащееся в пункте 5 Порядка и пункте 2.5 Положения. 
          Вместе с тем в письме от 17.07.2006 N 08-17/2540 Банк России указал на то, что индивидуальные предприниматели наравне с организациями должны соблюдать требования Порядка. Соответственно им необходимо согласовывать с банком предельную сумму средств, которая может постоянно находиться в кассе. Отметим, что данное письмо является ответом на запрос ФНС России и не признается нормативным актом Банка России (письмо ЦБ РФ от 17.10.2006 N 36-3/1993). 
           Московское главное территориальное управление ЦБ РФ 20 февраля 2009 года выпустило письмо N 26-13-4-12/14232. Изложенная в нем позиция выработана с учетом мнения департамента наличного денежного обращения Банка России. Московское ГТУ ЦБР считает, что при совершении кассовых операций на индивидуальных предпринимателей распространяются требования Порядка и Положения, в частности по установлению лимита остатка наличных денег в кассе. 
          Установление лимита остатка наличных денег и проведение проверок осуществляется на основании Положения. Согласно пункту 2.5 этого документа для установления кассового лимита в обслуживающее учреждение банка необходимо представить расчет по форме 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу на год", приведенной в приложении 1 к Положению. Если этого не сделать, лимит остатка кассы считается нулевым.

Ответственность за несоблюдение порядка ведения кассовых операций