Учет денежных средств

     Предприятия ежеквартально вместе с балансом представляют пользователям отчет  по ф. "Движение денежных средств". Он заполняется нарастающим итогом с начала года на основании бухгалтерских  записей на счетах 50, 51, 52, 53, 56, 57. Сложности  для заполнения эта форма не представляет, но здесь есть одна особенность. Предприятия, имеющие валютные счета в уполномоченных банках, предварительно заполняют ф. № 4 по каждому виду валютных счетов в соответствующей валюте также  нарастающим итогом с начала года, после чего по курсу рубля на конец  отчетного периода определяется рублевый эквивалент движения валютных средств (сальдо на начало года, поступление, выбытие, сальдо на конец отчетного  периода) для включения в общую  ф. № 4.  
 
 
 
 

     1.3.Учет кассовых операций.

     К кассовым относятся операции, связанные  с получением и расходованием  наличных денег непосредственно  из кассы предприятия. Эти действия предприятия регламентированы документом "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации, в соответствии с которым наличные деньги предприятия  хранятся в его кассе в пределах лимитов, установленных банками  по согласованию с руководителями предприятий. Всю денежную наличность сверх установленных "лимитов предприятия обязаны  сдавать в банк в порядке и  сроки, согласованные с обслуживающим  банком. Сверх установленного лимита допускается хранение наличных денег, полученных на оплату труда в течение  трех дней, включая день получения  их в банке.

       Обеспечение сохранности денежных средств.

     Предприятие создает условия, необходимые для  обеспечения сохранности денежных средств в кассе, при доставке их из учреждения банка и при сдаче  в банк. Министерством внутренних дел Российской Федерации утверждены Рекомендации по обеспечению сохранности  денежных средств при их хранении и транспортировке и Единые требования по технической укрепленности и  оборудованию сигнализацией помещений  касс предприятий, которые подлежат исполнению и соблюдению на предприятиях всех организационно-правовых форм и  видов деятельности.

     Для кассы выделяют особое помещение  и сейфы, которые по окончании  работы кассир закрывает ключом и  опечатывает сургучной печатью. Ключи от сейфов и печать хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах - у руководителя предприятия. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой  руководителем, результаты которой  фиксируют в акте. При утрате ключей руководитель информирует о происшествии органы внутренних дел. Не разрешается  хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие  предприятию, и входить в помещение  кассы лицам, не имеющим отношения  к ее работе.

     Документальное  оформление поступления наличных денег.

     Наличные  деньги поступают в кассу предприятия  с расчетного счета в банке, от покупателей, заказчиков и др. Поступление  денег в кассу оформляют по приходным кассовым ордерам (ф. КО-1), который выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер  или лицо, на это уполномоченное приказом (распоряжением) руководителя предприятия. К приходному ордеру выписывается квитанция, которая вручается лицу, внесшему деньги, или прикалывается  к выписке банка (при поступлении  наличных из банка). До передачи в кассу  приходный ордер обязательно  регистрируют в журнале регистрации  приходных и расходных документов (ф. КО-3 или КО-За).

     Действующим правилом запрещено выдавать приходные  кассовые ордера на руки лицам, вносящим деньги. Приходный кассовый ордер  передают для исполнения непосредственно  в кассу, где кассир проверяет  правильность его оформления, наличие  и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает  приходный ордер и квитанцию. Деньги по кассовым ордерам принимают  только в день их составления.

     При приемке наличных денег кассиры  должны руководствоваться документом "Признаки и правила определения  платежеспособности банковских билетов (банкнот) и монет банка России". Этим документом определены: признаки платежеспособности, допустимые повреждения  платежеспособных банкнот, порядок  обмена банкнот и монет, порядок  экспертизы денежных знаков.

     Документальное  оформление выдачи наличных денег.

     Наличные  деньги выдают из кассы на основании  расходных кассовых ордеров (ф. КО-2) или других документов (платежных  ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов), на которых ставят специальный  штамп, заменяющий расходный кассовый ордер. Все документы на выдачу денег  должны быть подписаны руководителем  предприятия и главным бухгалтером  или уполномоченными ими лицами. Если на документах, прилагаемых к  расходному кассовому ордеру, имеется  разрешительная надпись руководителя, то его подпись на ордере необязательна. Расходный кассовый ордер составляют в бухгалтерии, регистрируют в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров и передают кассиру  для исполнения. Выдача расходных  кассовых ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается.

           При выдаче денег  отдельному лицу кассир требует предъявления паспорта или иного документа, удостоверяющего  личность; записывает в расходный  кассовый ордер наименование и номер  документа, кем и когда он выдан  и отбирает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении  денег по одному платежному документу, выписанному на несколько лиц. Лицам, не состоящим в списочном составе  предприятия, деньги выдают только по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо, или по отдельной  ведомости на основании заключенных  договоров.

           Деньги из кассы  могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или  заменяющем его документе (ведомости  и др.). При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя  и отчество получателя и лица, которому доверено получение денег, а в  ведомости перед распиской получателя кассир делает надпись "По доверенности". Соответствующим образом оформленная  доверенность остается у кассира, он прилагает ее к расходному кассовому  ордеру или ведомости.

     Оформление  выплат по оплате труда.

     Заработную  плату, пособия по временной нетрудоспособности и премии кассир выплачивает по платежным  ведомостям. На титульном (заглавном) листе  платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег  за подписями руководителя предприятия  и главного бухгалтера или лиц, ими  уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и их суммы прописью. Так же можно оформлять разовые  выдачи заработной платы или депонированных сумм нескольким лицам. Разовые выплаты  заработной платы отдельным лицам  оформляют, как правило, расходными кассовыми ордерами.

           По истечении трех рабочих дней после получения  денег из учреждения банка для  оплаты труда, пособий по временной  нетрудоспособности, премий кассир в  платежной ведомости против фамилий  лиц, не получивших деньги, ставит штамп  или делает пометку от руки "Депонировано", затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных  и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. Если деньги по ведомости  выдавал не кассир, а другое лицо (раздатчик), то на ведомости дополнительно  делают соответствующую надпись, а  лицо, выдавшее деньги, ее подписывает. На выданную по платежной ведомости  сумму выписывают расходный кассовый ордер, или непосредственно на платежной  ведомости ставится штамп "Расходный  кассовый ордер №..".

     Документальное  оформление сдачи наличных денег  на расчетный счет предприятия.

     Наличные  деньги, полученные в банке для  оплаты труда, не использованные в трехдневный  срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит  хранения наличных денег, предприятие  обязано сдать в обслуживающее  учреждение банка. Кассир предприятия  выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств (выручка  за работы и услуги, не выданная заработная плата и т. п.). Учреждение банка  выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для  составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.

     Требования, предъявляемые к оформлению кассовых ордеров.

     Кассовые  ордера должны быть четко заполнены  по всем реквизитам. В них указывается  основание для их составления  и перечисляются документы, которые  к ним прилагаются. Приходные  и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи денег  подписывает кассир, а приложенные  к ним документы погашаются штампом  или надписью "Оплачено" – с  обязательным указанием даты (числа, месяца, года), чтобы исключить возможность  их повторного использования.

     Действующими  правилами какие-либо исправления, хотя бы и оговоренные, в кассовых ордерах запрещены. Если при заполнении кассового ордера допустили ошибку, то его оформляют заново.

     Аналитический учет кассовых операций.

     Сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему  его документу кассир делает записи в кассовой книге ф. КО-4, которая  предназначена для учета движения наличных денег. Предприятие ведет  только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и  опечатана сургучной или мастичной  печатью. На последней странице кассовой книги указывают количество пронумерованных  страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге делают в  двух экземплярах через копировальную  бумагу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги (обороты) операций за день, выводит остаток  денег в кассе на следующее  число и сумму по платежным  ведомостям на оплату труда, не списанную  в расход. Второй отрывной лист (отчет  кассира - копия записей в кассовой книге за день) с приходными и  расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в  кассовой книге.

     Разрешается на предприятии автоматизировать ведение  кассовой книги.

     На  предприятиях, где работают несколько  кассиров, их работу координирует старший  кассир, который перед началом  рабочего дня выдает кассирам авансом  необходимые для расходных операций суммы наличных денег под расписку в книгах учета принятых и выданных денег (ф. КО-5), которые открывают  на каждого кассира. В конце рабочего дня кассиры сдают выручку  старшему кассиру под расписку в  книге ф. КО-5, остаток наличных денег, приходные и расходные кассовые документы.

     Бухгалтерская обработка отчета кассира.

     Бухгалтерская обработка отчета кассира заключается  в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных  кассовых документов, соответствия записей  в отчете данным приложенных к  нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Должны быть также сверены суммы полученных и сданных наличных денег в  учреждения банка по расчетному и  другим счетам. После проверки кассового  отчета в специальной его графе  проставляют номера корреспондирующих  счетов.

     На  предприятиях коммунального и бытового обслуживания значительны поступления  наличных денег от населения за оказанные  услуги и выполненные работы. Это  предопределяет необходимость организации  специального контроля полноты их оприходования  и своевременности сдачи выручки. Полученные наличные деньги по соответствующим  первичным документам предприятие  ежедневно сдает, в отделение  сберегательного банка, отделение  связи, инкассатору или непосредственно  в учреждение банка для зачисления на расчетный счет предприятия.

     Акт ревизии кассы.

     Порядком  ведения кассовых операций предусмотрены  внезапные ревизии кассы с  полным полистным пересчетом денег  и проверкой других ценностей, находящихся  в кассе, в сроки, установленные  руководителем предприятия.

     Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия, постоянно действующая  или рабочая, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в  присутствии кассира проверяют  наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции  на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, чековые книжки и  бланки строгой отчетности, а также  ведение кассовой книги и порядок  хранения денег.

     Результаты  инвентаризации оформляют актом  ф. инв.-15. В акте фактические остатки  кассовой наличности сопоставляют с  данными учета, что дает возможность  определить недостачу или излишек  денежных средств. Акт должен быть оформлен в день ревизии кассы и подписан всеми членами инвентаризационной комиссии.

     Если  будет установлена недостача  или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

     Акт составляют в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой - у кассира. Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход  предприятия и приходуют (дебет  счета 50, кредит субсчета 80-3), а недостачу  относят на виновное лицо (дебет  счета 84, кредит счета 50; дебет субсчета 73-2, кредит счета 84) и удерживают с  него (дебет счетов 50, 70, кредит субсчета 73-2).