Все документы, связанные с  приходом и расходом денежных  средств хранятся в архиве  организации 5 лет.

     Операции  по выдаче денежных средств из кассы  оформляются унифицированным первичным  документом - Расходным кассовым ордером (форма КО-2). Расходный кассовый ордер  может быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций (например: на выплату зарплаты оформляется  Платежная ведомость и на общую  сумму по ведомости выписывается один расходный кассовый ордер).

     Таблица 5

     Заполнение расходного кассового ордера

     Выписанный  расходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к  отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).

     Выдача  наличных денег из кассы происходит в следующих случаях:

• выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия)
• выдача денег под отчет сотрудникам организации
• сдача наличных денег в банк
• выплаты поставщикам
• выплаты учредителям

Таблица 6

     Корреспонденция счетов по выдаче денежных средств  из кассы.

 

     Инвентаризация  кассы проводится в соответствии с приказом №49 Минфина РФ от 13.06.1995 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" и Порядком ведения  кассовых операций.

       Цель инвентаризации - проверка правил  хранения наличных денег, оформления  первичной и вторичной учетной  документации, соответствие остатка  в кассовой книге фактическому  остатку в кассе. 

       Проведение инвентаризации обязательно  в случаях: 

• при смене кассира
• при выявлении недостач и хищений
• перед составлением годовой отчетности.

       В остальных случаях сроки  проведения инвентаризации устанавливает  руководитель организации в Приказе  о проведении инвентаризации, также  в Приказе назначается комиссия  для проведения инвентаризации (представители  руководства, бухгалтерии, службы  аудита).

       Инвентаризация начинается с  проверки учетного остатка, отраженного  в отчете кассира, фактическому  наличию денег в кассе. Если  фактический остаток больше учетного, то в кассе имеется излишек,  который должен быть признан  в составе внереализационных  доходов организации. В обратном  случае в кассе недостача, которая  должна быть взыскана за счет  кассира. 

     По  результатам инвентаризации составляется Акт по форме Инв-15, на основании  которого в бухгалтерии делают проводки:

     Дебет 50 Кредит 91-1 - на сумму излишка

     Дебет 94 Кредит 50 - на сумму недостачи

     Дебет 73 Кредит 94 - недостача отнесена на кассира 

 

    1.3.Учет расчетов с подотчетными лицами

     Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и прочие расходы.

       На выданные под отчет суммы  счет 71 "Расчеты с подотчетными  лицами" дебетуется в корреспонденции  со счетами учета денежных  средств. На израсходованные подотчетными  лицами суммы счет 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" кредитуется  в корреспонденции со счетами,  на которых учитываются затраты  и приобретенные ценности, или  другими счетами в зависимости  от характера произведенных расходов.

       Подотчетные суммы, не возвращенные  работниками в установленные  сроки, отражаются по кредиту  счета 71 "Расчеты с подотчетными  лицами" и дебету счета 94 "Недостачи  и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются  со счета 94 "Недостачи и потери  от порчи ценностей" в дебет  счета 70 "Расчеты с персоналом  по оплате труда" (если они  могут быть удержаны из оплаты  труда работника) или 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть  удержаны из оплаты труда работника).

       Аналитический учет по счету  71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной  под отчет. 

     Таблица 7

     Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" корреспондирует со счетами

 

     Проводки:

     Д71 - К50 - выданы подотчетному лицу денежные средства из кассы

     Если  сотрудник получает денежные средства под отчет в банке - делается такая  запись:

     Д71 - К51 - выданы подотчетному лицу денежные средства с расчетного счета в  отделении банка

     После того, как авансовый отчет подотчетного лица будет принят и обработан  в бухгалтерии, делаются записи по кредиту  счета 71 и по дебету счетов учета  затрат и приобретенных подотчетным  лицом ценностей. Например, если за счет подотчетной суммы были куплены  материалы, это будет отражено такой  записью:

     Д10 - К71 - на сумму приобретенных материалов

     Нельзя  забывать об НДС, причем, выше мы говорили о доверенности, которую может  иметь подотчетное лицо. Если такой  доверенности нет, мы делаем следующие  записи:

     Д19 - К71 - на сумму НДС, подлежащего зачету

     Но  предъявить НДС к зачету мы не можем - ведь лицо, не имеющее доверенности организации, не может получить счет-фактуру, поэтому делаем такую запись:

     Д91 - К19 - списываем НДС, подлежащий зачету, на расходы

     Возврат неизрасходованных подотчетных  сумм в кассу оформляется следующей  записью:

     Д50 - К71 - на остаток подотчетных денежных средств.

     Если  же доверенность есть, подотчетное  лицо действует от имени организации - бухгалтерские записи будут такими же, как будто эти операции (покупку  товаров, например) совершает сама организация:

     Д41 - К60 - приобретены товары

     Д19 - К60 - отражен НДС, подлежащий зачету

     Если  работник не вернул вовремя неизрасходованную  подотчетную сумму или не смог правильно отчитаться по ней, эта  сумма может быть списана следующей  записью:

     Д94 - К71 - на сумму не возвращенных вовремя  подотчетных средств

     Счет 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей" используется для обобщения  информации о суммах различных недостач и потерь.

     Если  сумму, учтенную по счету 94 можно удержать из заработной платы работника - это  оформляют такой записью: