Совершенствования учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

      2. Оценка организации и ведения бухгалтерского учета

2.1 Нормативное регулирование учета расчетов с поставщиками и           подрядчиками 

      Бухгалтерский учет в Российской Федерации регулируется нормативными актами. Нормативные документы в бухгалтерском учете - это документы, определяющие методологические основы, порядок организации и основные правила ведения бухгалтерского учета на предприятиях в России. Общее правовое и методологическое руководство бухгалтерским учетом в России осуществляется Правительством РФ и Министерством финансов РФ. Организация бухгалтерского учета в Российской Федерации, отвечающая Международным стандартам учета и отчетности, ориентированная на требования рыночной экономики, предполагает четырехуровневую систему документов, регулирующих и регламентирующих учет. Такая многоуровневая система документов позволяет организовать на предприятии надлежащую систему организации бухгалтерского учета и отчетности. К основным документам, регулирующим расчеты с поставщиками и подрядчиками, можно отнести:

Первый  уровень:

      1. Гражданский кодекс РФ, части 1-2 – регулирует права собственности, заключение сделок и договоров, возникновение обязательств, их исполнение, периоды поставки, порядок, принятие товаров покупателем. По договору поставки поставщик, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием. (ст. 506 ГК РФ) В соответствии со статьей 516 ГК РФ осуществляются расчеты за поставляемые товары: покупатель оплачивает поставляемые товары с соблюдением порядка и формы расчетов, предусмотренных договором поставки.

      2. Налоговый кодекс РФ, ч.1-2 - не денежные  формы расчетов  требуют соблюдения норм налогового законодательства в части определения цены сделки (ст.40 НК РФ).

      3. Закон РФ «О бухгалтерском  учете» №129-ФЗ от 21 ноября 1996г.

Второй  уровень

     4. Положение по ведению бухгалтерского  учета и бухгалтерской отчетности  в РФ (Приказ Минфина РФ №34н  от 29 июля 1998г.)

     5. Положение по бухгалтерскому  учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006)

     6. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01)

Третий  уровень

     7. Методические указания «О порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации» (Приказ Минфина РФ №67н от 22 июля 2003г.)

     8. Методические указания «По инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (Приказ Минфина РФ №49 от 13 июня 1995г.)

     9. «О порядке отражения в бухгалтерском учете и отчетности операций с векселями, применяемыми при расчетах между организациями за поставку товаров, выполненные работы и оказанные услуги» (Письмо Минфина РФ №142 от 31 октября 1994г.)

     10. План счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности организации (Приказ Минфина РФ №94н от 31 октября 2000г.)

Четвертый уровень

     11. Устав организации

     12. Учетная политика организации.¹ 

2.2 Оценка документального оформления операций по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками 

     Производственные  запасы материалов и других ценностей, необходимых для обслуживания производственного процесса и ведения хозяйственной деятельности, пополняются за счет их поставок организациями – поставщиками или прочими организациями на основе договоров. Договор поставки – это соглашение, по которому одна сторона (поставщик) обязуется передать в обусловленный срок другой стороне (покупателю) товары для использования в хозяйственных целях, он является возмездным, консенсуальным и взаимным. В договоре поставки определяется: номенклатура материалов (ценностей), количество, цена, срок поставки, порядок расчетов, способ транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки, виды и сроки проведения работ, оказания услуг и прочее. Договор поставки между поставщиком и покупателем заключается в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, один из них хранится у поставщика другой у покупателя. Вопросы о регулировании разногласий при заключении договора поставки товара регулирует ГК РФ (ст.506-524).² На ООО ПКФ «Кубаньфарфор» заключением договоров с поставщиками занимается юридический отдел. Большинство договоров заключаются на условиях 100% предоплаты.

    Поставщиком выписывается счет на поставляемую партию товара на основании заявки отдела закупок. Счет является первичным учетным документом и служит для оплаты приобретаемого товара или услуги. Счет должен содержать следующие реквизиты: порядковый номер, дата выставления счета, платежные реквизиты стороны, наименование приобретаемых товаров или услуг,  их количество,  стоимость с указанием налоговой информации, реквизиты договора, на основании которого выставляется счет. Оперативный учет выполнения договорных обязательств в организациях осуществляет отдел закупок, поэтому документы в первую очередь поступают в этот отдел. Затем на основании данного счета составляют заявку на оплату, которая утверждается финансовым директором предприятия. После акцепта счета передают в финансовый отдел бухгалтерии для оплаты.

    Для получения товарно-материальных ценностей, на лицо, уполномоченное получить товар, выписывается доверенность, в которой указываются реквизиты предприятия, должность и Ф.И.О. лица, на которого выписана доверенность, документ, удостоверяющий личность, документ, номер и дата документа, на основании которого будут получены товарно-материальные ценности и непосредственно их перечень. Составляется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком. При получении груза организация получает следующие документы:

1. Товарная накладная (форма торг - 12) утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Является оправдательным документом, подтверждающим переход права собственности на приобретаемые товары (если иное не установлено договором поставки на покупку) и расходы покупателя в виде покупной стоимости реализованных товаров. В накладной должен указываться номер и дата выписки, наименование поставщика и покупателя, наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Товарную накладную подписывает работник организации – продавца, разрешивший отпуск груза, главный бухгалтер организации – продавца, а также работник организации – продавца, производящий отпуск груза. Подписи уполномоченных лиц на товарной накладной заверяются печатями организации – продавца и ООО ПКФ «Кубаньфарфор». Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр хранится в бухгалтерии организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается на фирму и является основанием для оприходования этих ценностей.
2. Товарно – транспортная накладная (форма № 1-Т) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно – транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.
3. При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной.
4. Счет – фактура согласно пункта 1 статьи 169 Налогового Кодекса Российской Федерации является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) к вычету или возмещению из бюджета соответствующих сумм налога на добавленную стоимость. Важно отметить, что налоговые инспекции на практике запрещают принимать к вычету налог на добавленную стоимость по счетам-фактурам, бланки которых не соответствуют типовой форме. Также, по мнению Минфина России, нельзя принять к вычету налог на добавленную стоимость по счету-фактуре, который составлен и выставлен позже, чем через пять календарных дней со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав), поэтому важно уделять особое внимание надлежащему оформлению счетов – фактур. Счет – фактура должен быть составлен в двух экземплярах (первый – покупателю, второй – продавцу) и выставлен покупателю не позднее пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).
5. Сертификаты на товар подтверждают его соответствие требованиям государственных стандартов по качеству относительно безопасности для жизни и здоровья потребителей.

     На  оплаченный, но не отгруженный товар  организация – поставщик выписывает счет - фактуру на аванс, которая  необходима для принятия к вычету уплаченного фирмой налога на добавленную стоимость. Порядок приемки товаров и его документальное оформление зависят: от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам. Приемка товаров по количеству в организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности – требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре. Приемка товара на складе поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности. Если товар находится в не нарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе. Если количество и качество товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество и качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации. В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонении по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить материально ответственные лица ООО ПКФ «Кубаньфарфор», представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии). При закупке товара и его приемке специалисты отдела закупок следят за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар. В соответствии с пунктом 2 статьи 475 Гражданского Кодекса  Российской Федерации в случае существенного нарушения требований к качеству товара (обнаружения неустранимых недостатков, недостатков, которые не могут быть устранены без несоразмерных расходов или затрат времени, или выявляются неоднократно, либо проявляются вновь после их устранения, и других подобных недостатков) покупатель вправе отказаться от исполнения договора поставки и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы. В этом случае договор поставки расторгается (частично или полностью), переход права собственности по договору от продавца к ООО ПКФ «Кубаньфарфор» считается не состоявшимся. При обнаружении при приемке товаров несоответствия поставляемых товаров условиям договора по качеству (при обнаружении бракованных товаров), ООО ПКФ «Кубаньфарфор» оформляет Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме N ТОРГ-2 (утвержден Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132) и на основании этого акта выставляет письменную претензию поставщику. Аналогичные действия производятся и в том случае, когда уже после приемки товара выявлены скрытые дефекты этого товара. В этом случае вместо акта по форме ТОРГ-2 составляется акт об обнаружении скрытых дефектов. Так как форма такого акта нормативными документами не установлена, акт о скрытых дефектах составляться в свободной форме, за основу принимается акт по форме ТОРГ-2 с необходимыми дополнениями. Порядок выставления претензии в отношении некачественного товара предусматревается договором поставки. Передача некачественного товара продавцу оформляется товарной накладной (форма ТОРГ-12). Порядок применения счетов-фактур при возврате товаров подробно разъяснен в письме Минфина Российской Федерации от 07.03.2007 N 03-07-15/29. В нем рассмотрены ситуации при возврате продавцу товаров, как принятых на учет, так и не оприходованных покупателями, являющимися налогоплательщиками налога на добавленную стоимость. При возврате продавцу не принятых на учет товаров в экземпляры счетов-фактур продавца и покупателя, выставленные при отгрузке товаров, продавцу необходимо внести исправления, предусматривающие корректировку количества и стоимости отгруженных товаров. Указанные исправления вносятся продавцом в счет-фактуру на дату принятия на учет товаров, возвращенных покупателем. Таким образом, при возврате не принятого на учет товара покупатель счет-фактуру в адрес продавца не выставляет. Если возврату подлежит часть приобретенного товара, то в книге покупок регистрируется счет-фактура, исправленный продавцом. В случае возврата бракованного товара, недостатки которого были обнаружены после принятия к учету его покупателем, покупатель при отгрузке этих товаров в порядке, установленном пунктом З статьи 168 Налогового Кодекса Российской Федервации, выставляет продавцу этих товаров соответствующий счет-фактуру.

       В ООО ПКФ «Кубаньфарфор» поступающие товары приходуются в день приемки по фактическому количеству и сумме. Неотфактурованными поставками считаются материальные запасы, поступившие в организацию, на которые отсутствуют расчетные документы (счет, платежное требование, платежное требование - поручение или другие документы, принятые для расчетов с поставщиком). По факту поступления на склад организации – получателя неотфактурованных товаров составляется акт по форме № ТОРГ – 4 «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика», при поступлении неотфактурованных материалов составляется акт о приемке неотфактурованных материалов по форме № М-7 «Акт о приемке материалов». Акт о приемке ценностей составляется в двух экземплярах членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или незаинтересованной компании. В этих бумагах обязательно указывается на отсутствие определенных расчетных документов, предусмотренных договором, в связи с чем поставки считаются неотфактурованными. После приемки имущества акты с приложением необходимых документов передают: один экземпляр — в материальную бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой — отделу закупок для направления претензионного письма поставщику. Согласно пункту 38 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ именно на организацию – получателя возлагается обязанность по истребованию от поставщиков расчетных документов по полученным товарно-материальным ценностям. Если контрагент неизвестен, принимаются меры по его установлению и получению от него расчетных документов. А до того времени товар принимается на склад  на ответственное хранение.

     Расчеты с подрядчиками также осуществляются на основе заключенных договоров. После выполнения подрядчиками, указанных в договоре услуг, составляется акт выполненных работ. Акт выполненных работ (оказанных услуг) – это документ, в котором указан факт выполнения работ (оказанных услуг), исполнитель, лицо, принявшее работу, вид выполненной работы, сроки выполнения, номер договора, на основании которого выполнялись работы, стоимость. Акт выполненных работ (оказанных услуг) иначе можно назвать актом приемки – передачи. Для оформления такого акта могут использоваться типовые бланки либо бланк акта, разработанный самим предприятием в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете. Оформление акта выполненных работ (оказанных услуг) очень важно, так как этого требует налоговое законодательство Российской Федерации и требования бухгалтерского учета. Подписанный акт является документом, по которому фирма обязана оплатить выполненные работы (оказанные услуги), дает право отнести эти расходы на себестоимость продукции. Своевременное оформление акта позволяет получить точные данные о формировании себестоимости продукции, работ или услуг, оценить причины ее изменения в ту или иную сторону.