Разработка информационно-методического обеспечения аудита расчетов с подотчетными лицами

   Всю полученную в ходе проверки информацию аудитор заносит в свои рабочие  документы, сопоставляет фактически выявленные ошибки с предварительно рассчитанными данными, делает выводы и при необходимости корректирует план проверки.

   В ходе проверки выявлены следующие нарушения  порядка ведения расчетов с подотчетными лицами в Российской Федерации:

   1. Нарушения порядка выдачи подотчетных  сумм. Производились выдачи денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам

   2. Нарушения при оформлении командировочных  расходов. Отсутствовали командировочные  удостоверения с отметками в  месте пребывания в командировке, не начислены суточные, занижена норма суточных за каждый день нахождения в загранкомандировке.

   3. Нарушения порядка учета представительских  расходов. Отсутствие аналитического  учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм; несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие)

      4. Нарушения порядка ведения синтетического  учета расчетов с подотчетными  лицами. Некорректное составление  бухгалтерских проводок по операциям  расчетов с подотчетными лицами; неправильное выведение остатков на конец отчетного периода; журнал-ордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно;  несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 или других регистрах.

     Так же в ООО «Мария» не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.

     По  результатам проведения аудиторской проверки можно рекомендовать следующее: устранить выявленные нарушения правил ведения бухгалтерского учета при ведении расчетов с подотчетными лицами за 2010 год. 

7. Типичные  ошибки бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности по расчетам с подотчетными лицами

 

   Основные  нарушения в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом.

   1) Нарушение порядка выдачи подотчетных  сумм:

   - выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

   - выдача денежных средств из  кассы под отчет лицам, не  являющимся работниками организации;

   - выдача денег под отчет лицам,  не рассчитавшимся по ранее  выданным авансам;

   - несоответствие фактического расхода  подотчетных сумм целям, на  которые они были выданы;

   - систематическая выдача подотчетных  сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу;

   - списание подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы;

   - списание подотчетных сумм по  неправильно оформленным первичным  документам;

   - списание подотчетных сумм при  отсутствии первичных документов;

   - списание подотчетных сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.

   2) Нарушения при оформлении командировочных  расходов:

   - отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку;

   - отсутствие командировочных удостоверений  с отметкой в месте пребывания в командировке;

   - отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

   - отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах  норм и сверх норм.

   3) Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов - некорректное выделение НДС в суммах командировочных расходов.

   4) Нарушение при приобретении материальных  ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами - выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети и без приложения счета-фактуры.

   5) Нарушения порядка учета представительских  расходов:

   - несоответствие фактического размера  представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

   - отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

   6) Нарушения порядка ведения синтетического  учета расчетов с подотчетными лицами:

- некорректное  составление бухгалтерских записей  по операциям расчетов с подотчетными  лицами;

- неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

- ведение  журнала-ордера N 7 не по каждому  подотчетному лицу и выданной  сумме;

- несоответствие  записей в авансовых отчетах  данным журнала-ордера N 7 или других  регистров.

     7) Нарушения в форме и реквизитах первичных документов. 

8. Предложения по совершенствованию организации  и ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

 

   Результаты  проведенного исследования организации  учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мария» показали, что в целом состояние учета можно оценить как удовлетворительное.

   Преимуществом ведения учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мария» является его соответствие нормативным документам по бухгалтерскому учету, положениям, а также ведение учета в комплексной программе «1С: Бухгалтерия», где аналитический учет ведется по каждому контрагенту. Однако стоит отметить и существенные недостатки.

   Одним из недостатков ведения бухгалтерского учета в ООО «Мария» является то, что на предприятии не определен круг лиц сотрудников, которые входят в круг подотчетных лиц. Этот перечень должен утверждаться приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному человеку - заплатить за гостиницу.

   Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ. Так, в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия.

   Таким образом, в приказе нужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

   Так как в ООО «Мария» нет такого приказа, то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен. А в этом случае «подотчетники» должны отчитываться не позже чем через три рабочих дня после того, как получат ту или иную сумму. Иначе в ходе налоговой проверки предприятие могут оштрафовать за нарушение Порядка ведения кассовых операций. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Заключение 

   Оперативное и эффективное проведение аудиторской  проверки требует предварительной  работы, планирования и составления  программы аудита.

   Свою  работу аудиторы должны начинать с ознакомления с проверяемым экономическим субъектом, для чего изучают учредительные документы, виды деятельности, учетную политику организации и т.д. Необходимо ознакомиться также с отчетностью, ее основными показателями, с тем, чтобы выявить масштабы деятельности организации и результаты ее работы за исследуемый период.

   Результатом аудиторской проверки операций является установление соответствия применяемой  в организации методики учета  расчетов с подотчетными лицами, операций действующим в проверяемом периоде нормативным документам РФ для формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности.

   На  стадии предварительного обследования необходимо обозначить наиболее важные вопросы, дающие ответ на вопрос об объеме операций по счетам учета расчетов с подотчетными лицами и позволяющие составить план и программу аудита учета расчетов с подотчетными лицами.

   В начале проверки следует оценить  эффективность внутреннего контроля. Это можно сделать с помощью  тестирования, выявит наиболее уязвимые участки, определит особенности ведения учета в организации.

   В ходе написания курсовой работы были получены следующие выводы:

   1. Денежные средства являются подвижными  и легко реализуемыми активами. Наибольшую активность имеют  наличные деньги. Их движение  совершается посредством кассовых операций.

   2. Основными документами, которые  необходимо подвергнуть изучению  при проверке расчетов с подотчетными  лицами, являются: авансовые отчет;  приказы о направлении сотрудников  в командировки; командировочные  удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

   При проверке необходимо уделить особое внимание правильному, всесторонне грамотному заполнению первичных документов, наличию и подлинности подписей получателей денег на расходных кассовых ордерах.

   При проверке аудитору следует проверить  расходование и целевое использование денежных средств выданных под отчет, выявить расхождение между суммами фактически произведенных выплат и фактически израсходованных.

   Обязательным  условием осуществления аудиторской  проверки является документирование осуществленных процедур.

   По  результатам проверки составляется отчет, который содержит описание всех выявленных нарушений и рекомендаций по их устранению. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Список  использованной литературы 

1. Гражданский кодекс РФ от 30.11.1994, чч. 1и 2
2. Налоговый кодекс РФ от 31.07.1998, чч. 1,2
3. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001
4. Федеральный закон "Об аудиторской деятельности" от 30.12.2008 № 307
5. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129
6. План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению (Приказ МФ РФ №94н от 31 октября 2000г.)
7. ПБУ 3/06 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» от 27.11. 2006
8. ПБУ 10/99 «Расходы организации» от 31.06.1999
9. Алборов Р.А. Основы аудита. – М: Дело и сервис – 2007.
10. Аудит: учебник/ под ред. В.И. Подольского – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.
11. Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита./ Н.П. Барышников — 4 изд., перераб. и доп. — М.: ФИЛИНЪ, 2006.
12. Ерофеева В.А., Пискунов В.А., Битюкова Т.А. Аудит: Учебное пособие. – М.: Высшее образование, 2007.
13. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. - М: ИНФРА-М, 2008.
14. Терехов А.А. Аудит. – М.: Финансы и статистика, 2008.
15. Журнал «Аудитор», №6,8 - 2011 г.
16. Журнал «Аудит сегодня», сентябрь 2011 г.

 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение 1