Проверка учета операций с денежными средствами

• обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;
• имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;
• застрахована ли касса организации;
• соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа). Так, в Порядке ведения кассовых операций установлено, что ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте;
• соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.

2.2. Проверка соблюдения лимита остатка наличных средств в кассе

Согласно  п. 2.5 Положения Банка России от 05.01.98 г. № 14-П «О правилах организации  наличного денежного обращения  на территории РФ» (утв. ЦБР 19 декабря 1997 г.) (с изменениями от 22 января 1999 г., 31 октября 2002 г.) в кассе предприятий  могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых  обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается  учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим  кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

К аудиторской  проверке должна быть представлена справка  банка об установлении лимита остатка  наличных денежных средств в кассе.

По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса  и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка  кассы с учетом этих структурных  подразделений. Лимит остатка кассы  структурным подразделениям доводится  приказом руководителя предприятия.

По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне  места его нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета  в учреждениях банков, лимит остатка  наличных денег в кассе устанавливается  обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих  счетов структурных подразделений.

При наличии  у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков предприятие по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в  кассе.

После установления лимита остатка кассы в одном  из учреждений банка предприятие  направляет уведомление об определенном ему лимите остатка кассы в  другие учреждения банков, в которых  открыты ему соответствующие  счета.

При проверке данного предприятия учреждения банков руководствуются этим лимитом  остатка наличных денег в кассе. По предприятию, не предоставившему  расчет на установление лимита остатка  наличных денег в кассе ни в  одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается  нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

В соответствии с гл.15 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ «Административные правонарушения в области финансов, налогов и  сборов, рынка ценных бумаг» за нарушение  порядка работы с денежной наличностью  и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими  организациями сверх установленных  размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх  установленных лимитов, влечет наложение  административного штрафа на должностных  лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от четырехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда. За невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций должностным  лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями  или их объединениями правил ведения  кассовых операций влечет наложение  административного штрафа в размере  от двадцати до тридцати минимальных  размеров оплаты труда.

Для проверки соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе предприятия, установленного банком, необходимо провести сплошную проверку кассовых отчетов, выявить  отклонения от лимита и оформить все  выводы по форме, представленной в табл. 1.

Таблица 1 Реестр кассовых документов с превышением лимита наличных денег

№ п/п

Номер отчета

Дата

Фактический остаток, руб.

Лимит, руб.

Отклонение, руб.

 

В соответствии с Положением Банка России от 05.01.98 г. № 14-П «О правилах организации  наличного денежного обращения  на территории РФ», решение о расходовании предприятиями денежной выручки  из кассы принимается учреждениями банков ежегодно на основании письменных заявлений предприятий и представленного  расчета по форме 0408020 с учетом соблюдения ими порядка работы с денежной наличностью, состояния расчетов с  бюджетами всех уровней, государственными внебюджетными фондами, поставщиками сырья, материалов и услуг, а также  с учреждениями банков по ссудам.

В представленном к проверке расчёте на установление лимита остатка кассы должно быть определено, на какие цели разрешено  расходование наличных средств из выручки, поступившей в кассу.

В ходе аудита надо провести проверку на предмет  соответствия расходования наличных средств  из выручки, поступившей в кассу, предусмотренного расчётом на установление лимита остатка кассы, установленным  Банком. Результаты следует занести  в таблицу 2:

Дата и номер документа

Сумма по документу,руб.

На какие  цели

Таблица 2 Реестр кассовых документов с не целевым  использованием денежных средств:

2.3. Проверка правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денежных средств

При проведении аудита необходимо уделить особое внимание правильному, всесторонне грамотному заполнению первичных документов, наличие и  подлинность подписей получателей  денег на расходных кассовых ордерах.

Проверить наличие первичных  оправдательных документов, оформленных  должным образом для каждой кассовой операции.

Типичные ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров:

1. не указывается название организации;
2. не проставляются или исправляются номера кассовых ордеров, не соблюдается правило сквозной нумерации с начала года;
3. неправильно указывается или не указывается дата;
4. не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
5. после совершения операции на ордере не проставляются отметки «погашено» или «оплачено»;
6. отсутствуют необходимые подписи и печати;
7. отсутствуют росписи получателей денежных средств.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются  в кассовой книге. Каждое предприятие  должно вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной  или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Типичные ошибки при заполнении кассовой книги:

1. не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
2. не всегда проставляется сумма остатка денег на начало дня;
3. ошибки при подсчете итоговых сумм и остатка;
4. иногда записи ведутся помесячно, вместо того, чтобы вести их ежедневно или раз в три-пять дней.

В соответствии с п. 14 Порядка  ведения кассовых операций наличные деньги из кассы выдаются по расходным  кассовым ордерам или надлежаще  оформленным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др. с наложением на этих документах штампа с реквизитами  расходного кассового ордера. Документы  на выдачу денег должны быть подписаны  руководителем, главным бухгалтером  предприятия или лицами на это  уполномоченными. В случаях, когда  на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная подпись  руководителя предприятия, подпись  на его расходных кассовых ордерах  не обязательна.

Под распиской, используемой для маскировки растраты денежных средств, следует понимать, как правило, расходный  кассовый ордер, не подтвержденный хотя бы одной из приведенных подписей:

1. получателя денег;
2. главного бухгалтера или уполномоченного приказом руководителя предприятия должностного лица;
3. руководителя предприятия или должностного лица, уполномоченного приказом руководителя предприятия.

В соответствии с п. 27 Порядка  ведения кассовых операций выдача денег  из кассы, не подтвержденная распиской  получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его  документе (см. табл. 3), в оправдание остатка наличных денег в кассе  не принимается. Эта сумма считается  недостачей и взыскивается с кассира.

Проводки:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - К-т 50 «Касса»;

Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - К-т 94 «Недостачи и  потери от порчи ценностей»;

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» - К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются  излишками кассы и зачисляются  в доход предприятия.

Проводка: Д-т 50 «Касса» - К-т 91 «Прочие доходы и расходы».

Таблица 3 Реестр кассовых документов, на которых отсутствует или вызывает сомнение подпись получателя денег.

Расходный ордер		Получатель			Выявленные нарушения	Данные опроса получателя	Примечание
№	Дата	ФИО	Дата	Документ

 

 

 

2.4. Проверка соблюдения предельного размера расчетов наличными деньгами с  юридическими лицами.

В соответствии с Указание ЦБР от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об  установлении предельного размера  расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» установлен в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей. Пытаясь обойти запреты, отдельные предприятия разбивают сумму платежа и проводят ее по разным ордерам.

Фирме (предприятию, организации), предпочитающей расплачиваться наличными  деньгами, необходимо оплачивать сделку в течение нескольких дней с расчетом, чтобы сумма платежа в один день не превышала установленного предела.

Таким образом, выявляя нарушения кассовой дисциплины, аудитор может оценить величину финансовых санкций, которые могут  быть наложены на предприятие в целом  в случае его проверки, и сопоставить  ее с финансовым результатом деятельности предприятия.

Следовательно, проверка проводится с целью установить, совершаются ли на предприятии расчеты  с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину. Для этого применяется  метод сплошной проверки (просмотра) расходных кассовых ордеров, а также  отчетов кассира, кассовых книг, договоров  с юридическими лицами.

Результаты  фиксируются по форме, представленной в табл. 4.

 

 

 

 

Таблица 4. При проверке операций по кассе необходимо зарегистрировать все случаи нарушения лимита расчетов

Наименование юр. лица	Номер первичного документа	Дата	Номер	Дата оплаты	Срок действия лимита		Сумма лимита	Сумма платежа превышающего установленный  лимит
		РКО			начало	конец

Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между  предприятиями являются неоприходование  и присвоение денежных средств, поступивших  от различных физических, юридических  лиц по приходным ордерам, а также  денежных сумм из банков. Для выявления  случаев присвоения денежных средств  производится взаимная проверка операций по кассе и по банку, проверка дебиторской  и кредиторской задолженности и  может быть сверкой расчетов.

Документами, подтверждающими движение (оприходование) денежных средств, являются приходные  кассовые ордера, отражающие факт поступления  денежных средств в кассу с  расчетного счета, а также чековые  книжки, корешки чековых книжек и  выписки банка. Чековые книжки, корешки  использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих  возможность их утери. Испорченные  чеки погашаются надписью «Аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

Для оформления выводов аудитору необходимо последовательно просмотреть  чековые книжки предприятия, проверяя в них количество корешков и незаполненных  чеков (их должно быть столько, сколько  указано на обложке чековой книжки), и заполнить таблицу по форме (см. табл. 5).