Принципы организации денежных расчетов в РФ

     Для ведения кассовых операций в штате предприятия должна быть предусмотрена должность кассира. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении кассира руководитель предприятия обязан ознакомить его с правилами ведения кассовых операций. С кассиром заключается договор о материальной ответственности. Кассир не может передоверять кому бы то ни было выполнение своих обязанностей. При необходимости временной замены обязанности кассира приказом возлагают на другого работника, с которым в свою очередь заключают договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь) находящиеся у него под отчетом ценности передают другому кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта (ф. инв-15).

     В субъектах малого предпринимательства  с небольшой численностью работающих и незначительными оборотами денежных средств разрешено вести кассовые операции непосредственному лицу, осуществляющему ведение учета на предприятии - бухгалтеру, главному бухгалтеру.

     Предприятие обязано создать условия, необходимые  для обеспечения сохранности денежных средств в кассе, при доставке их из учреждения банка и при сдаче в банк.

     Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации используется активный счет «Касса», к которому могут быть открыты следующие субсчета

     50-1 «Касса организации»;

     50-2 «Операционная касса»;

     50-3 «Денежные документы» и др.

     Наличные  деньги поступают в кассу с  расчетного счета в банке, от покупателей, заказчиков и др. Поступление денег в кассу оформляется по приходным кассовым ордерам (ф. КО-1), которые выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер или лицо, на это уполномоченное приказом (распоряжением) руководителя предприятия. До передачи в кассу приходный ордер обязательно регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных документов (ф. КО-3).

     Наличные  деньги выдают из кассы предприятия  на основании расходных кассовых ордеров (ф. КО-2) или других документов (платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов), на которые ставят специальный штамп, заменяющий расходный кассовый ордер. Все документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами. Если на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя, то его подпись на ордере необязательна. Расходный кассовый ордер составляют в бухгалтерии, регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передают кассиру для исполнения. Выдача расходных кассовых ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается.

     Деньги  из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе (ведомости и др.). При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому доверено получение денег, а в ведомости перед распиской получателя кассир делает надпись: «По доверенности». Соответствующим образом оформленная доверенность остается у кассира, он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости.

     Заработную  плату, пособия по временной нетрудоспособности и премии кассир выплачивает по платежным ведомостям. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью). Так же оформляют разовые выдачи заработной платы или депонированных сумм нескольким лицам. На выданную по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер, или непосредственно на платежной ведомости ставят штамп «Расходный кассовый ордер №...».

     Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, предприятие обязано сдать в обслуживающее учреждение банка. Кассир предприятия выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств (выручка за работы и услуги, не выданная заработная плата и т.п.). Учреждение банка выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.

     Сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу кассир делает записи в кассовой книге ф.КО-4, которая предназначена для учета движения наличных денег. Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней от странице кассовой книги указывают количество пронумерованных страниц, заверяют подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге делают в двух экземплярах. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги (обороты) операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда, не списанную в расход. Второй отрывной лист (отчет кассира — копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в кассовой книге.

     Помимо осуществления расчетов в безналичном порядке торговые предприятия могут производить расчеты через кассу. Наряду с расчетами между юридическими лицами (в пределах уставленных лимитов) к данной группе расчетов относятся и расчеты с населением, осуществляемые посредством контрольно-кассовых аппаратов.

     На  предприятиях кассовые операции могут  осуществляться с использованием двух видов касс: операционной и главной. Операционные кассы предназначены для получения наличных денежных средств за проданные товары от населения и обслуживаются кассирами-операционистами. Главная касса ведет прием денежной выручки от операционных касс, сдает ее в банк, осуществляет выдачу и получение денежных средств на оплату труда, хозяйственные нужды и т.п. цели, а также осуществляет расчеты с юридическими лицами.

     На  каждую кассовую машину заводится журнал кассира-опеациониста установленной  формы, которая должна быть пронумерована, прошнурована и подписана руководителем и главным бухгалтером организации и заверена печатью. Согласно действующим нормативным документам, допускается ведение общей книги кассира-операциониста на все кассовые машины. Но в этом случае записи в ней должны производиться в порядке нумерации всех касс с указанием номера кассовой машины. Все записи в книге производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. При внесении в книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.

     Перед началом работы кассир получает от старшего кассира  все необходимое для работы: ключи от кассовой кабины, приводя кассы и от денежного ящика; разменную монету и купюры для расчетов с покупателями; принадлежности для работы.

     При осуществлении денежных расчетов с  применением ККМ покупателю в  обязательном порядке выдается чек, подтверждающий прием от него наличных денег.

     Кассовый  чек должен содержать следующие  обязательные реквизиты:

     • наименование организации-продавца;

     • ИНН организации-продавца;

     • номер кассового аппарата;

     • номер чека;

     • дату выдачи чека;

     • стоимость проданного товара.

     Чеки  ККМ на приобретение товара действительны  только в день их выдачи покупателю. Возврат денег производится кассиром-операционистом только при наличии на чеке подписи руководителя организации или его заместителя, и только по чеку, выданному в данной кассе.

     Кассир-операционист в конце рабочего дня должен подобрать  все деньги по купюрам и сдать  старшему кассиру под расписку. Старший  кассир составляет сводный отчет  по установленной форме (ф. №25) и  передает его в бухгалтерию вместе с кассовыми ордерами. Срок хранения отчета в архиве организации пять лет.

     При применении ККМ предприятие обязано  использовать типовые формы документов, предусмотренные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

     Учет  наличия и движения денежных средств в операционных кассах может строиться с применением субсчета 2 к счету 50 - «Операционная касса».

     Помимо  денежных средств предприятия могут  хранить в кассе денежные документы: марки государственных пошлин, путевки в санатории и дома отдыха, собственные акции, выкупленные у акционеров, извещения о денежных переводах и т.д. Денежные документы учитываются на отдельном субсчете к счету 50—50/3 «Денежные документы». Аналитический учет этих ценностей ведется по их видам.

     Синтетический учет кассовых операций в условиях компьютерной обработки информации ведется в ведомостях по поступлению и расходованию денежных средств и денежных документов, которые составляются по окончании учетного периода на основании первичных документов. Кроме того, в настоящее время на предприятиях возникает потребность в обобщении информации о денежном обороте средств в кассе по ее основной, инвестиционной и финансовой деятельности, что объясняется действующей структурой отчета о движении денежных средств.

     На  первом субсчете к счету 50 «Касса» учитываются наличные деньги организации. Если организация производит операции с наличной иностранной валютой, то к счету должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной валюты. На втором субсчете к счету 50 «Касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах отделений связи и транспортных организаций, этот субсчет открывается при необходимости для удаленных касс организации. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе на начало месяца, оборот по дебету – суммы, поступившие в кассу, а по кредиту – суммы, выданные из кассы. По окончании месяца путем сопоставления итоговых оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выявляется сальдо наличных денег на конец месяца. Его сверяют с ос ком в кассовой книге.

     Поступления денежных средств и денежных документов в кассу оформляются бухгалтерскими записями:

     при получении денежных срёдств по чекам  с расчетных, валютных и специальных  счетов в кредитных организациях –

       Д 50/1 «Касса организации» – К 51, 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках»;

     при оплате денежных документов за счет денежных средств в кассе организации  или с расчетных и других счетов в кредитных организациях – 

     Д 50/3 «Денежные документы» – К 50/1 «Касса организации», 51, 55;

     при получении денежных средств в  результате погашения дебиторской  задолженности покупателями и заказчиками, подотчетными лицами, учредителями, разными  дебиторами и отдельными структурными подразделениями организации –

     Д 50/1 «Касса организации» – К 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 71, 75, 76, 79 «Внутрихозяйственные расчеты»;

     при получении денежных средств в  результате предоставленных кредитов и займов – 

     Д 50/1 «Касса организации» – К 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67;

     при получении в кассу организации  вкладов от участников  
простого товарищества в уставный капитал, средств целевого назначения, используемых в качестве источников финансирования конкретных мероприятий, –

     Д 50/1 «Касса организации» – К 80, 86 «Целевое финансирование»;

     при получении в кассу организации  выручки от продажи товаров, работ  и услуг, а также при отражении  операционных и внереализационных  доходов, при оприходовании излишков денежных средств, выявленных при их инвентаризации – 

     Д 50/1 «Касса организации» К 90/1 «Выручка», 91/1 «Прочие доходы», 99.

     Расходование  денежных средств и денежных документов из кассы оформляются бухгалтерскими записями:

     при сдаче на расчетные и другие счета  в банках выручки от продажи продукции  и товаров; взносе своевременно неполученной заработной платы работниками организации, а также сверхлимитной денежной наличности, образовавшейся в результате различных хозяйственных операций –

     Д 51, 52, 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути» – К 50/1 «Касса организации», 50/2 «Операционная касса»;

     при осуществлении расчетных операций, следствием которых является прекращение обязательств организации. К таким операциям относятся погашение кредиторской задолженности поставщикам и подрядчикам; кредитным организациям и другим заимодавцам по краткосрочным кредитам и займам; по налогам и сборам в бюджеты всех уровней; по страховым взносам в государственные внебюджетные фонды; по заработной плате персоналу предприятия; разным кредиторам; структурным подразделениям предприятия  –