Принцип доказовості в бухгалтерському обліку

Регістри кількісно-сортового обліку застосовуються для сортового обліку товарно-матеріальних цінностей на скла­дах підприємств і організацій.

Кількісно-сортова форма

(найменування рахунків)

Багатографні регістри характеризуються тим, що одна їх графа (переважно дебетова) поділяється на кілька граф. Вони використовуються для аналітичного обліку по рахунках, суми яких групуються за певними показниками (наприклад, для обліку виробничих затрат за статтями калькуляції).

Багатографна форма

(найменування рахунку)

Шахові облікові регістри побудовані так, щоб кожна за­писана сума характеризувала дві ознаки: рахунок, який де­бетується, і рахунок, який кредитується; вид витрат і місце їх здійснення тощо. У цих регістрах сума господарської опе­рації записується тільки один раз і відображається одночас­но по дебету і кредиту кореспондуючих рахунків, що забез­печує не тільки скорочення облікових записів, але і їх на­очність. Шахова будова облікових регістрів широко вико­ристовується при зведеннях і групуваннях облікових за­писів за певний період, а також при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку.

Крім розглянутих, у бухгалтерському обліку використо­вуються і інші облікові регістри залежно від змісту здійсню­ваних операцій. [4 c. 170-176]

2.2 Вимоги до записів господарських операцій в облікових регістрах

Порядок запису господарських операцій в облікових регістрах регламентується Положенням про документальне записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну України від 24 травня 1995 р. № 88. Відповідно до цього  Положення господарські операції в облікові регістри записують тільки на підставі належного оформлених і опрацьованих документів чорнилом темного кольору або пастою кольорових ручок, засобами механізації або іншими засобами, які б забезпечували збереження цих записів протягом тривалого часу і застерігали б внесення несанкціонованих і непомітних виправлень.

Підприємства і організації, які складають облікові регістри на машинозчитувальних носіях, повинні забезпечити їх відтворення у значному для читання вигляді. Відповідальність за правильність реєстрації інформації в облікових регістрах несуть особи, які склали і підписали їх. Перенесення інформації із первісних документів в облікові регістри повинно здійснюватися в міру надходження документів до місця опрацювання (бухгалтерія, обчислювальна установка), проте не пізніше строку, який забезпечував би своєчасну виплату заробітної плати, складання бухгалтерської та статистичної звітності, декларацій і розрахунків.

Записи господарських операцій в облікові регістри повинні бути чіткими і зрозумілими. Підчистки і незастережені виправлення, пропуски рядків і приписки між рядками не дозволяються.

Порядок ведення облікових регістрів працівниками бухгалтерії і машинолічильних установок визначає головний бухгалтер. Він встановлює службові обов’язки кожного працівника і відповідальність за їх використання.

Записи в облікові регістри можуть бути прості і копіювальні. Простими називають записи, які здійснюються тільки в одному примірнику (регістрі). Копіювальні записи застосовують у тому випадку, коли треба мати копію запису. Такі записи роблять за допомогою копіювального паперу. Так, при веденні Касової книги другий примірник викори­стовується як звіт касира. Застосування копіювальних за­писів виключає можливість помилок, які могли б бути до­пущені при повторному переписуванні, окрім того сприяє економії часу на ведення обліку. Копіювальні записи мо­жуть вестись і на обчислювальних установках.

Порядок відображення господарських операцій в обліко­вих регістрах залежить від форми бухгалтерського обліку, що застосовується на підприємстві. При певних формах бух­галтерського обліку (наприклад, меморіально-ордерній) опе­рації спочатку відображають у регістрах синтетичного об­ліку, а потім — аналітичного. Проте в сучасних умовах по­ширений інший порядок: поточний облік операцій здійсню­ють переважно у комбінованих регістрах хронологічного і систематичного обліку, а на окремих ділянках — також син­тетичного і аналітичного обліку (наприклад, журнали-ордери по розрахунках з постачальниками і підрядчиками, з підзвітними особами тощо). Про відображення господарсь­ких операцій в облікові регістри на документах роблять відпо­відну відмітку, що має велике значення для наступної пере­вірки правильності записів.

Наприкінці кожного місяця в облікових регістрах по кожному рахунку підраховують обороти по дебету і кре­диту і визначають залишки на 1 число наступного за звітним місяця. Цей завершальний цикл облікових робіт потрібний для перевірки правильності облікових записів, а також для одержання інформації, необхідної для скла­дання звітності.

Способи перевірки правильності облікових записів, що використовуються в практиці, ґрунтуються, як правило, на системі взаємозв'язків і взаємоконтролю даних облікових регістрів. Зокрема, в регістрах шахової форми загальний підсумок граф по горизонталі повинен збігатися з підсум­ком граф по вертикалі. Загальний підсумок оборотів по син­тетичних рахунках за звітний місяць, показаних в оборотній відомості, має збігатися з підсумком реєстраційного журна­лу. Взаємозвірка правильності записів на синтетичних і ана­літичних рахунках забезпечується за допомогою оборотних або сальдових відомостей. При поєднанні по окремих ра­хунках синтетичного і аналітичного обліку в одному обліко­вому регістрі така звірка не потрібна, оскільки підсумок ана­літичних рахунків в ньому є одночасно підсумком записів по відповідному синтетичному рахунку.

Підсумки оборотів за місяць в облікових регістрах запису­ють у спеціально відведеному для цього рядку або на першо­му вільному рядку після запису останньої операції. У тих регістрах, де це потрібно, виводять залишки (сальдо) на ра­хунках на 1-ше число наступного за звітним місяця. На підставі цих залишків складають баланс та інші форми звітності.

Основними напрямками удосконалення облікової інфор­мації є: об'єднання в одному обліковому регістрі хроноло­гічного і систематичного обліку, а по окремих рахунках — також синтетичного і аналітичного обліку; застосування по­зиційного (лінійного) і шахового запису в облікові регістри; використання систем накопичувальних і групувальних до­кументів для одержання узагальнених показників по групі однорідних документів і скорочення їх дальшої реєстрації; максимальне впровадження сучасної обчислювальної техні­ки для опрацювання облікової інформації. [1]

3. ТРЕТИННІ ДОКАЗИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

Бухгалтерський облік, як відомо, — це процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства користувачам для прийняття рішень. Підсумкове узагальнення інформації та одержання підсумкових показників, що характеризують діяльність підприємства, здійснюється шляхом складання звітності за звітний період. Звітним періодом для складання фінансової звітності є календарний рік, тобто період з 1 січня по 31 грудня. Проміжна звітність складається щоквартально наростаючим підсумком з початку звітного року. Баланс підприємства складається станом на кінець останнього дня кварталу року. Перший звітний період новоствореного підприємства може бути меншим за 12 місяців, але не може бути більше за 15 місяців. Тобто першим звітним роком є період до 31 грудня з дати набуття прав юридичної особи, але для тих, що набули цього права після 1 жовтня — по 31 грудня наступного року. Звітним періодом підприємства, що ліквідується, є період з початку звітного року до моменту ліквідації підприємства.[16 c. 261]

Отже, метою складання фінансової звітності є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух коштів підприємства.

Для досягнення поставленої мети та виконання завдань щодо задоволення інформаційних потреб користувачів звітність має відповідати певним вимогам. Залежно від потреб управління, чинних законодавчих та нормативно-правових актів можна сформувати систему вимог до звітності.

Відповідно до чинного господарського законодавства та установлених документів підприємства зобов’язані подавати квартальну та річну фінансову звітність органам, до сфери управління яких вони належать, власникам, органам державної виконавчої влади та іншим користувачам.

Державне регламентування звітності викликане необхідністю узагальнення показників звітності підприємств, різних видів економічної діяльності з метою розрахунків макроекономічних показників Держкомстату України. З огляду на це державні органи встановлюють єдині правила та форми складання і показники звітності. За порушення цих правил та вимог на керівників та інших посадових осіб підприємства можуть бути накладені адміністративні стягнення. [16 c. 274]

Бухгалтерська звітність — це система узагальнення показників, що характеризують господарсько-фінансову діяльність підприємств за попередній період (місяць, квартал, рік).

Бухгалтерська (фінансова) звітність подається відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність", а також положень (стандартів) бухгалтерського обліку, нормативно-правових актів, що регламентують питання фінансової звітності.