Принцип доказовості в бухгалтерському обліку

2. ВТОРИННІ ДОКАЗИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

Господарські операції, оформлені відповідними докумен­тами, для одержання узагальненої інформації про наявність і зміни майна підприємства, господарські процеси і фінан­сові результати діяльності підлягають групуванню і відоб­раженню в певному порядку у облікових регістрах.

Облікові регістри - це носії спеціального формату (паперові, машинні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.

Записи господарських операцій в регістрах називаються обліковою реєстрацією. Інформація, що міститься в обліко­вих регістрах, використовується для оперативного керівниц­тва, економічного аналізу господарської діяльності окремих ланок і підприємств в цілому, а також для складання звітності. Тому своєчасне і правильне відображення госпо­дарських операцій в облікових регістрах — одна із обов'яз­кових умов якості і оперативності обліку.

За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяються на книги, картки, окремі листки. В бухгалтерських книгах окремі листки міцно переплетені (зброшуровані). Сторінки книги до початку записів обов'язково нумерують. На звороті ос­танньої сторінки за підписом головного бухгалтера вказу­ють загальну кількість сторінок у книзі. У деяких книгах (наприклад, Касова книга) сторінки не тільки нумерують, а й прошнуровують шпагатом і скріплюють сургучною або мастичною печаткою. На обкладинці книги зазначають на­зву підприємства або організації і назву цієї книги, а також рік, на який її заведено.

Для кожного окремого рахунка (синтетичного, аналітич­ного) у книзі відводять певну кількість сторінок залежно від передбачуваного обсягу записів. Щоб легше було знайти певний рахунок, у книзі наводять зміст, у якому зазначають номери сторінок.

Основною перевагою ведення обліку у книгах є надійність зберігання облікових записів. Тому книги використовують на тих ділянках обліку, де потрібен посилений контроль за зберіганням облікових записів. Так, облік коштів у касі підприємства при всіх формах обліку ведуть у Касовій книзі. Проте книги мають суттєві недоліки, які обмежують їх зас­тосування в обліку. Зокрема, облік в книгах більш громізд­кий, ніж в інших регістрах, що утруднює поділ праці об­лікових працівників і автоматизоване опрацювання обліко­вої інформації; при великому обсязі книги неможливо швидко знайти рахунки, розміщені у книзі, що знижує продук­тивність праці облікових працівників; у книгах залишаєть­ся значна кількість невикористаних аркушів, що зумовлює їх неекономічність.

Зручнішими для обліку є картки і окремі листки. Картки виготовляють з цупкого паперу або тонкого картону спе­ціальної форми, стандартних розмірів, їх широко викорис­товують в аналітичному обліку, наприклад, для пооб'єктного обліку основних засобів, позамовного обліку затрат на виробництво, сортового обліку матеріальних цінностей на складах та ін. Картки зберігають у спеціальних ящиках — картотеках, де їх систематизують в певному порядку. Для забезпечення збереження картки при відкритті реєструють у спеціальному реєстрі. Кожній картці надається порядковий номер. Картотеки закріплюють за певними обліковими працівниками, які відповідають за їх зберігання і пра­вильність записів в них.

Окремі листки від карток відрізняються тим, що виготов­ляються з менш цупкого паперу, більшого формату і збері­гаються в папках (реєстраторах), з яких легко виймаються для облікових записів. Використовуються окремі листки для ведення журналів-ордерів, допоміжних відомостей, складання машинограм.

Перевага карток і окремих листків полягає в можливості будь-якого групування для одержання необхідної інформації, використовувати при механізації обліку на сучасних елект­ронних обчислювальних машинах, що забезпечує підвищення продуктивності праці облікових працівників і оперативності обліку. [9 c.140-142]

2.1 Класифікація облікових регістрів

За характером записів облікові регістри поділяють на хро­нологічні, систематичні і комбіновані.

В хронологічні облікові регістри господарські операції за­писують в календарній послідовності їх здійснення і оформ­лення. Хронологічний облік забезпечує контроль за збере­женням документів, що надходять до бухгалтерії, повнотою і правильністю бухгалтерських записів. Прикладом регістру хро­нологічного обліку є реєстраційний журнал операцій, у яко­му зазначають номер запису, дату, суму операції, а часто — і кореспондуючі рахунки. Підсумок записів у журналі викори­стовують для перевірки повноти і правильності систематич­ного обліку на рахунках (шляхом порівняння його підсумку з підсумками оборотів по дебету і кредиту синтетичних ра­хунків).

Систематичні облікові регістри призначені для групуван­ня (систематизації) однорідних за економічним змістом гос­подарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку. До них належить будь-який регістр, у якому записи ведуть на рахунках синтетичного або аналітичного обліку (наприк­лад, Головна книга, картки пооб'єктного обліку основних засобів, сортового обліку матеріалів та ін.).

В комбінованих облікових регістрах хронологічні і система­тичні записи ведуть одночасно. Прикладом комбінованого ре­гістру синтетичного обліку є книга Журнал — головна, яка поєднує реєстраційний журнал (хронологічний облік) і голов­ну книгу (систематичний облік); журнали-ордери і допоміжні відомості, які використовуються при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку, машинограми.

За обсягом змісту записів облікові регістри поділяють на регістри синтетичного, аналітичного обліку і комбіновані.

Регістри синтетичного обліку призначені для відображен­ня економічно однорідних господарських операцій на син­тетичних рахунках у грошовому вимірнику, з зазначенням дати, номера і суми бухгалтерського запису, як правило, без пояснювального тексту. Записи у ці регістри здійснюють на підставі первинних або згрупованих (у накопичувальних або групувальних відомостях) документів. Регістри синтетично­го обліку бувають хронологічні (реєстраційний журнал),систематичні (головна книга) і комбіновані (книга журнал-головна, журнали-ордери).

Регістри аналітичного обліку призначені для відображен­ня господарських операцій на окремих аналітичних рахун­ках, що деталізують зміст показників відповідного синте­тичного рахунка. За допомогою цих регістрів забезпечуєть­ся контроль за наявністю і змінами кожного виду госпо­дарських засобів, їх джерел, розрахунками з кожним дебіто­ром і кредитором та ін. Записи в регістри аналітичного об­ліку роблять більш детально, дають пояснювальний текст, у якому розкривають зміст операції, вказують натуральні і трудові вимірники по відображуваній операції.

Комбіновані облікові регістри призначені для одночасного здійснення синтетичного і аналітичного обліку. Органічне по­єднання в одному регістрі аналітичного обліку із синтетичним є характерною особливістю сучасної техніки ведення обліку. Комбіновані регістри забезпечують можливість відображати відповідні об'єкти в аналітичному обліку і одночасно одержу­вати узагальнені синтетичні показники. Крім того, відпадає необхідність в порівнянні записів на аналітичних і синтетич­них рахунках: у такому регістрі підсумки записів на аналітич­них рахунках служать підставою для бухгалтерських записів на синтетичних рахунках або замінюють їх. Прикладом такого комбінованого регістру є журнал-ордер по кредиту рахунка «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками», у якому про­тягом місяця реєструють розрахунково-платіжні документи кожного постачальника за одержані матеріальні цінності і на­дані послуги і роблять відмітки про оплату їх. Записи роблять в розрізі кореспондуючих рахунків. Місячні підсумки цього журналу-ордера дають узагальнені (синтетичні) показники по кредиту рахунка «Розрахунки з постачальниками і підрядчика­ми». Аналогічно побудовано також журнал-ордер по обліку розрахунків з підзвітними особами.

Залежно від змісту обліковуваних операцій регістри бух­галтерського обліку мають різну будову (форму). Найчасті­ше в практиці обліку використовують регістри двосторон­ньої, односторонньої, багатографної і шахової форм.

Двосторонні облікові регістри складаються з двох однако­вих частин, ліва з яких призначена для дебетових записів, права — для кредитових. Двостороння будова регістрів ха­рактерна, переважно, для бухгалтерських книг (наприклад, Головна книга). Регістри дво­сторонньої форми доцільно використовувати тоді, коли кількість дебетових і кредитових записів приблизно однако­ва. В протилежному випадку сторона рахунка, на якій мен­ше записів, буде недостатньо використана.

В односторонніх регістрах графи для дебетових і кредито­вих записів розміщені поряд — на правій стороні регістру, а графи для запису дати, номера, змісту операції — зліва, які є загальними як для дебетових, так і кредитових записів.

Залежно від змісту обліковуваних операцій односторонні регістри поділяються на контокорентні, кількісно-сумового і кількісно-сортового обліку.

Контокорентні регістри використовують для аналітичного обліку операцій по розрахункових, фондових та інших ра­хунках, записи на яких здійснюють тільки у грошовому вимірнику.

Контокорентна форма

(найменування рахунка)

Кількісно-сумові регістри використовують для обліку ма­теріальних цінностей, рух яких обліковують у натуральних і грошовому вимірниках (наприклад, картки кількісно-су­мового обліку матеріалів, палива та ін.).

Кількісно-сумова форма

(найменування рахунка)