Принцип доказовості в бухгалтерському обліку

ВСТУП

Перш за все хотілося б розпочати з принципів бухгалтерського обліку. Що воно таке? І для чого потрібно? Особливо цікаво, що ж воно таке цей принцип доказовості та чому він такий особливий, яка в нього особлива роль у бухгалтерському обліку?

Принципи бухгалтерського обліку —  це основні засади, на яких здійснюються його функції в мікроекономічному середовищі, тобто для суб’єктів господарської діяльності. Вони формуються залежно від національних особливостей і суспільно-економічного розвитку країни, форм власності, капіталу, способів господарювання. В Україні найважливішими в бухгалтерському обліку є принципи автономності, безперервності, доказовості, грошової оцінки, собівартості, обачності, закріплення власності, дискретності, нарахування, суттєвості, правомочності, відповідності, облікової політики, реалізації та періодизації.

Принцип доказовості результатів господарювання та використання власного і залученого капіталу ґрунтується на застосуванні суцільного документування всіх господарських операцій на підприємстві. При цьому первинні документи, де зафіксовано факт здійснення господарської операції відповідно до нормативно-правових актів, повинні мати обов’язкові реквізити, які стверджують їх юридичну доказовість. Зокрема, це стосується підписів посадових осіб, які дали дозвіл на використання господарської операції, і матеріально відповідальних осіб, які виконали певну операцію.[12]

Отже метою моєї роботи буде дослідження доказів бухгалтерського обліку за даними яких виконуються всі операції на підприємствах та на підставі яких оформлюється бухгалтерська звітність.

Актуальність проблеми полягає у тому, що вся діяльність підприємств висвітлюється у звітах, що мають складатися на основі регістрів. У звітах користувач бачить всі зміни на підприємстві це потрібно для оподаткування, залучення інвестицій та навіть для одержання кредиту, бо в ринкових умовах кожного кредитора хвилює запитання чи зможе позичальник віддати запозичені кошти. Отже для вдалого функціонування підприємства дуже важливо вчасно і точно вести бухгалтерію. При неправильному веденні обліку або невчасному поданні звітів до податкової служба нас очікують штрафи, при поданні неправдивої інформації кредитним установам про платоспроможність підприємств ми ризикуємо збанкрутіти, подача такої інформації інвесторам теж ні до чого доброго не приведе, до того ж не треба забувати про кримінальну відповідальність. І що ж робити? Як не допустити непоправного?

  Незамінним помічникам у цій справі виступає принцип доказовості бухгалтерського обліку, який складається з:

- первинних документів;

- регістрів;

- звітності. 

Про їх функції, види та класифікацію я розповім далі.

1. ПЕРВИННІ ДОКАЗИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

Однією з особливостей бухгалтерського обліку є суцільне й безперервне спостереження за станом господарських фактів (елементів виробництва і правових відносин), з одного боку, та процесів (господарських операцій), з іншого, що відбуваються в господарствах (на підприємствах, в установах, організаціях тощо). Для проведення такого спостереження необхідно кожний господарський факт оформити відповідним документом.

Для забезпечення суцільного та безперервного спостереження за господарськими операціями, що здійснюються на підприємстві, використовують бухгалтерські документи, де фіксуються факти здійснення господарських операцій.

Первинне спостереження в бухгалтерському обліку провадиться з метою дістати доказ про господарський факт та інформацію про нього. У процесі спостереження за методом описування фіксують дані про господарські факти на матеріальному носії інформації — документи.

У бухгалтерських документах зазначаються всі відомості, необхідні для економічної та юридичної характеристики зафіксованих на них господарських фактів, — явищ або процесів, та наступних бухгалтерських процедур: реєстрації, узагальнення, класифікації, систематизації, контролю та аналізу. Жодний господарський факт не може бути відображений в бухгалтерському обліку без належного його оформлення відповідними документами.

Таким чином, бухгалтерський документ — це доказ про господарський факт (тобто об’єкт господарювання), зафіксований на певному технічному носії, а процес документування — сукупність технічних і методичних прийомів для створення документа.

Процес фіксації господарських фактів у документах називається документуванням. Тому іноді бухгалтерський облік називають документованим обліком. Водночас документування господарських фактів на доказах (носіях) інформації є основним змістом первинного обліку.

Процес документування складається з чотирьох елементів: спостереження, сприйняття господарського факту, вимірювання його натуральних і вартісних параметрів і фіксування на носії цих даних. Під час спостереження з’ясовується сутність, економічна доцільність і закономірність господарського факту — явища або процесу. А це означає, що процес документування — не проста технічна робота, а важливий вид економічної та юридичної діяльності. Документування господарських фактів є передумовою подальшого бухгалтерського обліку і передусім для реєстрації господарських фактів у системі рахунків.

Діючи формально, господарські факти можна було б записувати й на слух. Але в такому разі необхідно, щоб кожний господарський факт спостерігав бухгалтер або хтось йому цей факт описував для реєстрації в рахунку. Це практично неможливо, бо вимагає великої кількості обліковців. Крім того, втрачається один з головних факторів — доказовість бухгалтерського обліку, а також його контрольна та аналітична функції.       [5 c.36-38]

1.1 Види первинних документів

Залежно від змісту господарських операцій, які підлягають документуванню, первинні документи поділяють на грошові, матеріальні та розрахункові.

Грошовими документами оформлюють операції з грошовими коштами (це батьківські чеки, прибуткові та видаткові касові ордери).

Матеріальними називають документи з надходження й вибуття основних засобів, товарно-матеріальних цінностей (прибуткові й видаткові накладні, вимоги, ордери, лімітні картки) розрахунковими документами оформлюють розрахункові операції між підприємствами — фізичними особами (це рахунки-фактури, платіжні вимоги та ін.).

Одним із видів розрахункових документів є вексель — цінний папір, який засвідчує безумовне грошове зобов’язання боржника сплатити після настання строку визначену суму грошей власникові векселя. Простий вексель містить просту й нічим не обумовлену обіцянку векселедавця сплатити власникові векселя після обумовленого строку визначену суму. Переказний вексель містить адресований платнику (трасату) письмовий наказ векселедержателя (трасанта) сплатити третій особі (ремітенту) обумовлену суму грошей у певний строк. Предметом векселя є гроші: як у національній, так і в іноземній валюті. [8 c. 56]                                         

1.2 Класифікація первинних документів

Для оформлення різноманітних господарських операцій, що здійснюються на підприємствах, використовують різні за своєю формою і змістом документи. Правильному скла­данню і використанню документів в обліку допомагає їх класифікація — поділ на групи за певними відмітними озна­ками.

За призначенням документи поділяють на: розпорядчі, виправдні (виконавчі), бухгалтерського оформлення і комбі­новані.

Розпорядчими називають документи, які містять розпо­рядження (наказ, завдання) на здійснення господарської операції. До них належать чеки на одержання грошових коштів у банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреності на отримання матеріальних цінностей та ін. Проте, розпорядчі документи не підтверджують факту здійснення операції, а тому не служать підставою для відоб­раження їх в обліку.

Виправдними (виконавчими) називають документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції (тобто містять дані про її виконання), а тому служать обґрунтуванням для облікових записів. До них належать виписки банку з розрахункового або іншого рахунка підприємства, акти, квитанції, авансові звіти та ін. Для виконавців (банків, ма­теріально відповідальних осіб та ін.) вони є виправданням у використанні коштів або матеріальних цінностей.

Документи бухгалтерського оформлення складаються самими працівниками бухгалтерії на підставі відповідних вип­равдних документів або даних поточного обліку для техніч­ної підготовки облікових записів. До таких документів на­лежать меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, розра­хунки (наприклад, відомості нарахування амортизації основ­них засобів, розподілу загальногосподарських витрат, звітні калькуляції та ін.). Документи бухгалтерського оформлення самостійного значення не мають, вони не відображають без­посередньо господарської операції; їхнє призначення поля­гає в технічній підготовці облікових записів.

В практиці обліку на підприємствах документи розпо­рядчі, виправдні і бухгалтерського оформлення окремо застосовуються рідко. Найчастіше застосовують документи, які поєднують у собі ознаки всіх трьох видів документів. Доку­менти, які за своїм призначенням виконують функції двох і навіть трьох документів (розпорядчих, виконавчих і бухгал­терського оформлення), називають комбінованими. До них належать прибуткові і видаткові касові ордери, лімітно-забірні карти, наряди на виконання робіт та ін. Так, видатковий касовий ордер, переданий для виконання касиру, є розпо­рядчим документом; після того як касир видасть гроші, а одержувач розпишеться на ордері в їх отриманні, цей доку­мент є виправдним; нарешті, після зазначення на цьому ордері кореспондуючих рахунків він виконує функції доку­мента бухгалтерського оформлення.

Використання комбінованих документів сприяє повноті і наочності облічуваних операцій, спрощує і поліпшує використання документів в процесі їх опрацювання, зменшує кількість самих документів. [9 c. 130-131]

Класифікація бухгалтерських документів