Основы бухгалтерского учета

где: счет 57 "Переводы в пути".

Возврат второго экземпляра препроводительной ведомости на предприятие после проверки в кассе банка соответствия переданной суммы записям в препроводительной ведомости, является основанием для оформления следующей проводки:

Д 51 - К 57 - переведены на расчетный счет наличные денежные средства из кассы.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственные и оперативные нужды.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. (Для командированных сотрудников - в трехдневный срок после возвращения из командировки.) Если подотчетное лицо не представило в бухгалтерию в этот срок авансовый отчет, или истратило полученные денежные средства не по назначению, выданная сумма считается доходом физического лица, с которого должен быть удержан соответствующий налог.

При оформлении приобретаемых подотчетными лицами материальных ценностей бухгалтеру следует иметь в виду следующее:

- если ценности закуплены в организации розничной торговли, то приемка их на учет производится без выделения НДС;

- если ценности закуплены в организации-изготовителе продукции или оптовой торговли, то при наличии квитанции к приходному кассовому ордеру и накладной, в которой НДС выделен отдельной строкой, приемка их на учет производится с отражением НДС.

Помарки в кассовых документах не допускаются. Выдача и приемка денег проводится строго в день составления документов.

Предприятие обязано фиксировать любой приход и расход наличных денежных средств в кассовой книге, которая должна быть единственной на предприятии. Кассовая книга шнуруется, нумеруется, опечатывается и подписывается главным бухгалтером и руководителем предприятия. Записи в ней ведутся в двух экземплярах под копирку. Отрывные листы служат для отчета кассира.

Предприятия, реализующие товары населению, оформляют продажу через контрольные кассовые машины (ККМ) и фиксируют эти продажи дополнительно в журналах кассиров-операционистов данных машин.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность денег в кассе. Руководитель предприятия должен выделить для кассы соответствующее помещение, оснащенное специальным оборудованием и надежной защитой. Только в этом случае он вправе требовать от кассира полной материальной ответственности.

Касса должна проверяться (подвергаться ревизии) ежемесячно. Ревизия кассы проводится без предварительного оповещения кассира. Излишек денег в кассе приходуется в доход предприятия или бюджета (в зависимости от того, откуда исходит инициатива проверки):

Д 50 - К 68, 91 - учтена сумма излишка денежных средств в кассе,

где: счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", счет 91 "Прочие доходы и расходы".

Недостаток денег в кассе относится на счет кассира:

Д 94 - К 50 - установлен факт недостачи денежных средств в кассе;

Д 73-2 - К 94 - отнесена сумма недостачи на кассира;

Д 70 - К 73-2 - удержана сумма недостачи из заработной платы кассира,

где: счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", субсчет 73-2 "Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба", счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Наряду с наличными расчетами в настоящее время распространяются также безналичные расчеты через кассы. Они могут производиться посредством чеков, чековых книжек и кредитных карточек. При предъявлении расчетного чека в уплату за товар контролер-кассир после тщательной проверки самого чека и просмотра паспорта предъявителя погашает чек штампом с надписью "Чек принят в уплату за товар" и пробивает сумму, указанную в чеке, через ККМ.

При предъявлении в кассу покупателем вместе с личным паспортом заполненного чека в составе чековой книжки, кассир их проверяет. Затем изымает чек из книжки, ставит на его обороте дату и подпись. Этот чек сдается вместе с денежными средствами в обслуживающий банк.

Покупка товаров при помощи кредитных карточек осуществляется таким образом. Карточка с закодированными параметрами ее владельца вставляется в щель кассового терминала, который имеет связь с банком. По каналу связи производится подтверждение платежеспособности клиента и дается команда на списание с его расчетного счета в банке суммы, набранной на терминале.

В настоящее время расчеты с помощью банковских карточек (карт) получает дальнейшее развитие. Планируется широкий выпуск следующей их номенклатуры:

кредитная карта - для расчетов в пределах установленных банком-эмитентом лимитов с удержанием процентов за предоставленный клиенту кредит;

дебетная карта - для расчетов в пределах суммы, находящейся на счете клиента;

дебетно-кредитная карта, являющаяся комбинацией двух предыдущих;

револьверная карта - для расчетов на принципах возобновляемого без дополнительного соглашения кредита клиенту (в пределах установленного лимита).

В кассе кроме наличных денежных средств могут храниться ценные бумаги (путевки, билеты, чеки, марки и т.п.). Для их учета открывается специальный субсчет 50-3 "Денежные документы" и заводится отдельная книга с выделением на каждый вид документа отдельной строки.

10.3. Основные документы по учету кассовых операций

Кассовые операции являются самыми многочисленными и самыми распространенными на предприятии. Их учет сопровождается оформлением целого ряда документов, главными из которых являются:

договор о полной индивидуальной ответственности кассира;

приходный кассовый ордер (форма N КО-1);

расходный кассовый ордер (форма N КО-2);

журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3);

расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49);

платежная ведомость (форма N Т-53);

кассовая заявка (форма N 408027);

карточка депонента;

авансовый отчет (форма N АО-1);

доверенность (формы М-2 и М-2а);

объявление на взнос наличными (форма N 0402001);

кассовая книга (форма N КО-4);

журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4);

отчет кассира;

справка-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6);

книга учета выданных и принятых кассиром денежных средств (форма N КО-5);

препроводительная ведомость к сумке с денежной выручкой (форма N 0402006);

акт о проверке денежных средств кассы (форма N КМ-9);

акт инвентаризации денежных средств в кассе (форма N ИНВ-15);

инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

кредитная карточка.

Главной особенностью ведения и заполнения кассовых документов является то, что помарки в них не допускаются. Если допущена ошибка при оформлении, то неправильно записанная цифра должна быть зачеркнута одной чертой (чтобы была видна неправильная запись), а сверху должен быть написан верный результат. Кроме того, делается также запись "Исправленному верить", ставятся подписи ответственных лиц (кассира и главного бухгалтера или кассира и руководителя), подписи заверяются печатью предприятия.

Как отмечалось выше, приходный кассовый ордер служит для приемки денег, а расходный кассовый ордер - для выдачи денег. Расчетно-платежная ведомость предназначена для начисления заработной платы, определения удержаний и отчислений от заработной платы, а также расчета премий, пособий и их выплат. Платежная ведомость используется только для выплаты зарплаты, премий, пособий и т.п. Банки составляют прогнозные расчеты ожидаемых поступлений и выдачи предприятиям наличных денег, исходя из сведений, поступающих в банковскую систему РФ, в том числе на основе кассовых заявок от обслуживаемых предприятий.

Карточка депонента предназначена для ведения учета сумм начисленной, но не полученной сотрудником заработной платы.

Авансовый отчет служит для отчета подотчетных лиц за выданные им ранее суммы на командировочные или административно-хозяйственные расходы. Доверенность предназначена для получения сотрудниками товарно-материальных ценностей в других организациях.

Объявление на взнос наличными используется для передачи денежных средств из кассы предприятия в банк, а также для осуществления взносов учредителей в уставный капитал предприятия.

Книга кассира-операциониста ведется на предприятиях, которые проводят наличные расчеты с населением через контрольно-кассовые машины. Она служит для учета и контроля этих расчетов. ККМ печатает на ленте отрывные чеки, вручаемые покупателям, и фиксирует их в своей памяти. Ежедневные расчеты через ККМ оформляются в книге кассира-операциониста, а затем из них переносятся в кассовую книгу предприятия.

Кассовая книга предприятия служит для полного учета всех наличных расчетов. Из-за важности учета наличных денежных средств предприятия повторим еще раз необходимые сведения по кассовой книге (те сведения, которые приведены выше в п.10.2).

Она должна быть единственной на предприятии и включать все сведения об этих расчетах, в том числе данные из книг кассиров-операционистов. Кассовая книга должна быть соответствующим образом пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество листов заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и печатью. Записи в нее делаются в двух экземплярах под копирку. Второй экземпляр отрывается и помещается в журнал, служащий отчетом кассира. Если бухгалтерский учет ведется на персональном компьютере, то в конце финансового года кассовая книга и отчет кассира выводятся на бумажный носитель. Затем кассовая книга брошюруется в хронологическом порядке, шнуруется и опечатывается. Одновременно в таком же порядке сшивается отчет кассира.

10.4. Безналичные расчеты

Основные расчеты между предприятиями проводятся при помощи расчетных счетов. Для открытия расчетного счета необходимо представить в банк следующие документы:

1) копии учредительных документов;

2) копии свидетельства о государственной регистрации предприятия;

3) справку о постановке на учет в налоговой инспекции;

4) справки о постановке на учет в фондах социального страхования и обеспечения;

5) карточки с образцами подписей должностных лиц, заверенные в установленном порядке.

Расчетные счета открываются юридическим лицам, имеющим самостоятельный баланс.

Расчеты через расчетные счета осуществляются преимущественно на основе приказа предприятия-плательщика или на основе его согласия. Исключения составляют платежи банком по своей инициативе за просроченные ссуды и за проценты по ссудам, а также платежи по платежным требованиям и инкассовым поручениям организаций, предоставляющих предприятиям коммунальные услуги, обеспечивающих носителями энергии и связью. Кроме того, банки могут осуществлять платежи с расчетного счета предприятия без его согласия также по исполнительным листам судов, налоговых органов и других учреждений, которым законодательство или местные органы власти предоставляют такое право.

Операции по расчетному счету могут быть оформлены одной из следующих проводок:

Д 51 - К 50, 60, 62, 66, 67, 75, 76 - получено на расчетный счет;

Д 20, 26, 44, 50, 60, 66, 67, 68, 69, 75, 76, 91 - К 51 - списано с расчетного счета,

где: счет 20 "Основное производство", счет 26 "Общехозяйственные расходы", счет 44 "Расходы на продажу, счет 50 "Касса", счет 51 "Расчетные счета", 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", счет 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", счет 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам", счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", счет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", счет 75 "Расчеты с учредителями", счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", счет 91 "Прочие доходы и расходы".

Кроме расчетного счета, банк открывает на каждого клиента (предприятие) соответствующий лицевой счет, на котором ведет учет взаимодействия с ним.

Предприятие периодически получают из банка выписки из расчетного счета и в качестве приложения к ним документы, на основании которых идут зачисления или списания денежных средств. Операции в данных выписках кодируются специальными цифрами (от 01 до 13), которые и отражают характер перемещения денежных средств. Таблица условных кодов денежных операций с расчетного счета приведена ниже (см. табл.10.1.). При расшифровке записей следует иметь в виду, что выписка - это банковский документ, а, значит, стоящая в ее дебете цифра означает списание банком с расчетного счета фирмы, а стоящая в кредите - зачисление на расчетный счет.

Примечание. В табл.10.1 ряд операций не относится к взаимодействию банков с коммерческими организациями. Кроме того, в нее не внесена правка в связи с отменой расчетов платежными требованиями-поручениями. К сожалению, многие современные банки вообще отказались от простановки кодов операций в своих выписках. Это осложняет работу бухгалтера предприятия, заставляя его тратить на расшифровку дополнительное время.