Организация учета денежных средств и пути ее совершенствования

     Кассовые  операции осуществляет кассир, с которым  заключен договор о полной материальной ответственности.

     Расчеты с физическими и юридическими лицами за полученные продукцию и  товары, оказанные услуги, выполненные  работы должны производиться с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ). Сфера применения ККМ, требования к ней и обязанности организаций, применяющих контрольно-кассовую технику, регламентированы Федеральным законом от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

     Организации или учреждения не вправе вносить  наличные денежные средства на счета  других лиц, т.е. владельцев счетов (в  том числе физических лиц), минуя  свой расчетный счет. При этом сумма расчетов с юридическими лицами и частными предпринимателями не должна превышать 100 000 рублей по одной сделке. В противном случае на организацию налагается штраф.

      В кассу денежные средства поступают:

      - в качестве расчетов за товары, услуги, работы;

      - с расчетного счета;

      - от подотчетных лиц по неизрасходованным суммам авансов.

      Денежные  средства расходуются из кассы:

      - при выдаче в подотчет на неотложные нужды, командировки;

      - при расчете с поставщиками;

      - при сдаче в банк суммы, превышающий лимит;

      - на выдачу заработной платы и др.

      При совершении кассовых операций оформляются  следующие виды документов:

      1. Приходный кассовый ордер (форма № КО-1)– оформляется при приеме денежных средств в кассу;

      2. Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) –оформляется на расход денежных средств из кассы. Он подписывается руководителем и главным бухгалтером. На получение денежных средств за продукцию, товары, услуги, работы и т.п., кроме заработной платы, представитель поставщика должен предъявить доверенность;

     3. Платежная ведомость - оформляется при выдаче заработной платы. Она поступает в кассу за подписью руководителя и главного бухгалтера. В ней указывается список работников, получающих заработную плату с суммой к выдаче напротив каждого сотрудника. По истечении трех дней, напротив фамилии лиц, не получивших заработную плату, пишется “депонировано”. На сумму выданных денег кассир выписывает один общий расходный ордер.

     Все приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в кассовой книге  (форма № КО-4) и журнале учета приходных и расходных ордеров (форма № КО-3). Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге номеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной печатью  организации. По окончании дня кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). В организациях при условии обеспеченности полной сохранности кассовых документов, кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» и одновременно машинограммы «Отчет кассира». Обе должны быть составлены к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.  ³

     Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса».  По дебету счета отражается остаток денежных средств и денежных документов в кассе, а также все суммы поступления наличных денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту - суммы выданных наличных денежных средств и денежных документов. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало и конец месяца.

     Счет 50 «Касса» имеет следующие субсчета:

     - 1 «Касса организации» - применяется  для учета движения денежных  средств в кассе;

     - 2 «Операционная касса» - используется  организациями, в составе которых  имеются территориально обособленные  структурные подразделения;

     -  3 «Денежные документы» - применяется  для учета оплаченных денежных  документов (авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок государственной пошлины).

     Поступление  денежных средств и денежных документов в кассу организации отражается по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом различных счетов. Выдача денежных средств и денежных документов из кассы организации отражается по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с дебитом различных счетов. ⁴

     В кассе организации в соответствии с действующим законодательством может храниться иностранная валюта, использование которой предусматривается только на оплату командировочных расходов за пределами Российской Федерации. Для учета иностранной валюты в кассе организации открываются дополнительные субсчета к счету 50 «Касса» с целью получения обособленных данных о движении валюты по каждому ее виду.

     В кассовой книге движение иностранной  валюты отражается в двух суммах: в  рублях и в валюте расчетов. При  этом согласно ПБУ 3/2000 иностранная  валюта подлежит пересчету в рубли  по официальному курсу ЦБ РФ на дату совершения операции с ней, на дату составления бухгалтерской отчетности.

       При возникновении курсовой разницы  за период нахождения иностранной  валюты в кассе, оформляется  следующая бухгалтерская запись: 
 
 
 

        

     По  указанию руководителя предприятия необходимо проводить инвентаризацию средств в кассе. Порядок проведения инвентаризации денежных средств и расчетов, оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ 13 июня 1995 г. № 49.

     Инвентаризация  средств в кассе проводится комиссией, назначаемой руководителем предприятия. По итогам инвентаризации оформляется акт. В результате инвентаризации средств в кассе могут быть выявлены излишки или недостача денежных средств.

     Излишки средств приходуются как доход предприятия, а недостача средств списывается на счет 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей ", с которого затем списываются в дебет субсчета 73-3 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

     Для хранения денежных средств и производства безналичных расчетов производственные предприятия открывают в установленном порядке в банках расчетные и прочие счета.

     Для открытия расчетного счета необходимо предоставить в учреждения банка следующие документы:

1. Заявление на открытие расчетного счета;
2. Свидетельство о регистрации;
3. Копии устава и учредительного договора организации, заверенные нотариально;
4. Свидетельства о постановке организации на учет в налоговой инспекции, в Пенсионном фонде РФ и других внебюджетных фондах;
5. Протокол собрания учредителей об избрании руководителя организации;
6. Приказ о назначении главного бухгалтера;
7. Карточка с образцами подписей руководителя и его заместителя, главного бухгалтера и его заместителя;
8. Договор на банковское обслуживание.

     Расчетный счет организации представляет собой  копию лицевого счета, открываемого банком для конкретного юридического лица.

     Действующее законодательство разрешает организациям открывать расчетные счета в  количестве, необходимом для осуществления расчетных операций. Однако в соответствии с действующими нормативными актами погашение задолженности по страховым взносам в государственные и внебюджетные фонды осуществляется только с одного расчетного счета, который организация указывает по собственному усмотрению.

     Операции  по расчетным счетам оформляются  в соответствии с Положением ЦБ РФ «О безналичных расчетах в Российской Федерации» от № октября 2002 г. № 2-П. Для документального оформления этих операций предусматриваются следующие  расчетные документы:

     - платежные поручения;

     - чеки;

     - платежные требования;

     - инкассовые поручения и др.

     В расчетных документах должны содержаться  следующие реквизиты:

     - наименование расчетного документа,  его номер, число, месяц и  год его выписки;

     - вид платежа;

     - наименование плательщика, номер  его счета, идентификационный  номер налогоплательщика (ИНН);

     - наименование и место нахождения  банка плательщика (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

     - наименование получателя средств,  номер его счета, идентификационный  номер налогоплательщика (ИНН);

     - наименование и место нахождения  банка получателя (БИК), номер корреспондентского  счета или субсчета;

     - назначение платежа с выделением  отдельной строкой налога, подлежащего  уплате, либо с указанием того, что налог не уплачивается;

     - основные коды бюджетной классификации  по учету доходов (КБК);

     - сумма платежа, обозначенная прописью  и цифрами;

     - подписи и оттиск печати на первом экземпляре.

     С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных  расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные  нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списание с  него банк производит на основании  письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос  денег наличными, платежных поручений) или с их согласия (оплата платежных  требований поставщиков и подрядчиков). Исключение составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению  Государственного арбитража, народного  суда, налоговых или финансовых органов.

       В бесспорном порядке со счетов  организации списывают платежи,  не внесенные в срок в государственный  бюджет, внебюджетные фонды, фонды  социального назначения, за таможенные  процедуры, платежи по исполнительным  и приравненным документам.

       В безакцептном порядке оплачивают услуги коммунальных, энергетических и водопроводно-канализационных организаций.

       При недостаточности денежных  средств на счете их списание  осуществляется в последовательности, определенной Гражданским кодексом  РФ (ст. 855).

       Списание средств со счета  по требованиям, относящимся к  одной очереди, производится в  порядке календарной очередности  поступления документов.

       Ежедневно или в другие сроки,  установленные по соглашению  с организацией, банк выдает ей  выписки из его расчетного  счета с приложением оправдательных  документов. При обработке данного документа списание или выдача денежных средств с расчетного счета отражается в выписке по дебету, а поступление или взнос денег на расчетный счет, а также начальные и конечные остатки по – кредиту.

     Исходя  из содержания полученных выписок с  расчетного счета, производятся записи по счетам бухгалтерского учета в  регистрах, предназначенных для  отражения движения денежных средств.

       Денежные средства предприятия,  хранящиеся на расчетном счете,  учитывают на активном синтетическом  счете 51 «Расчетный счет». В  Дебет этого счета записывают  поступления денежных средств  на расчетный счет, а в кредит-уменьшение  денежных средств.

        Основанием для записей по  расчетному счету служат выписки  банка с приложенными к ним  оправдательными документами. 

     Для учета денежных средств на расчетных  счетах производственного предприятия предназначен активный счет 51 «Расчетные счета».

       По дебету этого счета отражается поступление денежных средств на расчетные счета организации, а по кредиту – списание денежных средств с расчетных счетов организации. Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет расчетного счета организации и обнаруженные при проверке выписок кредитной организации, отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по претензиям»).