Организация учета денежных средств и документов

     Организациям  запрещена прямая выплата наличных денежных средств физическим лицам  и организациям по операциям с  векселями  либо в целях возврата платежей, поступивших в виде предоплаты по контракту, выполнение которого было прекращено.  

     Использование   контрольно-кассовых   машин   для   учета  расчетов с   населением   обязательно    для    всех   организаций.

     Если  организации в силу специфики  своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности  применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой  отчетности  при расчетах с населением могут использоваться формы  бланков   документов,   утвержденные    Минфином   России.

     Денежные  средства, хранящиеся в кассе, учитывают  на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит - выбытие денежных средств из кассы.

     Для обеспечения учета наличия и  движения денежных средств  и хозяйственных  операций, связанных с денежными  средствами  применяется система счетов бухгалтерского учета, предусмотренных  в V разделе Плана счетов бухгалтерского учета “Денежные средства”.   Этот раздел включает счета:

     50 “Касса”, 51 “Расчетные счета”,

     52 “Валютные счета”,

     55“Специальные счета в банках”,

     57 “Переводы в пути”, 

     58 “Финансовые вложения”,                                              

     59   “Резервы   под   обесценение    вложений   в    ценные   бумаги”. 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Организация учета  денежных средств 

     2.1 Учет  кассовых операций 

     Порядок работы с наличными деньгами в настоящее время регулируют Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации и Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденные Банком России.

     Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

     Наличные  деньги, принятые в кассу организации, подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на счет организации. Сумма наличных денег, которую организация может оставить в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе.

     В кассах организаций могут храниться  наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем организациям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим наличные денежные расчеты.

     При наличии у организации нескольких счетов в различных учреждениях банков организация по своему усмотрению обращается в один из обслуживающих банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы организация направляет уведомления об определенном лимите в другие учреждения банков, в которых открыты ее счета. По организации, не  

     представившей расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

     Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года по обоснованной просьбе  организации, а также в соответствии с договором банковского счета.

       Организации не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) до установленного срока их выплаты.

     Выдача  наличных денег под отчет производится из касс организаций. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

       В соответствии с Федеральным  законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и  расчетов с использованием платежных карт» все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении наличных денежных расчетов и  расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в обязательном порядке применяют контрольно-кассовую технику.

     В соответствии с Порядком ведения кассовых операций при наличных расчетах между организациями получение наличных денежных средств подтверждается приходным кассовым ордером, который подписывается главным бухгалтером и кассиром и заверяется печатью организации. Таким образом, в соответствии с действующим  

     законодательством при расчетах между организациями на сумму полученных наличных денежных средств в обязательном порядке пробивается кассовый чек и выписывается приходный кассовый ордер.

        Закрытый перечень случаев, когда можно торговать без ККТ, приведен в Федеральном законе «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт. Применение бланков строгой отчетности вместо ККТ возможно только при одновременном выполнении двух условий:

• Организация оказывает услуги непосредственно населению;
• Для соответствующего вида услуг существует утвержденный Минфином России бланк строгой отчетности для данного конкретного вида услуг.

     Контроль за, применением контрольно-кассовой техники возложен на налоговые органы. Кассовые операции оформляются унифицированными формами первичной учетной документации, к которым относятся утвержденные Государственным комитетом по статистике приходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовая книга.

         Приходно-кассовый орден применяется  для оформления поступления наличных  денег в кассу организации.  Приходно-кассовый орден подписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается главным бухгалтером организации. Квитанция к приходно-кассовому ордену подписывается бухгалтером и кассиром, заверяется печатью кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов.

     Выдачу  денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Выдача денег  
 

     может производиться также по доверенности, оформленной в установленном  порядке.

     Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным  лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

     По  истечении установленных сроков хранения в кассе наличных денег для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

• в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»;
• составить реестр депонированных сумм;
• в конце платежной  ведомости сделать надпись о фактически

 выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью;

• записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый  ордер №_».

     Депонированные  суммы сдаются в банк, и на них  составляется один общий расходный кассовый ордер.

     Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях па оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

     Кассовая  книга применяется для учета  поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. В кассовой книге отражается остаток наличных денежных средств на начало дня, а также приход и расход  

     денежных  средств за день. Записи в кассовую книгу производятся кассиром по мере совершения кассовых операций сразу  же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу.

     Каждая  организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью на последней странице. Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации. Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая - как второй с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, вторые должны быть отрывными, они служат отчетом кассира.

     Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.   

     Кассовая  книга может вестись в организациях автоматизированным способом, при этом ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.  
 

     Контроль  за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

     Выдача  денег из кассы, не подтвержденная распиской  получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в состав прочих доходов организации.

     Кассир  в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

     Выдача  наличных денег организациям с их банковских счетов производится по денежным чекам. Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в денежном чеке. Для получения наличных денег клиент предъявляет денежный чек бухгалтерскому работнику банка. После соответствующей проверки ему выдается контрольная марка от денежного чека для предъявления в кассу. Получив денежный чек, кассир банка:

• проверяет наличие подписей должностных лиц кредитной организации, оформивших и проверивших денежный чек, и тождественность этих подписей имеющимся образцам;
• сличает сумму, проставленную в денежном чеке цифрами, с суммой, указанной прописью;
• проверяет наличие на денежном чеке росписи клиента в получении денег и данных его документа, удостоверяющего личность;
• подготавливает сумму денег, подлежащую выдаче;

 

• вызывает  получателя денег по номеру чека и  спрашивает у него сумму получаемых денег;
• сверяет номер контрольной марки с номером на чеке и приклеивает контрольную марку к чеку;
• повторно пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег в присутствии клиента;
• выдает деньги получателю и подписывает чек.

       Проверки соблюдения определенного  Банком России порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью осуществляют кредитные организации не реже одного раза в два года. Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров.