Организация, методика и техника проведения инвентаризации материалов и отражение ее результатов в учете

4.   Постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ – 26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией"; [10]

5.  Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утверждены приказом Минфина РФ от 28.12.01 № 119н); [16]

6.  Инструкцией о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении (утверждены приказом Минфина РФ от 29.08.01 № 68н); [14]

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды обязательств.

Перечень объектов, подлежащих инвентаризации, таков:

1.  основные средства организации и арендованные основные средства;

2. нематериальные активы;

3.расходы на научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы;

4.объекты незавершенного строительства;

5.имущество, хранящееся на складах и других местах хранения организации (как собственное, так и взятое на ответственное хранение, на переработку и т.п.): оборудование к установке, материалы, товары, готовая продукция, товары отгруженные, материалы (товары) в пути;

6.незавершенное производство;

7. расходы будущих периодов;

8. финансовые вложения: документарные и бездокументарные ценные бумаги, выданные займы, вклады в договоры простого товарищества;

9.денежные средства, денежные документы и бланки строгой отчетности;

10. расчеты;

11. резервы предстоящих расходов и платежей.

Распространенной ошибкой организации при проведении инвентаризации является сокращение объема проверки, т.е. непроведение инвентаризации отдельных категорий имущества и обязательств. Особенно часто исключаются из категории инвентаризуемого имущества объекты, по которым не утверждены унифицированные формы по отражению результатов инвентаризации, - незавершенное строительство и резервы предстоящих расходов и платежей. [23]

Процесс проведения инвентаризации можно разделить на тир этапа:

1)  подготовка к проведению инвентаризации;

2) проведение инвентаризации (проверки фактического наличия имущества и документального подтверждения расходов и обязательств);

3) принятие решений по результатам инвентаризации и отражение их в бухгалтерском учете.

Принятие решений по результатам инвентаризации и их отражение в бухгалтерском учете.

Результаты инвентаризации обобщаются в "Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией" (ф. № ИНВ – 26), которую подписывает руководитель организации, главный бухгалтер и председатель инвентаризационной комиссии. В ведомости содержится информация о выявленных в результате инвентаризации расхождениях по каждому счету: суммах недостач, излишков и порчи, а также о порядке отнесения сумм выявленных недостач и порчи: зачет по пересортице, списание в пределах норм естественной убыли, отнесение на виновных лиц и списание на внереализационные расходы. [10]

Стоимость недостающего или испорченного имущества, недостача и порча которого были выявлены в результате проведенной инвентаризации, подлежит списанию с кредита счетов учета имущества в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Производятся записи:

Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",

Кредит счета 01 "Основные средства", субсчет "Выбытие основных средств"; 04 "Нематериальные активы", субсчет "Выбытие нематериальных активов"; 07 "Оборудование к установке"; 08 "Вложения во внеоборотные активы"; 10 "Материалы"; 41 "Товары"; 43 "Готовая продукция"; 50 "Касса"; 58 "Финансовые вложения". [11]

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

1.Осуществляется взаимный зачет излишков и недостач производственных запасов в результате пересортицы.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц. В случае, когда конкретные виновники пересортицы не установлены, выявленная разница рассматривается как недостача сверх норм убыли и списывается на внереализационные расходы. При этом в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения причин, по которым данная разница не отнесена на виновных лиц. [7,8]

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

Зачет по пересортице и выявление излишков и недостач после зачета отражается в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ (ф. № ИНВ – 19). В бухгалтерском учете операции по зачету пересортицы отражаются записями:

Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",

Кредит счета 10 "Материалы"; 41 "Товары"; 43 "Готовая продукция"

- списаны недостающие запасы (по их себестоимости или учетной цене);

Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",

Кредит счета 16 "Отклонения в стоимости материальных ценностей"

- списаны транспортно-заготовительные расходы, приходящиеся на недостающие запасы (в части материалов и товаров, если их учет ведется с применением счетов 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонения в стоимости материальных ценностей");

Дебет счета 10 "Материалы"; 41 "Товары"; 43 "Готовая продукция",

Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

- приняты к учету излишки при зачете недостач излишками по пересортице (по себестоимости или учетной цене запасов, оказавшихся в излишке);

Дебет счета 16 "Отклонения в стоимости материальных ценностей",

Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

- приняты к учету транспортно-заготовительные расходы, приходящиеся на излишки (в части материалов и товаров, если их учет ведется с применением счетов 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонения в стоимости материальных ценностей").

Если превышение стоимости недостающих ценностей над стоимостью излишних ценностей, зачитываемых в счет недостач, относится на виновных лиц, производится запись:

Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба",

Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Если лицо, виновное в пересортице, не выявлено, превышение относится на внереализационные расходы организации. Производится запись:

Дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы",

Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Если стоимость излишних зачитываемых ценностей выше стоимости недостающих, превышение относится на внереализационные доходы, что отражается записью:

Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",

Кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие доходы"; [11]

2.Определяется естественная убыль ценностей в пределах установленных норм.

Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же имеется недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача.

Естественная убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на счета учета и на расходы на продажу. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявленных фактических недостач. Данная операция отражается в учете записями:

Дебет счета 20 "Основное производство", др. счетов учета затрат, Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

- списана естественная убыль материалов в пределах установленных норм;

Дебет счета 44 "Расходы на продажу",

Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

- списана естественная убыль товаров и готовой продукции в пределах установленных норм.

При отсутствии установленных норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

По материалам и товарам, по которым выявлена недостача сверх норм естественной убыли и по которым ранее был предъявлен НДС к возвращению из бюджета, следует восстановить сумму НДС и также отнести ее в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Производится запись:

Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",

Кредит счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по НДС"

- отражена восстановленная сумма НДС; [11]

3.   Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча производственных запасов сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.

При этом производится запись:

Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба",

Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

- сумма недостачи (порчи сверх норм естественной убыли) отнесена на виновных лиц.

В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на внереализационные расходы, что отражается в учете записью:

Дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы",

Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". [11]

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций.

4.   Имущество, оказавшееся в излишке, принимается к учету в оценке по рыночной стоимости с признанием внереализационных доходов с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. [11]

При этом в учете производятся записи:

Дебет счета 04 "Нематериальные активы"; 07 "Оборудование к установке"; 08 "Вложения во внеоборотные активы"; 10 "Материалы"; 41 "Товары"; 43 "Готовая продукция"; 50 "Касса"; 58 "Финансовые вложения".

Кредит счета91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие доходы".

Таблица 3- Отражение в бухгалтерском учете результатов инвентаризации.