Организация бухгалтерского управленческого учета

Центр Ответственности – структурное подразделение предприятия, которое полностью контролирует определенные аспекты своей финансово-хозяйственной деятельности, а его руководитель самостоятельно принимает управленческие решения в рамках этих аспектов и несет полную ответственность за выполнение доведенных ему плановых показателей.

Под центром затрат понимается структурное подразделение Компании, которое полностью контролирует свои расходы, а его руководитель самостоятельно, в рамках делегированных полномочий, принимает управленческие решения в рамках этих аспектов и несет полную ответственность за выполнение доведенных ему плановых (нормативных) финансовых показателей.

Центром доходов называется структурное подразделение Компании, которое полностью контролирует свои доходы, а его руководитель самостоятельно, в рамках делегированных полномочий, принимает управленческие решения в рамках этих аспектов и несет полную ответственность за выполнение доведенных ему плановых (нормативных) финансовых показателей.

В отличие от центра дохода, под центром прибыли понимается структурное подразделение Компании, которое полностью контролирует как свои доходы, так и расходы, а его руководитель самостоятельно, в рамках делегированных полномочий, принимает управленческие решения в рамках этих аспектов и несет полную ответственность за выполнение доведенных ему плановых (нормативных) финансовых показателей.

Поскольку в структуре Компании подразделения, контролирующие доходы, имеют неотъемлемую функцию по контролю также и своих расходов, они являются центрами прибыли. Таким образом, центров доходов в структуре Компании нет.

Центрами прибыли в Компании являются следующие подразделения:

Оптовый Отдел.

Аптечный Отдел

Департамент Филиалов

Центрами Расходов в Компании признаны все остальные, кроме перечисленных в предыдущем пункте, отделы.

Центр Инвестиций – структурное подразделение предприятия, которое полностью контролирует все аспекты своей финансово-хозяйственной деятельности, кроме того, контролирует вели­чину своих активов, в том числе и посредством инвестирования собственной прибыли, а его руководитель самостоятельно принимает управленческие решения в рамках этих аспектов и несет полную ответственность за выполнение доведенных ему плановых показателей. Центры Инвестиций оцениваются так же, как и центры прибыли. Кроме того, примени­тельно к ним рассчитываются специальные аналитические показа­тели — рентабельность активов и остаточная прибыль, позволяющие оценить эффективность использования активов данного подразделе­ния.

Центром инвестиций в Компании является вся организация в целом.

Для проведения оценки деятельности центров ответственности в части достижения запланированного финансового результата как по центрам ответственности, так и в целом по Компании, все затраты Компании делятся на затраты: прямые центров прибыли, косвенные центров прибыли и общехозяйственные центров затрат.

Прямые затраты – это затраты центра прибыли, имеющие прямое отношение к основной деятельности , указанной в Миссии Компании. При этом к прямым затратам относятся прямые материальные и прямые затраты на оплату труда.

Это означает, что для Компании прямыми затратами центра прибыли являются:

Себестоимость отгруженного товара;

Корректировочные скидки вне накладных;

Курсовые и суммовые разницы;

Заработная плата и премиальные выплаты персоналу.

Все остальные затраты Центра Прибыли называются Косвенными затратами Центра Прибыли.

Все затраты Центров Затрат считаются Общехозяйственными затратами Центров Затрат.

Оценка выполнения задач центрами прибыли, затрат и инвестиций производится путем анализа трех основных форм управленческой отчетности, а в части собственно прибыли и затрат – формы Отчета о доходах и расходах.

Управленческие отчеты для каждого центра ответственности в части отражения их доходов и расходов, имеют форму Общего отчета о доходах и расходах и отражают доходы и расходы данного центра ответственности вплоть до формирования показателей операционной прибыли.

Операционная прибыль центра прибыли представляет собой прибыль от реализации данного центра, уменьшенная на величину относимых к нему прямых и косвенных затрат центов прибыли. По центрам затрат в форме приводятся сводные показатели общехозяйственных затрат центров затрат.

В целях приблизительной оценки вклада каждого центра прибыли в общую прибыль компании, все общехозяйственные расходы центров затрат, распределяются на каждый центр прибыли согласно выбранной методике и выбранному базису (базе) разнесения. Поскольку любая методика разнесения общехозяйственных затрат, прямо не зависящих от деятельности центров прибыли, является субъективной, данная оценка является приблизительной и носит исключительно справочный характер. В управленческом ОДР с этой целью вводится понятие «чистая прибыль центра прибыли» как разница между операционной прибылью ЦП и величиной разнесенных на него общехозяйственных затрат центров затрат.

Для того, чтобы подчеркнуть вклад каждого Центра Прибыли в прибыль всей компании, отчеты о прибыли этих центров ответственности имеют несколько отличную от стандартной форму, следующую так называемому контрибуционному подходу. Суть метода заключается в том, что в ОДР Центра прибыли вводится промежуточный показатель — остаточный доход подразделения, как разница между результатом от реализации Центра прибыли и его прямыми затратами ( Приложение 4 и таблица 2 приложения5). Этот показатель дает более надежную, увязанную с объек­том учета информацию, чем просто операционная прибыль подразделения.              

В целях контроля и управления деятельностью всей компании в целом через контроль за деятельностью центров ответственности, используется процесс бюджетного планирования.

Под бюджетом  Компании понимается форма количественного представления годовых или иного периода планов по выполнению основных финансовых целей периода.

Контроль деятельности центров ответственности осуществляется путем сопоставления плановых (бюджетных) и фактических показателей деятельности центра с последующим анализом причин отклонений с целью стимулирования благоприятных и нейтрализации неблагоприятных тенденций. Управленческие воздействия на основании информации о причинах отклонений фактических показателей от плановых, называются Управлением по отклонениям.

Отклонения рассчитываются отдельно по каждому объекту учета: центру ответственности, виду продукции, статье расходов и др. Цель анализа отклонений – определение и детальная оценка каждой причины, каждого фактора, которые привели к возникновению отклонений, установление ответственности за произошедшее. Своевременное выявление и анализ причин отклонений позволяет своевременно принимать необходимые меры по устранению нежелательных и укреплению благоприятных тенденций. Важнейшим инструментом здесь является факторный анализ, т.е. детальный анализ факторов и их вкладов, который позволяет выявить «двигатель» затрат, а также определить,  какая часть отклонения каким фактором вызвана.              

Учитывая то обстоятельство, что ряд затрат (например, величина премиального фонда в департаменте сбыта), практически полностью зависит от объема реализации, и в то же время объем реализации невозможно в точности предугадать заранее, большое значение имеют гибкие бюджеты, позволяющие пересчитывать ожидаемые затраты на фактический объем реализации. Суть пересчета заключается в четком разделении всех учитывае­мых статей затрат на переменные (т. е. прямо пропорциональные ди­намике объемных показателей), и постоянные, и последующей корректировке ожидаемых переменных затрат на коэффициент фак­тического изменения объема реализации. Это позволяет учесть не­контролируемое изменение затрат во всех подразделениях, так как объем реализации не кон­тролируется центрами затрат.

Гибкий бюджет – это бюджет, статьи которого корректируются в соответствии с фактом реализации. Гибкое бюджетирование делает различие между постоянными и переменными затратами, позволяя тем самым осуществлять автоматическую подстройку бюджета к тому уровню реализации, который фактически имел место.

Необходимо особо отметить, что гибкий бюджет является средством факторного анализа фактически произведенных затрат и не составляется заблаговременно до произведения затрат.

Под переменными затратами Компании понимаются затраты, размер которых находится в прямой зависимости от объемов сбытовой деятельности. Постоянные затраты – те, которые не зависят от объемов сбытовой деятельности.

Полупеременные (смешанные, условно-переменные затраты) – это затраты, в которых присутствуют компоненты как постоянных, так и переменных затрат, т.е. затраты, которые изменяются при изменении уровня деятельности, но не в прямой пропорции. Таким образом, это составные статьи затрат, имеющие постоянную и переменную компоненты, которые в целях построения гибкого бюджета могут быть без остатка выделены и рассчитаны по вышеуказанным правилам для переменных и постоянных затрат.

Разделение затрат на постоянные и переменные позволяет повысить эффективность контроля за деятельностью путем установления планов в абсолютных величинах для постоянных расходов и в относительных величинах – для переменных. Таким образом, реализуется система учета по плановой себестоимости (стандарт-костинг). Путем распределения общехозяйственных затрат на центры прибыли, достигается учет полной себестоимости реализации центров прибыли.

Важным следствием распределения затрат на постоянные и переменные является также возможность расчета маржинальной прибыли в целях определения точки безубыточности и запаса финансовой прочности. Для сравнения модели отчетов с произвольными данными, построенные по контрибуционному и маржинальному методам, приведены в Таблицах 1 и 2 Приложения 5.

Методика составления товарного баланса

Важной составляющей управленческой учета и отчетности Компании является подготовка Товарного Баланса.

Товарный Баланс является видом управленческой отчетности и состоит из трех форм Товарного Балансового Листа (ТБЛ), Товарного Отчета о Доходах и Расходах (ТДР) и Товарного Отчета о Движении Денежных Средств (Т ДДС) (Приложение 6).

Целью составления Товарного Баланса является обеспечение менеджеров фирмы надежной информацией, необходимой для принятия управленческих решений, о проведенных за отчетный период товарных операциях.

Товарный Баланс формируется на основании данных о товарных финансово - хозяйственных операциях и расчетах за проведенные товарные операции, отраженных в базе данных WАС. Для операций используется метод двойной записи, обеспечивающий выполнение балансового уравнения и принципов управленческого учета.

Все прочие хозяйственные операции, отражаемые в иных источниках информации, считаются нетоварными и являются предметом рассмотрения при составлении нетоварного баланса (процедура составления нетоварного баланса будет рассмотрена далее). В настоящее время такими источниками являются программы  1C и EXCEL. Операции, отражаемые в этих источниках и дублирующие товарные операции WАС, не учитываются (исключаются при составлении товарного баланса).

Консолидированная управленческая отчетность в виде трех форм включает в себя все товарные и все нетоварные операции.

Каждая из форм Товарного Баланса собирается на основании оборотов и остатков по счетам Товарного Плана счетов (Приложение 7). Корреспонденция плана счетов задается Книгой типовых проводок товарного баланса (Приложение 8).

Товарные проводки формируются по принципу двойной записи. Формирование этих проводок производится в автоматизированной системе ведения управленческого учета (АС УУ), при этом численное значение по проводке формируется на основании суммы финансово-хозяйственной операции, получаемой SQL-запросом из WАС.

Структура отчетов Товарного Баланса следует структуре стратегического и главного бюджетов. Нумерация статей является уникальной. Она сформирована по принципу t.BS23, где t – указание на товарный баланс, BS – индекс формы Товарного баланса (BS – баланс, IS – отчет о прибылях и убытках, CF – отчет о движении денежных средств), 23 – номер статьи отчетной формы.

Товарный план счетов включает только счета, соответствующие определению товарного баланса. Все иные счета является счетами Нетоварного плана счетов. Каждый счет Товарного баланса содержит уникальный буквенный идентификатор. Соответствие каждого буквенного идентификатора приведено в Товарном плане счетов (колонка "идентификатор").

Для нейтрализации ошибок синхронизации с Нетоварным Балансом в планы счетов введены т.н. Z-счета. Функционально Z-счета выполняют роль точек соприкосновения Товарного и Нетоварного Балансов. Они вводятся в корреспонденцию типа "счет Товарного баланса"/"счет Нетоварного баланса" (и наоборот) и являются прямой аналогией счета 79 РСБУ "Внутрихозяйственные расчеты".

Счет Z используется для трех счетов Товарного и Нетоварного Балансов: "Денежные Средства", "Расчеты по таможенной пошлине и импортному НДС" и "Расчеты по НДС". Соответственно, в Товарный план счетов  введены счета Z-ДС, Z-ТМ и Z-НДС.

Составление плана счетов производилось двойным сопоставлением: сначала хозяйственной операции и ее отражения в WАС, затем хозяйственной операции и проводок управленческого учета, причем первая операция производилась Технологическим блоком  и Отделом программирования, вторая – ОУО ФД. Таким образом достигалось соответствие проводки управленческого учета отражению хозяйственной операции в WАС.

Книга типовых проводок товарного баланса содержит уникальный идентификатор проводок. Идентификатор проводок занумерован по принципу 3.1., где 3. – порядковый номер хозяйственной операции, 1. – порядковый номер проводки.