Описание учета и бухгалтерского оформления операций

поступление наличных денежных средств при осуществлении операций, связанных с расчетами по оплате труда персонала организации, с  персоналом по прочим операциям, с учредителями и др.

Поступающие в кассу организации  наличные денежные средства в первую очередь должны сдаваться на расчетный  счет организации в банке.

В остальных случаях наличные денежные средства могут выдаваться (расходоваться) из кассы организации  на следующие цели:

под отчет на хозяйственные  и операционные расходы;

на командировочные расходы;

на выплату заработной платы;

на выплату пособий  по социальному страхованию;

на выдачу займов (ссуд) работникам организации;

на выплату компенсаций  за использование личного легкового  автомобиля для служебных поездок;

на закупку товарно-материальных ценностей и др.

Для оформления и учета  хозяйственных операций по движению наличных денежных средств установлены  следующие унифицированные формы  первичной учетной документации по учету кассовых операций.⁶

1.2.1 Порядок приема денежной наличности от организаций

Прием денежной наличности от организаций в приходную кассу  банка производится по объявлениям  на взнос наличными. Организации  могут вносить наличные деньги только на свой банковский счет.

Операционный работник проверяет  правильность заполнения объявления на взнос наличными, оформляет его, отражает сумму денег в кассовом журнале по приходу и передает объявления на взнос наличными в кассу.

Получив объявление на взнос  наличными, кассовый работник приходной  кассы проверяет наличие и  тождественность подписи операционного  работника имеющемуся образцу, сличает  соответствие суммы цифрами и  прописью, вызывает вносителя денег  и принимает от него банкноты.

После приема денег кассовый работник сверяет сумму, указанную  в объявлении на взнос наличными, с суммой, фактически оказавшейся  при пересчете. При соответствии сумм кассовый работник подписывает  объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдает после  приема денег кассовый работник сверяет  сумму, указанную в объявлении на взнос наличными, с суммой, фактически оказавшейся при пересчете. При  соответствии сумм кассовый работник подписывает объявление, квитанцию  и ордер, ставит печать на квитанции  и выдает ее вносителю денег. Объявление кассовый работник оставляет у себя, ордер передает соответствующему операционному  работнику.

В тех случаях, когда кассовым работником установлено расхождение  между суммой сдаваемых клиентом денег и суммой, указанной в  объявлении на взнос наличными, первоначально  оформленное объявление на взнос  наличными кассовый работник перечеркивает, на обороте квитанции указывает  фактически принятую сумму денег  и расписывается. Объявление на взнос  наличными передается операционному  работнику, который осуществляет исправление  в кассовом журнале, оформляет вновь  полученный документ и передает кассу. Первоначально оформленное объявление и ордер уничтожаются, квитанция  направляется в кассовые документы.

Если клиентом деньги в  кассу не были внесены, кассовый работник возвращает объявление на взнос наличными  операционному работнику. Записи в кассовом журнале аннулируется, объявление на взнос наличными перечеркивается и помещается в кассовые документы.

Кассовый работник приходной  кассы ведет ежедневные записи принятых от клиентов и сданных заведующему  кассой денежных сумм в книге учета  принятых и выданных денег.

В конце операционного  дня на основании приходных документов кассовый работник составляет справку  о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов и сверяет сумму по справке с суммой фактически принятых им денег.

Справка подписывается кассовым работником, и указанные в ней  кассовые обороты сверяются с  записями в кассовых журналах операционных работников. Сверка оформляется подписями  кассового работника в кассовых журналах и операционных работников на справке кассового работника.

Принятая в течении  операционного дня денежная наличность вместе с приходными документами  и справкой о сумме принятых денег  и количестве поступивших в кассу  денежных документов сдается заведующему  кассой под расписку в книге учета  принятых и выданных денег.

От организаций может  приниматься денежная наличность упакованная  в инкассаторские сумки, специальные  мешки, кейсы, другие средства для упаковки денег, обеспечивающие их сохранность  при доставке и не позволяющие  осуществить их вскрытие без видимых  следов нарушения целости. В банке  ведется список организаций, сдающих  денежную наличность в сумках, с  указанием в нем наименования организаций, количества и номеров  закрепленных за каждой организацией сумок.

Организации, сдающие денежную наличность в сумках, представляют в кассовое подразделение банка  образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки. Оттиск пломбы должен содержать номер  и сокращенное наименование организации  или ее фирменный знак.

Кассир организации формирует  подлежащие сдаче сумки с денежной наличностью и заполняет препроводительную  ведомость. При этом первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй и третий экземпляры – соответственно накладная к сумке и копия препроводительной ведомости – представляются в банк.

Кассовый работник банка  при приеме сумки с денежной наличностью  и другими ценностями осуществляет ее проверку. В случае предъявлении сумки, имеющей дефекты упаковки, прием находящихся в ней ценностей  осуществляется полистным, поштучным  пересчетом.

После приема сумки кассовой работник подписывает третий экземпляр  препроводительной ведомости, проставляет  печать и возвращает его представителю  клиента, а также выдает ему порожнюю сумку.

О количестве принятых сумок  кассовый работник составляет справку  о принятых вечерней кассой сумках с денежной наличностью и порожних сумках, заполняя в ней соответствующие  строки, и подписывает ее.

Журнал учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок, сумки с денежной наличностью, сопроводительные документы к ним  кассовый работник сдает заведующему  кассой под расписку в справке  о принятых вечерней кассой сумках с денежной наличностью и порожних сумках.

Пересчет денежной наличности, принятой в сумках, может производиться  в приходной кассе или кассе  пересчета.

Все поступившие в течении  операционного дня наличные деньги должны быть оприходованы в операционную кассу в тот же день.

Прием денежной наличности от организаций, сумок с денежной наличностью и другими ценностями от инкассаторов после окончания  операционного дня производится вечерними кассами. О времени  работы этих касс вывешивается объявление.

Кассовому работнику вечерней кассы выдается печать с надписью «Вечерняя касса», оттиск которой  проставляется на принятых им приходных  кассовых документах.

Прием наличных денег в  вечерней кассе производится кассовым и операционным работниками, имеющими право подписи на приходных кассовых документах. По письменному распоряжению руководителя прием денег может производиться одним работником, на которого возлагаются обязанности кассового и операционного работников.⁷

1.2.2 Прием вечерней кассой  денежной наличности от организаций

Вноситель сдает наличные деньги в вечернюю кассу по объявлению на взнос наличными.

По окончании приема денег  кассовый и операционный работники  производят сверку их фактического наличия  с данными приходных документов и кассового журнала по приходу  и подписывают кассовый журнал.

Банкноты и монета, пересчитанные, сформированные и упакованные кассовым работником вечерней кассы соответственно в пачки и мешки, приходные  кассовые документы, кассовый журнал и  печать по окончании операций вечерней кассы хранятся в сейфе. Сейф закрывается  кассовым и операционным работниками  и сдается под охрану в порядке, установленном договором на охрану.

Утром следующего дня работники  вечерней кассы принимают сейф от охраны и сдают деньги и приходные  документы заведующему кассой под  расписку в кассовом журнале. Сверив сумму принятой денежной наличности с данными приходных документов и кассового журнала по приходу, заведующий кассой при совпадении сумм расписывается в кассовом журнале. Приходные кассовые документы передаются главному бухгалтеру (его заместителю), который подсчитывает по документам общую сумму поступлений и  сличает ее с общей суммой прихода  по кассовому журнала, подписывает  кассовый журнал и передает его вместе с объявлениями на взнос наличными  операционным работникам для осуществления  бухгалтерских проводок по счетам. Объявления на взнос наличными возвращаются заведующему кассой.

В случае несоответствия суммы  принятой денежной наличности данным кассового журнала и приходных  документов заведующий кассой выясняет причины и составляет об этом акт. ⁸

1.2.3 Порядок выдачи денег организациям

Выдача наличных денег  организациям с их банковских счетов производится по денежным чекам.

Денежный чек состоит  из чека и корешка, одновременно с  заполнением чека заполняется корешок. При заполнении никакие подчистки  и исправления не допускаются. Заполненный  чек заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, ставится оттиск печати чекодателя. На оборотной стороне  чека указывается, на какие цели чекодатель получает деньги (коммерческие расходы, оплата труда).

Порядок заполнения чека следующий:

1. Чек и корешок заполняются чернилами от руки
2. В реквизите «Сумма цифрами» свободные места после суммы должны быть прочеркнуты двумя линиями
3. Сумма прописью начинается с заглавной буквы в самом начале строки
4. Чек подписывается чекодателем
5. Подписание чека до его заполнения категорически запрещается

Для совершения расходных  кассовых операций заведующий кассой выдает кассовым работникам под отчет  необходимую сумму денег под  расписку в книге учета принятых и выданных денег. Полученную сумму  кассовый работник записывает в книгу  учета принятых и выданных денег.

Для получения наличных денег  клиент предъявляет денежный чек  операционному работнику. После  соответствующей проверки ему выдается контрольная марка от денежного  чека для предъявления в кассу.

Получив денежный чек, кассовый работник:

1.Проверяет наличие подписей должностных лиц банка, оформивших и проверивших денежный чек, и тождественность этих подписей имеющимися образцами

2.Сличает сумму, проставленную в денежном чеке цифрами, с суммой, указанной прописью

3.Проверяет наличие на денежном чеке расписки клиента в получении денег и данных его паспорта или удостоверения личности

4.Подготавливает сумму денег, подлежащую выдаче

5.Вызывает получателя денег по номеру чека и спрашивает у него сумму получаемых денег

6.Сверяет номер контрольной марки с номером на чеке и приклеивает контрольную марку к чеку

7.Повторно пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег в присутствии клиента

8.Выдает деньги получателю и подписывает чек

Кассовый работник выдает банкноты полными и неполными  пачками и полными корешками  по обозначенным на накладных и бандеролях суммам, монету – полными, неполными  мешками, пакетами, тюбиками при условии  сохранения неповрежденной упаковки. Полные и неполные пачки банкнот, мешки, пакеты, тюбики с монетой и  полные корешки банкнот, имеющие  повреждения упаковки, а также  неполные корешки банкнот, отдельные  банкноты и монеты выдаются кассовым работником полистным и поштучным  пересчетом.

Совершение операций, при  которых клиент, не внося денег, предъявляет  одновременно денежный чек и объявление на взнос наличными, не допускается.

Получатель денег, не отходя от кассы, в присутствии кассового  работника, выдавшего деньги, проверяет  полные и неполные пачки банкнот  по количеству пачек и корешков в  них: полные корешки, не упакованные  в пачки, и отдельные банкноты – полистным пересчетом, монету – по количеству мешков и надписями на ярлыках к мешкам, пакеты, тюбики и отдельные монеты – пересчетом.

В случае возникновения у  клиента претензий по полученной и пересчитанной сумме денег  указанная сумма повторно просчитывается под наблюдением заведующего  кассой, который принимает решение  о снятии остатка денег в кассе.

В конце операционного  дня кассовый работник сверяет сумму  полученных им под отчет денег  с суммами, указанными в расходных  документах, и фактическим остатком денег. После чего составляет справку  о сумме выданных денег и полученной сумме под отчет, подписывает  ее и приведенные в ней кассовые обороты, сверяет с записями в  кассовых журналах операционных работников.