Облік та документальне оформлення розрахунків з різними дебіторами на ПП "Л.П.С." за І півріччя 2008-2009 років

Недостачі в межах норм природних втрат, виявлені при оприбуткуванні цінностей, включаються до первісної вартості запасів.

Якщо недостача в межах норм природних втрат виявлена під чіс інвентаризації цінностей, то вона списується на собівартість реалізованої продукції (товарів). При цьому складається обліковий запис:

Дебет 90 «Собівартість реалізації»;

Кредит 20 «Виробничі запаси».

недостача запасів понад норму природних витрат, за якими не виявлені винні особи, відноситься на витрати звітного періоду, якщо на час виявлення недостачі винуватця не встановлено:

Дебет 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей»;

Кредит 20 «Виробничі запаси».

Одночасно вона обліковується на позабалансовому рахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей». Якщо виявляються винні в недостачах матеріально відповідальні особи ( з якими укладено договір про матеріальну відповідальність), то сума втрат, які вони повинні компенсувати, визначається Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, недостачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 №116 (зі змінами та доповненнями) [15, 645].

4. Автоматизація обліку розрахунків з дебіторами

Автоматизація обліку дебіторської заборгованості – це людино-машинні  системи, які забезпечують автоматизоване збирання та обробку інформації, необхідної для оптимізації управління дебіторською заборгованістю. Удосконалення бухгалтерського обліку дебіторської заборгованості з подальшим узагальненням певною мірою залежить від сумісності автоматизованих систем обробки інформації різних рівнів і різного функціонального призначення. Технічною базою їх є комплекс технічних засобів, до якого належать: персональні, універсальні і малі ЕОМ; обладнання збирання, підготовки і попередньої обробки інформації; пристрої тиражування, комплектування й остаточної обробки документів, автоматизованого видавання документів та їх збереження.

Застосування комп’ютерної техніки вносить значні зміни до організації бухгалтерського обліку дебіторської заборгованості, причому обчислювальна техніка з допоміжного засобу перетворюється на визначний фактор організації обліку. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки даних, при яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації.

Способи обробки облікової інформації поділяються на три види: паперовий, механізований і комп’ютерний (автоматизований), в залежності від виду обчислювальної техніки, що застосовується.

При визначенні способу обробки облікової інформації необхідно чітко поділяти поняття механізації обліку та його автоматизації. При механізації обчислювальна техніка виступає допоміжним засобом для обробки інформації, а при автоматизації технічні засоби стають одними з визначних засобів ведення обліку: суттєві зміни відбуваються в процесі збирання, накопичення облікової інформації, її передачі та одержання звітних показників. Основною програмою для автоматизації бухгалтерського обліку, яка використовується майже на всіх підприємствах є 1С:Бухгалтерія 7.7.

Програма 1С:Бухгалтерія 7.7 може вести практично будь-який розділ бухгалтерського обліку:

- облік операцій по банку і касі;

- облік основних коштів і нематеріальних активів;

- облік матеріалів і МБП;

- облік товарів, послуг і виробництва продукції;

- облік валютних операцій;

- облік взаєморозрахунків з організаціями, дебіторами, кредиторами і підзвітними особами;

- облік розрахунків по заробітній платі;

- облік розрахунків з бюджетом;

- інші розділи бухгалтерського обліку.

Програма 1C: Бухгалтерія 7.7 дозволяє організувати:

- синтетичний облік за багаторівневим планом рахунків;

- облік по декількох планах рахунків;

- валютний облік і облік покриття валют;

- багатомірний аналітичний облік;

- багаторівневий аналітичний облік по кожному вимірюванню;

- кількісний облік по декількох підприємствах в одній інформаційній базі.

Бухгалтер може вводити інформацію в програму 1C: Бухгалтерія 7.х в найбільш зручному для себе режимі. Є можливість введення інформації в режимі:

- ручного вводу операцій;

- типових операцій;

- автоматичного формування операцій по документах.

Ведеться зведений облік на підставі первинних документів без попереднього їх накопичування та узагальнення.

Облік господарських операцій відбувається наступним чином:

- на підприємство надходять первинні документи для оплати за запаси, послуги тощо;

- на їх основі друкується платіжне доручення на оплату, довіреність на отримання запасів, акти виконаних робіт;

- запаси оприбутковуються матеріально відповідальною особою з подальшим списанням на витрати згідно відповідних документів;

- на рахунки підприємства надходить оплата за реалізовані товари, роботи, послуги, суми заносяться до загальної бази та розраховуються фінансові результати по різноманітним періодам, складається фінансова та податкова звітність.

Підзвітними особами можуть бути тільки співробітники організації, тому спершу треба заповнити довідник Сотрудник/ Співробітник.

Одержання підзвітними особами готівки з каси повернення її до каси забезпечують документи Приходный кассовый ордер/ Прибутковий касовий ордер і Расходный кассовый ордер/Видатковий касовий ордер, які відображені в журналі Касса/Каса.

Проте, окрім видачі і повернення готівки, під час обліку розрахунків з підзвітними особами використовують ще й авансові звіти, якими підзвітні особи звітують за витрачені кошти. Для цього в типовій конфігурації у передбачено однойменний документ, який не тільки дає змогу одержати друковану форму авансового звіту, а й автоматично формує проведення на підставі введених даних. Ці документи відображені в журналі Авансовые отчеты/Авансові звіти.

Розглянемо документ Авансовый отчет/Авансовий звіт детальніше. Це багатофункціональний документ, оскільки за його допомогою можна оформити як операцію розрахунків з підзвітною особою, так і операцію оприбуткування від підзвітної особи товарно-матеріальних цінностей та інших матеріальних і нематеріальних активів, придбаних за національну валюту.

Потрібно зазначити про відмінність використання документа Приходная накладная/ Прибуткова накладна з увімкненою можливістю Через подотчетное лицо/Через підзвітну особу і документа Авансовый отчет/Авансовий звіт, який реєструє оприбуткування ТМЦ. Ці документи відображають дві різні господарські операції, які оформлюють різними наборами проведень. У випадку використання прибуткової накладної, крім списання сум з підзвітної особи, відбувається часткове або повне закриття взаєморозрахунків з постачальником, а в разі використання авансового звіту - лише списання сум з підзвітної особи.

Заголовну частину документа Авансовый отчет/Авансовий звіт треба заповнювати в такій послідовності:

■     визначити підзвітну особу, для якої формують авансовий звіт, вибравши її з довідника Сотрудники/Співробітники;

■         задати валюту авансового звіту, в якій буде наведено суми витрат підзвітно) особи. Якщо документ використовують для оприбуткування ТМЦ, то валютою повинна бути гривня;

■         увести курс валюти щодо гривні;

■      вибрати з довідника Налоги и отчисления/Податки і відрахування ставку ПДВ для документа;

■      визначити місце зберігання, куди будуть оприбутковані товарно-матеріальні цінності від підзвітної особи.

У табличній частині документа задають таку інформацію:

■      дати початку і кінця (їх використовують у друкованих формах звітів про видатки на відрядження);

■      рахунок, на який повинна бути зачислена поточна витрата;

■      аналітику вибраного рахунка. Це повинен бути елемент довідника ТМЦ, Виды затрат/Види затрат, Инвестиции/Інвестиції - для об'єктів основних фондів, інших необігових активів;

■             довідкову інформацію: за що за яким документом зроблені видатки (використовують у друкованій формі);

■             кількість оприбуткованих об'єктів (для затрат відредагувати що графу неможливо, бо вона недосяжна);

■              ціну без ПДВ оприбуткованої ТМЦ (ОС, МБП, НМА) (у разі затрат це поле
недосяжне для редагування);

■         суму без ПДВ поточної затрати;

■         суму ПДВ (у валютному авансовому звіті це поле не заповнюють); S загальну суму з ПДВ за видатком (вартість з ПДВ оприбуткованих об'єктів);

■            ознаку того, проводити рядок документа чи ні (треба вибрати елемент перерахування Да/Нет/Так/Ні у графі Провести?/Проводити?);

■            ознаку зачислення поточної затрати до складу валових видатків (для зачислення затрати до валових видатків у графі Валовые расходы/ Валові видатки треба вибрати Да/Так);

■              аналітику за валовими видатками.

Проведення документа Авансовый отчет/Авансовий звіт приведе до формування відповідного набору бухгалтерських проведень, які відображають ухвалення видатків підзвітної особи або ж отрибуткування товарно-матеріальних цінностей через підзвітну особу. Друковану форму авансового звіту одержують за допомогою кнопки Печать/Друкувати.

Зведену інформацію про розрахунки з підзвітними особами можна отримати за допомогою стандартного' звіту Оборотно-сальдовая ведомость по счету/Обігово-сальдова відомість за рахунком. У цьому разі вибирають рахунок 3721, якщо розрахунки провадять у гривнях, і 3722 - якщоу валюті.

Звіт Карточка счета/Картка рахунка дає змогу отримати детальну інформацію про всі операції з підзвітними особами за звітний період.

Отже, на підприємстві ПП “Л.П.С.” для обліку дебіторської заборгованості застосовується комп’ютерна програма 1-С Бухгалтерія 7.7, яка дозволяє автоматично розраховувати всі необхідні операції, пов’язані з обліком дебіторської заборгованості.

37

5. Облік та документальне оформлення розрахунків з різними дебіторами на ПП "Л.П.С." за I півріччя 2008-2009років

На підприємстві ПП “Л.П.С.” застосовується комп’ютерна форма ведення бухгалтерського обліку, яка базується на використанні персональних комп’ютерів та бухгалтерської програми 1-С Бухгалтерія 7.7.

На ПП "Л.П.С." відкрито три субрахунки 37 рахунку - 372 "Облік розрахунків з підзвітними особами", 376 “Розрахунки за позиками членам кредитних спілок” і 377 "Розрахунки з різними дебіторами".

Субрахунок № 372 "Облік розрахунку з підзвітними особами".

Під звіт видається готівка на операційні, господарські витрати та витрати, пов'язані з відрядженням, із зазначенням терміну і мети. Підзвітна особа після встановленого терміну подає звіт про витрату цих коштів за призначенням і пред'являє підтверджувальні документи, а також вносять до каси невикористану суму.

Аналітичний облік виданих під звіт сум ведеться окремо по фізичних особах.

На кожну господарську операцію (на підставі звіту про використання коштів наданих на відрядження або під звіт) або на групу однорідних операцій (на підставі накопичувального документа) складається документ в 1С:Бухгалтерії.

На субрахунку 376 “Розрахунки за позиками членам кредитних спілок” на ПП “Л.П.С.” ведеться облік розрахунків з позичальниками підприємства.

На субрахунку № 377 "Розрахунки з іншими дебіторами" на підприємстві ведуться розрахунки з організаціями, які не входять до основних покупців та замовників. Це можуть бути дебітори, яким ми реалізуємо основні засоби, тощо.

На основі всіх субрахунків складається накопичувальна відомість по дебету рахунку 377 "Розрахунки з іншими дебіторами". Згідно накопичувальної відомості складається оборотна відомість. Дані оборотної відомості заносимо в Головну книгу.

Нижче в таблиці наведено господарські операції, здійснені підприємством в I півріччі 2009 року:

Таблиця 7.

Господарські операції на ПП "Л.П.С." за І півріччя 2009 року