Облік та документальне оформлення розрахунків з різними дебіторами на ПП "Л.П.С." за І півріччя 2008-2009 років

37

3.2Розрахунки за претензіями та за відшкодуванням завданих збитків

У процесі роботи підприємство підтримує зв’язки з великою кількістю партнерів. Відносини між підприємством і його контрагентами регулюються шляхом укладення договорів, виконання умов яких обов’язкове для обох сторін, що їх підписали. Однак буває, що в силу різноманітних причин контрагенти підприємства не дотримуються умов договору, що може спричинити нанесення збитку. Для його відшкодування на підприємствах повинна вестися претензійно-позовна робота.

Майнові суперечки між підприємствами можуть вирішуватись у такий спосіб:

1. Підприємства - порушники поновляють майнові права партнерів, не

чекаючи претензії.

2.      Підприємства-порушники задовольняють письмову претензію.

3.      Остаточне рішення приймається судом.

Учасники господарських відносин, що порушили майнові права або законні інтереси інших суб’єктів, зобов’язані поновити їх, не чекаючи пред’явлення їм претензії чи звернення до суду.

У разі необхідності відшкодування збитків або застосування інших санкцій суб’єкт господарювання чи інша юридична особа – учасник господарських відносин, чиї права або законні інтереси порушено, з метою безпосереднього врегулювання спору з порушником цих прав або інтересів має право звернутися до нього з письмовою претензією, якщо інше не встановлено законом.

У претензії зазначаються: повне найменування і поштові реквізити заявника претензії та особи (осіб), якій претензія пред’являється; дата пред’явлення і номер претензії; обставини, на підставі яких пред’явлено претензію; докази, що підтверджують ці обставини; вимоги заявника з посиланням на нормативні акти; сума претензії та її розрахунок, якщо претензія підлягає грошовій оцінці; платіжні реквізити заявника претензії; перелік документів, що додаються до претензії.

Документи, що підтверджують вимоги заявника, додаються в оригіналах чи належним чином засвідчених копіях. Документи, які є у другої сторони, можуть не додаватися до претензії.

Юридична служба підприємства або структурний підрозділ, на який покладено відповідні зобов’язання, реєструє претензію в “Журналі обліку претензій, пред’явлених підприємством” і у подальшому стежить за строком її розгляду.

При розгляді претензії сторони у разі необхідності повинні звірити розрахунки, провести експертизу або вчинити інші дії для забезпечення досудового врегулювання спору. Про результати розгляду претензії заявник має бути повідомлений письмово. Відповідь на претензію підписується повноважною особою або представником одержувача претензії та надсилається заявникові рекомендованим або цінним листом або вручається йому під розписку.

У разі порушення встановлених строків розгляду претензії або залишення її без відповіді суд при вирішенні господарського спору стягує в доход держави з винної особи штраф у розмірі, встановленому законом.

Як уже було зазначено, при пред’явлення претензії в ній повинні бути наведені докази, що підтверджують вимоги заявника претензії. Виникає питання: як зібрати необхідні докази? Відповідь проста: в результаті правильно організованого приймання продукції.

Для того, щоб підприємство успішно захищало свої інтереси при виникненні конфліктів, необхідно, щоб на ньому було чітко налагоджені процедура приймання товарно-матеріальних цінностей, як від постачальника, так і від транспортної організації, яка здійснює обслуговування [10, 65].

Продукція, що надходить напряму від постачальника або від транспортної організації, приймається одержувачем за кількістю і якістю. Відповідно до п. 3 Інструкції № П-6 підприємство-одержувач повинно забезпечити приймання продукції, що надійшла, за кількістю у точній відповідності зі стандартами, технічними умовами та умовами поставки, а також іншими обов’язковими правилами і договором. У випадку, якщо при прийманні продукції за кількістю виявлено пошкодження або псування вантажу, невідповідність найменування та ваги вантажу і кількості місць даним, зазначеним у транспортному документі, то отримувач зобов’язаний припинити приймання, скласти  акт з зазначенням виявлених дефектів. Для завершення приймання рекомендується запросити представника постачальника; у випадку, коли він не з’явиться, перевірка якості товарів проводиться експедитором. Після приймання продукції учасники цього процесу підписують акт, в якому значиться фактична якість і комплектність продукції.

Коли в процесі приймання цінностей виявлена їх невідповідність записам, які зазначені у супроводжуючих документах, то складається комерційний акт, до якого додаються:

1.      копії супровідних документів або порівнювальної відомості;

2.      квитанції станції (порту) призначення про перевірку ваги вантажу, якщо така перевірка проводилася;

3.      пломби від тарних місць, в яких виявлена нестача;

4.      справжній транспортний документ (накладна), а у разі пред’явлення одержувачем органу транспорту претензії, пов’язаної з цим документом, його копія;

5.      інші документи, що мають свідчити про причини виникнення нестачі.

Продукція, щодо якої виставляються претензії, має зберігатися на складі

підприємства окремо.

Потерпіла сторона розраховує суму претензії, беручи до уваги орієнтовну суму шкоди, яка була нанесена внаслідок невиконання зобов’язань. Претензія підписується курівником підприємства чи його заступником та надсилається адресатові рекомендованим листом чи вручається під розписку. Вона підлягає розгляду в місячний термін, який обчислюється з дня одержання претензії. Про результати розгляду претензії заявнику повідомляється у письмовій формі. Коли претензія визнана, то вона погашається шляхом поставки товару або зарахуванням на рахунок підприємства грошових коштів [14, 228].

Якщо постачальник не признає претензії, підприємство-заявник може звернутися до суду за захистом своїх майнових прав. Це воно може зробити протягом терміну дії позовної давності.

Позовна давність – це період часу, протягом якого особа може звернуться в суд для захисту свого порушеного права. Початок терміну позовної давності знаменується отриманням права на претензію. Загальний термін позовної давності становить 3 роки. Скорочений  термін – 6 місяців – діє в таких випадках:

-   при стягнені неустойки (штрафу, пені);

-   при недостачі куплених цінностей;

-   при отриманні продукції неналежної якості;

-   при очевидному браці у роботі, яка виконана на умовах договору підряду;

-   при явних недоліках в роботі, виконаній за договором побутового заказу [17, 424].

Приймання продукції за якістю означає, що одержувач повинен контролювати якість продукції починаючи з якості тари, в якій вона доставлена. Залежно від того, хто доставляє продукцію, необхідно проконтролювати умови доставки й цілість вантажу при перевезенні. Якщо при прийманні продукції виявлено, що вона не відповідає вимогам стандартів або тара, в якій знаходиться продукція, має пошкодження, одержувачу слід призупинити приймання, скласти акт на продукцію, оглянуту та прийняту, зазначити у ньому які саме дефекти виявлено, і запросити для приймання представника постачальника. Якщо за викликом одержувача представник постачальника не з’явився, то перевірка якості продукції проводиться експертом бюро товарних експертиз або представником відповідної інспекції за якістю.

У день закінчення приймання продукції складається акт про фактичну якість продукції, що підписується всіма особами, які брали участь у перевірці якості і комплектності продукції. Вимоги до змісту даного акта наведені у п. 29 Інструкції № П-7 [7].

Бухгалтерський облік розрахунків за претензіями ведеться на субрахунку 374 “Розрахунки за претензіями”. Згідно з Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств та організацій, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 р. № 291, на субрахунку 374 “Розрахунки за претензіями” ведеться облік розрахунків за претензіями, пред’явлених постачальникам, підрядникам, транспортним та іншим організаціям, а також за пред’явленими їм і визнаними штрафами, пенею і неустойками. На підприємстві за необхідності можна організувати аналітичний облік пред’явлених претензій у розрізі постачальників, а також за датами виникнення і погашення заборгованості з метою своєчасного відображення таких розрахунків у синтетичному обліку. За кожною претензією слід постійно контролювати стан її досудового врегулювання з постачальником і строк закінчення позовної давності.

В   бухгалтерському   обліку  виставлення   та  задоволення   претензії  буде відображатись так:

Таблиця 3.5

На підставі вищевикладеного можна зазначити:

1) своєчасне і правильне документальне оформлення результатів приймання продукції за кількістю і якістю дозволить одержати достатні докази, необхідні для задоволення законних вимог підприємства. Одержані у результаті правильно організованого приймання товару докази також послужать запорукою вирішення спору на користь підприємства, якщо справа дійде до її винесення на розгляд у господарському суді;

2) правильна організація претензійно-позовної роботи і своєчасне відображення її результатів в обліку є запорукою стабільної та ефективної роботи підприємства.

Не менш важливим в діяльності підприємства є здійснення розрахунків за відшкодуванням завданих збитків. Вони ведуть розрахунки зі своїми працівниками з відшкодування матеріальних збитків, завданих ними в результаті недостач і розкрадань грошових і товарно-матеріальних цінностей, виявлених втрат від псування майна і матеріалів, допущенного браку, а також інших видів шкоди.

Збитки – це виражена в грошовій формі шкода, завдана одній особі протиправними діями іншої. Збиток, завданий підприємству, належить до відшкодування особою, яка завдана збиток, в повному обсязі, за винятком випадків, передбачених законодавством [13, 292].

Економічна сутність відшкодуванні збитків полягає не в тому, що винна особа компенсує підприємству облікову вартість, наприклад, викраденого активу, а в тому, то вона покривіє витрати на його повне оновлення. Тому, при розрахунку суми відшкодування збитку, нанесеного умисними діями, використовують коефіцієнт кратності, при цьому розмір збитків може у кілька разів перевищувати розмір прямої дійсної шкоди.

Для обліку розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків у результаті недостач та розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено призначено рахунок 375 «Розрахунки за відшкодування завданих збитків».

Покриття працівниками шкоди у розмірі, що не  перевищує місячного заробітку, відбувається за розпорядженням власника як уповноваженої ним особи, а в інших випадках – шляхом подання власником позову до районного (міського) суду. Тому підставою запису сум по дебету рахунку 357 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» буде наказ керівника або відповідне рішення суду, а їх списання з кредиту – документи, що підтверджують погашення заборгованості (ПКО, виписка банку тощо) або утримання сум із заробітної плати (розрахунково-платіжна відомість, платіжна-відомість тощо).

Аналітичний облік по рахунку ведеться за кожною винною особою [6, 395].

Недостачі і витрати можуть бути в межах норм природних втрат (які визначаються чинним законодавством за окремими видами цінностей) і наднормативні.