Облік та документальне оформлення розрахунків з різними дебіторами на ПП "Л.П.С." за І півріччя 2008-2009 років

На субрахунку 372 “Розрахунки з підзвітними особами” ведеться облік розрахунків з підзвітними особами. Сальдо субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо – в складі оборотних активів, кредитове сальдо – в складі зобов’язань балансу підприємства.

На субрахунку 373 “Розрахунки за нарахованими доходами” ведеться облік нарахованих дивідендів, відсотків, роялті тощо, які підлягають отриманню.

На субрахунку 374 “Розрахунки за претензіями” ведеться облік розрахунків за претензіями, які пред’явлені постачальникам, підрядникам, транспортним та іншим організаціям, а також за пред’явленими їм та визнаними штрафами, пенею, неустойками.

На субрахунку 375 “Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків” ведеться облік розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків у результаті нестач і втрат від псування цінностей, нестач та розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено.

На субрахунку 376 “Розрахунки за позиками членам кредитних спілок” ведеться облік розрахунків за позиками членам кредитних спілок у кредитних спілках.

На субрахунку 377 “Розрахунки з іншими дебіторами” ведеться облік розрахунків за іншими операціями, облік яких не відображається на інших субрахунках рахунку 37 “Розрахунки з різними дебіторами”, зокрема розрахунки за операціями, пов'язаними із здійсненням спільної діяльності (без створення юридичної особи), усі види розрахунків з працівниками (крім розрахунків з оплати праці та з підзвітними особами), інші розрахунки [9, 26].

Аналітичний облік ведеться за кожним дебітором, за видами заборгованості, термінами її виникнення й погашення.

Тож можна сказати, що дебіторська заборгованість є одним з найважливіших елементів бухгалтерського обліку, без якого складно здійснювати підприємницьку діяльність.

3.Теоретичні аспекти обліку та документального оформлення розрахунків з різними дебіторами

3.1.Розрахунки з підзвітними особами та за виданими авансами

У ряді випадків підприємства під поставку матеріальних цінностей або під виконання робіт (послуг), а також при оплаті продукції і робіт, прийнятих від замовників за частковою готовністю, можуть видавати аванси.

Аванс є грошовою сумою або іншою майновою цінністю, яка передається в рахунок виконання договірного зобов’язання. Це повний або частковий платіж. Здійснюючи авансовий платіж, покупець фінансує продаж за деякий час до надходження товару.

Для обліку розрахунків за виданими авансами під поставку матеріальних цінностей (виконання робіт, надання послуг), а також з оплати продукції та робіт, прийнятих замовником за частковою готовністю, передбачено рахунок 371 «Розрахунки за авансами виданими».

Авансові платежі постачальникам та іншим підприємствам оформлюють платіжними дорученнями, в яких міститься посилання на укладений договір. Підтвердженням проведених платежів є виписка банку. Зарахування оформлюється розрахунком (довідкою) бухгалтерії .

Аналітичний облік за рахунком 371 «Розрахунки за авансами виданими» ведеться в розрізі окремих одержувачів грошових коштів у вигляді авансових платежів (за кожним дебітором).

Отже в процесі господарської діяльності у підприємства виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам підприємства під звіт на господарські витрати і службові відрядження. В цьому випадку виникають розрахункові відносини з підзвітними особами.

Підзвітними особами є працівники підприємства, яким в обмежених розмірах видаються аванси на деякі операційно-господарські витрати, які не можуть бути здійснені безготівковими розрахунками, а також на відрядження.

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформляють таким бухгалтерськими записами, наведеними в табл. 3.1

Таблиця 3.1

Типові проведення з обліку розрахунків з підзвітними особами

На підприємстві повинен бути складений і затверджений наказом керівника список осіб, які мають право одержувати гроші в підзвіт на господарські потреби.

Підзвітні суми - це суми, видані авансом штатним працівникам підприємства на певні строки та на певні цілі, на проведення витрат, які неможливо здійснити через безготівкові розрахунки.

Підзвітні суми на підприємстві видаються на такі цілі:

-                    на господарські потреби;

-                    на службові відрядження;

-                    на закупівлю сільськогосподарської продукції.

Готівка на відрядження або під звіт працівникам підприємства видається на підставі їх письмової заяви за дозволом керівника в разі відсутності заборгованості працівника за раніш отримані аванси [7, 285].

Для обліку розрахунків з підзвітними особами призначено рахунок 372 "Розрахунки з підзвітними особами". По дебету рахунку в кореспонденції з рахунками грошових коштів відображається видача коштів підзвітній особі, по кредиту - списання затверджених сум на відповідні рахунки. Сальдо може бути як дебетовим, так і кредитовим.

Аналітичний облік ведеться за кожною підзвітною особою [9, 32].

Особи, які одержали готівку під звіт, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства звіт про витрачені (або з якихось причин частково чи повністю витрачені) суми не пізніше:

■    10 робочих днів з дня видання готівки під звіт - на купівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини і металобрухту;

■    наступного робочого дня після видання її під звіт - на всі інші виробничі (господарські) потреби.

Якщо з каси підприємства його працівнику одночасно видана готівка на відрядження та кошти під звіт для розв’язання у цьому відрядженні виробничих чи господарських питань (у тому числі і для закупівлі сільськогосподарської продукції), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна подати до бухгалтерії підприємства одночасно звіт про суму, що була їй видана для розв'язання виробничих (господарських) питань, та авансовий звіт про витрачені кошти безпосередньо на відрядження [6, 366].             

- відображено витрати на відрядження робітниками апарату управління цехами, дільницями Д-т 91 К-т 372                           

- відображено витрати на відрядження адміністративно-управлінського персоналу              Д-т 92 К-т 372

- витрати на відрядження робітників відділу збуту Д-т 93 К-т 372                           

- утримано з заробітної плати суми, що не були повернені своєчасно підзвітною особою Д-т 661 К-т 372                           

- здійснено відшкодування надмірно витрачених грошових коштів підзвітній особі Д-т 372 К-т 30             

- перерахована постачальнику передплата за продукцію, товар, роботи та послуги Д-т 371 К-т 31             

- виконано взаємозалік заборгованостей з постачальником Д-т 63 К-т 371             

При поверненні в касу суми невикористаних коштів в бухгалтерському

обліку буде здійснено записи, наведені в таблиці 3.2.

Таблиця 3.2 Відображення в бухгалтерському обліку операцій з придбання підзвітною особою МШП

Розрахунки з підзвітними особами за службовими відрядженнями здійснюються відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59 (далі Інструкція № 59) та постанови Кабінету Міністрів України від 23.04.1999 р. № 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" (далі Постанова № 663).

Службове відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний термін до іншого населеного пункту для виконання службового доручення не за місцем його постійної роботи.

Суму авансу на відрядження, що видається підзвіт, визначають на підставі попереднього розрахунку. При цьому аванс на закордонне відрядження повинен видаватися у валюті тієї країни, до якої працівник відряджається, або у вільноконвертованій валюті в розмірах, зумовлених реальними потребами в країні перебування з дотриманням вимог НБУ щодо вивезення іноземної валюти за кордон.

Направлення працівників підприємства у відрядження здійснюється керівником підприємства з оформленням наказу, в якому зазначається: пункт призначення, назва підприємства або організації, куди відряджається працівник, термін й мета відрядження.

Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому посвідчення про відрядження.

Посвідчення про відрядження – документ, який видається працівнику підприємства на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи.

На підприємстві необхідно вести спеціальні журнали обліку працівників, які вибувають у відрядження, і працівників, прибувають з відрядження.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість,

звідки   працівник   має   змогу   щоденно   повертатися   до   місця   постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

Якщо  відсутні  відмітки  в  посвідченні  про відрядження,  то добові  не

виплачуються.   

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу, окрім таксі, з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття із відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї години і пізніше - наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.