Облік та документальне оформлення розрахунків з різними дебіторами на ПП "Л.П.С." за І півріччя 2008-2009 років

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюються такі умови робочого часу:

■     режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений;

■     замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються;

■     якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то, відповідно до статей 72 та 107 Кодексу законів про працю, такому працівнику надається інший день відпочинку або здійснюється оплата в подвійному розмірі таким чином:

1         працівникам з відрядною оплатою праці - за подвійними відрядними розцінками;

2         працівникам, праця яких оплачується за годинними або денними ставками, - у розмірі подвійної годинної або денної ставки;

3         працівникам, які одержують місячний оклад - у розмірі одинарної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота у святковий і неробочий день проводилася у межах місячної норми робочого часу, і в розмірі подвійної годинної або денної ставки понад оклад, якщо робота проводилась понад місячну норму:

■    якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку;

■    якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі. Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.

Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат.

Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів. Термін відрядження працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для здійснення монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, не повинен перевищувати одного року.

Підприємства, що направляють працівників у відрядження за кордон, зобов'язані забезпечити їх коштами в національній валюті країни, куди відряджаються працівники, або у вільно конвертованій валюті як аванс на поточні витрати у розмірах згідно з установленими нормами та з урахуванням положень підпункту 5.4.8 пункту 5.4 статті 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств".

Відповідно до постанови Правління Національного банку України від 26.03.98 № 119 "Про затвердження Правил використання готівкової іноземної валюти на території України" для отримання іноземної валюти готівкою з поточного рахунку, а також для придбання у банку дорожніх чеків у вільно конвертованій валюті на відрядження за кордон до уповноваженого банку подається заявка юридичної особи, в якій зазначаються:

■     номер і дата наказу (розпорядження);

■     прізвище, ім'я по батькові осіб, які виїжджають за кордон;

■     термін перебування за кордоном;

■     розрахунок передбачених витрат.

Також подається доручення на отримання коштів на відрядження у касі уповноваженого банку.

Документи, що надаються для виплати іноземної валюти на відрядження за кордон, залишаються в уповноваженому банку.

Для забезпечення транспортних витрат за кордоном під час відрядження

видача готівки здійснюється у сумі до 1000 доларів США на одного працівника.

За наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат за час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються витрати на:

■    проїзд (включаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними речами в поїздах, оплату аеропортних зборів, перевезення багажу) як до місця відрядження й назад, так і за місцем відрядження;

■    оплату рахунків за проживання в готелях (мотелях) або наймання інших житлових приміщень, а також включених до таких рахунків витрат на харчування та побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, білизни, взуття), за користування холодильником, телевізором (крім каналів, за які встановлено окрему плату), кондиціонером;

■    оплату телефонних рахунків;

■    оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), на комісійні (в разі обміну валютних коштів), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування в місці відрядження, включаючи будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.

За кожен день перебування у відрядженні працівникові виплачуються добові відповідно до Постанови № 663 в розмірі 280 грн.

Виїзд у відрядження за кордон і повернення в Україну в один і той самий день вважається одним днем відрядження.

З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, не залежних від працівника) за наявності підтвердних документів в оригіналі. При цьому загальний термін відрядження не може перевищувати 60 календарних днів.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, то він повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс.

У разі неповернення працівником залишку коштів у відповідний термін

відповідна сума стягується з нього підприємством у встановленому чинним законодавством порядку.

В табл. 3.3 і 3.4 подана кореспонденція рахунків з обліку відрядження за кордон.

Таблиця 3.3

Кореспонденція рахунків з обліку відрядження закордон з видачею авансу

Якщо аванс працівнику не видавався, то ці операції в бухгалтерському обліку будуть відображатися так:

Таблиця 3.4

Кореспонденція рахунків з обліку відрядження за кордон без видачі авансу

Працівники, які одержали готівку в підзвіт, зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про витрачені суми, до якого повинні бути додані всі виправдовуючі документи.

Авансовий звіт – документ типової форми, що подається підзвітними особами, в якому зазначаються отримані в підзвіт суми, фактично здійснені витрати, залишок підзвітних сум, або їх перевитрачання.

Обов'язковим реквізитом авансового звіту є резолюція керівника підприємства або уповноваженої ним особи про затвердження вказаної суми витрат і його підпис.

Бухгалтер опрацьовує авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, які відповідають призначенню авансу.

Після складання авансового звіту визначається різниця між сумою отриманого авансу та фактичними витратами. Якщо працівник здійснив перевитрату авансової суми, то кошти повинні бути відшкодовані йому з каси підприємства без його заяви. Винятки складають випадки, коли перевитрати були здійснені на цілі, не передбачені наказом. У такому випадку можливі наступні варіанти:

-  суму перевитрат відшкодовують за рішенням керівника з наступним приєднанням цієї суми до сукупного оподатковуваного доходу працівника;

- суму перевитрат за авансовим звітом не відшкодовують і на авансовому звіті пишуть тільки суму, затверджену керівником.

Видані під звіт суми повинні витрачатися тільки за призначенням. Передача їх однією особою іншій забороняється. Видача готівки під звіт проводиться за умови повного від звітування конкретної підзвітної особи за раніше виданий їй аванс. Залишок коштів понад суму, використану згідно з авансовим звітом, підлягає поверненню працівником до каси підприємства.

Якщо підзвітна особа не надала звіт та необхідні виправдовуючі документи у встановлені строки або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість із нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством. До того ж, без подачі та підтвердження авансового звіту за попереднє відрядження, працівник не може отримати гроші з каси підприємства за наступне.

Отже на підприємстві необхідно вести спеціальні журнали обліку працівників, які вибувають у відрядження, і працівників, прибувають з відрядження. Видані під звіт суми повинні витрачатися тільки за призначенням. Видача грошей працівнику на відрядження або на господарські потреби проводиться в касі підприємства згідно з видатковим касовим ордером, а повернення невикористаних коштів працівником оформляється прибутковим касовим ордером.