Облік розрахунків з дебіторами

p style="text-align:justify">2.3. Облік розрахунків з підзвітними особами

Для здійснення окремих господарських операцій, які неможливо оплатити через касу підприємства або через поточний рахунок у банку, підприємство видає працівникам готівкові кошти під звіт.

Підзвітні особи — це працівники даного підприємства, які отримали грошові кошти в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства. До таких операцій належать витрати, пов’язані з відрядженням, витрати на придбання інвентарю, незначних партій матеріалів (товарів), витрати на оплату транспортних послуг тощо.

На підприємстві має бути затверджений наказом керівника список підзвітних осіб, яким дозволено придбання за готівку товарно-матеріальних цінностей чи проведення розрахунків за роботи і послуги. При цьому треба мати на увазі, що такі операції можна здійснювати лише за відсутності податкової заборгованості [8, c.403-406].

Особи, які одержали готівку під звіт (у т.ч. на відрядження у межах України), зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства або централізованої бухгалтерії звіт про витрачені суми. Готівка, що видана під звіт, але з якихось причин не витрачена (частково або в повній сумі), має бути повернена до каси підприємства одночасно з авансовим звітом не пізніше наступного робочого дня після видачі її під звіт (за відрядженням — не пізніше 3 робочих днів після повернення з відрядження, на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини — не пізніше 10 робочих днів з дня видачі її під звіт).

Авансові звіти перевіряє бухгалтер як щодо правильності оформлення документів, так і суті (ефективність, потреба у витратах та їх відповідність призначеному авансу, чи здано на склад куплені матеріли, продукти тощо) і

подає їх на затвердження керівникові підприємства. Якщо підзвітна особа не подає в установлений термін звіту або не повертає до каси підзвітних сум, підприємство має право утримати з належної працівникові заробітної плати суму заборгованості за виданими авансами.

Службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк для виконання службового доручення (завдання) поза місцем постійної роботи цього працівника.

При вибутті працівників у службові відрядження його мету і термін вказують у наказі. На основі нього виписують посвідку про відрядження. Особа, яка перебуває у відрядженні, має подати її для позначення дати прибуття в пункт призначення та вибуття з нього. Ці дати потім звіряють із проїзними квитками, враховуючи тривалість переїздів. На основі наказу про відрядження підзвітним особам для покриття витрат на проїзд, проживання тощо видають аванс з урахуванням вартості проїзду, нічлігу, добових [7, c.406-409].

  Службові відрядження регламентуються постановою Кабінету Мі-ністрів України від 02.02.2011, № 98 “Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю а бо частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів”; Інструкцією про службові відрядження в межах України і за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59 зі змінами, внесеними Наказом Мінфіну 17.03.2011 № 362; Наказом ДПАУ від 23.12.2010 № 996 “Про затвердження форми звіту про використання коштів, виданих під звіт та Порядку його складання.

З 01.04.2011р. Відбулися суттєві зміни в регулюванні та оплаті службових відряджень в межах України та за кордон:

1) Втратила чинність Постанова КМ України від  23.04.1994, № 663 “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон”;

2) Норми добових регулюються для всіх підприємств, крім підприємств, установ та організацій, які повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів, підпунктом 140.1.7. ПКУ. До складу витрат на відрядження відносяться витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, в розрахунку на добу.

3) Постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 73 “Про граничні норми добових витрат для відрядження  членів екіпажів, суден, інших транспортних засобів та суми, що спрямовуються на їх харчування замість добових витрат” окремо визначені граничні норми добових витрат для відрядження членів екіпажів, суден та інших транспортних засобів або суми, що спрямовуються на харчування таких членів екіпажів замість добових, якщо такі судна:

–                     провадять комерційну, промислову, науково-пошукову чи риболовецьку діяльність за межами територіальних вод України;

–                     виконують міжнародні рейси для провадження навігаційної діяльності чи перевезення пасажирів або вантажів за плату за межами повітряного або митного кордону України;

–                     використовуються для проведення аварійно-рятувальних робіт за межами митного кордону або територіальних вод України.

4) Суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або часткового утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначені ПКУ від 02.02.2011р. № 98.

5) Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена Наказом Мінфіну України № 59 від 13.03.98р. Викладена в редакції Наказу Мінфіну України № 362 від 17.03.2011р.

6) Скасований Наказ ДПАУ № 260 від 28.08.1997р. “Про затвердження форми посвідчення про відрядження”. Підставою виплати добових є наказ по підприємству чи відмітки в закордонному паспорті.

   У відповідності до ст.121 КзпП працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовим відрядженням. Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлених законодавством.

    За відрядженими працівниками зберігаються протягом усього часу відрядження місце роботи (посада).

    Визначення днів відрядження для виплати добових здійснюється з урахуванням дня вибуття і дня прибуття до місця постійної роботи, які зараховуються як 2 дні. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження, засвідченими печаткою. За відсутності у посвідченні відмітки про відрядження добові не виплачуються.

   Витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із таким платником податку або є членами керівних органів платника податку, в межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження , оплату вартості проживання у готелях, а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги, на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані  з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, комісійні у разі обміну валюти (при закордонних відрядженнях).

      Понад встановлені норми компенсації витрат відшкодовуються також витрати на оплату ПДВ за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та наймання житлових приміщень відповідно до підтверджувальних документів в оригіналі. Відшкодовуються також витрати на службові телефонні розмови у розмірах, погоджених з керівником підприємства.

 

Сума добових визначається в разі відрядження:

1) у межах України та країн, в'їзд  громадян України на територію  яких не потребує наявності візи (дозволу на  в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

2) до країн,  в'їзд громадян на територію яких здійснюється за наявності візи, - згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи  Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його заміняє.

     За відсутності зазначених документів, наказу або відміток уповноваженої особи Державної прикордонної служби України в паспорті або документі, що його заміняє сума добових не включається до складу витрат платника податку. У таблиці 1 наведені граничні норми добових витрат 3 01.04.2011р відповідно до пп..140.1.7. ПКУ

Таблиця 1. Граничні норми добових витрат з 01.04.2011р.

Витрати	У межах України		За кордон
	розмір	сума	розмір	сума
Витрати, не під - тверджені докумен- тально, на харчува-ння та фінансува-ння інших власних потреб фізичної особи (добові вит-рати)	0,2 розміру МЗП, що діяв на 1 січня звітного податко-вого року, в розра-хунку на добу	188, 20 грн	0,75 розміру МЗП, що діяв на 1 січня звітного податково- го року, в розраху-нку на добу	705,75 грн

   
              При відрядженні на один день у таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатись до місця постійного проживання, добові відшкодовуються за повну добу.

     Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета поїздки, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням надається його копія з перекладом) і кошторис витрат. Строк
відрядження не може перевищувати 60 календарних днів. Підприємства, які направляють працівників у зарубіжну поїздку, забезпечують їх грошовими коштами в національній валюті країни, в яку відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті (доларах США) у вигляді авансу на поточні потреби у розмірах, обумовлених реальними потребами в країні перебування у відрядженні відповідно до встановлених норм. Перерахунок норм, встановлених у гривнях, у долари США здійснюється за прогнозним офіційним обмінним курсом на поточний рік національної валюти України до долара США або в національну валюту країни, до якої направляється у відрядження працівник. Копія наказу про відрядження за кордон, заявка на покупку готівкової валюти та розрахунок суми валюти, потрібної для виплати авансу на відрядження, подаються уповноваженому банку, який обслуговує підприємство. На підставі поданих документів банк повинен продати підприємству зазначену суму валюти з оплатою по безготівковому розрахунку [3].

    Згідно Постанови 637 видача відповідній особі готівкових коштів  під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми. Звітування за одержані під звіт готівкові кошти здійснюється відповідно до законодавства України.

             У відповідності до Наказу 996 звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження. Якщо під час службового відрядження платник податку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення  відрядження. Відрядженій особі, який застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання Звіту не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може продовжити такий строк до 20 банківських днів.

  Якщо платник податку не повертає суму надміру використаних коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк, то така сума підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб відповідно до 167.1 ПКУ за рахунок будь-якого оподаткованого доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми доходу — за рахунок оподаткованих доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.