Облік основних засобів бюджетних організацій

В ході проведеної інвентаризації станом на 01.11.08 р. у Миколаївської ЛСЕС нестач і надлишеів не виявлено, але  взагалі  в ході інвентаризації можуть бути виявлені відсутні і/чи зайві (невраховані) основні засоби. У цьому випадку комісія фіксує факти виявлених нестач чи надлишків у протоколі і вимагає від матеріально відповідальної особи письмово пояснити причини їхнього виникнення.

Коли надлишки виявлені, необхідно з'ясувати, за чиїм наказом  вони були придбані чи споруджені і  за рахунок яких джерел це фінансувалося. Далі надлишки основних засобів варто оприбуткувати і зарахувати відповідно на збільшення доходів по спеціальному фонду незалежно від причин, що їх породили. Таке зарахування здійснюється по первісній вартості, а у випадку неможливості її встановлення - по справедливій вартості основних засобів, визначеної на дату виявлення надлишків. Знос визначається експертним шляхом з обліком їхнього технічного стану.

В звязку з відсутністю  в ході проведення інвентаризації Миколаївською  ЛСЕС станом на 01.11.08 р.  надлишків, в якості приклада виявлення надлишків розглянемо підсумки інвентаризації минулого року. При проведенні цієї інвентаризації були виявлені надлишки основних засобів, котрі в свій час помилково не були оприбутковані на відповідному субрахунку, а саме: інвентаризаційною комісією віявлен установлений бойлер, котрий не відображено у обліку. Із розяснення відповідальних осіб – что виконувались роботи по заміні бойлера в бактеріологічні лабораторії, після чого бухгалтер старий бойлер списал, а новий не оприбуткував. При цьому усі видатки, які звязані з операцією, були списані на фактичні видатки Миколаївської ЛСЕС без збільшння необоротних активів.

Вартість бойлера (1500 грн.) з'ясували по документам на його придбання. Таким чином, на підставі проведеного аналізу комісія зробила висновок, що розбіжності  свідчать тільки про помилку в бухгалтерському обліку, суть якої несвоєчасне оприбуткування основного засобу. Це розбіжність не можна вважати надлишками, тому оприбуткувати з одночасним віднесення на доходи спеціального фонду не потрібно, адже той рік були отримані засоби на закупівлю бойлера й здійснені відповідні витрати. Оскільки бойлер був придбаний у січні минулому році, варто нарахувати його зношування.

При виявленні надлишку, як несвоэчасно оприбуткованого  виконуються наступні проводки (таблиця 3.3.1).

 

Таблиця 3.3.1. - Відображення в бухгалтерському облікі оприбуткування  бойлеру, який виявлено в ході інвентаризації як несвоєчасно оприбуткований.

 

№	Зміст операції	Кореспонденція рахунків		Сума
		Дт	Кт
1.	Оприбутковано бойлер, який виявлено під час інвентаризації	104	401	1500
2.	Нараховано знос на основний засіб.	131	401	375

 

Також під час цієї інвентаризації було виявлено пересувний кондиціонер, що не значився на обліку. З отриманих роз’яснень комісія зробила висновок, що зазначена цінність була принесена в Миколаївську ЛСЕС рабоником, що на дату інвентаризації вже звільнився. Договір відповідального зберігання з ним не укладався.

 

Такі цінності розглядаються, як звичайні надлишки й оприбутковуються, а їхня вартість відбивається в доходах спеціального фонду. Комісія оцінила знайдений предмет за вартістю аналогічного виду матеріальні цінності в частковості пересувний кондиціонер на суму 1100 грн. На підставі висновку комісії й рішення головного лікаря Миколаївської ЛСЕС склали "Довідку про надходження в натуральній формі", що подали в ГУДКУ Миколаївської області. Дані про такі операції вносяться у форму № 4-1д, 4-1-м  у графи 4 "Затверджено кошторисом на рік", 9 "Надійшло засобів", 10 "Касові витрати" у сумі, на якій оцінили надлишки. При виявленні звичайного надлишку,  виконуються наступні проводки (таблиця 3.3.2).

 

 

Таблица. 3.3.2. - Відображення в бухгалтерському облікі оприбуткування  пересувного кондиціонена, який виявлено в ході інвентаризації як звичайний надлишок.

№	Зміст операції	Кореспонденція рахунків		Сума
		Дт	Кт
1.	Оприбутковано пересувний кандиціонер, який виявлено під час  інвентаризації.	104	675	1100
2.	Віднесено на фонди в  необоротних авктивах.	811	401	1100

 

Якщо виявлена нестача основних засобів, інвентаризаційна комісія приймає наступне рішення: установити обличчя, винне в цьому, і відшкодувати нанесений їм збиток.

При проведенні інвентаризації основних засобів  Миколаївської  ЛСЕС станом на 01.011.07 року було виявлено недостачу холодильника "Донбас" (1 шт., інвентарний № 10600034, група 2 основних фондів). Первісна вартість у бухгалтерському обліку 1440 грн., знос - 432 грн., залишкова вартість  1008 грн.  Недостача віднесена на матеріально відповідальну особу.

Збиток від недостачі визначається відповідно до  Закону від 06.06.95 р. № 217/95-ВР "Про визначення розміру збитків, нанесених підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металов, дорогоцінних каменів або валютних цінностей" і Порядком визначення розмірів збитків  затвердженим постановою КМУ від 22.01.95 р. № 116 (далі - Порядок № 116), по формулі, наведеної в п.2 Порядку № 116.

Р_з = [ (Б_в – А) х Іінф + ПДВ +Азб ] х 2

де,   Р_з - розмір збитків;

Б_в – балансова вартість на момент установлення факту розкрадання, недостачі, знищення (псування) майна в грн. (оскільки на дату твердження порядку № 116 балансовою вартістю вважалася первісна вартість, то при вирахуванні збитків даний показник дорівнює первісної вартості основного засобу, недостача якого встановлена); 

А – знос, но не менш 50% від балансової вартості на момент установлення  такого факту;

Іінф – загальний індекс інфляції, обумовлений шляхом перемножування між собою щомісячного певних Держкомстатом індексів інфляції за період з місяця, на який доводиться оприбуткування основного засобу, по місяць, на який доводиться установка нестачі основного засобу;

ПДВ – розмір налога на додаткову вартість, грн. обчислювальний по ставці 20% до первісної вартості основного засобу, по якому встановлена недостача, незалежно від того, є бюджетна установа платником ПДВ чи ні (якщо операції по поставці таких основних засобів не обкладають ПДВ або є пільговими, то показник ПДВ у формулі буде дорівнює "0";

Азб – розмір акцизного збору, грн. обчислювальний по ставці акцизного збору до первісної вартості основного засобу з урахуванням ПДВ, за умови, що на такі основні засоби встановлений акцизний збір;

2 – загальний підвищувальний  коєфіцієнт.

Визначимо суму збитку Миколаївської ЛСЕС від недостачі холодильника "Донбас" по вищевказаній формулі  (таблиця 3.3.3).

 

Таблиця 3.3.3. – Розрахунок визначення суми збитку.

 

Холодильник «Донбас»
Дата оприбуткування	20.10.07 р.
Дата установки нестачі	04.09.08 р.
Період, за який обчислюється індекс інфляції	З листопада 2006 р. по серпень 2007 р. (включно)
Загальний індекс інфляції	1,198 (1,022 х 1,021 х 1,029 х  1,027 х 1,038 х 1,031 х 1,013 х 1,008 х  0,0995 х 0,999)
Первоначальна вартість на момент установлення факту нестачі, грн.	1440
Знос, грн.	432
Розмір ПДВ, грн.	288 (1440 х 20%)
Розмір акцизного збору, грн.	-
Підвищувальний коэфициент	2
Сума збитку	2991,17 [ (1440 – 432) х 1,198 +288]х 2

 

За рахунок засобів, взисканих з винних осіб, відшкодовуються збитки, нанесені бюджетній установі ( Миколаївській ЛСЕС- 1440 грн.), а залишок засобів перераховується в Державний бюджет України – 1551,17 грн.) [п.10 Порядку № 116]. Суми відшкодованих збитків зараховуються бюджетному закладу в доходи спеціального фонду, як власні надходження від реалізації майна й використаються їм відповідно до  Переліку груп власних надходжень бюджетних закладів, затвердженим постановою КМУ від 17.05.02 р. № 659.

Для обліку розрахунків  про відшкодування заподіяного  збитку застосовується субрахунок 363. Відбиваються такі розрахунки в меморіальних ордерах № 1-2, 8-10,12,13 або в меморильном ордері форми № 274 (бюджет) [п.6.23. Інструкції, затвердженої наказом Державного казначейства України від 26.12.03 р. № 242].

Приклад:

• Балансова вартість холодильника «Дондас» - 1440,00 грн.
• Нарахований знос – 432,00 грн.
• Сума збитків за рахунок винної особи – 2991,17 грн.

При виявленні нестачі  холодильника «Донбас» в Миколаївській  ЛСЕС, по якій виявлена винувата особа,  виконуються наступні проводки (таблиця 3.3.4).

Таблиця 3.3.4. — Відображення в бухгалтерському обліку виявлення нестачі по якій виявлена винувата особа.

№	Зміст операції	Кореспонденція рахунків		Сума
		Дт	Кт
1.	Списано холодильник  «Донбас», який є в нестачі	401	106	1440
2.	Сума зносу	131	401	432
3.	Віднесені на рахунок винної особи суму нестачі:
	- в частинів відшкодування збитку закладу;	363	811	1440
	- в часті,  підлягаючому перерахуванню до бюджету;	363	642	1551,17
4.	Надходження грошових коштів від винної особи в погашення  збитків;	323	363	2991,17
5.	Перераховані кошти  до бюджету;	642	323	1551,17

 

Таким чином онієї з основних завдань бухгалтерського обліку основних засобів у бюджетній організації  є контроль за схоронністю й ефективним використанням кожного об'єкта. Найефективнішою  формою контролю забезпечення схоронності основних засобів є періодично проведені їхні інвентаризації. Інвентаризація основних засобів є основним методом фактичного контролю за їхньою схоронністю, проводяться один раз у рік за станом на 1 жовтня й оформляються інвентаризаційним описом, оформленої відповідно до  вимог чинного законодавства.

До всіх виявлених розбіжностей необхідно підходити виважено, обективно, беручи до уваги всі операції, пов'язані з виникненням надлишків або недостач, щоб правильно їх відображати в бухгалтерському обліку й уникнути подібних помилок при наступних інвентаризаціях.

Організація обліку основних засобів у розглянутій установі відповідає чинному законодавству, сприяє схоронності цінностей, за результатами проведеної інвентаризації розбіжностей між фактичною наявністю основних засобів і даними бухгалтерського обліку не встановлений.

 

3.4. Облік вибуття основних засобів

У процесі господарської діяльності Миколаївської ЛСЕС, як і взагалі  бюджетних установ, основні засоби поступово зношуються як фізично, так і морально. Тому з тих чи інших причин вони можуть вибувати.

З  метою  встановлення єдиних  вимог до порядку списання матеріальних цінностей з балансу установ,  основна діяльність яких здійснюється за  рахунок  коштів державного бюджету  наказом Державного казначейства України та Міністерства економіки України № 142/181 від 10.08.2001 р. затверджена Типова інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, яка зареєстрована в Міністерстві юстиції України 5 вересня 2001 р. за № 787/5978 (далі Інструкція № 181).

Списанню підлягають основні засоби як такі, що:

     а) непридатні  для подальшого використання;

     б) виявлені  в результаті інвентаризації  як недостача;

     в) морально  застарілі;

     г) фізично зношені;

     ґ) пошкоджені  внаслідок аварії чи стихійного  лиха (за  умови,  
що  відновлення  їх є неможливим або економічно недоцільним і вони  
не можуть бути реалізовані [ пункт 3 Інструкції № 181].

     Крім того,   підлягають   списанню   будівлі,   споруди,   що  підлягають знесенню у зв'язку з  будівництвом  нових  об'єктів  та  
такі,  що  зруйновані  внаслідок  атмосферного  впливу і тривалого  
використання