Облік основних засобів бюджетних організацій

Після оформлення у термін, встановлений графіком документообігу бюджетних установ, акт разом з технічною документацією, що стосується даного активу (радіометру-дозиметру), передається в бухгалтерію.

Основні засоби в Миколаївській ЛСЕС обліковуються за місцем їх зберігання (місцезнаходженням) та в бухгалтерії за інвентарними об’єктами. 
Окремим інвентарним об’єктом вважається закінчений конструктивний пристрій з усіма пристосуваннями і пристроями, що відносяться до нього, конструктивно відокремлений предмет, який призначений для виконання визначених самостійних функцій, або визначений комплекс конструктивно об’єднаних предметів, що становлять єдине ціле і разом виконують певну роботу.

Надходження основних засобів до Миколаївської ЛСЕС, з метою організації обліку і забезпечення контролю за збереженням основних засобів, супроводжується відкриттям інвентарних карток з обліку основних засобів (за винятком бібліотечних фондів) форми ОЗ-6 (бюджет) «Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах» (Додаток Д). Однорідні активи обліковуються на картках групового обліку типової форми ОЗ-9 (бюджет).

Інвентарна картка відкривається на підставі акта прийняття-передачі необоротних активів (типова форма ОЗ-1 (бюджет)), накладних, технічної та 
іншої супровідної документації. Записи в інвентарній картці 
типової форми ОЗ-6 (бюджет) робляться на підставі перевірених 
документів: актів приймання про введення в експлуатацію, технічних паспортів заводів-виробників та інших документів.

У картці зазначаються дата й номер акта введення необоротних 
активів в експлуатацію та характерні ознаки об'єктів (предметів): креслення, модель, тип, марка, заводський номер, дата випуску (виготовлення). Крім того, записується коротка індивідуальна характеристика об'єкта (предмета). Якщо в складі обладнання, приладів, обчислювальної техніки тощо є дорогоцінні метали, то в розділі "Коротка індивідуальна характеристика об'єкта" 
зазначаються перелік деталей, у складі яких є дорогоцінні метали, найменування деталі та маса металу, зазначена в паспорті. На зворотньому боці картки типової форми ОЗ-6 (бюджет) робиться запис про переміщення необоротних активів в установі [ пункт 6.11 раздул 6  Інструкції № 64].

Якщо в картку неможливо внести всі якісні й кількісні зміни характеристики об'єкта, що сталися внаслідок його реконструкції чи модернізації, її доповнюють новою. Стару інвентарну картку зберігають як довідковий документ (у ній робиться відмітка про відкриття нової картки).

Інвентарні картки зберігаються в картотеках бухгалтерії, в яких вони розміщуються за відповідними субрахунками і групами з розподілом за матеріально відповідальними особами, а в централізованих бухгалтеріях - додатково і за обслуговуваними установами.

Кожному основному засобу привоюється інвентарний номер, який має вісім знакі. Перші три знаки означають субрахунок, четвертий – підгрупу, останні чотири – порядковий номер предмета в підгрупі. У випадку, коли підгрупи немає – четвертий знак буде “0”. Інвентарний номер придбаного радіометру-дозиметру 10400046.

 Інвентарний номер  зазначається на жетоні фарбою  і прикріплюється до об’єкта  будь-яким способом. Присвоєний об’єкту інвентарний номер зберігається за ним на весь період його знаходження в установі. Після ліквідації об’єкта основного засобу в бюджетній установі протягом трьох років його інвентарний номер не можна використовувати. Зміна номерів може бути проведена в тих випадках, коли виявлено, що об’єкти помилково відображаються не в тій групі основних засобів, до якої вони повинні бути включені за своїм техніко-виробничим призначенням, а також у випадках невірної нумерації.

Типова форма № 03-10 (бюджет) "Опис інвентарних карток по обліку основних засобів" призначена для реєстрації всіх інвентарних карток основних засобів, відкритих на підприємстві. Ця форма складається в одному екземплярі і служить для контролю за наявністю карток форми № 03-6 (бюджет).

Типова форма № 03-9 "Інвентарний список основних засобів призначена для обліку ОЗ конкретної класифікаційної групи за місцем їх перебування й експлуатації, а отже, по конкретним матеріально відповідальним особам. У картку заносяться зведення про кожен об'єкт основних засобів. Форма № 03-9 виконує функції ті ж, що і форма № 03-6, і дані в цих формах повинні збігатися.

На зворотньому боці картки робиться запис про переміщення основних засобів в установі.

Інвентарні картки типових  форм ОЗ-6 (бюджет), ОЗ-9 (бюджет) реєструються в описі інвентарних карток з обліку основних засобів типової форми ОЗ-10 (бюджет), який ведеться в одному примірнику. У разі списання основних засобів зазначені вище картки після внесення до них відміток про списання здаються в архів.

Опис інвентарних карток здається в архів тоді, коли в останню інвентарну картку вноситься відмітка про списання об’єкта основних засобів. 
Строк зберігання інвентарних карток в архівах установ становить 3 роки після їх ліквідації. Інвентарна картка обліку реалізованих або ліквідованих основних засобів додається до документів (актів, накладних), якими було оформлено їх реалізацію або ліквідацію. Картка передається разом з реалізованим основним засобом.

Записи в картках  обліку основних засобів здійснюються в кількісному та сумарному виразах.

Суми податку на додану вартість, які сплачуються при  отриманні (купівлі) основних засобів, не враховуються до вартості основних засобів і відносяться на фактичні видатки за кодом економічної  класифікації видатків, що призначений  для придбання цих активів, або відносяться до податкового кредиту (якщо це передбачено чинним законодавством).

Розглянемо, в якості приклада, придбання моїм підприємством, Миколаївськой ЛСЕС, основного засобу – приладу радіометру-дозиметру:

• загальна віртість - 2292 грн.
• в т.ч. ПДВ  – 382 грн.

Облік надходження  основних засобів до Миколаївської ЛСЕС ведеться за наступною схемою, відбитої в таблиці 3.1.1

 

 

 

Таблиця .3.1.1. — Відображення в бухгалтерському обліку операцій  придбання Миколаївської ЛСЕС приладу  радіометр-дозиметр.

Зміст операції	Кореспонденція рахунків		Сума, грн.
	Дт	Кт
1	2	3	4
Придбано радіометр-дозиметр за рахунок  Котів Державного  бюджету.	675	321	2292
Списано ПДВ на видатки.	675	801	382
Оприбутковано радіометр-дозиметр.	104	675	1910
Суму радіометра-дозиметра віднесено на збільшення фонду у необоротних активах.	801	401	1910

 

Облік операцій по придбанню основних засобів ведеться  в «Накопичувальній відомості руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України» типова форма № 381 (бюджет) меморіальний ордер № 2 (Додаток Є), а оприбуткування основних засобів ведеться в «Накопичувальній відомості за розрахунками з іншими кредитовами» типова форма № 409 (бюджет) (Додаток Ж). Після  закінчення  місяця підсумки на субрахунках записуються в книгу "Журнал-головна".

Для контролю за правильністю бухгалтерських записів на рахунках синтетичного і аналітичного обліку складаються оборотні  відомості  форми  №  285 і № 326 по кожній групі  аналітичних рахунків, які об'єднані відповідним синтетичним рахунком (Додаток З).  Підсумок оборотів і залишки на  кожному аналітичному рахунку оборотних відомостей звіряються із підсумком оборотів і залишками на цих субрахунках в книзі "Журнал-головна".

Безоплатне отримання  основних засобів. Основні засоби, отримані безоплатно як гуманітарна допомога, приймаються комісією, створеною наказом керівника установи, до складу якої обов’язково входить працівник бухгалтерії та представник вищестоящої організації. Комісія складає акт, в якому зазначаються найменування, кількість і вартість отриманих матеріальних цінностей за ринковими вільними цінами на їх аналогічні види. При отриманні основних засобів, що були у користуванні, вказується відсоток їх зносу. Дані акта відображаються в бухгалтерському обліку. Одночасно проставляється інвентарний номер у встановленому порядку, про що робиться запис в акті прийнятих цінностей.

Дані про гуманітарну допомогу відображаються отримувачами в пояснювальній  записці до квартального та річного  звітів та в окремих формах річного звіту. У пояснювальній записці до квартальних та річних звітів наводяться короткі роз’яснення щодо отриманої гуманітарної допомоги.

У фінансовій звітності  про виконання кошторису первісна або переоцінна вартість об'єктів  основних засобів відбивається у формі № 1 «Блаланс» «Основні засоби» стор. 122 «Первісна вартість» (Додаток І). Рух основних коштів за звітний період (збільшення, зменшення активів) відбивається в пояснювальній записці. Всі господарські операції по руху основних засобів  у  Миколаївській ЛСЕС підтверджені первинними документами, основними регістрами аналітичного обліку є, акт приймання основних засобів, картка обліку основних засобів, накопичувальна відомість - меморіальний ордер № 9; Як відомо, саме первинні документи є основою бухгалтерського обліку як Миколаївської ЛСЕС, так і усіх підпримств взагалі. І тільки та інформація, що міститься в первинних документах, потім попадає в регістри синтетичного й аналітичного обліку і систематизується на рахунках бухгалтерського обліку. От чому правильне і своєчасне складання цих документів — це необхідна умова для впевненості бухгалтера в завтрашньому дні, у тім, що ніякі перевіряльники не зможуть висунути претензії до його роботи (а отже — і притягти до відповідальності).

 

 

3.2. Облік зносу та ремонту основних засобів

У процесі споживання основні засоби бюджетних установ, в даному випадку Миколаївської ЛСЕС, поступово втрачають свою вартість, що спричинюється не тільки їх використанням, а й впливом зовнішнього середовища, а також морального зносу. Поняття зносу основних засобів у бюджетних установах не тотожне зносу основних засобів галузей матеріального виробництва, оскільки тут не здійснюється перенесення вартості на результати праці (таким чином, на основні засоби бюджетних установ не нараховується амортизація). Вартість основних засобів бюджетних установ зникає із споживанням їх споживчої вартості.

Стан основних засобів  бюджетних установ характеризує їх знос, тобто поступове зниження первісної вартості. Знос нараховується  на основні засоби, що знаходяться на балансі бюджетних установ.

Знос не нараховується на такі необоротні активи:

• земельні ділянки та капітальні витрати на поліпшення земель;
• будинки і споруди, які є унікальними пам’ятками архітектури і мистецтва;
• обладнання, експонати, зразки, діючі та недіючі моделі, макети та інші наочні посібники, що знаходяться в кабінетах та лабораторіях і використовуються з навчальною та науковою метою;
• багаторічні насадження, що не досягли експлуатаційного віку;
• документацію з типового проектування;
• фільмофонди;
• бібліотечні фонди;
• музейні та художні цінності;
• малоцінні необоротні матеріальні активи;
• білизну, постільні речі, одяг та взуття;
• природні ресурси;
• тимчасові нетитульні споруди;
• матеріали довготривалого використання для наукових потреб;
• необоротні матеріальні активи спеціального призначення.

Знос основних засобів, не матеріальних активів та інших  необоротних матеріальних активів  ведеться на рахунку 13 “Знос необоротних активів” Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ з розподілом на субрахунки:

131 “Знос основних  засобів”;

132 “Знос інших необоротних  матеріальних активів”;

133 “Знос нематеріальних  активів”.

За кредитом рахунку 13 “Знос необоротних активів” відображається нарахування зносу на необоротні активи, за дебетом – списання зносу.    

  На субрахунку 131 “Знос основних засобів” обліковується знос будівель і споруд, передавальних пристроїв, машин та обладнання, робочої худоби, транспортних засобів, виробничого (включаючи пристрої) та господарського інвентарю, багаторічних насаджень, які досягли експлуатаційного віку.

Знос об’єктів (предметів) основних засобів Миколаївською ЛСЕС визначається в останній день грудня в гривнях без копійок за повний календарний рік (незалежно від того, в якому місяці звітного року вони придбані або побудовані), відповідно до встановлених норм [пункт 93 Інструкції № 64] .

Нарахований знос у розмірі 100 % вартості на об’єкти (предмети), які  придатні для подальшої експлуатації, не може бути підставою для їх списання. Нарахування зносу не може проводитися понад 100 % вартості основних засобів [пункт 94 Інструкції № 64] .

На основні засоби, що знаходяться на складі, нарахування зносу здійснюється в Загальному порядку, передбаченому Інструкцією № 64.

Для нарахування зносу  необоротні активи поділяються на 3 групи, за якими закріплені відповідні субрахунки [пункт 94 Інструкції № 64] .

Групу 1 складають необоротні активи, що обліковуються на субрахунках 103, 106 (підгрупа 4). Це будинки, їх структурні компоненти та передавальні пристрої, в тому числі житлові будинки та їх частини (квартири і місця загального користування).    

 Групу 2 складають  основні засоби, що обліковуються  на субрахунках 104 (крім підгруп  1, 2), автомобільний транспорт і запчастини до нього, що обліковуються на субрахунку 105, інструменти та інвентар на субрахунку 106 (крім підгрупи 4), необоротні активи субрахунку 117. Це автомобільний транспорт та вузли (запасні частини, вартість яких за одиницю становить понад 500 гривень), меблі, побутові електронні, оптичні, електромеханічні прилади та інструменти, включаючи електронно-обчислювальні машини, інші машини для автоматичної обробки інформації, інформаційні системи, телефони, мікрофони та рації, інше конторське (офісне) обладнання, устаткування та приладдя до нього, інвентарна тара.