Облік основних засобів бюджетних організацій

 Групу 3 складають  необоротні активи, що обліковуються  на субрахунках 104 (підгрупи 1, 2), 105 (крім автомобільного транспорту  і запчастин до нього), 107 (підгрупа 1), 108 (в частині багаторічних насаджень, які досягли експлуатаційного віку), 121, 122. Це будь-які інші необоротні активи, не включені до груп 1 і 2.

Норма зносу основних засобів – це процентне співвідношення суми річного зносу до первісної вартості. Норми зносу встановлюються у відсотках до первісної вартості кожної групи основних засобів на кінець звітного року:

• перша група – 5 %;
• друга група – 25 %;
• третя група – 15 %.

При відображенні в обліку необоротних активів, одержаних  та переданих безоплатно в установленому порядку, що були у використанні, обов’язково зазначається сума нарахованого зносу.

В інвентарні картки обліку основних засобів типової форми  ОЗ-6 (бюджет) та ОЗ-8 (бюджет) обов’язково  вноситься річна норма зносу у відсотках та гривнях.

Сума зносу необоротних  активів обраховується за повний календарний рік (незалежно від того, у якому місяці звітного року вони придбані або зруйновані) відповідно до норм зносу, встановлених у відсотках до первісної вартості кожної з груп необоротних активів.

Для нарахування зносу  основних засобів на моєму підприємстві вікористовуємо типову форму ОЗ-12 (бюджет) «Відомість про нарахування зносу на основні средства» (Наказ №  125/70) (Додаток К).  На загальну суму нарахованого зносу  складається меморіальний ордер № 17, данні якого заносяться в книгу «Журнал-Головна». У формі фінансової звітності № 1 «Баланс» сума нарахованого зношування основних засобів відбивається  в рядку 121 "Знос" в активі балансу (Додаток І).

Приклад:

• Первісна вартість основних засобів І групи склала – 38884,00 грн., нараховано знос в розмірі 5% на суму – 1944,20 грн.
• Петрівна вартість основних засобів ІІ групи склала – 36327,00 грн . нараховано знос в розмірі 25 % на суму – 9096,50 грн.
• Загальна сума нарахованого зносу склала – 11040,70 грн.

Таблиця 3.2.1. — Відображення в бухгалтерському обліку операцій  нарахування зносу  основних засобів по Миколаївській ЛСЕС.

 

Зміст операції	Кореспонденція рахунків		Сума, грн.
	Дт	Кт
Нараховано знос основних засобів.	401	131	11040,70

 

При вибутті основних засобів у зв’язку з їх ліквідацією або безоплатною передачею в картках визначається загальна сума зносу за час перебування предмета (об’єкта) в експлуатації, і на цю суму зменшується знос на субрахунках 131 “Знос основних засобів"

Для підтримки об’єктів основних засобів у робочому стані  здійснюється їх ремонт. Залежно від  обсягу робіт ремонти поділяються на поточні та капітальні.

При поточному ремонті  виконується заміна окремих частин, деталей, ліквідуються ушкодження і т.п.

Капітальний ремонт передбачає заміну конструкцій споруд і будівель, а також заміну чи поновлення зношених вузлів. Капітальний ремонт може проводитись:

• підрядним способом (тобто із залученням до ремонту спеціалізованих підрядних організацій);
• господарським способом (проводиться установою).

Якщо установа виконує  ремонт власними силами, бухгалтерія  обліковує фактичні видатки на ремонт за відповідними статтями видатків. 
Видатки на капітальний ремонт основних засобів не відносяться на збільшення їх вартості. Вони відносяться на видатки установи і списуються, таким чином, за рахунок фінансування.

Для оформлення приймання-здавання основних засобів після капітального ремонту, реконструкції чи модернізації застосовується Акт прийняття-здання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів типової форми ОЗ-2 (бюджет). Акт складається у двох примірниках і підписується представником установи, уповноваженим на прийняття основних засобів після ремонту, та представником підприємства (організації), яке виконувало їх ремонт, реконструкцію чи модернізацію.

В акті вказується кошторисна вартість ремонту, реконструкції, модернізації згідно з затвердженим розрахунком витрат, необхідних для їх здійснення, і фактична вартість закінчених робіт.

Перший примірник акта здається в бухгалтерію установи, де робляться відповідні записи в  інвентарних картках обліку основних засобів. Другий примірник передають підприємству, яке виконувало ремонт, реконструкцію чи модернізацію.

Зміни в характеристиці об’єкта, пов’язані з його ремонтом, реконструкцією чи модернізацією, вносяться  у відповідний розділ акта, у картку обліку основного засобу та в технічний паспорт об’єкта.

 

3.3. Інвентаризація основних засобів.

З метою встановлення єдиних вимог до порядку проведення бюджетними установами і організаціями  інвентаризації матеріальних цінностей  наказом Головного управління Державного казначейства України № 90 від 30 жовтня 1998 р.(далі Інструкція № 90) затверджена Інструкція з інвентиризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, яка зареєстована в Міністерстві юстиції України від 16 листопада 1998 р. за № 728/3168 (із змінами і доповненнями, внесеними наказами Державного казначейства України від 19 липня 2001 р. № 122, від 5 жовтня 2005 р. № 184).

Згідно з Інструкцією  № 90 інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявностю майна. Інвентаризації підлягає все майно установи за місцем його знаходження та за матеріально відповідальними особами. Під час інвентаризації в обовязковому порядку проводиться констатація наявності обєкта.

 Основними завданнями інвентаризації є - виявлення фактичної наявності основних засобів.

Для того щоб установити фактичну наявність основних засобів  в цілях підтвердження даних  бухгалтерського обліку забезпечення вірогідності показників фінансової звітності за 2008 рік, а також у відповідності зі статтею 10 Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" (від 16.07.99 р. № 996-XІ), Порядком подання фінансової звітності (постанова КМУ від 28.02.2000 р. № 419), Наказу Головного управління Державного казначейства України від 30 жовтня 1998 року № 90 «Про затвердження Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та інших статей балансу» із змінами і доповненнями, внесеними наказами Державного казначейства України від 19 липня 2001 р. № 122, від 5 жовтня 2005 р. № 184 Миколаївською ЛСЕС станом на 01.11.08 року була проведена інвентаризція основних засобів.

Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення несе керівник установи, головний державний санітарний лікр Миколаївської дільниці на Одеській залізниці.  Головний бухгалтер контролює дотримання установлених правил проведення інвентаризації. Для проведення інвентаризації наказом головного державного санітарного лікаря Миколаївської ЛСЕС створена інвентаризаційна комісія з числа працівників установи і за участю  бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолив заступник головного лікаря. Наказом установлено також терміни початку та закінчення робіт з проведення інвентаризації та порядок відображення її результатів у обліку.

До початку інвентаризації в бухгалтерії Миколаївської  ЛСЕС закінчено обробку всіх документів про надходження і видачу матеріальних цінностей, проведені відповідні записи в реєстрах аналітичного обліку і визначені залишки на день інвентаризації.

До початку інвентаризації перевірено: наявність і стан реєстрів обліку (карток, книг, описів та ін.); наявність і стан технічних паспортів та іншої технічної документації; наявність документів на основні засоби, що здані чи прийняті установою в оренду, на зберігання, на тимчасове користування. За відсутності документів слід забезпечити їх отримання чи оформлення. При виявленні розходжень і неточностей у бухгалтерському обліку або технічній документації необхідно в ці документи внести відповідні виправлення й уточнення [ пункт 2.1. розділу 2 Інструкції № 90].

Забороняється проводити  інвентаризацію цінностей при неповному  складі членів інвентаризаційної комісії. Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації є підставою для визнання результатів інвентаризації недійсними. Перевірка залишків матеріальних цінностей у натурі членами комісії проводиться за обов’язкової участі матеріально відповідальних осіб.

Члени інвентаризаційної  комісії  Миколаївської ЛСЕС звіряють дані бухгалтерського обліку і записи про рух основних засобів, проводять огляд об'єктів (групи об'єктів), що підлягають інвентаризації, у натурі за місцем їх перебування чи експлуатації. Комісії також варто визначити ступінь придатності для подальшої експлуатації по прямому призначенню конкретних об'єктів основних засобів.

Для оформлення даних, отриманих  у ході інвентаризації основних засобів (будинків, споруджень, передатних пристроїв  машин і устаткування, обчислювальної техніки, транспортних засобів і т.д.), на майому підприємстві користуємось формою інвентаризаційного опису [пункт 2.2. розділу 2 Інструкції № 90] (Додаток Л).

Такий опис складається  комісією в двух екземплярах окремо по кожному місцю перебування (експлуатації) інвентарних об'єктів основних засобів і кожній особі, відповідальному за їхню схоронність. У цей документ обов'язково треба включити:

- розписку відповідального  обличчя про те, що до початку  проведення інвентаризації всі прибуткові і видаткові документи на основні засоби, що знаходяться в експлуатації, здані їм у бухгалтерію, а ті основні засоби, що виявилися непридатними до експлуатації, ліквідовані і зняті з обліку;

- назву і коротку  характеристику основних засобів, їх заводський і інвентарний номери, балансову вартість, кількість.

Машини, обладнання та інші об’єкти перевіряються за заводськими  номерами і заносяться в описи  окремо, із вказівкою інвентарного номера.

Якщо на момент проведення інвентаризації деякі інвентарні об'єкти тимчасово відсутні (наприклад, люксметр Ю-116, що знаходяться на повірці в Миколаївському регіональному центрі стандартизації та метрології), то дані про цей прилад заносяться в окремий опис на підставі первинних документів (типових форм № ОЗ-1, № ОЗ-6) і документів, що підтверджують факт тимчасової відсутності зазначених об'єктів (наприклад, договору про повірку).

Під час інвентаризації основних засобів комісія в обов’язковому  порядку проводить перевірку  відповідності технічної документації, записує в описи повні найменування цих об’єктів і їх інвентарні номери. Дані інвентаризації з кожного виду цінностей записані в інвентаризаційні описи окремо, за місцезнаходженням цінностей і особами, відповідальними за їх зберігання. Опис обов'язково підписали усі члени комісії. Крім того, відповідальна особа своїм підписом підтвердила правильність даних, що внесені в опис, і відсутність яких-небудь претензій до членів комісії.

Описи можуть бути заповнені  як ручним способом, так і засобами обчислювальної та іншої оргтехніки. Описи, що складаються вручну, заповнюються чорнилами або кульковою ручкою чітко і ясно. Жодні виправлення і підчистки є неприпустимими. На кожній сторінці опису прописом вказуються число порядкових номерів матеріальних цінностей і загальний підсумок кількості всіх цінностей у натуральних показниках, записаних на даній сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах і таке інше) ці цінності показані. У тих випадках, коли матеріально відповідальні особи виявлять після інвентаризації помилки в описах, вони повинні негайно (до відкриття складу, комори, секції і таке інше) заявити про це голові інвентаризаційної комісії. Інвентаризаційна комісія виконує перевірку вказаних фактів і, у випадку їх підтвердження, проводить виправлення виявлених помилок у встановленому порядку. Виправлення повинні бути вказані і підписані всіма членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальною особою. В описах не можна залишати незаповнені рядки. На останніх сторінках описів незаповнені рядки прокреслюються.

Після належного оформлення Інвентаризаційний опис основних засобів у встановленому порядку передано в бухгалтерію для складання Порівняльної відомості. Порівняльна відомість результатів інвентаризації основних засобів застосовується для відображення результатів інвентаризації. На підставі даних Інвентаризаційного опису основних засобів розбіжності, які виникли між фактичними показниками та даними бухгалтерського обліку, відображаються у графі "Результати інвентаризації" [пункт 2.10. розділу 2 Інструкції № 90].

Інвентаризаційна комісія  перевіряє правильність визначення бухгалтерією результатів інвентаризації і свої висновки та пропозиції відображає у Протоколі інвентаризаційної комісії, що заповнюється після закінчення інвентаризації. У протоколі наводяться докладні дані про причини та осіб, винних в недостачах, втратах, а також надлишках і вказуються, які вжито заходи стосовно винних осіб. Не пізніше ніж за десять днів після закінчення інвентаризації, протоколи інвентаризаційної комісії затверджуються керівником установи.

Невідповідність даних  бухгалтерського обліку фактичній  наявності основних засобів повинне  бути відображене у виді відповідних  бухгалтерських проводок.

Матеріали інвентаризації та рішення щодо регулювання розбіжностей затверджуються керівником установи з включенням результатів у звіт за той період, в якому закінчена інвентаризація, а також і в річний звіт. Термін зберігання документів з інвентаризації (інвентарні описи, акти, протоколи засідань інвентаризаційних комісій) в установах, становить три роки за умови завершення ревізій, згідно з «Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій та підприємств, з вказанням строків зберігання», затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31.03.97 № 11-а. У випадках виникнення спорів, суперечностей, порушення кримінальних справ - зберігаються до винесення відповідного рішення.