Облік, контроль та аудит грошових коштів підприємства

1.1.3. Проведення касових  операцій. 

Касові операції підприємства пов'язані як з прийняттям, так і з видачею готівки. Порядок  ведення касових операцій регламентується  НБУ і поширюється на всі підприємства незалежно від форм власності  і виду діяльності, а також на фізичних осіб - суб'єктів підприємницької  діяльності (крім банків і підприємств  зв'язку). 
Усі підприємства, які мають поточні рахунки в банку, зобов'язані саме там зберігати свої кошти. Отримувати готівку з власного рахунка, як зазначалось, підприємства можуть не тільки на заробітну плату, матеріальне заохочення, на відрядження та загальногосподарські витрати, а й на інші цілі (розрахунки за сировину, матеріали, товари тощо). 
Отримання готівки з поточного рахунка здійснюється з використанням грошового чека. Виписуючи грошовий чек, підприємство тим самим дає розпорядження банку видати вповноваженій особі зазначену в чекові суму готівки. При оформленні чека не допускається виправлень, які можуть поставити під сумнів його достовірність. 
Розрахунки готівкою підприємствами всіх видів діяльності та форм власності проводяться з оформленням таких документів: податкових накладних, прибуткових і видаткових касових ордерів, касового або товарного чека, квитанції, договору купівлі-продажу, актів про закупівлю товарів, виконання робіт (надання послуг) або інших документів, що засвідчують факти якоїсь діяльності, що підлягає оплаті. 
Форми податкової накладної, ведення книг обліку придбання та продажу товарів (робіт, послуг), порядок їх заповнення, а також систему обліку цих операцій визначає Державна податкова адміністрація. 
Усім підприємствам, які мають рахунки в установах банків і здійснюють касові операції з готівкою, встановлюються ліміти залишку готівки в касі. Цей ліміт для кожного підприємства визначається комерційними банками за місцем відкриття рахунка з урахуванням режиму і специфіки роботи підприємства, відстані його від установи банку, розміру касових оборотів, установлених строків і порядку передавання готівки в банк. 
Підприємства мають право тримати в своїх касах готівку в межах лімітів. Ліміти касових залишків за необхідності протягом року можуть бути переглянуті. До встановлення ліміту каси на поточний рік діє ліміт попереднього року. 
Нова редакція постанови НБУ від 11 листопада 1998 р. № 473 внесла відповідні зміни і до регулювання ліміту готівки на підприємстві. 
Якщо підприємство має податкову заборгованість і одночасно здійснює розрахунки готівкою (крім розрахунків із податків і обов'язкових платежів), сума тих коштів ураховується як фактичні залишки готівки в касі з наступним їх порівнянням зі встановленим лімітом каси. 
На порушників цього положення накладається штраф за перевищення ліміту каси. 
Колективні сільськогосподарські кооперативи, селянські спілки самостійно визначають обсяг готівки, що може постійно зберігатися в їхніх касах. Про це вони зобов'язані повідомляти в першому кварталі кожного року установи банків, які їх обслуговують. У межах цих коштів вони здійснюють необхідні поточні витрати (крім коштів на виплату заробітної плати та дивідендів). Готівку понад попередньо визначені обсяги вони так само повинні здавати в банки. 
Ліміт залишку готівки в касі не встановлюється фермерським господарствам, які займаються виключно виробництвом,, переробкою та реалізацією сільськогосподарської продукції, а також індивідуальним підприємцям. 
Здачу надлишкової готівки підприємства проводять у порядку та у строки, встановлені відповідною установою банку. Ця готівка зараховується на їхні рахунки. Коли ліміту залишку готівки взагалі не встановлено, усю наявну в касі готівку наприкінці дня треба здати в банк. 
Приймання готівки касами підприємств проводиться за відповідно оформленими (підписаними головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою) прибутковими касовими ордерами. Видача готівки касами підприємств здійснюється за видатковими касовими ордерами або за належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. 
Усі надходження й видачі готівки в національній валюті підприємства реєструють у касовій книзі. 
Приймання та облік готівки підприємствами сфери торгівлі, громадського харчування та послуг, тобто здійснення розрахунків з населенням, проводиться із застосуванням електронних контрольно-касових апаратів або товарно-касових книг. Порядок застосування ЕККА визначається Державною податковою адміністрацією. Кожне підприємство, що має касу, веде тільки одну касову книгу. Якщо підприємства мають підрозділи, які здійснюють касові операції з готівкою, незалежно від того, виділено ці підрозділи на самостійний баланс чи ні, вони повинні також вести касові книги. 
Записи до касової книги проводяться касиром після одержання або видачі грошей за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом. Щоденно, наприкінці робочого дня касир виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт. Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера підприємства. 
На кожному підприємстві у встановлені керівником строки (але не рідше одного разу на квартал) проводиться ревізія каси. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за касовою книгою. 
Перевірки касової дисципліни здійснюються органами Державної податкової адміністрації, Державної контрольно-ревізійної служби, фінансовими органами та установами банків. 
Відповідальність за дотримання касової дисципліни покладається на керівників підприємств, головних бухгалтерів, керівників фінансових служб і касирів. 
 

1.1.4. Банківські рахунки  та їх відкриття.

Взаємовідносини суб'єктів підприємницької діяльності з банками щодо відкриття рахунків регулюються Законом України "Про  внесення до деяких законів України  змін щодо відкриття банківських  рахунків" та Інструкцією №3 "Про  відкриття банками рахунків у  національній та іноземній валюті". 
Суб'єкти підприємницької діяльності (юридичні та фізичні особи) для зберігання коштів і здійснення всіх видів банківських операцій відкривають рахунки в банках на власний вибір і за згодою цих банків. 
Кожне підприємство може відкривати два і більше поточних рахунків у національній валюті та рахунки в іноземній валюті. 
Відкриваючи рахунки підприємству, установа банку повідомляє про це податковий орган за місцем реєстрації власника рахунка та Національний банк протягом трьох робочих днів із дня відкриття рахунка. Форма і зміст такого повідомлення встановлюються центральним податковим органом України. Операції за рахунками здійснюються тільки після отримання повідомлення від податкового органу про взяття цих рахунків на облік. 
За наявності двох поточних рахунків у національній валюті власник рахунків протягом трьох робочих днів із дня відкриття або закриття кожного наступного рахунка визначає один із них як основний (для обліку заборгованості, яка стягується в безспірному порядку) і повідомляє його номер податковому органу за місцем реєстрації та банкам, в яких відкрито додаткові рахунки в національній та рахунки в іноземних валютах. У свою чергу, банки, що в них відкрито додаткові рахунки в національній та рахунки в іноземних валютах, також протягом трьох робочих днів повідомляють про це банк, в якому відкрито основний рахунок. 
Усі суб'єкти підприємницької діяльності та установи банків зобов'язані дотримуватись вимог чинного законодавства щодо відкриття рахунків. За порушення належних вимог суб'єкти підприємницької діяльності та комерційні банки несуть відповідальність. 
Підприємства та їхні відокремлені підрозділи можуть мати такі рахунки в національній валюті: 
- поточні рахунки, що відкриваються для зберігання грошових коштів та здійснення всіх видів банківських операцій; 
- бюджетні, що відкриваються підприємствам, яким виділяються кошти за рахунок державного або місцевого бюджетів для цільового їх використання; 
- кредитні, що відкриваються в будь-якій установі банку, котра має право видавати кредити (ці рахунки призначено для обліку кредитів, наданих способом оплати розрахункових документів чи переказу коштів на поточний рахунок позичальника відповідно до умов кредитної угоди); 
- депозитні, що відкриваються між власником рахунка та установою банку на визначений строк. Кошти на депозитні рахунки переказуються з поточного рахунка і після закінчення строку зберігання повертаються на нього ж. Відсотки на депозитні вклади перераховуються на поточний рахунок або зараховуються на поповнення депозиту. Проведення розрахункових операцій та видача коштів готівкою з депозитного рахунка забороняється. 
Для відкриття поточних рахунків підприємства подають установам банків такі документи: 
- заяву на відкриття рахунка, підписану керівником та головним бухгалтером; 
- копію свідоцтва (засвідчену нотаріально) про державну реєстрацію в органі державної виконавчої влади або іншому органі, уповноваженому здійснювати державну реєстрацію; 
- копію статуту (положення), засвідчену нотаріально чи органом реєстрації. Установа банку, яка відкриває поточний рахунок, робить позначку про відкриття рахунка на тому примірнику статуту (положення), де стоїть позначка про взяття підприємства на облік у податковому органі, після чого цей примірник повертається власнику рахунка; 
- копію документа, що підтверджує взяття підприємства на податковий облік; 
- картку зі зразками підписів осіб, яким надано право розпорядження рахунком та підпису розрахункових документів зі зразком відбитка печатки підприємства; 
- копію документа про реєстрацію в органах Пенсійного фонду України, засвідчену нотаріально або органом, що видав відповідний документ. 
Банківські рахунки в іноземній валюті поділяються на: 
- поточні; 
- розподільчі; 
- кредитні; 
- депозитні (вкладні). 
Поточний рахунок в іноземній валюті відкривається підприємству для проведення розрахунків у безготівковій та готівковій іноземній валюті у разі здійснення поточних операцій. 
Розподільчий рахунок призначений для попереднього зарахування коштів у іноземній валюті. Кошти, які були зараховані на розподільчий рахунок і не підлягають продажу на міжбанківському валютному ринку України, розподіляються за призначенням. Гривне-вий еквівалент коштів в іноземній валюті, які були зараховані на розподільчий рахунок і згідно з чинним законодавством України підлягають продажу на міжбанківському валютному ринку, у встановленому порядку зараховується на поточний рахунок. 
Для відкриття поточного рахунка в іноземній валюті підприємство подає в банк ті самі документи, що і для відкриття поточного рахунка в національній валюті. Якщо поточний рахунок в іноземній валюті відкривається в тому самому банку, де відкрито поточний рахунок у національній валюті, підприємство подає тільки заяву про відкриття рахунка та картки зі зразками підписів і відбитком печатки. 
За реорганізації підприємства (злиття, перетворення, відокремлення) необхідно переоформити рахунок. Для цього підприємство подає в установу банку такі самі документи, що і в разі створення підприємства. Якщо змінено назву підприємства, в установу банку подається заява власника рахунка, нова копія свідоцтва про державну реєстрацію та зміни до установчих документів. У разі зміни характеру діяльності власника рахунка в банк подається новий статут (положення). 
Коли підприємство ліквідується, його основний рахунок переоформлюється на ім'я ліквідаційної комісії, для чого подається рішення про ліквідацію підприємства і нотаріально засвідчена картка зі зразками підписів уповнойажених членів ліквідаційної комісії та відбитком печатки підприємства, що ліквідується. Ліквідаційна комісія вживає заходів для закриття додаткових рахунків. 
Кредитні рахунки в іноземній валюті відкриваються вповноваженим банком у порядку, встановленому на договірній основі, юридичним особам - резидентам та нерезидентам - банківським установам. Кредитні рахунки призначені для обліку кредитів, наданих способом оплати розрахункових документів чи способом переказу кредитних коштів на поточний рахунок позичальника відповідно до умов кредитної угоди. 
 

ІІ. Аудит  та контроль грошових коштів підприємства.

   2.1. Завдання аудиту  грошових коштів.

     Більшість операцій, що здійснюються на підприємстві, пов'язані з рухом грошових коштів, зокрема, проведенням розрахунків  між підприємствами. Тому аудит операцій з коштами, іншими активами та аудит стану розрахунків е дуже важливими.

     Метою аудиту операцій з коштами, іншими активами та стану розрахунків є встановлення достовірності даних щодо наявності  та руху грошових кошгів, повноти і  своєчасності відображення інформації в зведених документах та облікових регістрах, правильності ведення обліку грошових коштів і розрахунків відповідно до прийнятої облікової політики, достовірності відображення залишків у звітності господарюючого суб'єкта.

     Основними завданнями аудиту операцій з коштами, стану розрахунків та інших активів  є:

• перевірка стану збереження готівки в касі;
• вивчення законності і доцільності проведення операцій з грошовими коштами та  грошовими документами,   своєчасності   і повноти оприбуткування та витрачання грошових коштів;
• перевірка законності відкриття підприємством рахунків у банку, своєчасності одержання і обробки виписок банку по всіх відкритих рахунках;
• стану грошових коштів на рахунках на день проведення аудиту за даними виписок банку і за балансом підприємства;
• виявлення напрямів використання коштів, що зберігаються на банківських рахунках, оцінка правильності проведення взаємозаліків з кредитною установою;
• перевірка наявності договорів та їх реєстрації у відповідних журналах;
• перевірка правильності документального оформлення операцій з коштами, та іншими активами і відображення цих операцій в обліку і звітності;
• перевірка дотримання підприємством податкового законодавства по операціях, пов'язаних із рухом грошових коштів;
• оцінка стану внутрішнього контролю за рухом і збереженням грошових коштів та інших цінностей  в касі;
• встановлення методу організації аудиту;
• забезпечення порядку збереження чекових книжок, контроль за випискою чеків та отримання за ними грошей.

Джерелами інформації для аудиту грошових коштів є:     

1. Первинні документи з обліку грошових коштів.
2. Облікові регістри, що використовуються для відображення господарських операцій з обліку коштів, розрахунків та інших активів
3. Акти та довідки попередніх ревізій, аудиторські висновки та інша документація, що узагальнює результати контролю.
4. Головна книга.
5. Звітність

Таблиця 1. Документування операцій з грошовими коштами

Для досягнення поставленої мети та реалізації завдань  аудитор повинен володіти  нормативно-правовою базою, що стосується саме цієї ділянки  перевірки.  

2.2. Нормативно –  правове регулювання  аудиту грошових  коштів. 

Аудитор у своїй роботі постійно працює з  різними нормативно-правовими документами. Сукупність нормативних актів складає  нормативну базу аудитора. Вона поділяється  на зовнішню і внутрішню.

      Зовнішня  нормативна база представлена у вигляді  відповідних законів, постанов, наказів, інструкцій, положень, методичних матеріалів з обліку і звітності, матеріалів з оподаткування, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку та національних нормативів аудиту. Вони потрібні аудитору, щоб виявити законність та достовірне відображення господарських  операцій, відповідність ведення  бухгалтерського обліку і фінансової звітності, проведення аналізу та складання  висновку.

      Внутрішня нормативна база – облікова політика суб'єкта, різні методичні, інструкційні, розпорядчі документи з організації  фінансово-господарської діяльності на конкретному підприємстві (накази, розпорядження, посадові інструкціі тощо). Вони підлягають аналізу та зіставленню  з чинною методологією.

      З метою правильного використання нормативно-правових актів при проведені  аудиту аудитори повинні чітко розуміти компетенцію та положення органу, який видав відповідний нормативно-правовий документ, що стосується операцій з  грошовими коштами, то основним нормативним  документом, що регулює касові операції є Положення про ведення касових  операцій в національній валюті в  Україні, затверджений Постановою  Правління Національного Банку  України від 19.02.2001 року № 72. Вимоги цього Положення поширюються  на юридичних осіб (крім установи банку  і підприємства поштового зв'язку) незалежно від їх організаційно-правової форми  і форм власності, їх відокремлені підрозділи, представництва іноземних  організацій і фірм, які здійснюють підприємницьку діяльність, а також  на зареєстрованих в установленому  порядку фізичних осіб, які є суб'єктами підприємницької діяльності без  створення юридичної особи, які  здійснюють операції з готівкою в  національній валюті та є обов'язковими для виконання з ними.

      Крім  цього Положення існують ще декілька документів, які регулюють операції з грошовими коштами в касі підприємства та на поточному рахунку, відкритому підприємством в установі банку. До них належать: