Недостатки ведения бухгалтерского учета на предприятии и его совершенствование

Один экземпляр  лимитно-заборной карты вручают  цеху-получателю, другой -- складу. Кладовщик  записывает количество отпущенного  материала и остаток лимита в  обоих экземплярах карты и  расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе. 

Отпуск материалов со складов производят в пределах установ-ленного лимита. Сверхлимитный  отпуск материалов и замену од-ного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной. При за-мене в лимитно-заборной карте материала делают запись: "Замена, смотри требование № ____", - и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад ма-териалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов. 

Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии  современной вы-числительной техники  расчеты лимитов и выписку лимитно-за-борных карт целесообразно осуществлять на машинах, что позво-лит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт. 

Если материалы  со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями-накладными. Требования выписывают цехи-получатели в двух эк-земплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй с распиской получателя - у кладовщика. 

Для учета движения материалов внутри предприятия при-меняют однострочные или многострочные требования-наклад-ные. Накладные составляют материально ответственные лица уча-стка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя остается на месте, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей. 

Отпуск материалов сторонним организациям или своим  хозяй-ствам, расположенным за пределами  предприятия, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывает служба снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов. 

При перевозке  материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную. 

Вместо первичных  документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью предста-вители цехов-получателей расписываются в получении материалов и самих карточках складского учета, которые становятся в связи с 1тим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов. 

В установленные  дни документы по приходу и  расходу материалов сдают в бухгалтерию  предприятия по реестру приемки-сдачи  документов, составленному в двух экземплярах. Первый из них сдается  в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземп-ляре, второй остается на складе. 

В небольших, особенно непроизводственных, организациях отпуск материалов на производство продукции  и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы  по их видам отражаются и актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником организа-ции, ответственным за приемку, хранение и реализацию продук-ции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов. 

1.3. Учет материалов  на складах и в бухгалтерии 
 

Учет материалов на складах. Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами в крупных органи-зациях создаются специализированные 

склады для  хранения основных и вспомогательных  материалов, топ-лива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных  складов в раз-личных структурных  подразделениях организации могут  быть кла-довые, выполняющие функции  промежуточных складов. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящих-ся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой. 

На складах (в  кладовых) любой по размеру организации  материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо - и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быст-рую их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту). 

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально  ответственным лицом. Его принимают  на работу по согласованию с главным бухгалтером ор-ганизации. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответст-венности. 

Если в штатном  расписании организации отсутствует  дол-жность заведующего складом, то его обязанности могут быть воз-ложены на любого работника организации с его согласия с обяза-тельным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товар-но-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации. 

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик за-полняет  материальный ярлык и прикрепляет  его к месту хранения материалов. В материальном ярлыке указывают наименование ма-териалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов. 

Сортовой учет материалов. Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках  учета мате-риалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Такой учет, называемый сор-тным учетом, осуществляют только в натуральном выражении. 

Карточки открывают  в бухгалтерии и записывают в  них следу-ющие данные: номер склада, наименование материалов, их марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный но-мер, учетную цену и лимит. После этого карточки передают на склад, где кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остат-ка материалов. 

Запись в карточках  кладовщик делает на основании первичных  документов (приходных ордеров, требований, накладных и т. п.) и лень совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведу-ющий складом обязан сообщить об этом в службу снабжения. 

Ведение учета  материалов допускается также в  книге сортового учета, которая  содержит те же реквизиты, что и карточка склад-ского учета. 

В условиях компьютеризации  и автоматизированного склад-ского хозяйства вместо карточек учета материалов применяют систематически составляемые машинограммы-ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках учета материалов. Одна-ко в отличие от многочисленных карточек машинограммы-ведо-мости ведут лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и со-стоянием материалов на складе и оперативного управления произ-водством. 

Первичные документы  после записи их данных в карточ-ки учета материалов передают в бухгалтерию. Лимитно-забор-ные карты передают по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.  

В цехах, имеющих  кладовые, а также в подотчетных  службах и подразделениях (пункты, отделения) материально ответственные  лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления, расходе и остатке на конец месяца. В них наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета. 

При использовании  материальных отчетов отпадает необходи-мость  в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем  упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты ма-териально ответственных лиц. 

Учет материалов в бухгалтерии. Все первичные  документы по движе-нию материалов со складов и подраз-делений организации поступают в бух-галтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за закон-ностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену). 

Существует несколько  вариантов учета материалов в  бухгалтерии. При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в кото-рые записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ве-дут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета. 

При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам, и в конце месяца под-считанные по документам итоговые данные о поступлении и рас-ходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. 

При втором варианте трудоемкость учета значительно  умень-шается, поскольку отпадает необходимость  ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов. 

Сальдовый метод  учета материалов. Более прогрессивным  является опера-тивно-бухгалтерский, или  сальдовый, метод учета материалов. При сальдо-ном методе бухгалтерия не дублирует складского сортового учета нив огдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомо-с гих, а использует в качестве регистров аналитического учета карточ-ки учета материалов, ведущиеся на складах. 

Ежедневно или  в другие установленные сроки (как  правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет  пра-вильность произведенных кладовщиком  записей в карточках учета  материалов и подтверждает их своей  подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру матери-алов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков ма-териалов на складе (без оборотов прихода и расхода). 

После проверки и визирования работником бухгалтерии  ведо-мость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют  по учетным ценам и выводят  их итоги по отдельным учетным  группам материалов и в целом по складу. 

При сальдовом  методе учета материалов поступившие  в бух-галтерию первичные документы  по движению материалов после их проверки и таксировки раскладываются в контрольной  картотеке отдельно по приходу и  расходу в разрезе складов и номенклатур-ных групп материалов. По данным контрольной картотеки доку-ментов составляются отчеты по формам государственного статистического наблюдения. Кроме того, по истечении месяца картоте-ку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп в крупных организациях бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверя-ют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами за-писей в регистрах синтетического учета.  
 

Сальдовый метод  учета материалов является одним  из наибо-лее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных  данных и малой механизации учета.