Методика обліку розрахунків з покупцями і замовниками

Розрахункові операції здійснюються відповідно до законодавства України  у порядку, встановленому Національним банком України.

На підставі Закону України  від 06.10.1995 р. № 372/95-ВР «Про внесення змін до статті 460 цивільного кодексу Української  РСР» зі змінами і доповненнями, встановлений загальний термін для захисту права за позовом особи, право якої порушене (позовна давність), тривалістю три роки. (Набув чинності з 27.07.1995 р.)

Термін позовної давності починається з дня виникнення права на позов, тобто з моменту  відвантаження продукції (виконання  робіт, надання послуг) або з моменту  здійснення розрахунків, передбачених умовами договору.

Якщо умовами договору не передбачені ці терміни, тоді відлік терміну позовної давності починається  з:

1. дати надходження коштів на поточний рахунок підприємства-продавця (якщо товари замовникові не відвантажені, роботи не виконані);
2. дати відвантаження підприємством-постачальником продукції, надання послуг (якщо оплата від замовника (покупця) не надходила);
3. дати оприбуткування товарно-матеріальних цінностей підприємством-покупцем або відображення в бухгалтерському обліку виконаних робіт, наданих послуг підприємством-замовником (якщо оплата не здійснена).

Існують і скорочені терміни  позовної давності (до шести місяців), зокрема за позовами:

1. про недостачу проданих речей;
2. про оплату продукції низької якості;
3. про виявлені недоліки в роботі за договором підряду;
4. про недоліки в роботі, виконаній за договором побутового замовлення.

Зміна терміну позовної давності не допускається.

Закінчення терміну позовної давності до пред'явлення позову є  підставою для відмови у позові.

Суми кредиторської заборгованості, по яких закінчився термін позовної давності відносяться на результати фінансово-господарської  діяльності у наступному місяці після  закінчення терміну позовної давності і відображуються у складі інших  операційних доходів на субрахунку 717 «Дохід від списання кредиторської  заборгованості». При списанні з  балансу кредиторської заборгованості з терміном позовної давності, що минув, виникає об'єкт обкладення податком на додану вартість і відображується в обліку методом «червоне сторно» за дебетом субрахунку 641 «Розрахунки за податками» і кредитом субрахунку 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» або 685 «Розрахунки з іншими кредиторами».

Наявність дебіторської заборгованості свідчить про вилучення коштів з  обороту підприємства. Вона виникає  з вини покупців і замовників за відвантажену їм продукцію, виконані роботи (надані послуги).

Для стягнення дебіторської заборгованості встановлені також  терміни позовної давності. Дебіторська  заборгованість з терміном позовної давності, що минув, списується за рішенням керівника підприємства на результати фінансової діяльності після того, як були прийняті всі заходи для  її стягнення (пред'явлення претензій, позовів до суду (господарського суду) до дебіторів-підприємств і до суду - до фізичних осіб).

Бухгалтерський облік  розрахунків з дебіторами ведеться на таких рахунках:

16 «Довгострокова дебіторська заборгованість»;

36 «Розрахунки з покупцями та замовниками»;

37«Розрахунки з різними дебіторами»;

«Резерв сумнівних боргів».

Слід зазначити, що в новому Плані рахунків рахунки для обліку розрахункових операцій з дебіторами зосереджені в Класі З, а з кредиторами - відповідно в Класі 6. Все ж розподіл рахунків дебіторів і кредиторів має дещо умовний характер. Через це рахунки 37 «Розрахунки з різними дебіторами» і 68 «Розрахунки за іншими операціями» можуть мати одночасно дебетове і кредитове сальдо та будуть відображені в балансі розгорнуто: в активі та пасиві відповідно.

 

1.2. Форми розрахунків з покупцями і замовниками

Розрахунки з покупцями  виникають у наслідок реалізації продукції і товарів, виконання робіт і послуг на сторону. При цьому потрібно визначитися з тим, коли продукція або товари вважаються проданими.

Принципи бухгалтерського  обліку вимагають, щоб доход був  врахований в тому періоду, в якому  товар буде відвантажений. В даний  час часто практикується попередня  оплата, тобто оплата в рахунок  майбутніх поставок. До фактично відвантаженого товару така оплата не вважається покупкою для покупця і реалізацією для продавця. Проте часто буває, що товар відвантажений, але гроші за нього ще не надійшли, тобто проведено продаж у кредит.

В обліку потрібно дотримуватися  зв'язку доходів і видатків, тобто  вони повинні бути відображені в  одному періоді. Отже, якщо відвантажений  товар вважати проданим, оскільки він вже покинув підприємство і спричинив видаток, то в цьому  ж періоді потрібно відобразити  виручку від реалізації, тобто  показати відповідний доход незалежно  від того, одержано чи ні гроші за відвантажений товар.

У більшості країн світу  використовують метод нарахування (поставки), тобто реалізацію відображають по відвантаженій продукції. Це найбільш сприятливий метод тому, що касовий  метод викриває фактичний стан справ.

Положення “ Про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні ” чітко визначено, що датою реалізації продукції, товарів (робіт, послуг) вважається дата відвантаження (передавання) продукції, товарів (підписання документів про виконані роботи, надані послуги).

Облік розрахунків з покупцями  і замовниками може здійснюватись  як готівкою так і безготівковим  методом.

При здійсненні розрахунків  готівкою підприємства ( одержувачі платежу ) зобов'язані надавати підприємствам-платникам податкову накладну, рахунок-фактуру, товарний чек, акт виконаних робіт, квитанцію прибуткового касового ордера, касовий чек та інші документи, які б підтвердили факт витрати готівки. Це визначено порядком ведення касових операцій у національній валюті в Україні.

Розрахунки між підприємствами і організаціями здійснюються, як правило, у безготівковій формі через банк. Вони бувають іногородніми та одногородніми. В Україні безготівкові розрахунки можуть здійснюватись за такими формами:

• платіжними дорученнями;
• платіжними вимогами-дорученнями;
• чеками;
• акредитивами;
• векселями;
• інкасовими дорученнями ( розпорядженнями ).

Підприємство само обирає форму розрахунків з іншими підприємствами, організаціями та установами.

Банк на договірній основі проводить касово-розрахункове обслуговування своїх клієнтів, перераховуючи грошові  кошти з рахунків підприємств  в черговості, встановлюваній керівником підприємства згідно з Положенням    “ Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України ”.

Якщо на підприємстві накопичились документи по платежах з безспірним стягненням коштів, згідно діючого  законодавства України, оплата їх проводиться  банком при надходженні коштів у  примусовому порядку за календарним  надходженням цих документів. Документи, представлені до банку, повинні мати такі реквізити: назву, номер розрахункового рахунку, число, місяць, рік їх виписки. Число вказується цифрами, місяць - прописом, рік цифрами.

Платіжні документи виписуються  як правило під копіювальний папір в кількості примірників, необхідних банку та сторонам, котрі беруть участь у розрахунках.

Однією з найбільш поширених  форм розрахунків є розрахунки платіжними дорученнями і платіжними вимогами-дорученнями.

Платіжне доручення являє собою розпорядження власника рахунку в банку на перерахування грошових коштів на рахунок іншого підприємства. Доручення приймаються банком до виконання протягом десяти днів від дати його виписки. Банк приймає доручення тільки в тій сумі, яка може бути по наявності грошових коштів на рахунку. Платіжними дорученнями підприємства можуть здійснювати такі перерахування:

• підприємствам, організаціям на виплату заробітної плати, за організований набір робітників, для закупівлі сільськогосподарської продукції у населення в місцевостях, де немає банків;
• окремим громадянам: авторський гонорар, пенсії, аліменти, заробітну плату, командировочні витрати;
• для зарахування на рахунок в банках торгової виручки, податків та інших коштів.

Платіжними дорученнями  здійснюються розрахунки по взаємній заборгованості, планові платежі, попередня  оплата за товари, послуги.

Розрахунки за допомогою  платіжних вимог-доручень є формою розрахунків, яка об'єднує форму розрахунків платіжними вимогами з дорученням покупця на оплату товарів або послуг. Платіжна вимога-доручення складається з двох частин:

• верхня частина - вимога постачальника (одержувача коштів) безпосередньо до покупця оплатити вартість поставленої йому продукції або наданих послуг;
• нижня частина - доручення платника своєму банку вказаної в графі “ суми до оплати ”.

Платіжна вимога-доручення  заповнюються постачальником і передається  покупцеві разом з відвантаженою  продукцією або після надання  послуг. Нижня частина цього документу  заповнюється платником у разі згоди  оплатити платіжну вимогу-доручення  і після цього здається ним  до обслуговуючого його банку.

Якщо платіж необхідно  здійснити телеграфом, то постачальник на всіх примірниках платіжної вимоги-доручення  зверху на полях робить надпис “ Платіж виконати телеграфом ”. Платіжні вимоги-доручення можуть бути використані для здійснення попередньої оплати.

Розрахунки за допомогою  чеків використовуються для постійних  розрахунків, що гарантують перерахування  грошей незалежно від стану розрахункового рахунку платника. Чеки, що видаються  банком, зброшуровані в книжки по 10, 20, 25, 50 залежно від потреб платника і виготовлені за зразками, затвердженими  Національним банком України.

Термін дії чекової  книжки встановлює банк за погодженням  з підприємством.

Чек - це письмове розпорядження чекодавця банку, що веде його рахунок, оплатити чекодержателю вказану в чеку суму грошових коштів.

Гарантована оплата чека забезпечується за рахунок депонування чекодавцем коштів на окремому рахунку в банку чекодавця і наявністю коштів на відповідному рахунку чекодавця, але не вище суми, гарантованої банком за погодженням з чекодавцем при наданні чекової книжки.

Підприємство для одержання  чекової книжки надає банку заяву  за підписом осіб, уповноважених правом підпису документів для здійснення операцій на розрахунковому рахунку, з  відтиском печатки. Разом з заявою банку надається платіжне доручення для депонування коштів на окремому рахунку чекодавцем. Термін на пред'явлення чека в установу банку чекодержателем - 10 днів без урахування дня його заповнення. Після закінчення вказаного терміну чек банком не приймається. Банк при видачі чекової книжки на палітурці проставляє граничну суму - ліміт, затверджує її підписом управляючого банком та печаткою.

Чек виписує чекодавець і проставляє такі реквізити:

• суму - цифрами в спеціальній зоні правої частини чека і прописом - в центральній частині чека;
• мотив для перерахування над графою “ сума прописом ”;
• найменування одержувача платежу в полі “ кому ”;
• дату, місце заповнення на спеціальних полях чека.

Видані чеки чекодавець реєструє на спеціально відведених сторінках  в кінці чекової книжки. Чекодержатель  здає до банку чеки з реєстрами. В  реєстрі мають бути відображені  такі реквізити:

• найменування банку платника (чекодавця), його номер, найменування і       номер банку, кореспондентський рахунок банка платника, номер коррахунку;
• номер рахунку чекодавця;
• сума чека;
• номер чека.

Реєстр підписується і  завіряється печаткою чекодержателя  згідно картці зразків.

При наданні виписаного для  оплати банку одержувача чек має  бути завірений підписом посадових осіб чекодавця та його печаткою, що підтверджує факт одержання товару або надання послуг.

Після закінчення терміну  дії чекової книжки невикористана  сума ліміту повертається на розрахунковий  рахунок власника книжки. За його дорученням ліміт витрат по книжці може бути доповнений. На підприємствах чекові книжки мають  зберігатися як бланки суворої звітності. Для обліку розрахунків чеками використовується рахунок № 313 “ Інші рахунки в банках ”.

Розрахунки акредитивами. Акредитивна форма розрахунків  використовується за договором між  постачальником і покупцем для прискорення  надходження коштів на розрахунковий  рахунок.

Акредитив - це грошове зобов'язання банку, яке видається ним за дорученням клієнта на користь його контракту згідно договору. Банк відкриває акредитив і здійснює платежі постачальникам або надає право банку здійснювати такі ж платежі при умові пред'явлення документів, обумовлених в акредитиві.

У банку покупця або  постачальника можуть бути відкриті такі акредитиви:

1. покриті (депоновані в банку постачальника або в банку платника);
2. непокриті (гарантовані).

Акредитивна форма розрахунків невигідна покупцеві, тому що змушує його відволікати вільні кошти і перераховувати їх з розрахункового рахунку на рахунок акредитивів. Акредитиви бувають відзивні і безвідзивні. Покритим, депонованим в банку постачальника є акредитив, при відкритті якого банк покупця перераховує кошти платника до банку постачальника (банк-виконавець) за умови зарахування його на окремий балансовий рахунок “ Акредитиви ” на увесь термін дії зобов'язання банку покупця. Прийнятий до виконання акредитив у банку платника зараховується на позабалансовий рахунок “ Акредитиви до оплати ”.