Комп'ютеризація обліку і аналізу витрат на оплату праці

       Формальна перевірка передбачає  встановлення повноти і правильності  оформлення документів, заповнення  реквізитів, відповідність підписів  осіб, які склали документ, дозволяє  переконатись, що для оформлення даної господарської операції використано бланк необхідної форми. ЇЇ застосовують з метою виявлення фактів підробки та дописувань в документах.ю виправлення цифрових даних та зміни реквізитів.

        Арифметична перевірка - це перевірка документів, що здійснюється шляхом перерахунку результатів таксування, загальних підсумків, узгодження нарахувань і утримань ( знижок ) тощо з метою визначення правильності підрахунків та виявлення зловживань і крадіжок, що приховані за неправильними арифметичними діями. Прийоми арифметичної перевірки дозволяють виявити допущені суттєві викривлення інформації, завуальоване розкрадання.

          Нормативно-правова перевірка полягає  у вивченні господарських операцій  з точки зору їх відповідності різним нормативним актам, інструкціям, стандартам, положенням, чинним законам. Сутність та межі такої перевірки багато в чому залежать від типу операцій, що перевіряються - нарахування і виплата заробітної плати, списання витрат на собівартість продукції ( товарів, робіт, послуг ), застосування норм природного уьутку, тощо. Нормативною перевіркою встановлюються факти невиконання окремих вказівок вищестоящих органів, що відносяться до фінансово-господарської діяльності. 

   5.3 Контроль за використанням фонду заробітної плати

   Облік праці та розрахунків щодо зарплати є однією з найважливіших ділянок облікової роботи в бюджетних установах. Його завдання такі:

• контроль за дотриманням штатної дисципліни і використанням фонду заробітної плати;
• правильне обчислення витрат робочого часу та контроль за його раціональним використанням;

    —своєчасне і достовірне нарахування заробітної плати і допомоги за тимчасовою непрацездатністю;

    —здійснення своєчасних і достовірних розрахунків щодо заробітної плати;

    —контроль за використанням виділених на зарплату коштів загального і спеціального фондів;

   —своєчасне  складання необхідної звітності  і забезпечення користувачів інформацією про працю і заробітну плату.

   Виконання цих завдань можливе лише при  раціональній організації всього облікового процесу і постійному контролі за ним з боку керівника, головного бухгалтера установи та органів державного казначейства, які видають дозвіл на отримання коштів на зарплату в межах кошторису.

   Контроль  за витратами фонду заробітної плати підрозділяється на попередній і подальший.

       Попередній контроль забезпечує правильне застосування встановлених в затверджених штатних розкладах посадових окладів і різних надбавок до окладів, правильне застосування різного роду доплат і систем преміювання.                               З метою попереднього контролю за витратами фонду заробітної плати і дотриманням чисельності працівники бюджетних установ, щоб при прийомі працівника на роботу або його переміщенні, зобов’язані строго дотримуватись затвердженого штатного розкладу. В обов'язки бухгалтерії бюджетних установ по попередньому контролю: 

- контроль  за достовінтість оформленням  первинних документів, що - служать  підставою для нарахування всіх  видів оплат;

- контроль  відповідності кількості працівників  по посадах і окладах, яким нараховується заробітна плата, аналогічних даних, передбачених в затвердженому штатному розкладі по кожному структурному підрозділу;

- контроль  за достовірність застосуванням затверджених положень про преміювання працівників;

- контроль за достовінтість застосуванням компенсаційних виплат та заохочень. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Розділ 6. Комп’ютеризація обліку і аналізу витрат на оплату праці.

6.1.  Автоматизація розрахунків по заробітній платі.

На сьогоднішній день дуже широко використовуються засоби обчислювальної техніки – це призвело до появи нових прийомів та методів організації обліку. Відмінною їх особливістю є можливість складання в автоматичному режимі машинограм, узагальнюючих облікову інформацію в розрізах, необхідних для управління, контролю, аналізу та складання бухгалтерської звітності.

      Нині  відбувається швидке оснащення організацій  компю`терами. Вони дозволяють накопичувати дані як безпосередньо в облікових  реєстрах (карточках, вільних листах та ін.) так  і на машинних носіях інформації (наприклад, на жорсткому диску, дискетах).

      Відносно  просто можна засвоїти та експлуатувати  компю`тери в якості персональної техніки, оснащувати ними бухгалтерів і на їх основі створювати автоматизовані робочі місця (АРМ) бухгалтера. Одним  з обов`язкових умов автоматизації та обліку є наявність програми реєстрації та обробки бухгалтерських даних. Вони включають розробку технологій автоматизованого отримання обробки інформації, в тому числі:

• первинні документи, пристосовані до їх автоматизованої обробки;
• документообіг, розрахований на обробку облікових даних на компю`терах;
• коди;
• звітні розробки, отримані автоматично;
• програми робіт обчислювальної техніки;
• технологічні та інструментальні карти, які формалізують порядок виконання робіт на всіх етапах технологічного процесу обробки інформації, зараховуючи використання отриманих машинограм.

     При цьому програми обробки бухгалтерської інформації повинні бути адаптовані до правил ведення бухгалтерського  обліку. Це відноситься до подання  бухгалтерських реєстрів в зручному для читання вигляді, неможливість несанкціонованих виправлень в записах та ін.

     Організація самостійно обирає форми та методи бухгалтерського обліку виходячи з  обє`му облікових робіт, наявності  обчислювальної техніки та інших  умов. Вони можуть не тільки використовувати рекомендовані форми, але й розробляти свої, зараховуючи форми бухгалтерських реєстрів, програму реєстрації та обробки інформації. Разом з тим вони повинні дотримуватись загальних методологічних принципів, встановлених в централізованому порядку, а також технології обробки облікових даних.

     З переходом до прогресивних форм обліку кардинально змінюється характер та зміст бухгалтерської роботи, скорочується питома вага технічних процесів, заснованих на ручній праці. Головним для облікового персоналу стають функції організаторів процесу обробки економічної інформації.

     Спосіб  обробки господарських операцій при ведені бухгалтерського обліку чинить істотний вплив на організаційну  структуру фірми, а також на процедури  та методи внутрішнього контролю. Комп'ютерна технологія характеризується рядом особливостей,  які потрібно враховувати при оцінці умов та процедур контролю.

     Нижче показані відмінності комп'ютерної  обробки даних від неавтоматизованої.

Комп'ютерна обробка припускає використання одних і тих команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появу випадкових помилок, зазвичай присутніх ручній обробці. Напроти, програмні помилки приводять до неправильній обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах.

Комп'ютерна система може здійснювати безліч процедур внутрішнього контролю, які  в неавтоматизованих системах виконують  різні спеціалісти. Така ситуація залишає  спеціалістам, що мають доступ до комп'ютеру, можливість втручання в інші функції. В підсумку комп'ютерні системи можуть вимагати введення додаткових мір для підтримки контролю на необхідному рівні, який в неавтоматизованих системах досягається простим поділом функцій. До подібних мір може відноситись система паролів, які запобігають дії, не допустимі зі сторони спеціалістів, які мають доступ до інформації про активи та облікові документи через термінал в діалоговому режимі.

У порівнянні з неавтоматизованими системами  бухгалтерського обліку комп'ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, що здійснюють контроль. Вони також відкриті для прихованої зміни даних і прямого чи непрямого одержання інформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при  розробці чи коригуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду.

Комп'ютерні системи дають у руки адміністрації                       широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Так, результати звичайного зіставлення фактичних значень коефіцієнта витрат із плановими, а також звірення рахунків надходять до адміністрації більш регулярно при комп'ютерній обробці інформації. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп'ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій бухгалтерського обліку.

Комп'ютерна система може виконувати деякі операції  автоматично, причому їхнє санкціонування не обов'язкове документується, як це робиться в неавтоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій.

На сучасний момент існує досить велика кількість  універсальних комплексів ведення  бухгалтерського обліку, що призначені  не тільки для автоматизації обліку праці  і заробітної плати на малому підприємстві, але і для ведення всього бухгалтерського обліку, як на малих так і на великих підприємствах.

      Наприклад – 1С: Бухгалтерія

     Програма 1С:Бухгалтерія є універсальною бухгалтерською програмою і призначена для ведення синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку по різних розділах.

     Аналітичний облік ведеться по об'єктах аналітичного обліку (субконто) у натуральному і  вартісному вираженнях. Програма надає  можливість ручного й автоматичного введення проводок. Усі проводки заносяться в журнал операцій. При перегляді проводок у журналі операцій їх можна обмежити довільним тимчасовим інтервалом, групувати і шукати по різних параметрах проводок.

     Крім  журналу операцій програма підтримує кілька списків довідкової інформації (довідників):

• план рахунків;
• список видів об'єктів аналітичного обліку;
• списки об'єктів аналітичного обліку (субконто);
• констант і т.д.

     На  підставі введених проводок може бути виконаний розрахунок підсумків. Підсумки можуть виводитися за квартал, рік, місяць і за будь-який період, обмежені двома датами. Розрахунок підсумків може виконуватися по запиту й одночасно з введенням проводок (в останньому випадку не потрібно перерахування).

     Після розрахунку підсумків програма формує різні відомості:

• зведені проводки;
• оборотно-сальдову відомість;
• оборотно-сальдову відомість по об'єктах аналітичного               обліку;
• картка рахунку;
• картка рахунку по одному об'єкті аналітичного обліку;
• аналіз рахунку (аналог головної книги);
• аналіз рахунку по датах;
• аналіз рахунку по об'єктах аналітичного обліку;
• аналіз об'єкту аналітичного обліку по всіх рахунках;
• картка об'єкту аналітичного обліку по всіх рахунках;
• журнальний ордер.