Инвентаризация товаров и тары на предприятиях розничной торговли

Помимо отчетов  о движении товаров материально  ответственные лица должны предоставить в инвентаризационную комиссию расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на товары сданы в бухгалтерию  или переданы комиссии и все товары, поступившие на их ответственность, приняты к учету, а выбывшие списаны  в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы  на приобретение или доверенности на получение товаров.

Расписка

К началу проведения инвентаризации все расходные и  приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию  и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, приняты на учет, а выбывшие списаны  в расход.

Материально ответственное (ые)

лицо(а):                             ---------- ------- --------------------

                                     должность  подпись  расшифровка  подписи

--------- ------- -------------------

должность подпись  расшифровка подписи

Полученные сведения о фактическом наличии товаров  записываются в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (формы N ИНВ-3), составляемую не менее  чем в двух экземплярах.

Перед тем как  приступить к проверке, инвентаризационная комиссия опечатывает все помещения, где хранятся товары.

По возможности  на период проведения инвентаризации в торговой фирме следует остановить приемку и выдачу товаров. Если же это невозможно, то необходимо обеспечить контроль над принятием и выбытием товаров во время проведения инвентаризации.

Как указано  в пункте 2.6 Методических указаний, полноту и точность внесения в  опись формы N ИНВ-3 данных о фактических  остатках товаров, правильность и своевременность  оформления результатов инвентаризации обеспечивает инвентаризационная комиссия.

В свою очередь, руководитель торговой организации  должен создать инвентаризационной комиссии все необходимые условия  для работы, в том числе предоставить грузчиков для перевешивания  и перемещения товаров, а также  обеспечить технически исправными весовыми приборами и инструментами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

Обращаем ваше внимание на то, что проверка фактического наличия товаров производится при  обязательном участии материально  ответственных лиц и всех членов инвентаризационной комиссии.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для  признания ее результатов недействительными! Поэтому, в случае невозможности  участия любого из утвержденных членов комиссии в проверке, его необходимо заменить, но сделать это можно, только на основании соответствующего приказа  руководителя.

Фактическое наличие  товаров при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера, причем проверке подвергаются все товары без исключения.

Конечно, этот процесс  довольно трудоемкий, но, тем не менее, упрощенные способы проверки допустимы  лишь в отношении некоторых категорий  товаров:

товаров, хранящихся в неповрежденных упаковках поставщика. По таким товарам допускается  определение их количества на основании  данных, указанных на упаковке, с  обязательной проверкой на выбор  части таких товаров. Если при  выборочной проверке возникают расхождения  между данными, указанными на упаковке и фактическим наличием товаров, то производится полная проверка товаров.

товаров, поступающих  от поставщиков по теоретическому весу (метражу). Вещественная проверка указанных  товаров также производится по теоретическому весу (метражу).

Если в торговой организации имеется большое  количество весовых товаров, то ведомости  отвесов ведутся раздельно: одна ведется членом инвентаризационной комиссии, другая - материально ответственным  лицом. В конце рабочего дня (или  по окончании перевески) данные этих ведомостей сличаются, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические  расчеты и ведомости отвесов  прилагают к описи.

Товары заносятся  в опись N ИНВ-3 по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых  данных (артикула, сорта и др.), количество товаров указывают в описи  в единицах измерения, принятых в  учете.

Инвентаризационная  опись N ИНВ-3 может заполняться как  от руки, так и с использованием средств вычислительной и другой организационной техники. Заполнение описи вручную производится либо чернилами, либо шариковой ручкой, причем четко и ясно, помарки и подчистки  в описи не допускаются.

На каждой странице описи указывают прописью число  порядковых номеров товаров и  общий итог количества в натуральных  показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких  единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и так далее) эти товары показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей  и проставления над зачеркнутым  текстом правильных данных. Исправления заверяются подписями всех членов комиссии и материально ответственного лица.

Обратите  внимание!

В описи не допускается  оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные  строки прочеркиваются. Кроме того, на последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту  проверку.

Подписывается инвентаризационная опись N ИНВ-3 всеми  членами комиссии и материально  ответственным лицом. В конце  описи проверяемое материально  ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией  товаров в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных  в описи товаров на ответственное  хранение.

Если инвентаризация товаров производится в связи  со сменой материально ответственного лица, то лицо, принявшее товары расписывается  в описи в их получении, а сдавшее - в том, что они сданы.

На товары, находящиеся  на ответственном хранении, составляется отдельная ведомость.

В случае, если инвентаризация товаров проводится в течение  нескольких дней, то складские помещения, где хранятся товары, при уходе  инвентаризационной комиссии опечатываются. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в  ночное время, по другим причинам) инвентаризационная опись должна храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Если материально  ответственное лицо после инвентаризации обнаружило ошибку в описи, то об этом следует поставить в известность  председателя инвентаризационной комиссии, причем сделать это необходимо до открытия помещения, где хранятся товары.

Инвентаризационная  комиссия должна проверить данные факты  и в случае их подтверждения произвести исправление выявленных ошибок в  установленном порядке.

После окончания  проверки опись N ИНВ-3 передается в  бухгалтерскую службу торговой организации. Работники бухгалтерии производят проверку правильности всех подсчетов, произведенных в инвентаризационной описи товаров, и сравнивают данные бухгалтерского учета с фактическими сведениями. В случае выявления расхождений составляется сличительная ведомость формы N ИНВ-19, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ N 88 (пункт 1.4 Методических указаний).

Фактически в  форме N ИНВ-19 отражаются все результаты проведенной инвентаризации, так  как в ней указываются все  выявленные расхождения между показателями данных бухгалтерского учета товаров  и данными инвентаризационной описи N ИНВ-3. Обратите внимание, что в пункте 4.1 Методических указаний сказано, что  суммы излишков и недостач товаров  в сличительной ведомости N ИНВ-19 указываются  в соответствии с их оценкой в  бухгалтерском учете организации. Вместе с тем, в пункте 29 Приказа N 119н сказано, что выявленные при  инвентаризации излишки товаров  должны приниматься на учет по рыночным ценам с одновременным отнесением их стоимости на финансовые результаты торговой организации. Так как Приказ N 119н принят в более поздние  сроки, чем Методические указания, то организация торговли при выявлении  излишков товаров должна руководствоваться  более поздним нормативным документом Минфина Российской Федерации.

Сличительные  ведомости могут составляться как  вручную, так и с использованием компьютерной техники, в конце года результаты всех проведенных инвентаризаций товаров обобщаются в "Ведомости  учета результатов, выявленных инвентаризацией", унифицированная форма N ИНВ-26 которой  утверждена Постановлением Госкомстата  РФ N 26.

Выявленные расхождения  по товарам вносятся в проект акта инвентаризации, подготавливаемый инвентаризационной комиссией, которая должна по выявленным отклонениям товаров получить от материально ответственных лиц  подробные объяснения, а также  подготовить предложения о возможных  направлениях списания недостающих  товаров. Предложения о регулировании  всех выявленных при инвентаризации товаров отклонений представляются на рассмотрение руководителю торговой организации. Источник покрытия инвентаризационных разниц в соответствии с пунктом 5.4 Методических указаний определяется руководителем организации торговли и закрепляется приказом по организации.

Результаты проведенной  инвентаризации товаров отражаются в бухгалтерском учете и отчетности того месяца, в которой инвентаризация была закончена. Выявленные по результатам  инвентаризации отклонения товаров  отражаются в учете торговой фирмы, в соответствии с действующими нормами  бухгалтерского законодательства.

Напомним, что  пунктом 3 статьи 12 Закона N 129-ФЗ предусмотрен следующий порядок отражения  инвентаризационных разниц:

излишек имущества  приходуется, и соответствующая  сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной  организации - на увеличение финансирования (фондов);

недостача имущества  и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или  суд отказал во взыскании убытков  с них, то убытки от недостачи имущества  и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а  у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов).

Аналогичный порядок  предусмотрен и пунктом 28 Положения  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации, утвержденного  Приказом Минфина Российской Федерации  от 29 июля 1998 года N 34н.

3.   Пересортица товаров.

При проведении инвентаризационных мероприятий в  торговых организациях нередко выявляется так называемая, пересортица товаров - одновременный излишек и недостача  товаров одного наименования, но разного  сорта.

Появление пересортицы  возможно при нарушении порядка  приемки и хранения товаров на складе, отсутствии надлежащего внутреннего  контроля над движением товаров, а иногда причиной пересортицы является и просто невнимательность материально  ответственного лица, отпускающего товары со склада.

При проведении инвентаризации торговые организации  руководствуются Методическими  указаниями по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств, утвержденными  Приказом Минфина Российской Федерации  от 13 июня 1995 года N 49 (далее - Методические указания по проведению инвентаризации). Напомним, что случаи обязательного  проведения инвентаризации перечислены  в статье 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском  учете", а именно:

при передаче имущества  в аренду, выкупе, продаже, а также  при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально  ответственных лиц;

при выявлении  фактов хищения, злоупотребления или  порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации  или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством  Российской Федерации, в том числе  при аудиторской проверке.

Результаты проведенных  инвентаризаций оформляются документами, унифицированные формы которых  утверждены Постановлениями Госкомстата  Российской Федерации от 18 августа 1998 года N 88 "Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету  результатов инвентаризации" и  от 27 марта 2000 года N 26 "Об утверждении  унифицированной формы первичной  учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость  учета результатов, выявленных инвентаризацией".