Елементи організації оплати праці

    Лінійна організація передбачає безпосереднє підпорядкування всіх виконавців керівникові  - головному бухгалтеру. Така організаційна побудова характерна для невеликих господарств, де чисельність працівників обліку та контролю не перевищує 10-12 чоловік.

    При лінійно-штабній організації структури апарату обліку та контролю створюються проміжні сектори (підрозділи), які об’єднують групи. За такого варіанта розпорядження головного бухгалтера передається старшому бухгалтеру сектора, який у свою чергу передає його керівникові групи. Така організаційна побудова структури характерна для більшості, де бухгалтерсьий апарат налічує 10-12 чоловік. Різновидом такої структури є поділ бухгалтерії на фінансову та управлінську (внутрігосподарську).

    Комбінований  тип організаційної структури бухгалтерії характеринй для великих господарств - комбінатів, об’єднань, асоціацій. При цьому створюються спеціальні підрозділи, які виконують предметно-замкнені облікові процеси. Цей тип організаційної побудови передбачає передачу частини прав головного бухгалтера керівникам секторів.

    Відповідальність  за організацію бухгалтерського  обліку та забезпечення реєстрації фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних     документах,  збереження опрацьованих  документів реєстрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе керівник господарства.

      організація облікової роботи в ТОВ СГП «Ім. Воловікова» здійснюється самим керівником, оскільки Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» визначає  правові принципи регулювання організації, ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності та поширюється на всіх юридичних осіб.

    Відповідальність  за організацію бухгалтерського  обліку та забезпечення реєстрації фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних     документах, збереження опрацьованих документів реєстрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе керівник підприємства.

    Таким чином, для здійснення обліку і економічного планування в ТОВ СГП «Ім. Воловікова» працює облікова служба, яка складається із семи чоловік, в тому числі головного бухгалтера та касира. Організаційний тип структури бухгалтерії є лінійно-штабний або ступінчастий, при якому створені проміжні відділи, які об’єднують виконавців. За такого варіанта розпорядження головного бухгалтера делегуються заступнику або передаються старшому бухгалтеру відділу, який у свою чергу передає його рядовим бухгалтерам (рис. 2.2). Розрахунковий відділ об’єднує бухгалтера обліку праці та її оплати і бухгалтера з обліку розрахунків з покупцями і постачальниками, відділ обліку матеріальних цінностей і основних засобів включає бухгалтерів з обліку основних засобів та грошових коштів, а також обліку матеріальних  цінностей. Бухгалтер з обліку виробництва є заступником головного бухгалтера. На посаду касира призначено окрему штатну одиницю, з якою укладено договір про повну матеріальну відповідальність. Головний бухгалтер координує роботу бухгалтерії, бере участь у проведенні інвентаризацій, є головою ревізійної комісії та складає звітність. Поряд з цим для здійснення економічного планування у підприємстві працює  економіст.

     Головний  бухгалтер забезпечує чітку організацію  бухгалтерського обліку і звітності  в підприємстві відповідно до діючих нормативних і законодавчих актів, впроваджує прогресивні форми і методи обліку; бере участь у роботі юридичних служб по відшкодуванню матеріальних збитків, завданих підприємству і бере участь у проведенні економічного аналізу господарсько-фінансової діяльності даного суб’єкта, надає допомогу органам контролю у виявленні і мобілізації резервів і здійснює контроль за діяльністю підрозділів і служб для забезпечення додержання правил документування і обліку господарських процесів. Розпорядження головного бухгалтера про порядок оформлення господарських операцій і облікових документів обов’язкові для всіх підрозділів і служб підприємства. Головний бухгалтер має право другого підпису після керівника підприємства на грошових і матеріальних документах.

    Рис. 3.2. Лінійно-штабний тип організаційної структури апарату бухгалтерії ТОВ СГП «Ім. Воловікова» 

    Головний  бухгалтер розподіляє обов’язки  між обліковими працівниками, за погодженням  з ним здійснюються призначення, звільнення і переміщення матеріально-відповідальних осіб.

      Організація обліку оплати праці - важлива ділянка облікової роботи.  Весь процес обліку праці працівників можна поділити на два етапи: облік особового складу та використання робочого часу; облік виробітку продукції і заробітної плати. Особливу увагу при цьому слід звернути на документальне оформлення трудових відносин, зокрема укладання трудового договору.

    Основним  внутрішнім документом підприємства, який передбачає взаємні обов’язки  підприємтсва і працівників, порядок  направлення працівників у відрядження, порядок надання їм відпусток та інше має бути Правила внутрішнього трудового розпорядку або Положення про персонал (Формує відділ кадрів). Крім того на підприємстві повинен бути затверджений штатний розклад - із зазначенням прізвищ осіб, їх посади та окладу. У відділі кадрів на кожного працівника повинні бути оформлені трудові книжки. Відповідальна особа, що виписує книжки повинна також вести Книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, а також Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. На зіпсовані бланки трудових книжок складається акт на їх списання. Бухгалтерський облік трудових книжок ведеться на рахунку 209 "Інші матеріали" та 08 "Бланки суворого обліку".

    Основним  документом, який визначає застосування на підприємстві оплати праці, розміри основної та додаткової заробітної плати, преміювання працівників тощо є Положення про оплату праці на підприємтсві. Даний документ містить:

1. Загальні принципи організації оплати праці на підприємстві, системи і форми оплати праці, які застосовуються до різних категорій працівників;
2. Обумовлені доплати, надбавки і компенсації із зазначенням їх розміру;
3. Інші преміальні системи, що використовуються на підприємтсві;
4. Визначений стимулюючий показинк, шкала преміювання.

    Для одержання даних про заробіток працівника за минулі періоди ведеться особовий рахунок, в якому щомісячно відображаються суми нарахованої заробітної плати за видами (для видачі різного роду довідок без додаткових вибірок про дохід працівника для обчислення пенсії та отримання субсидій).

    При організації обліку відпусток важливим є не тільки дотримання механізму  нарахування відпускних, а й складання  графіку надання щорічних основних і додаткових відпусток (назва підрозділу, прізвище та ініціали працівника, посада, період, дата надання відпустки), на підставі якого та заяви працівника складається наказ. Наказ видається в двох примірниках, один залишається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії і є підставою для нарахування і виплати відпускних.

      На початок кожного року на підприємстві на всіх працівників, які в наступному році досягнуть пенсійного віку (або виникає право на пенсію за інших підстав), на підставі особових карток працівників та їх трудових книжок складають спеціальні списки працівників, які досягли пенсійного віку (прізвище та ініціали, рік народження, посада, назва підрозділу, підстава для призначення пенсії, загальний стаж, спеціальний трудовий стаж). 

    Оскільки  обліковий процес здійснюється в  бухгалтерії та інших функціональних підрозділах підприємства, виникає необхідність у визначенні завдань та функцій кожного з них і окремих посадових осіб зокрема. Іншими слова виникає необхідність в організаційній регламентації. 

    Організаційні регламенти - це нормативні документи, що регламентують функціонування апарату управління і здійсенння облікового й аналітичного процесів. До них належать положення про відділ (бухгалтерію), посадові інструкції, стандарти, графіки, операційні інструкції, програми управління, регламенти робочого дня.

    Таким чином, праця кожного працівника бухгалтерії, як і даного відділку в  цілому, має бути регламентована. Щодо визначення прав та обов’язків виконаців  то відмітимо, що стосовно рядового бухгалтера розрахункового відділу вони можуть бути наступного характеру: приймання первинної документації, оформлення та виписування різного роду носіїв інформації, участь у нарадах, дотримання розпорядку дня, культури обслуговування клієнтів, зберігання документів у поточному архіві тощо. Стосовно головного бухгалтера, перелік його прав та обов’язків може бути наступним: розподіл та перерозподіл обов’язків між підлеглими працівниками, організація нарад з питань обліку і контролю, внесення пропозицій керівництву щодо звільнення працівників, надання дозволу на здійснення відповідних господарських операцій, забезпечення організації роботи в цілому тощо.

    Розподіл  функцій закріплюється в "Положенні  про бухгалтерію". Дане Положення  є внутрішнім нормативним актом, його розробляють на основі Закону та інших нормативних актів. Він визначає порядок створення, права, обов’язки та організацію роботи бухгалтерії. Даний документ відноситься до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації і має чітко визначену структуру: загальні положення (визначення б/о, форма ведення б/о, штат і чисельність бухгалтерії тощо), цілі і завдання, функції (облік ОЗ, грошових коштів, контроль за своєчасним і правильним проведенням інвентаризації, ведення розрахунків з ОП тощо), права і обов’язки головного бухгалтера (як додаток містить посадову інструкцію головного бухгалтера, складену на основі Закону), службові обов’язки (зазначаються злужби з якими бухгалтерія взаємодіє і з яких питань. Наприклад з юридичною службою - з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів; з відділом кадрів - з питань підбору кадрів для бухгалтерії та розрахунку заробітної плати персоналу. До даного розділу також прикладаються посадові інструкції штатних працівників бухгалтерії, організація роботи (включає правила внутрішнього розпорядку роботи бухгалтерії).

    Таким чином, Положення про бухгалтерію - багатопрофільний документ, який чітко регламентує порядок її роботи. Положення оформляється на бланку підприємства за підписом головного бухгалтера і затверджується керівником.

    На  підставі затвердженої структури підприємства, керівник затверджує штатний розклад. На кожну посаду, затверджену розкладом, керівником підприємства затверджується посадова інструкція.

    Посадова  інструкція - це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов’язки, права і відповідальність посадової особи, який дає можливість контролювати виконання роботи кожного виконавця.

    Посадові  інструкції розробляються головним бухгалтером, текст узгоджується з  юридичною службою і затверджується керівником підприємства.  Структура типової посадової інструкції облікового працівника може бути наступною: найменування посади; загальні положення (зазначаються вимоги до професійного бухгалтера - стаж роботи, освіта, підпорядкованість. Вказується, що бухгалтер повинен знати і чим керуватись у своїй діяльності - План і кореспонденцію рахунків, які законодавчі акти, форми ведення обліку тощо); функції (складання звітності, проведення нарахувань, розрахунки виплат, надання консультацій працівникам стосовно обліку, контролю і аналізу); обов’язки (здійснювати прийом і контроль первинних документів, відображати операції на рахунках б/о, виконувати роботу по обліку майна, о/п, складати звітні калькуляції, проводити нарахування податків, розробляти робочий план рахунків, форми первинних документів тощо); права (отримувати від керівників підрозділів необхідну інформацію та документи, залучати до прийняття рішень фахівців інших підрозділів, вимагати в керівництва сприяння у виконанні своїх посадових обов’язків і прав); відповідальність (несе відповідальність за невиконання своїх обов’язків передбачених даною інструкцією, за здійснення в процесі своєї діяльності правопорушень, за нанесення матеріальної шкоди тощо); взаємозв’язок з іншими посадовими особами; критерії оцінки виконання обов’язків; оклад і премія; порядок призначення, звільнення і заміщення посади; висновок. Підставою для визначення завдань і обов’язків служить кваліфікаційний довідник посад службовців. Дотримання посадової інструкції повинно бути покладено в основу оцінки роботи посадової особи. Крім посадової інструкції до документів, якими регулюється діяльність бухгалтера, відносяться; контракт або трудовий договір, накази керівника з певних питань господарської діяльності, положення про облікову політику, з якими працівник має бути ознайомлений. Правильно складена інструкція запобігає виконанню функцій, які не належать бухгалтеру, упорядковує потоки інформації на підприємстві.

    З огляду на значущість формування внутрішньої регламентації з обліку, пропонуємо досліджуваному підприємству розробку посадової інструкції бухгалтера з обліку розрахунків з оплати праці. 

ПОСАДОВА  ІНСТРУКЦІЯ