Документирование как элемент метода бухгалтерского учета

2 - расчеты по имущественному  и личному страхованию. Объектом  для начисления страховых взносов  являются все виды выплат, начисленных в пользу застрахованных лиц независимо от источника финансирования. Взносы по обязательному страхованию включаются в себестоимость продукции и относятся на те счета затрат, куда была отнесена начисленная заработная плата.

3 - расчеты по претензиям. Также на данном субсчете отражаются предъявленные и признанные штрафы.;

4 - расчеты по причитающимся  дивидендам и другим доходам;

5 - расчеты по депонированным  суммам;

6 - расчеты за товары, проданные в кредит.

На счете 76 также учитываются  расчеты с квартиросъемщиками. Организация на правах владельца заключает с работником договор найма жилого помещения и передает во владение и пользование за плату служебное жилое помещение на время работы в филиале. Ежемесячно из суммы заработной платы удерживается квартплата. Данный вид расчетов в хозяйстве автоматизирован. В конце месяца составляется и распечатывается документ, который называется Анализ квартплаты. В нем отражается ФИО квартиросъемщика, номер лицевого счета, сумма задолженности (если имеется), сумма начисленной квартплаты и оплаченная сумма.

Аналитический учет по штрафам  ведется в Ведомости ф. № 38-АПК. Регистр синтетического учета журнал-ордер  № 9-АПК в хозяйстве не составляется.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.6. Сроки хранения  документов, регистров  бухгалтерского  учета и отчетности.

 

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве и  в бухгалтерии, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение либо хранятся краткие сроки и затем  выделяются к уничтожению.

Различают оперативное  и архивное хранение бухгалтерских  документов.

Сроки хранения бухгалтерских  документов установлены Перечнем типовых  документов органов государственной  власти и управления, учреждений, организаций  и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразования, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным правлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

В соответствии с Основными  правилами работы архивов Республики Беларусь в архив передают дела постоянного, временного хранения и по личному составу, передача осуществляется по описям дел (Приложение5).

Пунктом 5.3.2. этого же документа предусмотрено, что дела временного хранения передаче в архив не подлежат. Они могут хранится в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Многие бухгалтерские  документы согласно перечню типовых  документов с указанием сроков хранения относятся к документам данной категории. Однако  предусмотрено, что дела временного хранения могут передаваться в архив по решению руководителя организации. Передача может осуществляться по номенклатуре дел. Для того чтобы обеспечить сохранность документа, целесообразно производить передачу дел с бухгалтерскими документами из оперативного архива в общий архив организации. Они могут быть переданы после годичного хранения в текущем архиве. По желанию работников бухгалтерии они могут передаваться для дальнейшего хранения сразу после составления и сдачи годового бухгалтерского отчета территориальной инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь.

Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом  проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов – это определение научно- исторической, социально – культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение, а также отбора для уничтожения.

Работу по организации  и проведению экспертизы ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, организаций, учреждений, предприятий Республики Беларусь, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, Положением об экспертной комиссии, номенклатурной дел организации.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после  утверждения их руководителем организации. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя организации в составе  трех – пяти человек. В состав комиссии в обязательном порядке должны быть включены работник делопроизводственной службы, заведующий архивом, главный бухгалтер.

Председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей руководителя.

Экспертная комиссия организации осуществляет следующие функции:

• рассматривает проекты номенклатур дел организации;
• проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение ;
• рассматривает описи дел постоянного хранения по личному составу;
• рассматривает акты о выделении к уничижению документов, не подлежащих дальнейшему хранению;
• рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установлений действующими перечнями.

Экспертизу ценности документов значительно облегчает  деление их на три группы: основную, оперативную и по личному составу.

К основной документации относятся: положения, уставы, приказы, сводные планы и другие. Эти  документы подлежат постоянному  хранению.

Оперативными считаются  документы по бухгалтерскому учету  и отчетности, материально – техническому снабжению, административно – хозяйственным вопросам. Для этой категории документов, как правило, установлены временные сроки хранения.

Документация по личному  составу – это приказы, личные карточки работников, книги учета  личного состава, лицевые счета начисления заработной платы  рабочим и служащим. Эти документы имеют длительные сроки хранения.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Все  исполненные первичные документы  и регистры учета помещаются в  дела. Дело, согласно определению, донному ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство» и «Архивное дело», «термины и определения», - это совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, и помещенные в отдельную обложку. В организации заводят дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Номенклатура дел разрабатывается  в организации в соответствии с инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и  других центральных органах управления, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству  Республики Беларусь от 23 мая 1995г. №13, и Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий  Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Государственного комитета по архивам по делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997г. №5.

Номенклатура дел –  это систематизированный перечень наименований дел с указанием  сроков их хранения, разрабатываемый в целом по организации и оформленный в установленном порядке.

Следует различать понятия  «формирование дела» и «оформление  дела». Формирование  дела – это  отнесение документов к определенному  делу и их систематизация внутри дела. Формирование дела осуществляется в рамках отчетного периода, происходит накапливание в делах исполненных первичных бухгалтерских документов в регистрах бухгалтерского учета. Оформление дела – это определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению. В архив организации документы сдаются в составе оформленных дел.

Документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой  дел. При этом проверяются правильность оформления документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и другим нормативным актам. Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела. Бухгалтерские документы в деле систематизируются в хронологическом порядке – по датам, месяцам, нумерации. Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 4 см (в исключительных случаях допускается  объем дел до 300 листов).

Дела организации подлежат оформлению подлежат оформлению в два этапа: первый - при их заведении, второй – по завершении календарного года. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

По срокам хранения документы  и дела различают:

1)постоянного хранения  – бессрочное хранение;

2)временного хранения, которые, в свою очередь, подразделяются  на временное свыше 10 лет и  временное до 10 лет включительно;

3) по личному составу.  К такого рода документам относятся  документы, создаваемые при оформлении  на работу, увольнении, перемещении работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, входящие в состав личного дела.

Законченные делопроизводством  дела постоянного, временного срока  хранения и по личному составу  по окончании календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в архив организации. Предархивная подготовка включает две процедуры: оформление и описание дел.

Непосредственный отбор  документов на постоянное и временное  хранение и выделение к уничтожению бухгалтерских документов производится работниками бухгалтерии под руководством работника архива. Экспертиза ценности документов бухгалтерского учета и отчетности проводится особенно тщательно, поскольку эта документация является основной в случаях возникновения финансовых разногласий и споров между организациями, а также при возбуждении следственных и судебных дел.

Отбор документов постоянного  срока хранения проводится на основании  номенклатуры дел организации с  обязательным полистным просмотрам дел. При этом подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, документы с временным сроком хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного хранения с истекшими сроками хранения.

Дела постоянного хранения, временного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, дела временного хранения – частичному.

Полное оформление предусматривает:

- перегруппировку документов  дела в прямой хронологической  последовательности с января  по декабрь;

- нумерацию листов в деле черным графитным карандашом или нумератором в верхнем правом углу в развернутом виде арабскими цифрами, не задевая текста документов;

- составление завершительной  надписи дела;

- подшивку дела в  твердую темную обложку из  картона и четыре прокола без металлических зажимов или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций по ним;

- внесение необходимых  уточнений в реквизиты обложки  дела.

Заверительная надпись  делается в конце дела на отдельном  листе формата А4 по установленной форме.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы не нумеровать, заверительные записи и внутренние описи документов не составлять. В дело включается только один экземпляр документа.

На обложке дела постоянного, временного хранения указываются наименования организации, структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок  дела, дата, количество листов, срок хранения и другие реквизиты.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи  дел постоянного, временного срока  хранения и документов по личному  составу, а также акты о выделении  дел к уничтожению, сроки хранения которых истекли и которые утратили практическую ценность.

Дела включаются в  акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них  срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Организация, в процессе деятельности которой не создаются  документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, рассматривается на заседании экспертной комиссии организации одновременно с описями дел и подлежит утверждению руководителем. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данный акт. Использование указанных документов для хозяйственных нужд запрещено.

Если в деле находятся  документы с разными сроками хранения, то срок хранения для данного дела устанавливается по сроку хранения документов, имеющих набольшую ценность.