Документирование как элемент метода бухгалтерского учета

Основные пункты сдачи  сельскохозяйственной продукции следующие: ОАО «Лидахлебопродукт», ОАО «Ошмянский мясокомбинат», ОАО «Скидельский сахарный завод», ОАО «Белсолод», ОАО «Гроднохлебопродукты», УП «Соморгомский комбикормовый завод».

Так как  филиал «Жодишки»  является структурным подразделением ПЧУП «Сморгонский КХП», сдача зерна  не входит в реализацию, а согласно учетной политике предприятия , проходит как внутреннее перемещение. В связи с этим снизилась выручка от реализации зерна в 2010 году в 4,7 раза.

  Для сбора и регистрации фактов хозяйственной деятельности, а также эффективного управления, планирования хозяйственной деятельности и контроля на предприятии организован бухгалтерский учет. Ответственность за организацию бухгалтерского учета возложена на руководителя предприятия. Практическое руководство осуществляет главный бухгалтер.

Бухгалтерский и налоговый учет организуется централизованной бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером. Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением и действует на основании Положения о бухгалтерии. Руководство бухгалтерским учетом в филиале «Жодишки» осуществляется главным бухгалтером. Предприятие полностью обеспечено квалифицированными кадрами в бухгалтерии. В бухгалтерии работает девять бухгалтеров. Функции между работниками данного подразделения распределены в соответствии с должностными инструкциями. Должностная инструкция представляет собой именной документ, в котором изложены функции, должностные обязанности, права и ответственность работников бухгалтерии. К отчету приложена должностная инструкция главного бухгалтера (приложение 2).

В хозяйстве на базе типового плана счетов разработан рабочий план счетов, разработан план-график документооборота (приложение 3).

Основной формой учета  в хозяйстве принята журнально-ордерная форма учета. В процессе ведения  бухгалтерского учета с целью  совершенствования учета и повышения его роли в управлении производством используются персональные ЭВМ.

Внедрен разработанный  комплекс программного обеспечения  АРМ бухгалтера в следующем составе:

1. «Учет производственных запасов и МБП на складах»
2. «Учет основных средств»;
3. «Учет движения денежных средств по банку и кассе»;
4. «Учет заработной платы»;
5. «Учет работы автопарка и МТП»;
6. «Учет кадрового состава»;
7. «Племенной учет дойного стада».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Документирование хозяйственных  операций.

2.1 Первичная учетная документация.

 

Факт  совершения хозяйственной  операции подтверждается первичным  учетным документом, имеющим юридическую  силу, который составляется исполнителем совместно с другими участниками  операции.

Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, содержат следующие обязательные реквизиты:

- наименование, номер, дату и место их составления;

- содержание и основание  совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в  натуральных, количественных и  денежных показателях;

-  должности лиц,  ответственных за совершение  хозяйственной операции  и правильность  ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

В  зависимости от характера  хозяйственных операций, системы  обработки данных, необходимости  обеспечения налогового учета в  первичные учетные документы  включаются дополнительные реквизиты.

Каждая форма первичного учетного документа содержит указываемые в правом верхнем углу номер и сведения, кем и когда утверждена эта форма. В типовых и унифицированных формах первичной учетной документации перед номером указывается, что эта форма является типовой. Типовые формы первичной учетной документации утверждаются только Министерством финансов Республики Беларусь или  отраслевыми министерствами по согласованию с Министерством финансов. В формах первичных учетных документов и регистрах, разработанных субъектами хозяйствования для применения непосредственно на предприятии, указываются номер формы и дата утверждения руководителем  предприятия.

Все формы первичной  учетной документации, применяемые  в организации, с краткими указаниями по их заполнению и применению в  разрезе структурных подразделений и филиалов приводятся а Рабочем альбоме форм первичной учетной документации. Рабочий альбом утверждается руководителем организации, хранится в бухгалтерии вместе с другим нормативным материалом и является составной частью учетной политики. Рабочий альбом составляется на основании альбомов унифицированных форм  первичной учетной документации и форм первичной учетной документации, разработанных непосредственно в данном субъекте хозяйствования.

Перечень должностных  лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Документы, которыми оформляют  хозяйственные операции, связанные  с поступлением или выплатой денежных средств, подписывается 

руководителем организации или главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами.

  Первичный  учетный  документ должен быть составлен  в момент совершения операции, а если это не предоставляется  возможным, непосредственно после  ее совершения.

Лица, составившие и  подписав первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных, бухгалтерия проверяет поступившие документы по форме и по существу, т.е.с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций, зафиксированных в документах.

Недооформленные документы или же составленные с нарушением установленного порядка возвращаются бухгалтерией для их доработки и правильного оформления.

Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции, связанные с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются  руководителем организации и главным бухгалтером либо уполномоченными ими на то лицами.

Копии списков должностных лиц, которым предоставлено право подписи конкретных  первичных учетных документов, с образцами их подписей должны быть переданы в бухгалтерию, материально ответственными лицами, производящим выдачу материальных ценностей по документам. Подписи в документах должны быть разборчивыми.

В первичных учетных документах стирание записей и не оговоренные  исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускаются.

Первичные учетные документы, составленные на иностранных языках , должны иметь построчный перевод  на русский или белорусский язык.

Первичные учетные документы могут  быть изъяты в соответствии с законодательством Республики Беларусь только органами дознания и предварительного следствия, прокуратурой, судами, налоговыми органами и органами финансовых расследований на основании их постановлений. Перечень органов, которым предоставлено право изъятия документов, приведен в Налоговом кодексе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2.Экономическое и правовое значение бухгалтерских документов.

Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них  правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнитель  ные действия (например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов и др.).                                                                                             

Юридическое значение документов состоит в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей  бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность  исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Документы или данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля по поводу налоговых правонарушений и т. д. Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности осуществленных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных, так и инициативных аудиторских проверок с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных договором между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии.

Документы имеют важное значение и для анализа производственно-хозяйственной  и финансовой деятельности с целью  выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, для выявления неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производстве.                                   

Организационно-управленческое значение документов заключается в  том, что путем системного использования информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, можно добиться оптимального взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимальной прибыли.                                                                       

Экономическое значение документов состоит в том, что  они позволяют укреплять хозяйственный расчет в организации и в ее подразделениях, работающих на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, таких, как производительность труда, фондоотдача, материалоотдача и т. д.         

Таким образом, первичный  бухгалтерский документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная  операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений  и детализации. К учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу.                                                                                

Достоверность бухгалтерской  информации напрямую зависит от качества составленного документа. Поэтому каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдением установленных правил и требований.     Наиболее распространенный материальный носитель – учетный бланк (напечатанный типографским способом разграфленный лист бумаги) куда заносятся сведения о хозяйственной операции. Они могут заполняться от руки или автоматизировано, что определяется в инструкции по составлению первичных учетных документов. Ряд документов необходимо заполнять только с использованием техники (платежные поручения).                                     

Учетный документ в бланке часто составляется в нескольких экземплярах, что регламентируется правилами ведения бухгалтерского учета и соответствующими инструкциями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Классификация первичных учётных документов.

По назначению бухгалтерские документы  делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат распоряжения, задания, приказы руководителя организации или других уполномоченных для этого лиц о совершении определенных операций. К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, платежные поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов организации, доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др. Распорядительные документы не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции, и поэтому основанием для учётных записей не являются. Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, наряды на сдельную работу и т. д. Эти документы являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций. Документы бухгалтерского оформления составляются с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов. К таким документам относятся: