Документирование как элемент метода бухгалтерского учета

1. -документы по учету ОС и НМА;
2. -документы по учету сырья и материалов;
3. -документы по учету кассовых операции;
4. -документы по учету банковских операции;
5. -документы по учету НДС;
6. -документы по расчетам с подотчетными лицами;
7. -документы по учету рабочего времени и начислению зарплаты.

Комбинированные документы содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и включает корреспондирующие счета (дебетуемый и кредитуемый). По объему содержащихся в документах сведений или по порядку их составления они делятся на первичные и сводные. Первичные документы составляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Они имеют юридическую (доказательную) силу, поскольку являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. К ним относятся, в частности, накладные, документы на поступление и отпуск материалов, начисления заработной платы, отгрузку продукции и др. Сводные документы составляют на основании первичных документов, в них отражаются операции, уже оформленные прежде первичными документами. Сводные документы составляют для обобщения данных первичных документов с целью получения укрупненных или новых показателей. Примером могут служить расчетно-платежная ведомость, авансовый отчет, отчет о движении материальных ценностей и др.  По способу использования документы подразделяются на разовые и накопительные. В разовых документах отражаются (регистрируются) одна или несколько хозяйственных операций, совершаемых одновременно. Сразу после их составления они могут являться основанием для бухгалтерских записей. Накопительные документы составляют за определенный период времени (день, декаду и т.д.); они содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. К ним относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск материалов, реестры, ведомости, накопительные учетные листы и др. Они позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей и тем самым способствуют снижению трудоемкости работы бухгалтерской и других служб организаций. По месту составления документы подразделяются на внутренние (путевые листы, кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости по заработной плате), оформленные и применяемые внутри одного предприятия, и внешние (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры поставщиков, судебные и исполнительные документы), поступающие от других юридических и физических лиц.По способу заполнения документы подразделяют на составляемые вручную, на пишущей машинке и на компьютере.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4. Прием и проверка  первичных документов, их обработка

 

Наличие единой первичной  документации в сельскохозяйственных организациях имеет важное значение. Это позволяет оформлять все  однотипные хозяйственные операции едиными формами первичных документов, исключая разнобой в исходном звене ведения бухгалтерского учета.

Первичные документы  являются основой для ревизий  и аудиторских проверок, последующего контроля за законным и целевым использованием хозяйственных средств. Документы  служат и средством оперативного управления производством. С их помощью осуществляется предварительный и последующий контроль за хозяйственной деятельностью организации.

Первичные документы  должны составляться в момент совершения хозяйственных операций, содержат достоверные  данные, и иметь следующие обязательные реквизиты:

• Наименование и код документа (формы);
• Дату составления;
• Описание хозяйственной операции;
• Измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);
• Фамилии и должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, подписи этих лиц (с расшифровкой).

В необходимых случаях  первичные документы могут иметь  дополнительные реквизиты:

• Номер документа;
• Название и адрес предприятия (учреждения);
• Изложение основания для совершения хозяйственной операции и др.

Все дополнительные реквизиты  определяются характером документируемых  хозяйственных операций.

Ответственность за достоверность  содержащих в документах данных, а  также доброкачественное их составление  несут должностные лица, подписавшие  документ. Право подписи оформляется приказом руководителя организации, а списки должностных лиц с образцами их подписей передаются в бухгалтерию и материально ответственным лицам, производящим выдачу материальных ценностей по документам. Наряду с руководителем и его заместителем право подписи документов может быть дано главным специалистам. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, следует ограничивать. Подписи на документах должны проставляться разборчиво.

Исправление ошибок в  бухгалтерских документах производится корректурным способом – зачеркиванием  одной чертой исправляемого текста или суммы и написанием над  зачеркнутым правильного текста или суммы. Исправление ошибок должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписями ответственных за совершение хозяйственной операции и помечено датой исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

В сельскохозяйственных организациях используются документы  строгой отчетности (доверенность, товарно-транспортная накладная, накладная – приходный ордер и др.). Для учета, хранения и выдачи бланков документов строгой отчетности приказом директора совхоза (решением правления колхоза) назначается ответственное лицо, а также утверждается перечень должностных лиц, имеющих право использовать эти бланки.

Поступление в организацию  бланков документов строгой отчетности оформляется приходно-расходной  накладной на бланки строгой отчетности (тип. ф. №1). При обнаружении недостачи бланков составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности (тип. ф. №4).

Учет бланков документов строгой отчетности в бухгалтерии  хозяйства ведется в приходно-расходной  книге по учету бланков строгой  отчетности (тип. ф. №2). Выдача их материально ответственным и другим лицам производится на основании приходно-расходной накладной (тип. ф. №1), а списание использованных бланков – по акту на списание использованных бланков строгой отчетности (тип. ф. №3).

Списание использованных бланков документов может производится и на основании отчетов, составляемых материально ответственными лицами (отчет кассира, отчет о движении продуктов и материалов). Неиспользованные бланки документов сдают в бухгалтерию по приходно-расходной накладной. При обнаружении недостачи бланков материально ответственное лицо должно дать письменное объяснение. Решение о списании с подотчета в данном случае принимает руководитель организации после тщательного изучения факта недостачи (служебного расследования).

 На каждое материально  ответственное лицо, работающее с бланками документов строгой отчетности, в бухгалтерии открывается карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (тип. ф. №5). Записи по карточке следует производить линейно-позиционным способом, упрощающим контроль за использованием соответствующих номеров бланков документов строгой отчетности. Бланки форм первичных документов строгой отчетности должны быть пронумерованы (типографским способом или нумератором).

Поступающие в бухгалтерию  документы подвергаются формально-правовой проверке. Устанавливаются:

• Соблюдение правил оформления документов;
• Подлинность документов и содержащихся в них реквизитов и записей.

Кроме того, осуществляется арифметическая и нормативная проверка.

Следование действующим  правилам составления и оформления документов способствует накоплению реальной учетной информации о хозяйственных процессах, наличии и использовании хозяйственных средств и источников их образования, а также препятствует хищению денежных средств и материальных ценностей и совершению других злоупотреблений.

Нарушения правил составления  и оформления документов носят различный  характер и совершаются по разным причинам, в том числе в преступных целях. Поэтому следует выявлять все случаи нарушения установленных правил составления и оформления документов. Проверка подлинности документов и содержащихся в них реквизиторов и записей производится с целью выявления подложных документов – с подчистками, подменой текстов и цифр и т. д. Особое внимание обращается на подписи должностных работников и материально ответственных лиц, принимавших и отпускавших товарно-материально ценности или денежные средства. Если подлинность записей в документах вызывает сомнения, нужно сличить их с подписями тех же лиц на других документах, а также проверить реальность отражения хозяйственных операций путем встречной проверки документов, взаимного контроля, сопоставления документов, отражающих операции, с документами, обосновывающими их.

Встречная проверка документов – это сопоставление нескольких экземпляров одного и того же документа. Такой прием позволяет вскрыть случаи исправления данных в отдельных документах, составления новых (подложных) и замены ими настоящих (подлинных), неполного оприходования продукции и материалов, приписки объемов работ с целью завышения оплаты труда.

Арифметическая проверка документов заключается в установлении правильности арифметических подсчетов (итоговых сумм, вычисления процентов, умножение количественных показателей  на ценностные и т. д.). Она позволяет  выявить ошибки и преднамеренно неправильные подсчеты, совершенные в целях сокрытия злоупотреблений.

Нормативная проверка позволяет  установить правильность применения в  документах нормативных данных (цен, расценок, норм трудовых затрат, естественной убыли, расхода материальных ценностей).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5 Порядок обобщения данных  первичных документов

2.5.1 Учет денежных средств в  кассе организации

 

Наличные денежные средства и денежные документы хранятся в  кассе организации, ответственность  за сохранность которых несет кассир.

Для организации обслуживающим  банком установлен лимит остатка  кассы. Данный лимит составляет восемьсот  тысяч белорусских рублей. Документ, подтверждающий установление лимита приложен к отчету. Выручка должна в обязательном порядке сдаваться ежедневно  в кассу отделения ОАО «Белагропромбанк» г. Сморгонь.

Прием и выдача денежных средств  оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1) и расходным  кассовым ордером (форма № КО-2). Приходные  и расходные кассовые ордера регистрируют в бухгалтерии в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Указанные ордера на предприятии оформляются в соответствии с предъявленными к ним требованиями.

В кассе кассир ведет  кассовую книгу, записи в которую  производятся ежедневно, если есть движение денежных средств, на основании приходных и расходных кассовых ордеров, которые предварительно регистрируются в соответствующем журнале. Отрывной лист кассовой книги служит отчетом кассира, который вместе с приходными и расходными в конце дня сдается в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет записи в Кассовой книге, делает отметку о количестве принятых приходных и расходных кассовых ордеров, подписывает данный отчет и производит записи на счетах. Затем суммы переносятся в Журнал-ордер № 1-АПК, который является регистром синтетического учета. В нем отражается остаток на начало месяца, обороты за месяц по дебету и по кредиту в разрезе корреспондирующих счетов и остаток на конец месяца. В конце месяца в Журнале-ордере ф.№1-АПК подсчитываются обороты за отчетный период по кредиту и по дебету счета 50 в разрезе корреспондирующих счетов, производится взаимная сверка показателей, отраженных в других журналах-ордерах форм №2-АПК, 3-АПК, 7-АПК и др.  После взаимной сверки показателей итоги кредитовых оборотов по счету 50 переносят в Главную книгу.

 Схема документооборота  по кассовым операциям представлена  на рисунке 1.

 

 

 

Рис.1  Схема документооборота по кассовым операциям

2.5.2 Учет расчетов с  поставщиками и подрядчиками

 

Филиал в процессе своей деятельности осуществляет расчеты  с поставщиками и подрядчиками. На основании договоров различные  организации поставляют необходимое  оборудование, комплектующие, сырье, материалы. Между филиалом и поставщиком заключается договор на поставку тех или иных ценностей. К отчету прилагается договор поставки, на основании которого поставщик обязуется поставить хозяйству стартер. Работник организации по доверенности, предварительно выписанной в бухгалтерии филиала и зарегистрированной в Журнале регистрации выданных доверенностей, получает ценности, указанные в договоре поставки. А документом, подтверждающим выполнение условий договора, является товарная накладная.

Также филиалу оказываются различные услуги. При этом заключается договор на оказание услуг. По результатам оказанных услуг составляют Акт оказанных услуг. Если же выполнялись сторонней организацией какие-либо ремонтные работы, то по результатам выполненных работ составляется Акт выполненных работ. Перечисление средств производится путем направления в банк платежного поручения.

Для учета расчетов с  поставщиками и подрядчиками рабочим  планом счетов организации предусмотрен счет 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками». Регистром синтетического учета является Журнал-ордер формы № 6-АПК. Записи в журнале ведутся за месяц в разрезе поставщиков и подрядчиков, указывается сумма задолженности на начало месяца, дебетовые и кредитовые обороты за месяц и остаток на конец месяца. Итоговые суммы по кредиту счета переносят в Главную книгу ( рис.2).