Документальное оформление заработной платы

       Каждому работнику присваивается табельный номер, по которому он числится в табеле учета рабочего времени и во всех документах на зарплату.

       В РПУП «Новополоцкжелезобетон» установлен определенный трудовой режим, для ИТР установлен рабочий день понедельник-четверг с 8.00 до 17.00, перерыв на обед с 13.00 до 13.45, пятница с 8.00 до 15.45, перерыв на обед с 13.00 до 13.45. Контроль за его соблюдением ведется при помощи табельного учета рабочего времени. Он предполагает наблюдение за приходом и уходом с нее, выяснение причин опозданий и неявок, получение данных о фактически отработанном времени.

       Табель (ф. Т-12, Т-13) представляет собой именной список отдела, где указываются табельный номер работников, фамилия, имя, отчество, количество отработанных часов, в том числе, ночных, выходные дни, неявки на работу по болезни, в связи с командировкой, отпуском и т.д. По окончании месяца табель закрывается, т.е. в нем подсчитывается по каждому работающему: количество дней явок на работу, неявок по причинам, ночные, переработка. Табель составляется в одном экземпляре. Документ подписывается и сдается в бухгалтерию.

       С помощью табеля ведутся расчеты  оплаты труда, а также составляется статистическая отчетность.

       Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и прочих отклонениях производятся на основании оформленных надлежащим образом следующих документов:

       -  листков временной нетрудоспособности (больничных листов);

       -  справок о выполнении государственных или общественных обязанностей;

       -  письменных предупреждений о простое;

       -  заявлений о совместительстве;

       -  письменных согласий работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и др.

       Табельный учет может быть организован:

       - сплошным методом;

       - методом отклонений.

       При сплошном методе регистрируются все  данные: явки, неявки, опоздания, сверхурочные часы и др.

       Использование метода отклонений требует регистрации  в табеле только отклонений от нормальных условий работы: неявок, опозданий, простоев и др.

       На  КУП «Захарничи» учет явок и использования рабочего времени осуществляется методом сплошной регистрации, при этом делаются цифровые и буквенные отметки: часы явок отмечаются цифрами, а неявки – буквами: «Б» - болезнь, «К» - командировки, «В» - выходные и праздничные дни и т.д.

       На  анализируемом предприятии повременно оплачивается труд руководящего и административно-хозяйственного персонала, дежурного персонала (слесари, электрики), рабочих на ремонте и обслуживании машин.

       В КУП «Захарничи» применяют месячную, дневную и часовую повременную оплату труда, которую делят на простую повременную систему оплаты труда и повременно – премиальную систему.

       Размер  заработной платы работника, которому установлена месячная тарифная ставка, не зависит от количества рабочих  часов или дней в конкретном месяце. В случае если все дни в расчетном периоде отработаны полностью, заработная плата начисляется в размере месячной тарифной ставки.

       Размер  оплаты труда работника, для которого установлена дневная или часовая  тарифная ставка, зависит соответственно от количества рабочих дней или часов, фактически отработанных в течение расчетного периода.

       Размер  дневных (часовых) тарифных ставок может  устанавливаться непосредственно  условиями трудового договора (штатного расписания) или определяться расчетным  путем исходя из установленной трудовым договором месячной тарифной ставки. 
 

       2.3 Порядок начисления заработной платы работников с повременной оплатой труда 

       Повременная форма оплаты труда предусматривает  оплату за отработанное время с учетом квалификации работника и условий  труда независимо от выработки.

       При повременной оплате труда заработная плата начисляется на основании табеля, в котором отражается количество фактически отработанного времени. При этой форме оплаты труда заработная плата определяется путем умножения тарифной ставки работника соответствующего разряда на число отработанных (оплачиваемых) часов.

       При повременно-премиальной системе  оплаты труда к сумме заработной платы, исчисленной по простой повременной  системе, прибавляют сумму премии, размер которой оговорен в трудовом контракте для каждого сотрудника.

       Заработная  плата руководителям, специалистам и другим работникам, которым устанавливаются должностные оклады, определяется путем деления установленного месячного оклада, и умножения полученной суммы на количество фактически отработанного времени.

       В бухгалтерии КУП «Захарничи» составляются сводные данные об отработанном времени на основании табеля, и начисляется заработная плата.

       Для начисления зарплаты бухгалтерия открывает  лицевые счета на каждого работника, в том числе и совместителей, кроме лиц, работающих по договору подряда. Лицевые счета открываются на год, с разбивкой по месяцам, где указывается каждый вид начислений и удержаний.

       В бухгалтерии КУП «Захарничи»  на основе лицевых счетов заполняется расчетно-платежная ведомость.

       В расчетно-платежных ведомостях (ф. Т-49) на предприятии на каждого работника отводится одна строка, в которой фиксируется все причитающиеся начисления, удержания и суммы к выдаче.

       Данные  о фактически начисленной зарплате, удержаниях из нее и сумме, причитающейся  к выдаче, фиксируются в расчетном листке Расчетный листок находится у работающего.

       Ежемесячные премии, начисляемые одновременно с  заработной платой данного месяца в  расчет среднего заработка включаются в полном размере, даже если расчетный  период отработан не полностью.

       Выплата зарплаты производится регулярно в дни, определенный в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре, один раз в месяц.

       Зарплата  выплачивается в денежных единицах Республики Беларусь. С согласия работника допускается замена денежной оплаты полностью или частично натуральной оплатой (смешанная форма оплаты).

       Зарплату  работник получает в кассе организации  или через пластиковые карточки.

       Заработная  плата, не полученная в течение 3 рабочих  дней, депонируется, т.е. остается на хранение. Работающий может получить ее в кассе  организации по расходному кассовому ордеру в день, установленный администрацией для выдачи разовых сумм. Депонированная заработная плата фиксируется в книге депонентов или на карточках депонента на основании реестра, составленного при закрытии платежных ведомостей.

       На  КУП «Захарничи» начисление повременной  заработной платы отражается в бухгалтерском  учете по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», удержания  и вычеты из заработной платы отражаются по кредиту счета. 
 

       2.4 Совершенствование документального учета заработной платы работников с повременной оплатой в условиях применения современных информационных технологий 

       В настоящее время развитие рыночных отношений привело к необходимости  совершенствования бухгалтерского учета, в том числе учета труда и его оплаты. Это требует введения новых форм документов, либо совершенствования существующих форм. Документация по начислению заработной платы (оплаты труда) в связи с разнообразием условий производства в каждой отрасли представлена довольно большой группой форм документов. Среди них документы по начислению повременной заработной платы, прочими документами, связанными с расчетами по оплате труда и удержаниям, документами по использованию отработанного времени, итоговыми документами по начислению оплаты труда.

       Автоматизация учета расчетов предусматривает: обработку  сумм начислений и удержаний с  ведением базы данных начислений и  удержаний по персоналу и расчетным  периодам; обработку списков персонала (исполнительные листы, премия, страховые  перечисления); расчет отпускных; печать расчетных ведомостей и справок; экспорт данных в Пенсионный фонд и Налоговую инспекцию [1, c.21].

       База  данных начислений и удержаний содержит по каждому работнику по расчетным  периодам развернутый перечень сумм начислений и удержаний, а также совокупный годовой доход.

       Кроме установленных по оплате труда расчетных  ведомостей, обеспечивается получение  следующих документов: проводок по заработной плате (по расчетам начислений на заработную плату); пенсионной справки (содержит помесячные суммы заработка работника для исчисления пенсии); описи документов, передаваемых работодателем в ПФ (по форме АДВ-6); отчета по затратам (содержит по подразделениям номера договоров, счета, основную, дополнительную заработную плату и премию); отчета о доходах и налогах (сведения об итоговых суммах доходов и удержанного подоходного налога с работников предприятия); лицевой карточки работника (содержит сведения обо всех итоговых суммах начислений и удержаний работника за год и помесячно); справки о доходах физического лица; налоговой карточки физического лица [1,c.154].

       В состав пакета прикладных программ входит система сервисных процедур настройки, конфигурирования и обработки данных, обеспечивающая не только настройку  алгоритмов расчета и других параметров на условия использования, но и позволяющая выполнять перерасчеты, переводы работников в другие подразделения, реорганизацию базы данных на очередной год и другие необходимые для его успешного применения операции.

       В настоящее время в КУП «Захарничи» нет компьютерных программ, призванных облегчить и автоматизировать работу бухгалтера.

       В качестве существующих компьютерных программ самой мощной и грамотной из них является программа «1С: Предприятие 7.7», позволяющая вести комплексный бухгалтерский учет на производственном предприятии. Основной алгоритм программы построен на использовании типовых операций, разработанных создателями программы практически на все возможные ситуации в хозяйственной жизни предприятия. Такая система позволяет, при вводе в компьютер определенных реквизитов с первичного документа, автоматически получать нужные бухгалтерские записи в журналах регистрации первичных документов, книге покупок, книге продаж, проводки в нужных регистрах бухгалтерского учета, всевозможные аналитические отчеты, оборотно-сальдовые ведомости и многое другое.

       Если  предприятие имеет сложную систему  начисления заработной платы или  большое количество работников, то учет (начисление) заработной платы  следует вести в программе 1С: Зарплата и кадры. В этом случае в  программе 1С: Бухгалтерия отражают начисления и удержания в целом по организации либо осуществляют автоматический перенос проводок из программы 1С: Зарплата и кадры штатными средствами программ.

       Для начисления заработной платы работникам и отражения ее как элемента себестоимости продукции, товаров, услуг, приобретаемых и создаваемых ценностей, в программе предусмотрены документы Начисление заработной платы, Выплата заработной платы. Кроме этих документов в программе существуют четыре кадровых документа по учету личного состава: Приказ о приеме на работу, приказ о кадровом изменении, приказ об изменении окладов, Приказ об увольнении.

       Документ  Начисление заработной платы предназначен для учета начисленной заработной платы и расчета налога на доходы физических лиц. Ввод нового документа осуществляется через меню Документы→Зарплата→Начисление зарплаты[14, c.139].

       Документ  имеет табличную часть, которую  можно заполнить щелчком на кнопке Заполнить. В этом случае в табличную  часть документа будут внесены  сотрудники выбранного подразделения (или все сотрудники организации, если подразделение не выбрано) и заполнение графа Начислено согласно окладу, указанному для сотрудника в справочнике Сотрудники. Сумму к начислению в размере оклада следует скорректировать вручную, если она не совпадает с той, которую сотруднику следует начислить фактически.