Документальное оформление и аналитический учет поступления и выбытия основных средств

    Дебет 83 Кредит 84

    - сумма дооценки выбывшего объекта  основных средств включена в  состав нераспределенной прибыли. 

      Пример

      24 декабря 2002 года директор ЗАО  "Актив" принял решение о  списании вследствие морального износа сервера Hewlett Packard 340/S.

      Первоначальная  стоимость сервера - 20 500 руб. На момент списания на сервер была начислена  амортизация в сумме 2220,83 руб.

      После списания сервера были оприходованы следующие материалы:

      жесткий диск стоимостью 1500 руб.;

      оперативная память стоимостью 2500 руб. 

      Акт на списание основных средств оформляется  так: см.Приложение 6

      5.3. Акт на списание  автотранспортных  средств

      (форма N ОС-4а) 

      Для акта на списание автотранспортных средств  предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

      Применяется для оформления списания автотранспортных средств.

      Акт составляется в двух экземплярах  и подписывается членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. Первый экземпляр, с документом, подтверждающим снятие с учета в ГАИ, передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность автотранспортных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

      Затраты по списанию, а также стоимость  материальных ценностей, поступивших  от разборки автотранспортных средств, отражают в разделе "Справка о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств и о поступлении материальных ценностей от их списания". 

      В графе 8 "Сумма начисленной амортизации, руб.коп." отражают сумму амортизации, начисленной по автотранспортному  средству на момент его выбытия.

      В разделе "Подлежат оприходованию  следующие основные детали и узлы" указывают номенклатурные номера, количество и стоимость материальных ценностей, оставшихся после списания автотранспортного  средства.

      Эти же данные отражают в последнем разделе акта - "Справка о затратах, связанных со списанием основных средств, и о поступлении материальных ценностей от их списания" (графы 5-9). Также в этом разделе акта указывают сумму всех расходов по списанию автотранспорта (графы 1-4).

      Акт подписывают все члены комиссии и главный бухгалтер. Руководитель организации должен утвердить акт.

      Как заполнить акт на списание автотранспортных средств, покажет пример. 

      Пример

      30 октября 2002 года в ЗАО "Актив"  было принято решение о списании  автомобиля ВАЗ-2101 (двигатель N 678ДХ970665, шасси N 797890, государственный номерной знак Н789АХ, технический паспорт N 456789, инвентарный номер 278, заводской номер 90887).

      Автомобиль  пострадал в дорожно-транспортном происшествии.

      По  заключению комиссии автомобиль восстановлению не подлежит и должен быть списан с баланса организации.

      Пробег  автомобиля с начала эксплуатации составил 420 000 км. После последнего капитального ремонта пробег автомобиля составил 150 000 км.

      Первоначальная  стоимость автомобиля - 30 000 руб. На момент списания на автомобиль была начислена амортизация в сумме 30 000 руб. Таким образом, автомобиль числился в бухгалтерском учете по нулевой стоимости.

      Демонтаж  автомобиля осуществляли рабочие ремонтного цеха. За эту работу им было начислено 1000 руб.

      В результате демонтажа были оприходованы:

      аккумулятор;

      металлолом.

Акт на списание автотранспортных средств оформляется так: см.Приложение 7 
 

        Детали, узлы и агрегаты разобранного  и демонтированного оборудования, пригодные для ремонта других  объектов основных средств, а также другие материалы приходуются как лом или утиль по рыночной стоимости, а непригодные детали и материалы приходуются как вторичное сырье и отражаются по дебету счета учета материалов в корреспонденции со счетом учета финансовых результатов.

      На  основании оформленных актов  на списание основных средств или  на списание автотранспортных средств, переданных бухгалтерской службе организации, в инвентарной карточке (инвентарной  книге) производится отметка о выбытии  объекта. Соответствующие записи о выбытии объекта основных средств производятся в документе, открываемом по месту его нахождения.

      Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств хранятся в течение срока, определяемого руководителем организации.

      Ликвидация  отдельных частей, входящих в состав объекта, имеющих разный срок полезного использования и учитывающихся как самостоятельные инвентарные объекты, оформляется в порядке, изложенном выше.

      Безвозмездная передача объектов основных средств, осуществляемая по договору дарения, и передача организацией основных средств в собственность другого юридического или физического лица в обмен на другой товар, совершаемая по договору мены, оформляется актом (накладной) приемки-передачи основных средств (форма N ОС-1).

      На  основании акта бухгалтерская служба организации производит соответствующую запись в инвентарной карточке переданного объекта и прилагает указанную карточку к акту (накладной) приемки-передачи основных средств. Об изъятии карточки на выбывший объект делается отметка в документе, открываемом по местонахождению объекта (инвентарной книге).

      Списание  стоимости указанных основных средств  производится на основании акта (накладной) приемки-передачи с приложением  договора дарения и письменного  сообщения (авизо) принимающей организации о принятии к бухгалтерскому учету этого объекта или договора мены.

      Перемещение объектов основных средств между  структурными подразделениями организации  оформляется актом (накладной) приемки-передачи основных средств (форма N ОС-1). Возврат  арендуемого объекта основных средств арендодателю оформляется актом (накладной) приемки-передачи (форма N ОС-1), на основании которого бухгалтерская служба арендатора снимает возвращенный объект с забалансового учета. 
 

5.4. Акт приемки-передачи  оборудования в  монтаж (форма N ОС-15) 

      Акт составляют, если оборудование передается для монтажа подрядной организации. Для акта предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

      Акт составляют в 2 экземплярах:

• первый экземпляр передают в бухгалтерию;
• второй экземпляр - организации-подрядчику.

      Акт подписывают работник, сдавший оборудование для монтажа, представитель подрядной  организации и работник подрядной  организации, ответственный за сохранность  оборудования.

      Бухгалтер должен заполнить в акте графу "Корреспондирующий счет" и сделать проводку:

      Дебет 08 Кредит 07

      - объект основных средств передан  подрядной организации для монтажа.

      Пример

      22 июля 2002 года ЗАО "Актив"  приобрело у ООО "Пассив" деревообрабатывающий станок (паспорт N 53872017, гарантийный талон N 12037).

      Стоимость станка - 50 500 руб. Станок требует специальной  установки. Монтаж станка осуществляет подрядная организация ООО "Монтаж".

Акт о передаче оборудования в монтаж будет оформлен так: см.Приложение 8 
 
 

6. Инвентаризация основных  средств,  документальное  оформление 

6.1. Порядок проведения  инвентаризации

     С целью проверки полноты и достоверности  бухгалтерских данных по основным средствам, соответствия записей бухгалтерского учета реальному положению дел регулярно производится инвентаризация основных средств, в ходе которой производится их физический пересчет (проверка их наличия и состояния), данные инвентарных карточек или записи в инвентарной книге суммарно сверяются с данными синтетического учета, проверяются учетные записи по движению основных средств и начислению по ним амортизации, проверяется соответствие учетной оценки объектов требованиям нормативных документов по бухгалтерскому учету и внутренних нормативных документов организации, анализируются события в жизни организации для выявления объектов основных средств, подлежащих отражению в бухгалтерском учете и финансовой отчетности, либо подлежащие списанию с бухгалтерского учета.

      Порядок проведения инвентаризации основных средств  и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Минфином России от от 13.06.95 №49.

    Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель. Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно.Так, в обязательном порядке инвентаризация проводится:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• если были выявлены факты хищения основных средств;
• если основные средства были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

 

    Инвентаризацию  проводит специальная комиссия, назначенная  приказом руководителя. В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов, способных оценить состояние основных средств (например, инженеров, техников и т.д.).

    Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей, дают расписки в том, что все поступившие основные средства оприходованы, выбывшие - списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

      На  последней странице формы перед  подписью председателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в  случае движения основных средств во время инвентаризации. В описи комиссия заполняет графу о фактическом наличии инвентарных объектов. При выявлении объектов  по которым отсутствуют данные, характеризующие их, комиссия должна включить недостающие сведения в инвентаризационную опись. На основные средства, принятые в аренду, опись составляется отдельно, они составляются отдельно по каждому арендодателю. В ней, кроме общих сведений, указывают арендодателя и срок аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя. Объекты, сданные в аренду, вносятся в отдельную инвентаризационную опись после уточнения с арендатором. После оформления в установленном порядке опись передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости .

      Если  при инвентаризации выявлены недостачи или неучтенные основные средства, комиссия должна потребовать от материально ответственного лица письменное объяснение, которое позволит установить порядок регулирования расхождений данных инвентаризации и бухгалтерского учета

    Результаты инвентаризации отражают в описи основных средств (форма N ИНВ-1). Если же данные описи или акта отличаются от данных бухгалтерского учета (например, выявлены недостачи или излишки механизмов и оборудования), бухгалтер составляет сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма N ИНВ-18). 
 

6.2. Приказ (постановление,  распоряжение) о проведении  инвентаризации

(форма  N ИНВ-22) 

      Для приказа о проведении инвентаризации предусмотрен типовой бланк. Его  форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

      Этим  приказом руководитель организации  назначает членов инвентаризационной комиссии, определяет виды имущества, которое будет инвентаризироваться (основные средства, нематериальные активы, денежные средства и т.д.), даты начала и окончания проведения инвентаризации.