Документальное оформление и аналитический учет поступления и выбытия основных средств

      По  использованию основные средства подразделяются на действующие и бездействующие (находящиеся в запасе или на консервации). Такое деление их в учете связано главным образом с использованием основных средств и исчислением амортизации. Так, по основным фондам, находящимся в запасе , амортизация начисляется в части полного восстановления ; по основным средствам в эксплуатации амортизация начисляется не только  на полное восстановление, но и при необходимости создается ремонтный фонд; по основным фондам, находящимся на консервации (по решению правительства),  амортизация   не начисляется.

      В зависимости от принадлежности различают  основные средства собственные, т.е. принадлежащие данному предприятию, и арендованные, т.е. находящиеся во временном его пользовании.

      Собственные основные средства учитываются на балансе предприятия (на счете "Основные средства"), а арендованные, как принадлежащие другим хозяйствам, отражаются на за балансовом счете 001 "Арендованные основные средства". Таким построением учета устраняется возможность преувеличенного (удвоенного) учета основных средств в сводных балансах.

      Рассмотренная экономическая классификация основных средств дополняется их учетом по видам, месту использования или  хранения, материально ответственным  лицам. Этим обеспечивается контроль за сохранностью основных средств.

      Приведенная классификация используется при  организации аналитического учета  основных средств, начислении амортизации (износа), составлении отчетности.  

2. Общие требования  учета основных  средств 

2.1. Задачи бухгалтерского  учета основных средств

      На  протяжении длительного периода  использования основные средства поступают  на предприятие и передаются в  эксплуатацию; изнашиваются в результате эксплуатации; подвергаются ремонту, при  помощи которого восстанавливаются  их физические качества; перемещаются внутри предприятия; выбывают с предприятия вследствие ветхости или целесообразности дальнейшего использования.

      Главными  задачами бухгалтерского учета основных средств  является:

• контроль за их наличием и сохранностью с момента приобретения до момента выбытия;
• правильное и своевременное исчисление износа;
• получение сведения для правильного расчета налога на имущество, перечисляемого в бюджет;
• контроль за правильным и эффективным использованием средств на реконструкцию, модернизацию и ремонт основных средств;
• контроль за эффективным использованием основных средств по времени и мощности;
• получение данных для составления отчетности о наличии и движении основных средств.

 

      Для выполнения задач в организации  должна быть разработана рациональная система документооборота в соответствии с утвержденным в ней графиком, все основные средства должны находиться на ответственном хранении должностных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения.  
 

2.2. Инвентарный объект

     Единицей  бухгалтерского учета основных средств является «инвентарный объект», все части которого, удовлетворяющие определению основного средства, должны иметь единый срок полезного использования. Отдельным инвентарным объектом может признаваться:

• объект со всеми приспособлениями и принадлежностями,

или

• отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций,

или

• предназначенный для выполнения определенной работы комплекс конструктивно сочлененных предметов одного или разного назначения, представляющих собой единое целое и способных выполнять свои функции только в составе комплекса из-за наличия общих приспособлений и принадлежностей, общего управления, общего фундамента.

      Если  один объект основных средств состоит  из частей, имеющих различный срок полезного использования (эксплуатации), то каждая из этих частей может признаваться в бухгалтерском учете как отдельный объект основных средств.

      Объект  основных средств, признается активом  тогда, когда существует вероятность  того, что предприятие получит в будущем экономические выгоды, связанные с использованием актива, и его стоимость может быть достоверно определена.

      Согласно  “Типовой классификации” выделяют следующие  виды инвентарных объектов:

      - Инвентарный объект по группе зданий - каждое отдельно стоящее здание. В состав здания входят все коммуникации внутри здания, необходимые для его эксплуатации, как-то: система отопления внутри здания, включая и котельную установку для отопления (если последняя находится в самом здании), внутренняя сеть водо-газо-провода и канализации со всеми устройствами, внутренняя сеть силовой и осветительной электропроводки со всей осветительной арматурой, внутренние телефонные и сигнализационные сети и вентиляционные устройства общесанитарного значения, подъемники (лифты). Если здания примыкают друг к другу и имеют общую стену, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами. Надворные постройки, ограждения и другие надворные сооружения, обслуживающие здание (сарай, забор, колодец и др.), составляют вместе с ним один инвентарный объект. Если эти постройки и сооружения обслуживают два и более зданий, они считаются самостоятельными инвентарными объектами. Наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, отдельно стоящие здания котельных, а также капитальные надворные постройки (склады, гаражи и т.д.) являются самостоятельными инвентарными объектами.

      - Инвентарный объект  сооружений и передаточных  устройств - отдельное сооружение (передаточное устройство) со всеми устройствами, составляющими с ним одно целое.

      - Инвентарный объект  силовых и рабочих  машин и оборудования  - отдельная машина, аппарат, агрегат, установка, прибор и т.д., включая относящиеся к ним приспособления, принадлежности, приборы, инструменты, электрооборудование, а также индивидуальное ограждение и фундамент.

      - Инвентарный объект  инструментов - это только те предметы, которые не входят в состав машины, станка, аппарата и т.п. и имеют самостоятельное значение.

      - Инвентарный объект  вычислительной техники  - счетные машины и устройства (компьютеры, мониторы, принтеры и т.п.), которые не относятся к составным частям другой машины.

      - Инвентарный объект  прочих машин и  оборудования - единица оборудования, включая относящиеся к ней принадлежности приборы и инструменты.

      - Инвентарный объект  транспортных средств (локомотивы, машины, прицепы и полуприцепы и т.п.) - объект с относящимися к нему приспособлениями и принадлежностями (набор инструментов, магнитола и др.).

      Также выделяют: инвентарный объект измерительных и регулирующих приборов и устройств лабораторного оборудования; объекты производственного инвентаря и принадлежностей, объекты хозяйственного инвентаря; инвентарный объект рабочего и продуктивного скота и других животных; инвентарный объект прочих основных средств. 
 
 

2.3. Инвентарный номер

      Каждому инвентарному объекту основных средств  присваивается инвентарный номер, независимо от того, находится ли он в эксплуатации, в запасе или на консервации, присваивается инвентарный номер, который состоит из восьми знаков. Первые три знака обозначают субсчет, четвертый - группу и последние четыре знака - порядковый номер предмета в группе. По тем субсчетам, по которым не выделены группы, четвертый знак обозначается нулем. Например, инвентарный номер 01010001 обозначает: субсчет 010 "Здания", группа 1 - здания производственного назначения, порядковый номер объекта 0001; инвентарный номер 01630005 обозначает: субсчет 016, группа 3 - хозяйственный инвентарь, порядковый номер предмета 0005.

      Когда инвентарный объект является сложным, т.е. включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним  одно целое, на каждом таком элементе должен быть обозначен тот же инвентарный  номер, что и на основном, объединяющем их объекте.

      Присвоенный инвентарному объекту номер может  быть обозначен путем прикрепления металлического жетона, нанесен краской  или иным способом. В тех случаях, когда инвентарный объект имеет  несколько частей, имеющих разный срок полезного использования и  учитывающихся как самостоятельные инвентарные объекты, каждой части присваивается отдельный инвентарный номер. Если по объекту, состоящему из нескольких частей, установлен общий для объекта срок полезного использования, указанный объект числится за одним инвентарным номером.

      Кроме того, при автоматизированной системе  учета основных средств объектам присваиваются коды основных средств  в соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов (ОКОФ).

      Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данном учреждении.

      После выбытия инвентарного объекта его  инвентарный номер не присваивается  другим основным средствам в течение  пяти лет.

      Объект  основных средств, поступивший в  организацию в соответствии с договором аренды, может учитываться арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.

      Инвентарный номер в дальнейшем проставляется  во всех документах, которыми оформляется  движение объекта, а также в инвентарной карточке и инвентарных списках. Этим предупреждается путаница в учете (поскольку одинаковые по назначению объекты могут иметь разную стоимость, степень износа и т.п.), обеспечивается контроль за сохранностью основных средств.  
 

3. Основные формы  первичной документации  по основным средствам 

3.1. Требования к первичной  учетной документации

      Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными  документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

      Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации.

      Формы первичной документации для учета  основных средств и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве". К ним, в частности, относятся:

• Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (форма N ОС-1);
• Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструируемых и модернизированных объектов (форма N ОС-3);
• Акт на списание основных средств (форма N ОС-4);
• Акт на списание автотранспортных средств (форма N ОС-4а);
• Инвентарная карточка учета основных средств (форма N ОС-6);
• Акт о приемке оборудования (форма N ОС-14);
• Акт приемки-передачи оборудования в монтаж (форма N ОС-15);
• Акт о выявленных дефектах оборудования (форма N ОС-16).

      Документы, форма которых не предусмотрена  в указанном перечне и в  других альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

     В соответствии с Законом «О бухгалтерском  учете» перечень лиц, имеющих право  подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. 

Инвентарная карточка  (форма  N ОС-6)

      На  каждый инвентарный объект заводится  инвентарная карточка Для карточки предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

      При небольшом количестве объектов основных средств, осуществляется запись в  инвентарной книге, с указанием необходимых сведений об основных средствах по их видам и местам нахождения.

        Инвентарные карточки или инвентарная книга заполняются на основании актов (накладных) приемки-передачи основных средств типовой формы ОС-1, а также на основании данных технических паспортов, иных документов на приобретение, сооружение, дооборудование, перемещение и списание объектов основных средств. Изменения объекта вследствие реконструкции, модернизации, ремонта и прочее вносятся в карточку на основании данных акта приемки-сдачи отремонтированных. реконструированных и модернизированных объектов (форма № ОС-3). Если объект претерпел значительные изменения допускается старую карточку заменить новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.