Документальное оформление и аналитический учет поступления и выбытия основных средств

      Отметки о выбытии основных средств при  передаче другому предприятию или  продаже делаются на основании актов  формы № ОС-1. При ликвидации основных средств основанием для отметки в карточке служат акты на списание формы № ОС-3, ОС-4.

      Допускается в форме ОС-6, вести групповой  учет однотипных объектов. При этом объекты должны иметь одно и то же производственно-хозяйственное  назначение. одинаковые технические характеристики, стоимость и поступить в эксплуатацию в одном календарном месяце. В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств.

      Форма заполняется в одном экземпляре на основании документов на зачисление объекта, его перемещения, дооборудования, реконструкции, модернизации, по капитальному ремонту и списанию.

      В разделе "Краткая индивидуальная характеристика объекта" записываются только основные качественные и количественные показатели основного объекта, а также относящиеся к нему важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности, ограничиваясь двумя-тремя наиболее важными для данного объекта качественными показателями, исключая дублирование данных имеющейся в организации технической документации на данный объект.

      Краткую индивидуальную характеристику в случае группового учета основных средств  дают не по каждому объекту отдельно, а в целом по всей группе объектов, учитываемых в инвентарной карточке.

      При заполнении карточки обратите внимание, что по графе 6 указывают срок полезного использования объекта основных средств. Этот срок вы можете установить самостоятельно (например, исходя из ожидаемого срока эксплуатации объекта). В графе 7 "Норма амортизации, % или сметная ставка" указывают норму, по которой на основное средство будет начисляться амортизация в течение всего срока его эксплуатации.

      В графах 8 и 9 "Код" ("Нормы амортизационных  отчислений"/"Счета и объекта  аналитического учета (для отнесения  амортизации основных средств)") указывают номер группы, к которой принадлежит основное средство (графа 8), и номер счета (субсчета), на который будет списываться начисленная амортизация (графа 9).

      Графы 20-24 заполняют, если основное средство содержит драгоценные материалы (металлы, камни). В противном случае в этих графах ставится прочерк.

      Графы 25-28 заполняют, когда объект основных средств будет списан с баланса  организации (например, продан).

      В карточке также отражают сведения о  ремонте объекта основных средств. При значительном изменении качественных показателей основного средства в карточку заносят новые данные. Если это невозможно, то старую карточку заменяют новой. Старую карточку сохраняют как справочный документ.

      Карточку  заполняет бухгалтер на основании  документов об оприходовании объекта основных средств.

Пример

    12 августа 2002 года ЗАО "Актив"  приобрело сервер Hewlett Packard 340/S (инвентарный  номер 000106, заводской номер 6596-84, паспорт N 53872017). Инвентарная карточка  была оформлена на основании  акта (накладной) приемки-передачи основного средства от 6 августа 2002 г. N 8. Стоимость сервера - 20 500 руб. (без НДС).

    Инвентарная карточка будет заполнена так: см.Приложение 1 
 
 

    Инвентарные карточки могут группироваться в  картотеке применительно к Общероссийскому классификатору основных фондов, а внутри разделов, подразделов, классов и подклассов - по месту эксплуатации (структурным подразделениям организации).

      При наличии большого количества  объектов основных средств по  месту их эксплуатации (нахождения) учет может осуществляться в инвентарном списке или другом соответствующем документе, содержащем сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвентарном номере объекта, полном наименовании объекта, его первоначальной стоимости и сведения о выбытии (перемещении) объекта.

    Инвентарные карточки на принятые к бухгалтерскому учету объекты основных средств, а также списанные с бухгалтерского учета в течение отчетного  месяца находятся до конца месяца обособленно от инвентарных карточек других основных средств.

      Аналогичные инвентарные карточки или инвентарная книга могут заводиться на арендованные основные средства, учитываемые организацией на забалансовых счетах.

    Инвентарные карточки суммарно сверяются с данными  синтетического учета основных средств. 

4.  Документальное оформление и аналитический учет поступления основных средств. 

4.1. Формирование и  учет поступления  основных средств

      Основные  средства предприятий формируются  в результате:

• капитальных инвестиций (сооружения, изготовления, приобретения);
• взноса учредителей в уставный капитал предприятия;
• аренда, лизинг;
• внутреннее перемещение;
• в порядке безвозмездной передачи другими хозяйствами.

      Аналитический учет капитальных инвестиций ведется  соответственно по видам основных средств, другим материальным необоротным активам, нематериальным активам, а также по отдельным объектам капитальных вложений (инвентарным объектам).

      На  организацию учета капитальных  инвестиций влияет способ выполнения работ: подрядным способом (то есть специализированными организациями на договорных началах) или хозяйственным способом (то есть силами и средствами самого предприятия).

      При подрядном способе выполнения работ учет материальных, трудовых и финансовых затрат на выполняемые работы осуществляет сам подрядчик. Предприятие-заказчик, в данном случае, осуществляет только учет затрат на капитальные инвестиции и ведет расчеты с подрядчиком за выполненные и принятые по актам работы.

      Основные  средства поступают на предприятие  в порядке капитальных вложений, за исключением случаев передачи эксплуатируемых объектов основных средств в счет уставного капитала акционерного предприятия или товарищества с ограниченной ответственностью и безвозмездно от физических и юридических лиц.

      Под капитальными вложениями понимаются вложения денежных средств предприятием в  новое строительство и приобретение, реконструкцию, расширение и техническое перевооружение мощностей уже действующих объектов основных средств. На этапе образования предприятие может получать основные средства от учредителя в качестве вклада в уставной капитал. Первоначальной стоимостью основных средств внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, признается их денежная оценка, согласованная учредителями (участниками) организации. В пределах данной суммы учредитель (участник) может внести свой вклад основными средствами. При передаче основных средств приводят их перечень, указывают их первоначальную стоимость, износ и цену соглашения, по которым их вносят в счет уставного капитала. Одновременно должна быть передана вся техническая документация на эти объекты основных средств

      Основные  средства могут быть:

• приобретены у поставщиков;
• созданы в организации.

      Основные  средства, полученные от поставщиков, приходуют на основании товаросопроводительных документов и акта (накладной) приемки-передачи основных средств (форма N ОС-1). 
 
 
 

4.2. Акт (накладная)  приемки-передачи  основных средств

(форма N ОС-1) 

      Для акта (накладной) приемки-передачи основных средств предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а

      Применяется для зачисления в состав основных средств отдельных объектов, поступивших путем:

• приобретения за плату у других организаций;
• строительства хозяйственным или подрядным способом;
• получения от других организаций и лиц в безвозмездное пользование;
• внесения учредителями в счет их вкладов в уставный капитал;
• получения в хозяйственное ведение или оперативное управление;
• взятия в аренду с последующим выкупом;
• поступления по акту дарения;
• передачи в совместную деятельность и доверительное управление;
• передачи в обмен на другое имущество и другими способами, не противоречащими действующему законодательству.

      Документ  применяется для учета ввода  объектов в эксплуатацию, за исключением  тех случаев, когда ввод объектов в действие должен в соответствии с действующим законодательством оформляться в особом порядке, для оформления внутреннего перемещения основных средств из одного структурного подразделения организации в другое, для оформления передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию, а также для исключения из состава основных средств при передаче, продаже другой организации.

      При оформлении приемки основных средств  акт (накладная) составляется в одном  экземпляре на каждый отдельный объект членами приемочной комиссии, назначенной распоряжением (приказом) руководителя организации. В состав комиссии, как правило, включают работников бухгалтерии и технических специалистов, способных оценить состояние основных средств. Акт (накладная) после его оформления с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию организации, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.

      При оформлении внутреннего перемещения  основных средств акт (накладная) выписывается в двух экземплярах работником структурного подразделения организации-сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию, второй - структурному подразделению организации-сдатчика.

      Выбытие основных средств в результате продажи или передачи сторонним организациям оформляется актом (накладной), на основании данных которого в бухгалтерии организации делается соответствующая запись в инвентарной карточке учета основных средств (форма N ОС-6).

      Износ объекта определяется по методике Госкомстата России. 

      Постановлением Госкомстата РФ от 28 января 2002 г. N 5 настоящие указания по применению и заполнению унифицированной формы N ОС-1 дополнены абзацем следующего содержания: 

      Допускается составление общего Акта (накладной) приемки - передачи основных средств по форме N ОС-1, оформляющего приемку группы однотипных объектов основных средств, если эти объекты имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце. 
 

      В графе 11 "Норма амортизации, % или  сметная ставка" указывают норму, по которой на основное средство будет начисляться амортизация в течение всего срока его эксплуатации.

      Графу 11 заполняют, если амортизация начисляется  линейным способом или способом уменьшаемого остатка.

      Если  же амортизация начисляется одним  из двух других способов, то в этой графе  делают соответствующую пометку (например, "По сумме чисел лет срока  полезного использования" или "Пропорционально объему выпущенной продукции").

      Срок  полезного использования объекта  основных средств вы можете установить самостоятельно (например, исходя из ожидаемого срока его эксплуатации). Примерные  сроки полезного использования для всех групп основных средств приведены в постановлении Правительства РФ от 1 января 2002 г. N 1.

      В графе 12 "Код"/"Нормы амортизационных  отчислений" можно указать номер  группы, к которой принадлежит  основное средство.

      Акт подписывают все члены комиссии, работники, принявшие и сдавшие основное средство, главный бухгалтер и утверждает руководитель организации. Оформленный акт передают в бухгалтерию.

    На  основании акта бухгалтер должен сделать соответствующие проводки:

    Дебет 08 Кредит 60 (75, 76, 98-2, ...)

    оприходован объект основных средств;

    Дебет 01 Кредит 08

    объект  основных средств введен в эксплуатацию.