Бухгалтерский учёт и аудит кассовых операций

Письменные договоры о  полной материальной ответственности  могут быть заключены организацией с работниками, достигшими 18-летнего  возраста и занимающими должности  или выполняющими работы, непосредственно  связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или  применением в процессе производства переданных им ценностей.

Перечень должностей и  работ, замещаемых или выполняемых  работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы договоров  о полной материальной ответственности  утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 г. №85.

В соответствии с указанным  постановлением с кассиром должен заключаться  договор с полной индивидуальной материальной ответственности.

В организациях, имеющих, большое  количество подразделений или обслуживаемых  централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий  могут производиться по письменному  приказу руководителя организации  другими, кроме кассиров, лицами, с  которыми также заключается договор  о полной индивидуальной материальной ответственности, и на которых распространяются все права и обязанности, установленные  для кассиров.

Деньги и другие ценности должны храниться в несгораемых  металлических шкафах или в отдельных  случаях - в обычных металлических. По окончании работы кассы они  закрываются ключом и опечатываются  печатью кассира. Ключи и печать запрещается оставлять без присмотра, передавать посторонним лицам и  изготавливать неучтенные их дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных  кассиром пакетах хранятся у руководителя предприятия.

В соответствии с законодательством  все организации и учреждения без исключения, независимо от формы  собственности, должны хранить денежные средства в банках. Но им разрешается  в определенных размерах иметь деньги в кассе и использовать их на текущие  расходы — например, для расчетов наличными за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных  нужд. С этой целью обслуживающий  банк устанавливает организациям и  учреждениям по согласованию с их руководителями лимит остатка наличных денег в кассе.

Для установления лимита организация  представляет в банк специальный  расчет по установленной форме. Лимит  устанавливается с учетом особенностей хозяйственной деятельности организации  и учреждения, сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков и условий их хранения. Так, для  организаций и учреждений, имеющих  денежную выручку наличными деньгами и сдающих денежные средства в  банки ежедневно в конце рабочего дня, лимит устанавливается в размерах, которые могут обеспечить нормальную их работу с утра следующего дня. А для тех организаций и учреждений, которые имеют денежную выручку, но сдают денежные средства в банки на следующий день, лимит определяется в размере среднедневной выручки наличными деньгами. Если же организация или учреждение, имеющие денежную выручку в наличных деньгах, сдают их в банк не ежедневно, то размер лимита устанавливается в зависимости от суммы выручки и сроков сдачи. Организациям и учреждениям, не имеющим наличной денежной выручки, лимит определяется в пределах среднедневного расхода наличных денег.

Лимит остатка наличных денежных средств в кассе означает, что  остаток на конец каждого дня  не может превышать установленный  размер. Однако обороты по кассе, то есть размер поступивших и выданных в течение дня денежных средств, не ограничивается этим лимитом. Но все  суммы наличных денег, превышающие  установленный лимит остатка, должны быть сданы в банк. Следует иметь  в виду, что в установленный  лимит остатка по кассе не включаются те денежные средства, которые получены организацией из банка на выплату  заработной платы, стипендий, пособий  по социальному страхованию, командировочные  расходы. Эти сверхлимитные средства выдаются из банка целевым назначением. То есть они могут быть израсходованы  только на те цели, которые указаны  в чеке при получении денег  в банке). Для них установлены  свои сроки хранения - не более трех рабочих дней, включая день получения  денег в банке, а для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - пять дней. Если полученные денежные средства не выданы в установленные  сроки, на следующий день они должны быть сданы в банк.

В течение года лимит остатка  по кассе может быть пересмотрен  по просьбе организации или учреждения с учетом изменившихся условий работы.[14]

Наличные денежные средства, поступающие в кассу организации  или учреждения, должны быть своевременно оприходованы и в последующем  подлежат сдаче в банк для зачисления на банковские счета данной организации  или учреждения.

При осуществлении наличных расчетов, связанных с продажей товаров (выполнением работ, оказанием услуг) юридическим и физическим лицам, прием наличных денег всеми организациями  и учреждениями (кроме кредитных  организаций) должен производиться  с обязательным применением контрольно-кассовых машин техники (далее - ККМ).

Сфера применения ККМ, требования к ней и обязанности организаций, применяющих контрольно-кассовую технику, регламентированы Федеральным законом  от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с  использованием платежных карт».

Организации или учреждения не вправе вносить наличные денежные средства на счета других лиц - владельцев счетов (в том числе физических лиц), минуя свой расчетный счет. За несоблюдение этого порядка на организацию или учреждение налагается штраф в 2-кратном размере суммы  произведенного взноса.[12]

Порядок и сроки сдачи  наличных денег устанавливаются  банками по согласованию с руководителями организаций или учреждений исходя из необходимости ускорения оборачиваемости  денег и своевременного поступления  их в кассы в дни работы банков.

При этом могут устанавливаться  следующие сроки сдачи организациями  или учреждениями наличных денежных средств:

- для организаций, учреждений расположенных в населенном пункте, где имеются банки или предприятия Государственного комитета связи РФ, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассу;

- для организаций, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в банки или предприятия Государственного комитета связи - на следующий день;

- для организаций или учреждений расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или предприятий Государственного комитета связи РФ, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, -1 раз в несколько дней.

Организации или учреждения имеют право на получение наличных денежных средств со своих счетов в банке в размере, необходимом  на оплату труда, хозяйственные нужды, а также на командировочные расходы.

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются  на цели, указанные в чеке.

Выдача наличных денег  из кассы организации или учреждения производится по расходно-кассовым ордерам, платежным или расчетно-платежным  ведомостям и другим надлежащим образом, оформленным документам (счетам, заявлениям на выдачу денег) с наложением на эти  документы штампа с реквизитами  расходного кассового ордера.

Расчеты наличными денежными  средствами за приобретаемые материальные ценности между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (т.е. физическими лицами, зарегистрированными в качестве предпринимателей без образования юридического лица) осуществляются с учетом лимита, устанавливаемого Центральным банком России как органом, регулирующим денежное обращение в РФ. В настоящее время он составляет 60 000 руб. по одному платежу. При этом под одним платежом, согласно разъяснению Банка России, нужно понимать расчеты одного юридического лица с другим в течение одного дня по одному или нескольким денежным документам. Например, при лимите 60 000 руб. по одному платежу покупатель - юридическое лицо может платить другому юридическому лицу наличными деньгами ежедневно не более 60 000 руб., при этом денежных документов может быть один или несколько.

Расчеты между юридическими лицами, в том числе и индивидуальными  предпринимателями, могут осуществляться только на основании заключенных  с ними договоров. Представитель  юридического лица, с которым производится расчет, должен предъявить доверенность - документ, удостоверяющий право лица, его предъявляющего, совершать от имени организации или учреждения определенную операцию.

Кассир должен проверить  наличие на этой доверенности подписи  руководителя, печати и всех обязательных реквизитов. Обязательными реквизитами  являются: наименование предприятия, номер  его расчетного счета и наименование банка, в котором этот счет находится; срок действия доверенности; указание лица, которому доверяется получение  материальных ценностей, их наименование и количество; образец подписи  лица, получившего доверенность.

Таким образом, в результате изучения теоретических осново положений организации кассы установлено, что цель, порядок, правила организации кассы в надежном порядке хранения и целесообразном использовании наличных денег.

1.3 Счет 50 «Касса»

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит - выбытие денежных средств из кассы.

Счёт 50 «Касса».

Для учета наличия и  движения денежных средств в кассе  организации используется активный счет 50 «Касса», по дебету которого отражается остаток денежных средств и денежных документов в кассе, а также все  суммы поступления наличных денежных средств и денежных документов в  кассу, а по кредиту — суммы  выданных наличных денежных средств  и денежных документов.

Счет 50 «Касса» имеет следующие  субсчета: 1 «Касса организации», 2 «Операционная  касса», 3 «Денежные документы».

Для учета иностранной  валюты в кассе организации открываются  дополнительные субсчета к счету 50 «Касса» с целью получения  обособленных данных о движении валюты по каждому ее виду.

Выделение субсчетов к  счету 50 «Касса» объясняется необходимостью формирования информации об обороте  наличных денежных средств в зависимости  от специфики функционирования организации.

Субсчет 1 «Касса организации» применяется для учета движения денежных средств в кассе.

Субсчет 2 «Операционная  касса» используется организациями, в  составе которых имеются территориально обособленные структурные подразделения (почтовые отделения, железнодорожные  кассы, пристани, приемные пункты службы быта и др.). Эти подразделения  осуществляют наличные денежные расчеты  за выполненные работы и услуги с  физическими и юридическими лицами по счетам, квитанциям и другим расчетным документам. Этот субсчет применяется и торговыми организациями, которые осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением кассовых аппаратов. В этих случаях получение денежных средств фиксируется в книге кассира-операциониста, открываемой на каждую контрольно-кассовую машину. В ней отражаются показания счетчика и сумма, сданная старшему кассиру в конце дня, обе эти величины должны быть одинаковыми, в противном случае выявляется излишек или недостача денежных средств в операционной кассе. При этом книга кассира-операциониста не заменяет кассового отчета организации. Обобщение сведений о поступлении денежных средств за день (разница между показаниями счетчиков на начало и конец дня — выручка от продажи товаров) производится старшим кассиром. Оприходование выручки главной кассой организации отражается в кассовом отчете.

Субсчет 3 «Денежные документы» используется для учета оплаченных денежных документов — авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок государственной  пошлины. Денежные документы оформляются  аналогично денежным средствам в  кассе организации по приходным  кассовым и расходным кассовым ордерам, на основе которых составляется отчет  о движении денежных документов. В  этом отчете указывается, сколько и  каких денежных документов поступило, их стоимость, а также какие и  кому выданы денежные документы и  на какую сумму. Сведения составленного  отчета по оприходованию и выдаче денежных документов используются для аналитического учета, в качестве регистров которого может быть книга учета движения денежных документов по отдельным их видам. Выделение этой части кассовых операций в отдельный субсчет обусловлено разнообразным составом денежных документов них оценкой по сумме фактических затрат на приобретение.

Поступление денежных средств  и денежных документов в кассу  организации отражается по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с  кредитом разных счетов. Выдача денежных средств и денежных документов из кассы организации отражается по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции  с дебетом различных счетов.

В процессе хозяйственной  деятельности у каждой организации  возникает множество оснований, по которым фиксируются поступление  и расходование наличных денежных средств. При всем многообразии хозяйственных  фактов, связанных с движением  денежных средств в кассе организации, целесообразно произвести их группировку  в соответствии со структурой и содержанием  бухгалтерского баланса.

Поступления денежных средств  и денежных документов в кассу  оформляются бухгалтерскими записями:

при получении денежных средств  по чекам с расчетных, валютных и специальных счетов в кредитных организациях -

Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации»

К-т счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках»;

при получении иностранной  валюты в кассу организации согласно заявке по установленной форме оформляется  бухгалтерская запись

Д-т сч. 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»

К-т сч. 52 «Валютные счета»;

при оплате денежных документов за счет денежных средств в кассе  организации или с расчетных  и других счетов в кредитных организациях

Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные документы»

К-т счетов 50, субсчет 1 «Касса организации», 51 «Расчетные счета», 55 «Специальные счета в банках»;