Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Получатель средств может отказаться от использования аккредитива до истечения срока его действия, если возможность такого отказа предусмотрена условиями аккредитива.

За нарушения, допущенные при исполнении аккредитивной формы расчетов, банки несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Рассмотрим схему расчетов при помощи аккредитива (Рисунок 2)

1.      заключение договора контракта с указанием аккредитивной формы расчетов;

2.      заявление на открытие аккредитива (сумма, срок, условия использования его поставщиком);

3.      выписка из расчетного счета об открытии аккредитива, его условия;

4.      извещение об открытии аккредитива, его условия;

5.      сообщение поставщику условий аккредитива;

6.      отгрузка продукции, товара по условиям аккредитива;

7.      поставщик предоставил платежные и прочие документы на оплату за счет аккредитива;

8.      извещение об использовании аккредитива;

9.      выписка из расчетного счета – зачислен платеж;

10. выписка из расчетного счета об использовании аккредитива.

Рисунок 2 – Схема аккредитивной формы расчетов.

Удобной формой расчетов для получателей средств являются расчеты по чекам из лимитированной чековой книжки. Преимущество этой формы расчетов заключается в том, что практически отгрузка продукции или товарно-материальных ценностей совпадает по времени с ее оплатой.

Чек — это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю.

Прежде, чем получить чековую книжку, предприятие вместе с заявлением о выдаче чековой книжки представляет платежное поручение на сумму лимита, и в нижней части поручения делается надпись: «За чековую книжку для расчетов с предприятиями».

Чеки из лимитированных книжек подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером. При выборке товаров на месте разрешается подписывать чеки должностному лицу учреждения, которому выдается доверенность на получение товаров. В доверенности должны быть оговорены право на подписание чека должностным лицом и сумма, на которую разрешается приобрести товары. Если чек подписывается на основании доверенности должностным лицом учреждения, то оно должно на чеке перед подписью сделать надпись: «По доверенности».

Чек из лимитированной книжки выдается поставщику одновременно с отпуском товаров или предоставлением услуг.

Представление чека в банк, обслуживающий чекодержателя, для получения платежа считается предъявлением чека к оплате. Чекодатель не вправе отозвать чеки до истечения установленного срока для его предъявления к оплате. Чеки действительны в течение десяти дней, не считая дня их выписки.

По окончании срока действия чековые книжки сдаются в банк.

Форма чека и порядок его заполнения определяются законом и установленными в соответствии с ним банковскими правилами.

Рассмотрим схему расчетов при помощи чеков (Рисунок 3)

1.      предоставление в банк заявления на получение чеков;

2.      выдача чеков;

3.      предъявление поставщиком покупателю документов на отгруженную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги;

4.      выдача чеков поставщику покупателем;

5.      предъявление чека поставщиком банку;

6.      банк поставщика предъявляет чек для оплаты банку покупателя;

7.      банки выдают клиентам выписки из счетов в банке.

Рисунок 3 – Схема расчетов при помощи чеков

3.3  Первичный учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Начальной стадией регистрации хозяйственных операций в организации является первичный учет. Объектами первичного учета являются все те операции, которые тем или иным образом оказывают воздействие на изменение средств организации и источники их формирования – расчеты с поставщиками и подрядчиками, покупателями, приобретение и заготовление материалов и др. В соответствии с общими принципами бухгалтерского учета каждая хозяйственная операция должна быть зафиксирована непосредственно в момент ее совершения либо после ее окончания.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Для организации первичного учета в организации следует определить круг лиц, имеющих право на составление первичных документов. Для определения круга лиц используют должностные инструкции и сложившуюся технологию обработки документации в бухгалтерии организации. (Федеральный закон от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" гл. II ст.9 п.1)

Основными первичными документами при расчетах с поставщиками и подрядчиками в организации являются:

1.      двухсторонний договор поставки;

2.      товарно-транспортная накладная;

3.      счет-фактура;

4.      счет на оплату;

5.      доверенность;

6.      приходный ордер;

7.      коммерческий акт;

8.      платежное поручение.

Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его  документального  оформления  регулируются  действующими  техническими условиями  поставки,  договорами  купли-продажи  и  инструкциями  о  порядке приемки  по   количеству,   качеству   и комплектности.

      Движение   товара   от   поставщика    к    потребителю    оформляется товаросопроводительными  документами,  предусмотренными  условиями  поставки товаров  и  правилами  перевозки   грузов   (накладной,   товаротранспортной накладной,   счетом   или   счетом-фактурой).

Накладная в торговой  организации  может  выступать  как  приходным,  так  и расходным   товарным    документом,    должна    выписываться    материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада,  при  принятии товаров в  торговой  организации.  В  накладной  указывается  номер  и  дата выписки;  наименование  поставщика  и  покупателя;  наименование  и  краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма  (с  учетом налога на добавленную стоимость)  отпуска  товара.  Накладная  подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и  заверяется  печатями   организаций   поставщика   и   получателя.   Количество оформляемых экземпляров в накладной  зависит  от  условий  получения  товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара.

      Товарно-транспортную  накладную  выписывают   при   доставке   товаров автомобильным транспортном. Товарно-транспортная накладная состоит из  двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от  особенностей  товаров к  товарно-транспортной  накладной  могут  прилагаться   другие   документы, следующие с грузом.

Счет-фактура выписывается в тех случаях,  когда  перечень  отгруженных товаров  велик.  Счет-фактура  является   основным   первичным   документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками и подрядчиками.

      Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого  аналогично  счету-фактуре.  Счет   выписывается   поставщиком   на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара.

      Оприходование поступивших товаров оформляется путем  наложения  штампа на  сопроводительном  документе:  товарно-транспортной   накладной,   счете-фактуре, счете и других документах, удостоверяющих количество  или  качество поступивших товаров.

      Если  товары  получает  материально-ответственное  лицо   вне   склада

покупателя,  то  необходимым  документом  является   доверенность,   которая подтверждает право материально  ответственного  лица  на  получение  товара.

Порядок оформления и получения по  ним  товаров  установлен  «Инструкцией  о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных  ценностей  и отпуска их по доверенности»,  утвержденной  Постановлением  Государственного Комитета статистики РФ от 30.10.97 г. № 71а.

      Порядок приемки товаров и ее  документальное  оформление  зависят:  от места приемки, характера приемки (по количеству,  качеству,  комплектности), от степени  соответствия  договора  поставки  сопроводительными  документами (наличие или отсутствие) и т.д.

      Приемка товаров по количеству в торговой  организации  предусматривает проверку соответствия фактического наличия  товара  данным,  содержащимся  в транспортных, сопроводительных и/или расчетных документах, а при приемке  их по  качеству   и   комплектности   –   требованиям   к   качеству   товаров, предусмотренных в договоре.

      Приемка  товара  на  складе  поставщика   осуществляется   материально ответственным лицом по доверенности, если товар находится  в  не  нарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто  или  по количеству  товарных  единиц  и  маркировке  на  таре.

      Если  количество  и  качество  товара   соответствует   указанному   в товаросопроводительных  документах,   то   на   сопроводительные   документы (накладная,  счет-фактура,  товарно-транспортная   накладная и  другие  документы,  удостоверяющие  количество  и  качество поступивших  товаров)  накладывается  штамп  организации,  что  подтверждает соответствие  принятых  товаров   данным,   указанным   в   сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее  приемку  товара, ставит свою подпись  на  товаросопроводительных  документах  и  заверяет  ее печатью торговой организации.

      При нарушении правил приема и  сроков  торговые  организации  лишаются возможности   предъявления   претензий    поставщикам    или    транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.

      В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонении по качеству,   установленному   в   договоре,   или   данным,    указанным    в сопроводительных  документах,  должен  составляться  акт,  который  является юридическим   основанием   для   предъявления   претензий   поставщику.    В сопроводительном документе  следует  сделать  отметку  об  актировании.  Акт составляется  комиссией,  в  состав  которой  должны   входить   материально ответственные лица торговой организации, представитель поставщика  (возможно составление акта в одностороннем порядке при  согласии  поставщика  или  его отсутствии).

          При закупке товара или его приемке руководителям торговых  организаций необходимо  следить  за  наличием  сертификата  соответствия  на  закупаемый товар.

При расчетах с поставщиками за поставленные товары, оказанные услуги, выполненные работы, заказчик может использовать платежное поручение. При отражении содержания хозяйственной операции, проводимой платежным поручением, необходимо обратить особое внимание на правильность корреспонденции счетов и в значительной мере оказывают влияние на методологию отражения операций по счетам синтетического учета. Например, при отражении назначения платежа необходимо указывать, за какие товарно-материальные ценности, работы, услуги и на основании каких документов произведен платеж. При этом в платежном поручении важно отразить, в какой срок осуществляется перечисление средств.

При недостаче материалов комиссией составляется коммерческий акт,  акт о  приемке  материалов,  в  которых  определяется  причина   недостачи,   ее величина, как в количестве, так и в сумме,  выносится  решение  о  погашении возникшей недостачи.

         Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе  реализации товара, при несоответствии товара стандарту или  согласованному  образцу  по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления  расходной накладной.   Условия   возврата   поставщику   могут   быть   различными   и оговариваются в договоре поставки.

          Учет первичных документов по приходу товаров в ООО ППСО «Исток» ведется в «Журнале поступления товаров», в котором указывается  название  приходного документа,  его  дата  и  номер,  краткая  характеристика  документа,   дата регистрации документа, сведения о поступивших товарах.

      После  проверки,  приемки  и  таксировки   принятых   от   материально

ответственных лиц отчетов о движении материальных ценностей  с приложенными оправдательными документами, на основании  которых  были  сделаны  записи  в "Журнале поступления товаров", бухгалтер предприятия  переносит  остатки  на конец месяца из отчетов в сальдовые ведомости.

      Оформленные документы  на  приемку  товаров  являются  основанием  для расчетов  ООО ППСО «Исток»  с  поставщиками  и  их  данные  не  могут   быть пересмотрены после приемки товаров  в  организации  (за  исключением  потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

В ООО ППСО «Исток» поступающие товары приходуются в день  окончания  их приемки по фактическому количеству и сумме.