1.1.7. Особенности учета  приобретения ГСМ  за наличный расчет.

 

    При заправке автомобиля топливом за наличный расчет рекомендуется выдавать водителю под отчет один или два раза в месяц некоторую сумму на закупку ГСМ. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов должны быть установлены приказом по предприятию.

    Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании практического опыта и плана  использования автомобиля.

    Автором статьи «Организация учета ГСМ на предприятиях [20] предложен такой  вариант приказа:

                                                    

 
 
 
 
 
 

                                                                                         Утверждаю

                                                       Директор _____________________

                                                        «_____»________________199__г.

 

                                                   ПРИКАЗ 

    Приказываю  с 1 января 1996 года производить  выдачу денежных сумм под отчет на приобретение горюче-смазочных материалов за наличный расчет следующим сотрудникам: Иванову А.А., Петрову Б.Б., Сидорову В.В.

    Выдачу  денег производить 2 раза в месяц. Непременным  условием выдачи каждой новой суммы является составление и утверждение авансового отчета по предыдущей сумме. расходы, не подтвержденные чеками АЗС, не возмещаются.

    Сумму выдаваемых денежных средств определять по формуле: средняя  цена за один литр бензина, действующая в текущем месяце х плановый расход бензина, установленный начальником транспортной службы для каждого автомобиля в зависимости от графика использования автомобиля.

    Директор _________________

 

    При приобретении ГСМ за наличный расчет перед каждым получением наличных денег из кассы водитель должен представить отчет о ранее приобретенном топливе. Данные о приобретенном за наличный расчет бензине заносятся в лицевую карточку водителя с указанием даты, количества и стоимости. По окончании месяца она сдается в бухгалтерию вместе с путевым листом. Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива; стоимость одного литра топлива.

    Очень часто на практике на небольших предприятиях сотрудники, эксплуатирующие автотранспортные средства, не требуют или забывают потребовать на заправке чеки АЗС, а  на предприятии впоследствии произведенные расходы им возмещают. Как правило, подобная хозяйственная операция сопровождается составлением  внутреннего акта.

    Составление внутренних актов для списания в  том случае, когда водитель не получил  при заправке автомобиля документ, подтверждающий расходы, для включения этих расходов в себестоимость продукции (работ, услуг), не допускается.

    Если  такие расходы все-таки произведены, необходимо:

• произвести их за счет чистой прибыли предприятия;
• удержать с получивших деньги сотрудников подоходный налог;
• удержать с полученной суммы 1% взносов в Пенсионный фонд РФ;
• начислить 28% взносов в Пенсионный фонд РФ.

    При отражении в учете расходов на  оплату ГСМ следует учитывать  особенности исчисления НДС при наличной и безналичной формах оплаты ГСМ. В соответствии с пунктом 19 Инструкции ГНС РФ от 11 октября 1995 года N 39 «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость» при определении сумм налога на добавленную стоимость, подлежащих взносу в бюджет по горюче-смазочным материалам, приобретенным за наличный расчет через АЗС, к зачету принимаются суммы налога в размере 13,79% от стоимости этих материалов.

    Выделение расчетным путем НДС со стоимости  ГСМ, приобретенных за наличный расчет, производится и в том случае, когда сумма НДС в чеке АЗС не выделена.

    Это, пожалуй, единственное исключение из общего правила, согласно которому из стоимости  приобретенных за наличный расчет на предприятиях розничной торговли материальных ценностей сумма НДС не выделяется.

    В случае изменения размера снабженческо-сбытовой надбавки для организаций нефтепродуктообеспечения указанный выше размер уточняется при необходимости Государственной налоговой службой РФ по согласованию с Министерством финансов РФ.

 

    ПРИМЕР. В авансовом отчете водителя на предприятии, заправка автомобилей  которого производится за наличный расчет, указана и подтверждена чеками АЗС оплата 700 литров бензина АИ-92 по цене 1,75 рублей за один литр на сумму 1225 рублей.

    Данная  сумма должна быть отражена в учете  следующим образом:

1. расчетным путем выделяется сумма налога на добавленную стоимость 1225*13,79%=168,93 рублей.
2. расчетным путем исчисляется стоимость топлива 1225-168,93=1056,07 рублей.

    В бухгалтерском учёте  это отражается следующим  образом  (см. табл.1.1.).

 
 
 
 
 
 
 
 

Таблица 1.1.

Бухгалтерские записи

 
 

    Так как сумма налога на добавленную  стоимость, подлежащая внесению в бюджет, определяется как разница между суммами налога, полученными от  покупателей за реализованные им товары (работы, услуги), и суммами налога, фактически уплаченными поставщикам за оприходованные материальные ресурсы (выполненные работы, оказанные услуги), то одновременно сумма НДС может быть принята к зачету.

    С первого января 1997 года единственным документом, в соответствии с которым  сумма уплаченного НДС может быть принята к зачету, является счет-фактура, а АЗС такого документа водителям не выдает, у предприятий нет основания для зачета сумм НДС, уплаченных при приобретении топлива за наличный расчет на АЗС. Одновременно, до внесения соответствующих изменений в инструкцию о порядке исчисления и уплаты НДС, предприятия не могут списывать суммы этого налога и на издержки производства и обращения.

    Автор статьи «Организация учета ГСМ на предприятиях» [20] рекомендует впредь до урегулирования этого вопроса  накапливать суммы НДС на счете 19.

    Аудитору  следует проверить: присутствует ли на чеках на закупку ГСМ упоминание об АЗС и, если такое упоминание есть, не принадлежит ли АЗС частному предпринимателю, – так как в обоих случаях нельзя выделять НДС расчётным путём.

 
 
 

    1.1.8. Оформление и учет  представительских  расходов.

 

    Как известно, удачно заключенная сделка – важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности как небольшой организации так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

    Согласно  письму Министерства финансов РФ от 6 октября 1992 года № 94 (в редакции последующих изменений и дополнений) [21] представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема ( завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно- зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

    Указанные расходы включаются в себестоимость  продукции (работ, услуг) в пределах, утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Общая  сумма расходов по смете и фактические расходы, относимые на себестоимость продукции (работ, услуг), не должны превышать предельных размеров, исчисляемых по нормативам, указанным в таблице 1.2.

 

                                              Таблица 1.2

 

Нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов в год

 
 

    Предприятиям  рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля. В статье «Об использовании средств на представительские цели» [22] автор приводит разработанную с учетом конкретных условий и требований организаций смету представительских расходов (см. приложение № 5).

    При составлении сметы на представительские  расходы можно взять за основу нормы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц, которые периодически сообщаются Министерством финансов РФ для бюджетных учреждений с учетом изменения индекса цен.

• Последние на данный момент нормы указаны в письме Министерства финансов РФ от 27 мая 1996 г. № 49. [23] С первого июня 1996 года нормы расходов на прием и обслуживание иностранных  делегаций и отдельных лиц  установлены в следующих размерах:
• оплата питания (в сутки на одного человека) – до 85 рублей;
• оплата (на одного участника) завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия, связанного с официальным приемом:
• делегации, возглавляемых  министрами и лицами аналогичных рангов, членами парламентов - до 115 рублей;
• других делегаций – до 95 рублей;
• буфетное обслуживание во время переговоров, мероприятий культурной программы (на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего) – до 5 рублей;
• культобслуживание (на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего) – до 12 рублей;
• бытовое обслуживание и прочие расходы (на одного члена делегации в день) – до 4,7 рублей;
• оплата труда переводчика (по счетам организации – в час) – до 24 рублей;
• приобретение сувениров (памятных подарков) с российской символикой:
• для руководителя делегации- до 76 рублей;
• для членов делегации- до 45 рублей.»

 

    Разумеется, что при составлении сметы  для других организаций указанные  нормы могут быть изменены. Главное, чтобы фактически произведенные организацией представительские расходы, превышающие пределы, установленные законодательством, не уменьшали налогооблагаемую прибыль.

    Руководитель  предприятия должен издать приказ, в котором  будет определен  круг лиц, занятых приемом участников деловых встреч.