Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами, персоналом по прочим операциям

    Представленные  подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные  к ним оправдательные документы  в бухгалтерии подвергаются счётной  проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем организации.

    Сотрудники  организации, уполномоченные производить  закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций. 

2. Нормативные ограничения налично-денежного  обращения при  покупках за     наличный расчёт.

 

    В соответствии с пунктом 2 Порядка  ведения кассовых операций в РФ, утвержденным письмом Центрального банка РФ от 4 октября 1993 г. № 18 (в редакции последующих изменений и дополнений)[3], расчёты между юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичном порядке.

    При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт следует учитывать  лимиты, установленные Письмом Центрального банка РФ «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами». [4] Предельный размер расчётов наличными деньгами по одному платежу установлен с 14 октября 1998 года в следующих размерах:

• между юридическими лицами в сумме десять тысяч рублей;
• для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырьё в сумме пятнадцать тысяч  рублей;
• для предприятий и организаций торговли Главного управления исполнения наказаний Министерства внутренних дел РФ при закупке товаров у юридических лиц в сумме пятнадцать тысяч рублей.

    При этом в соответствии с разъяснениями  Центрального банка РФ от 16 марта 1995 г. № 14-4/95 [5] под термином «один платёж» понимаются расчёты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам в пределах установленных лимитов.

    Например, между юридическими лицами заключён договор на поставку товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ) на сумму тридцать  тысяч рублей. Договором обусловлено, что расчёты будут производиться наличными денежными средствами. Если покупатель – юридическое лицо – через своё подотчётное лицо ежедневно производит платёж в адрес другого юридического лица наличными деньгами в размере, не превышающем десять тысяч рублей, в течение трех или более дней, то такой расчёт не будет являться нарушением действующего законодательства.

    Указанные выше нормативные ограничения обязательны  для исполнения всеми юридическими лицами, а за их несоблюдение в соответствии с пунктом 9 Указа Президента РФ «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» [6] предусмотрены штрафные санкции (в двукратном размере суммы произведённого без учёта нормативных ограничений платежа).

    При этом на руководителей предприятий-нарушителей  налагается административный штраф  в пятидесятикратном размере установленной законодательством России минимальной месячной оплаты труда (по состоянию на 1998 год она составляет 83 рубля 49 копеек).

    Налагает  соответствующие взыскания Государственная  налоговая инспекция.

    Также необходимо учитывать положения  Письма Центрального банка РФ от 24 ноября 1994г. №14-4/308 [7], в котором сообщается, что пункт 9 Указа Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 [6] не распространяется на юридические лица, получающие платёж.

    Меры  финансовой ответственности за осуществление  расчётов наличными деньгами сверх  установленных предельных сумм применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платёж в адрес другого юридического лица.

    Аудитору  также необходимо проследить, вносили  ли подотчётные лица денежные средства на расчётные счета других организаций  в качестве оплаты приобретаемых  материальных ценностей, так как Указом Президента от 18 августа 1996 года № 1212 [8] установлено, что предприятия не вправе вносить наличные денежные средства на счета других лиц – владельцев счетов (в том числе физических лиц), минуя свой расчётный счёт. 
 

3. Документальное  оформление покупок  за наличный расчёт у юридических  лиц в розничной  торговле.

 

    При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый чек и товарный чек (или накладную).

    Кассовый  чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек в соответствии с постановлением Правительства РФ от 29 июля 1996 г. № 914 [9] должен содержать следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• номер кассового аппарата;
• номер и дату выдачи чека;
• стоимость (цену) продаваемого товара с налогом на добавленную стоимость (далее – НДС).

    Вместо  кассового чека возможна выдача номерного  бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

    Товарный  чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском  учёте» [10] должен содержать следующие реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• наименование и измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

    По  мнению автора статьи «Учёт расчётов с подотчётными лицами» [11]: «Документы, подтверждающие расходы, в виде товарного чека со штампом «оплачено» без чека ККМ приниматься к учёту не должны».

    Согласно  Инструкции Государственной налоговой  службы РФ от 11 октября 1995 г. № 39  «О порядке исчисления и уплаты НДС» (в редакции последующих изменений и дополнений) [12] суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретённым для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачёту у покупателя не принимаются и расчётным путём не выделяются.

    Исключение  – приобретение горюче-смазочных  материалов (далее – ГСМ) за наличный расчёт по чекам автозаправочных станций (далее – АЗС), при этом НДС выделяется по расчётной ставке 13,79 % от стоимости приобретённых материалов, а также некоторые командировочные расходы, которые будут рассмотрены далее.

    (Подробнее  об особенностях учёта ГСМ,  приобретаемого за наличный расчёт  – будет рассмотрено в разделе 1.1.7. «Особенности учёта приобретения ГСМ за наличный расчёт»).

    В бухгалтерском учёте организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:

    Дебет 10      Кредит 71 – на сумму оприходованных материалов;

Дебет 12/1 Кредит 71 – на сумму приобретенных малоценных и быстроизнашивающихся предметов (далее – МБП);

Дебет 20 (23,25,26,29,.…) Кредит 71 – на сумму произведённых работником по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных, общехозяйственных и прочих расходов.

    Все подотчётные суммы списываются  бухгалтерией предприятия на основании  авансового отчёта работника (см. приложение 1) с приложением подтверждающих расходы документов.

    При этом аудитором должны быть сопоставлены документы на приобретение за наличный расчёт канцелярских принадлежностей, хозяйственных материалов и других материальных ценностей со складскими документами на оприходование и (или) последующее списание в расход (передачу в эксплуатацию) этих ценностей.

    Аудитору  важно обратить внимание на обоснованность записей по кредиту счёта 71 в корреспонденции  со счетами учёта затрат (издержек обращения). Такие записи не могут быть сделаны лишь на основании документов продавца (кассовых и товарных чеков),  подтверждающих приобретение материальных ценностей (работ, услуг) без дополнительных документов, составленных организацией-покупателем (или при её участии) и подтверждающих использование приобретённого в процессе собственного производства.

    Такими  дополнительными документами могут  быть ведомости списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию приобретённых МБП, акты приёмки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т.п. 

4. Документальное  оформление покупок  за наличный расчёт у юридических  лиц  (кроме розничной торговли).

 

    Прежде  всего необходимо отметить, что согласно Инструкции Государственной налоговой службы «О порядке исчисления и уплаты НДС» [12] при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт (только в пределах установленных лимитов) у организации-изготовителя (предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой и другой организации (предприятия), занимающихся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров) при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой, НДС отражается по дебету счёта 19 «НДС по приобретенным материальным ценностям» и исчисление его производится в общеустановленном порядке.

    Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и  иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

    1. Заключение договоров между юридическими  лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п., оформляемых в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ. [14] Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемом в дополнение к соответствующему договору.

    2. Внесение наличных денег по  заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая в соответствии с Порядком ведения кассовых операций [3] заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

    Иногда  организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

    В бухгалтерском учёте организации-покупателя данные операции отражаются проводками:

    Дебет 60 Кредит 71(50) –  на сумму оплаченных счетов ¹ 

    3. Не позднее десяти дней  с  даты отгрузки товара (выполнения  работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик  обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру, выписанный по форме, установленной постановлением Правительства РФ «Об утверждении порядка ведения журналов учёта счетов-фактур при расчётах по НДС». [15]

    Такой порядок действует, начиная с  первого января 1997 года.

    В счёте-фактуре должны быть указаны: