Бюджетирование и контроль затрат

     Введение 

     Рыночная  экономика динамична, отечественным  организациям приходится работать в  быстро меняющейся внешней среде, часто  в условиях неопределенности. Расширяются  масштабы рынка, меняются потребности, растут объемы покупательского спроса, усиливается конкуренция. В тоже время финансовые и материальные ресурсы все более ограничены. Это ставит перед предприятиями проблемы эффективности управления деятельностью, требует решения стратегических, тактических и текущих задач, обеспечивающих стабильность и экономический рост.

     В обстановке рыночной неопределенности необходимо прогнозировать будущее, предвидеть возможные изменения условий  деятельности с помощью опережающего планирования и контроля, то есть с  помощью системы бюджетирования.

     Система бюджетирования охватывает как в целом организацию, включая производство, реализацию, распределение, финансирование, так и подразделения, занимающиеся отдельными видами финансово-хозяйственной или производственной деятельности. Бюджеты включаются в большинство контрольных систем организации, в том числе широко используются в системе учета и калькулирования по нормативным затратам.

     Бюджетирование  не является чем-то не известным для  отечественной экономики. В условиях централизованно-планируемой системы  хозяйствования, основанной на общественной собственности на средства производства и государственном управлении ресурсами, оно использовалось в основном в практике финансирования государственных предприятий путем составления бюджетов доходов и расходов, денежных потоков, и т.п.

     На  уровне организации бюджеты (сметы) использовались для характеристики целевого финансирования их деятельности из государственного бюджета и распределения  государственных средств внутри организации.

     Документ, с помощью которого, планировались  доходы и расходы, носил название «смета» (смета доходов и расходов, смета потребного количества материалов, рабочей силы и т.д.)

     Бюджет  и смета по сути своей используют одни и те же методические подходы, одни и те же контрольные приемы: сопоставление сметных (бюджетных) и фактических (отчетных) данных для анализа степени исполнения сметы (бюджета). Однако в условиях полной финансово–хозяйственной самостоятельности и безусловной ответственности, содержание этих документов (понятий) наполняется иным смыслом: не пассивное распределение выделенных вышестоящей организацией средств, а активная, целенаправленная деятельность по прогнозированию, планированию, выработке контрольных критериев, улучшение координации деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Тема 3. Бюджетирование и  контроль затрат (2 ч.)

1. Понятие, объект и назначение бюджетирования
2. Виды бюджетов, их классификация
3. Организация производственного  учета по местам возникновения затрат и центрам ответственности
4. Отчеты об исполнении бюджетов, принципы их составления
5. Возможные проблемы финансового контроля

 

1. Понятие, объект и назначение бюджетирования

 

     Бухгалтерский управленческий учет тесно связан со сметным (бюджетным) планированием  и контролем, которое является его  составной частью. Сложные рыночные процессы, с одной стороны, воздействуют на колебания объемов производства и реализации продукции, с другой – влияют на поведение затрат, а значит, и на прибыль.

     В основе управления затратами можно выделить следующие составляющие:

     ● планирование затрат;

     ● установление уровня затрат;

     ● улучшение стоимостных показателей на каждом этапе деятельности организации.

     Сохранение  и снижение уровня затрат связано  с управлением затратами уже  на производственной стадии. Это обеспечивается через единую для всей организации  систему финансирования, формируемую с помощью бюджетирования – процесса составления финансовых планов (бюджетов) и смет.

     Термины и понятия, связанные с процессом  бюджетирования: бюджет, план, смета, в  отечественной экономической литературе трактуются по-разному, от чего теряется иногда смысл этого процесса.

     Так, понятие, бюджет, часто отождествляется  с планом хозяйственной деятельности организации на текущий период; процесс  управленческого планирования –  с бюджетированием; бизнес-план организации  – со сводным бюджетом, а сметы  производственных затрат, управленческие и коммерческие расходы – с бюджетами.

     Практически, план по своему содержанию представляет собой намеченную на конкретный период времени программу действий (или  работу) с указанием целей, содержания, объектов, методов, последовательности и сроков выполнения.

     Бизнес-план, соответственно – комплексный план развития организации.

     Смета – документированный план денежных средств для финансирования расходов организации (смета затрат на производство, смета строительных работ и т. п.).

     А бюджет – финансовый план в стоимостном выражении, документ, обеспечивающий взаимоувязку расходов организации с имеющимися (или возможными) доходами.

     Зарубежные  экономисты не делают лингвистических  различий между рассматриваемыми понятиями. Основное различие между сметой и бюджетом они видят в том, что смета – это документ (расчет), содержащий информацию для планирования и анализа регулируемых затрат на уровне производства, а бюджет (расчет) – на уровне финансов организации. В конечном итоге следует признать, что при всем различии выполняемой роли и методов расчета бюджет, план, смета взаимосвязаны единым процессом бюджетирования.

     Специалисты по постановке внутрифирменного бюджетирования предлагают принятую во всем мире предпринимательскую  терминологию, характеризующую этот процесс: бюджетирование, с одной стороны, процесс составления финансовых планов и смет, с другой – управленческая технология, предназначенная для выработки и повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений.

     Объект  бюджетирования – бизнес (вид или сфера хозяйственной деятельности).

     Бюджетирование – это финансовое планирование, охватывающее все стороны деятельности организации, позволяющее составлять все понесенные расходы и полученные доходы (результаты) в финансовых терминах на предстоящий период. Это и запланированные финансовые сметы, и прогнозируемые объемы привлеченных внешних ресурсов и т. п.

     Хорошо  поставленная бюджетная система  очень важна для предприятия, особенно крупного. Она поможет усовершенствовать  координацию всех его подразделений, избежать кризисных ситуаций, улучшить мотивацию, повысить ответственность управленцев всех уровней, предсказать финансовый результат, предотвратить нежелательные ситуации.

     В соответствии с этим назначение бюджетирования в самом общем виде – это основа:

     ● планирования деятельности и приятия  управленческих решений;

     ● оценки всех аспектов финансового состояния  организации;

     ● укрепление финансовой дисциплины и подчинения интересов отдельных структурных единиц интересам организации (компании) в целом и собственникам ее капитала.

     Цели и задачи бюджетирования исходят из целей деятельности организации.

     Любая организация начинает планирование своей деятельности с выбора целей, определяющих содержание деятельности и задачи, решение которых способствует достижению целей.

     Основные  цели бюджетирования формируются следующим  образом:

     ● выполнение функций инструмента  планирования;

     ● осуществление контроля с прямой и обратной связью;

     ● оказание мотивирующего влияния  на деятельность работников;

     ● формирование коммуникационной среды;

     ● обеспечение координации деятельности организации.

     Рассмотрим  цели бюджетирования более подробно.

     Выполнение  функций инструмента  планирования.

     Бюджет  нацелен на будущее, что позволяет  предусмотреть возможные нежелательные ситуации и отыскать путь их разрешения. Хотя сам по себе процесс бюджетирования не может предотвратить появление проблем в будущем, но создает условия для того, чтобы подготовиться к их решению. Это конкретизация годового плана с помощью бюджетов и смет, рассчитанных на месяц, квартал. В результате вероятность поспешных решений, принимаемых экспромтом и определяемых только текущей целесообразностью, сводится к минимуму.

     Осуществление контроля с прямой и обратной связью.

     Бюджетная система выполняет контрольную функцию, определяя сферу ответственности руководителей различного уровня и соотнося ее с показателями бюджетов и смет. Финансовый контроль и оценка результативности несут при этом характер прямой и обратной связи. Сравнение бюджетных и фактически достигнутых показателей осуществляется контролем с обратной связью, а на сравнении бюджетных показателей с установленными организацией целями основан контроль с прямой связью. Через механизмы контроля с прямой и обратной связью строится система вознаграждения руководителей (премии, льготы и др.).

     Следует отметить, однако, что для эффективной  работы механизмов бюджетного контроля необходимо, чтобы система бюджетирования предполагала определенную свободу  действий управленческого персонала  без незамедлительных обвинений и санкций в случае кратковременных отступлений от бюджетных показателей.

     Оказание  мотивирующего влияния  на деятельность работников.

     С помощью бюджетирования разрабатываются  показатели (задания) для конкретных групп работников, что повышает их ответственность за результаты работы. Кроме того, участие сотрудников организации в составлении бюджетов и смет повышает мотивационный эффект. Однако бюджетно-ориентированный стиль оценки работы руководителей неприемлемым в условиях неопределенности.

     Формирование коммуникационной среды.

     Системой  бюджетирования формируется финансовая осведомленность сотрудников организации. Они должны знать и четко представлять себе последствия своих действий, должны задумываться о том, что какие  то другие, альтернативные решения могли бы быть более эффективны с точки зрения финансов.

     Многие  решения, оказывающие влияние на показатели бюджетного года, принимаются  заранее как составляющие перспективного плана, который должен стать стартовой  точкой для подготовки годового бюджета. Лица, отвечающие за подготовку бюджетов и смет должны получить от высшего руководства информацию об этом. Кроме того, они должны иметь информацию о возможных изменениях условий деятельности, поправках изменяющих цены, уровень инфляции, отраслевой спрос и выпуск продукции. В процессе представления информации руководителям основных направлений деятельности, отвечающим за подготовку отдельных разделов бюджетов и смет, необходимо давать указания о характере реагирования на возможные изменения экономической ситуации.

     Коммуникационная  функция бюджетирования усиливается, когда процесс его осуществляется в виде комбинации информационных потоков, движущихся во встречных направлениях.

     При реализации коммуникационной функции  процесса бюджетирования следует иметь  в виду, что она достаточно трудоемка и дорогостояща и, если затраты на нее будут выше чем ее достоинства, – она превратится в бюрократический тормоз.

     Обеспечение координации деятельности организации.

     Координация деятельности подразделений организации  в процессе бюджетирования имеет чрезвычайно важное значение. Составление бюджета (сметы) является своего рода механизмом, при помощи которого действия различных подразделений организации могут быть согласованы и сведены в единый процесс.