Безналичные расчеты и кассовые операции гостиничных организаций

     Кассовые  операции - операции по приему, хранению и расходу наличных денег и  денежных документов. Порядок осуществления  кассовых операций регламентируется нормативными актами Центробанка РФ.

     Наличные  деньги и денежные документы хранятся в кассе - специально оборудованном  помещении организации или сейфе.

     Работая с наличными деньгами необходимо соблюдать лимит остатка кассы.

     Ежегодно  организация обязана предоставлять  на утверждение в банк, осуществляющий ее кассовое обслуживание, Расчет сумм лимита (предельно допустимой суммы  наличности в кассе на конец дня). Когда лимит не установлен, он признается равным нулю. Ежедневно в случае превышения лимита на конец дня излишек  должен быть сдан в банк. Превышение установленных лимитов хранения денежных средств допустимо лишь в течение 3 рабочих дней на время выдачи заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию работникам предприятия. Сдаче в обслуживающее учреждение банка подлежат все наличные денежные средства, полученные на выдачу заработной платы и не использованные в трехдневный срок.[2]

     Согласно  должностной инструкции кассир выполняет следующие обязанности: осуществляет прием и выдачу денежных средств, оформляет приходные и расходные документы, ведете кассовую книгу, составляет отчет о кассовых операциях.[13]

     При осуществлении безналичных расчетов за услуги, записи в ведомость по учету денежных средств операций по расчетному счету и другим счетам в банке производятся на основании выписок банка и приложенных к ним документов.

 

2 Организация учета  расчетов с покупателями  и заказчиками  гостиницы ООО  «Изольда» 

2.1 Нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учета на предприятии 

Учетной политикой ООО «Изольда» для целей бухгалтерского учета определены: организационная форма бухгалтерской службы, документооборот, способы обработки информации, рабочий план счетов бухучета, формы первичных документов, порядок проведения инвентаризаций.

В работе освещается бухгалтерский учет гостиницы ООО «Изольда», осуществление расчетов с покупателями и поставщиками безналичным путем и через кассу гостиницы.

     Бухгалтерский учет - сбор, регистрация и обобщение  информации в денежном выражении  об имуществе, обязательствах организации  и их движении. Бухгалтерский учет организации отражает все процессы финансово-хозяйственной деятельности, происходящие в отчетный период в документах бухучета и отчетах. Бухгалтерский учет является сплошным и непрерывным документальным учетом всех хозяйственных операций. Финансовая отчетность организации отражает результат деятельности за определенный промежуток времени, который называется отчетным, может быть: месяц, квартал, полугодие, год. В правилах бухгалтерского учета (ПБУ 49/9 от 08.09.06г) изложены требования к информации бухгалтерской отчетности. Бухгалтерская информация должна быть достоверной, полной, сопоставимой, с соблюдением отчетного периода, правильно оформлена.[2]

     Бухгалтерская отчетность преследует своей целью  обеспечение оперативного руководства  финансовыми потоками организации  для достижения в работе наибольшей прибыли.[2]

  Характеристику  задач, целей и проблем бухгалтерского учета можно представить в  схематичном виде: дерево задач, дерево целей и дерево проблем бухгалтерского учета: 

  

Рисунок 2.1 - Дерево задач бухгалтерского учета 
 

 

Рисунок 2.2 - Дерево целей бухгалтерского учета поставок 
 

Рисунок 2.3 - Дерево проблем бухгалтерского учета 

      Сторонние пользователи информации обязаны хранить коммерческую тайну. Перечень информации составляющую коммерческую тайну определяется приказом Директора организации.[2]

      Выполнение  поставленных задач возможно только при условии достоверности данных бухгалтерского учета. Бухгалтер организации отвечает за методологию, правильность ведения, разработку учётной политики предприятия.[2]

 

2.2 Безналичные расчеты  в гостинице ООО  «Изольда» 

     В гостинице ООО «Изольда» безналичные  расчеты за услуги с клиентами (в  основном юридическими лицами) осуществляются посредством перечисления денежных средств на расчетный счет гостиницы.

     Отражение в бухгалтерском учете расчетов с получателями услуг гостиницы  ООО «Изольда» через банковский счет ведется с использованием балансовых счетов 51 «Расчетный счет» и счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

     Аналитический учет расчетов с юридическими лицами через банковский счет организован в оборотной ведомости №16 к балансовому счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

     Для безналичных расчетов клиентами  также используются дорожные и именные  чеки.

     Для осуществления применения для расчетов пластиковых карт гостиница оборудована  специальным электронным терминалом.

     Использование пластиковых карт при расчетах ведется  с соблюдением требований Федерального закона от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

     В соответствии с пунктом 1 статьи 2 и  статьей 5 указанного закона организации, осуществляющие наличные денежные расчеты, обязаны применять ККТ и выдавать покупателям (клиентам) в момент осуществления оплаты, отпечатанные на контрольно-кассовой технике кассовые чеки. Указанным Законом под наличными денежными расчетами понимаются расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги, произведенные с использованием средств наличного платежа.

     Согласно  пункту 2 статьи 2 данного закона гостиница ООО «Изольда» для расчетов использует платежных банковские карты клиентов без применения контрольно-кассовой техники.

     Так как гостиничная деятельность ООО «Изольда» представляет собой автоматизированный процесс учета оказания услуги, то при работе с физическими лицами (гражданами) она использует бланки строгой отчетности, отпечатанные с помощью вычислительной техники. Программные средства предусматривают соблюдение всех Нормативных документов при заполнении бланков.

     Хранение  и учет первичных документов, применяемых гостиницей ООО «Изольда» при оказании услуг осуществляет бухгалтерия гостиницы в соответствии с Правилами учета и хранения бланков строгой отчетности.

     Ведение операций по осуществлению безналичных  расчетов в гостинице ООО «Изольда»  осуществляется с соблюдением Постановлений  Центрального Банка России, Правил бухгалтерского учета (ПБУ) и других нормативных актов.

     Для всех работников бухгалтерской службы гостиницы ООО «Изольда» разработаны  должностные инструкции, которые  подлежат обязательному исполнению.

     В штат бухгалтерской службы входят кассиры  клиентской службы, которые в организационных  вопросах подконтрольны руководителю этой службы. Назначение на должность  кассиров клиентской службы, их увольнение, контроль исполнения ими своих должностных  обязанностей осуществляет Главный  бухгалтер ООО «Изольда» в  пределах своих полномочий.

 

2.3 Отражение хозяйственных  операций по учету  расчетов с клиентами  ООО «Изольда»  через кассу гостиницы 

     Кассовые  операции занимают одно из центральных  мест в хозяйственной деятельности гостиницы ООО «Изольда».

     В гостинице ООО «Изольда» ведение расчетов с клиентами гостиницы осуществляется работниками службы приема и размещения гостей.

     Кассир  этой службы принимает платежи и проводит начисления на счета гостей, обновляет информацию о расходах клиента. Наиболее интенсивный период работы кассира — в час выезда гостей.

     Секция кассовых операций обновляет счета гостей, обрабатывает расчетные чеки, выверяет задолженность, подготавливает ежедневный отчет и принимает платежи от клиентов.

     Персонал  секции кассовых операций работает в компьютерной системе с файлами гостя — документами, фиксирующими все начисления на счета клиентов за текущий визит. Обычно, начислений накапливается много. Их обработка ведется с помощью специальной компьютерной программы. Кассовые аппараты соединены с центральной компьютерной системой, и начисления за приобретенные услуги автоматически отражаются на счете клиента в компьютере службы приема и размещения. Это помогает избежать бумажной работы и обеспечивает точность ведения счетов.

     При отъезде гость получает подписанные чеки и отдельный счет с полной суммой. Счет может быть оплачен наличными, кредитной картой или по счету-фактуре. Оплата по счету-фактуре возможна только при наличии письменного договора клиента с гостиницей. В этом случае кассир закрывает счет, и бухгалтерия высылает счет плательщику, указанному в договоре.

     Кассовый  аппарат используется для регистрации  операций с наличностью и подведения наличности.

     В компьютерном кассовом аппарате предусмотрено множество функций, облегчающих контроль начисления и ведения гостевых файлов. Они являются частью общей компьютерной системы службы приема и размещения. Аппараты снабжены устройством для распечатывания списка операций, чеков, ваучеров, отчетов ревизий и тарифов.

     С помощью клавиш в кассовый аппарат заносится следующая информация:

• персональные данные кассира;
• цель операции;
• объем покупки;
• отдел (служба);
• тип операции;
• способ оплаты.

     Специальный сканер считывает информацию с кредитной  карты владельца, авторизирует ее путем  передачи данных в пункт авторизации  кредитных карт и распечатывает  на ваучере номер кредитной карты, дату и имя владельца. Современные  технологии позволяют соединить  считывающие устройства с компьютерной системой службы приема и размещения, что дает возможность передавать более полную информацию на пункт  авторизации и хранить больше данных в файле .⁵. 

 

2.4 Ночной аудит кассовых  операций в гостинице  ООО «Изольда»

     Баланс  счетов клиентов подводится каждый вечер. Это проводится в то время, когда все прочие службы гостиницы уже не работают (для обеспечения возможности включения в расчеты всех начислений). Осуществляется это: во время 3-й смены— ранним утром. В ООО «Изольда» работает несколько ночных аудиторов.

     Первый шаг в этом процессе - начисление на счета клиентов тех платежей, которые не были в них внесены ранее. Потом итоговые цифры на счетах в компьютере сверяются с отчетами других отделов ООО «Изольда» (с целью проверки правильности начислений).

     Следующий этап: занесение начисления за аренду номеров и итоговые цифры гостевого файла. Таким образом, формируется окончательный отчет обо всех суммах задолженности клиентов гостиницы ООО «Изольда».

     Бухгалтерские электронные системы значительно повышают эффективность проведения операций по счетам и оперативно управляют счетами гостей. Ежедневное ведение расшифровки дебиторских счетов, которая проводится ночным аудитором, одновременно проверяет операций других отделов. После проведенного ночного аудита идет полная распечатка счетов гостей гостиницы ООО «Изольда».

     Дежурный  аудитор гостиницы ООО «Изольда» собирает счета в специальную папку гостя, так называемый portfolio. Дежурный аудитор ООО «Изольда» также несет ответственность за проверку тарифов. Тариф — ставка оплаты за определенные услуги. Стоимость номера в документе, подтверждающем бронирование, должен соответствовать фактической стоимости. 

 

3 Отражение хозяйственных операций по учету расчетов с клиентами в гостинице ООО «Изольда» с помощью автоматизированных систем 

     Комплексная автоматизация гостиницы на основе специализированных программных средств  позволяет:

• накапливать полную, достоверную, актуальную информацию о текущем состоянии гостиницы;
• эффективно управлять:
• на оперативном уровне, т.е. быстро реагировать на изменения ситуации в гостинице;
• на тактическом уровне (повышение сервиса для гостей и качества роботы персонала);
• на стратегическом уровне (использовать накопленную информацию);
• полностью автоматизировать бизнес-процесс работы с клиентом - от приема заявок до окончательного расчета;
• достигать наибольшего заполнения  номеров гостиницы.