Автоматизація обліку виробничих запасів

Щомісяця цехи та інші виробничі  підрозділи складають Звіт про використання сировини, основних матеріалів і напівфабрикатів, у якому по кожному номенклатурному  номеру показуються: залишок на початок  місяця, надходження за місяць, залишок на кінець місяця, фактичні витрати, витрати за нормами, економія або перевитрата. Бухгалтерія складає Зведений звіт про використання матеріалів по груповій номенклатурі (в натуральних і грошовому вимірниках), на підставі якого роблять відповідні облікові записи на списання використаних матеріалів.

Підставою для списання використаних у виробництва матеріалів служить  Відомість розподілу витрат матеріалів і палива за рахунками і статтями витрат, яка складається за видатковими  документами (лімітно-забірними картками, вимогами, актами тощо). В ній зазначається, на який синтетичний рахунок, субрахунок, продукцію (замовлення, переділ) або на яку статтю треба віднести вартість витрачених запасів.

За даними цієї відомості витрачені  протягом місяця виробничі запаси за обліковими цінами списують з кредиту рахунка 20 «Виробничі запаси» (відповідний субрахунок) на дебет рахунків:

23 «Виробництво» (на вартість  виробничих запасів, використаних  для виготовлення продукції, виконання робіт, надання послуг);

91 «Загальновиробничі витрати»;

92 «Адміністративні витрати» (на  вартість запасів, використаних  для загальновиробничих і загальногосподарських  потреб);

93 «Витрати на збут» (на вартість  запасів, використаних на потреби,  пов'язані з реалізацією (збутом) продукції);

949 «Інші витрати операційної діяльності» (на вартість запасів, використаних на утримання об'єктів житлово-комунального та соціально-культурного призначення) та ін.

1.2 Облік руху виробничих запасів у програмі «1С:Бухгалтерія»

 

Довідник "ТМЦ" призначений для збереження списку ТМЦ (товарів, продукції, матеріалів і ін.), і послуг, що виготовляються або одержуються. Він використовується як для заповнення документів, так і для ведення аналітичного обліку по таких бухгалтерських рахунках: 20; 22; 24; 25; 26; 27; 28; 02; МЦ.

Для зручності  пошуку інформації довідник реалізований трьохрівневим, тобто ТМЦ у ньому  можна об'єднувати в довільні групи  і підгрупи. У нижній частині вікна  довідника виводяться ціни з і  без ПДВ для обраного елемента.

За допомогою  кнопки "Открыть партии" можна переглянути список усіх партій ТМЦ, на якому в даний момент установлений курсор.

Рисунок 1.2.1 – Внесення ТМЦ до довідника "Номенклатура"

 

Кнопка "Печать" дозволяє сформувати друкарську форму  всього довідника ТМЦ або його частини. Якщо курсор у списку ТМЦ установлений на групі або елементі самого верхнього рівня, то в друкарську форму буде виведений весь каталог. Якщо курсор указує на підгрупу або елемент більш низького рівня, то буде сформований тільки один розділ каталога ТМЦ.

Інформація  про кожний елемент довідника розділена на дві вкладки "Цены" і «Дополнительно». Роздивимося реквізити довідника ТМЦ. Для цього відчинимо вікно редагування існуючого ТМЦ або введемо новий. Кожний ТМЦ має стисле і повне найменування - стисле служить для відображення ТМЦ в екранних формах і для швидкого пошуку, а повне найменування виводиться в друкарські форми документів.

Кожний ТМЦ  має відпускну ціну, що фіксується у валюті продажу. Це означає, що при  виписці документів (рахунків-фактур і накладних) ці ціни будуть перераховані у валюту документа по зазначеному курсу. Ціна покупки задається у валюті покупки. На відміну від цін покупки і продажу, що зберігаються без ПДВ, роздрібна ціна зберігається з ПДВ і завжди задається в гривнях. Типова конфігурація береже історію роздрібних цін для кожного ТМЦ, переглянути яку можна, скориставшись кнопкою "История".

Відзначимо, що ціни не є "жорсткими", у кожному  конкретному документі їх можна  змінювати.

Реквізит "НДС" показує, якою ставкою ПДВ оподатковується  даний ТМЦ, і впливає на розрахунок суми ПДВ у документах.

Заповнивши  реквізит "Артикул", ми зможемо  виконувати по ньому швидкий пошук  і сортування. Одиниця виміру, у  якій ми хочемо бачити залишки ТМЦ, задається в реквізиті "Базова одиниця виміру". Крім неї може бути визначена ще довільна кількість інших одиниць виміру. Поле "Вид" може приймати одне з таких значень - "Товар", "Услуга", "Тара", "Продукция", "Материал", "Будматериал", "Топливо", "Запчасти" або "МБП".

Правильно встановивши  вид ТМЦ, можна заповнювати реквізити, що знаходяться на вкладці «Дополнительно».

Для кожного  ТМЦ повинний бути зазначений бухгалтерський рахунок обліку, рахунок витрат і  вид витрат - ця інформація буде використовуватися  при формуванні проведень по прибуткуванню  товарів, послуг, а також у проводках по списанню матеріалів (ТМЦ) у виробництво. Встановивши прапорець "Считать услугу транспортной затратой", ми зможемо автоматично заповнювати суму транспортних витрат у податковій накладній. Для МШП у реквізитах «Счет» і «Вид затрат» необхідно зазначити рахунок і статтю витрат, на які буде списана облікова вартість МШП при введенні їх в експлуатацію.

Для продукції  доступна кнопка "Склад", що відчиняє відповідно підпорядкований довідник "Склад продукции". Відзначимо, що перед тим, як відчинити підпорядкований довідник, елемент потрібно записати.

Для збереження одиниць виміру ТМЦ у програмі «1С:Бухгалтерія» використовується довідник «Единицы измерения», підпорядкований довіднику "ТМЦ". Для редагування довідника спочатку варто відчинити довідник "ТМЦ", і вибрати ТМЦ, одиниці виміру якого потрібно редагувати, а потім відчинити довідник «Единицы измерения».

Важливим реквізитом одиниці виміру є "Коэфициент". Цей реквізит задає коефіцієнт перерахунку  з зазначеної одиниці виміру в  базову одиницю виміру (у якій обчислюються залишки товарів). Наприклад, якщо деякий товар обліковується в штуках і упаковках, причому в упаковці знаходиться 5 штук, то для цього товару можна встановити базову одиницю "шт." (у самому довіднику ТМЦ), і в довіднику «Единицы измерения» створити додаткову одиницю "уп. ", для якої зазначити коефіцієнт перерахунку рівним 5.

Рисунок 1.2.2 – Заповнення довідника  „Единицы измерения”

Довідник «Единицы измерения» використовується при редагуванні  багатьох документів, наприклад, рахунків, накладних і т.д.

Довідник «Партии» підпорядкований довіднику "ТМЦ". У ньому зберігається список партій даного ТМЦ.

 

Рисунок 1.2.3 – Довідник „Партии”

 

У випадку використання методу обліку "По партиях" записи в довіднику створюються автоматично - при проведенні прибуткових документів таких, як "Приходная накладная" або "Калькуляция". У випадку ведення обліку ТМЦ по средньозваженій ціні в довіднику існує тільки одна партія "Партия по умолчанию", по якій і ведеться весь облік.

Метод обліку встановлюється константою “Метод партионного учета”

Відчинимо елемент  довідника «Партии» у режимі редагування. Реквізит "Документ" береже в собі прибутковий документ, що створив  дану партію, він відображається синім  шрифтом після слів "Партия созданная  приходным документом", найменування партії при створенні встановлюється таким же, як і назва документа.

Група "Параметры  партии" містить облікову ціну партії без ПДВ, дату створення партії. Відзначимо також, що для партій, у яких обраний  реквізит "Документ", редагування  полів "Цена" і "Дата создания" недоступно.

За допомогою  кнопки "У групу "Старые"" можна перемістити елемент довідника  у визначену групу "Старые".

Для ведення  списку місць збереження оборотних  матеріальних і активів, матеріально-виробничих запасів організації в програмі «1С:Бухгалтерія» передбачений довідник «Места хранения».

Цей довідник використовується як при виписці первинних документів, так і для ведення аналітичного обліку на таких рахунках: 10; 11; 12; 18; 20; 22; 21; 24; 25; 26; 27; 28; 33.1; 34; МЦ; 01; 02. Кожний елемент довідника характеризується типом місця збереження - склад, або матеріально-відповідальна особа, за якою значиться конкретний об'єкт обліку, а також власне найменуванням місця збереження.

 

Рисунок 1.2.4 – Занесення назви складу до довідника  „Места хранения”

 

Місця збереження типу "Склад", характеризуються ще одним параметром - видом. Вид може приймати такі значення: "Склад (оптовый)" і "Магазин (розничный)”.

Для відображення в обліку операцій, пов'язаних із придбанням товарно-матеріальних цінностей у програмі «1С:Бухгалтерія» передбачений документ «Приходная накладная».

Заповнення  реквізитів екранної форми "Приходной  накладной" варто почати з реквізитів групи "Поставщик". Поле "Вид" може приймати одне з таких значень: "Отечественный поставщик", "Иностранный поставщик", "Подотчетное лицо" або "Прочие". При виборі виду відповідним чином змінюється бухгалтерський рахунок постачальника на вкладці «Дополнительно».

Після цього  варто зазначити постачальника  з довідника «Контрагенты» або «Сотрудники» (якщо реєструється прихід від підзвітної особи), вибрати валюту, у якій буде виписана накладна і курс цієї валюти.

Якщо облік взаєморозрахунків  із даним постачальником ведеться в  розрізі договорів, і в довіднику  «Контрагенты» для нього визначений договір по умовчанню, останній відобразиться в поле «Заказ» електронної форми

"Приходной накладной". Водночас, за допомогою кнопки  вибору, можна змінити значення  цього реквізиту, обравши в  ньому інший документ-замовлення  зі списку «Подбор заказов  по контрагенту». Крім того, скориставшись кнопкою Х можна зробити "Приходную накладную" першим документом у ланцюжку взаєморозрахунків із клієнтом, тобто документом-замовленням. У цьому випадку в поле «Заказ» буде відображатися рядок "Без заказа".

 

Рисунок 1.2.5 – Електронна форма документа „Приходная накладная”

 

Рисунок 1.2.6 – Введення прибуткової накладної на підставі документа „Счет входящий”

 

Рисунок 1.2.7 – Прибуткова накладна, створена  на підставі документа „Счет входящий”

 

У тому випадку, коли за товар, що оприбутковується по накладній уже була зроблена передоплата по наданому нам постачальником рахунку, "Прибуткову накладну" варто вводити в режимі "Ввод на основании" даного рахунку. При цьому, у залежності тому, який документ був замовленням у такому ланцюжку - "Договор" або "Счет входящий", його найменування і реквізити будуть відображатися в поле «Заказ» електронної форми документа. При уведені "Приходной накладной" на підставі "Счета входящего" автоматично буде заповнена її таблична частина і реквізити шапки.

У реквізиті "Место  хранения" варто вибрати те місце  збереження (оптовий склад, матеріально-відповідальна  особа), на який буде виконане прибуткування  матеріальних цінностей. Реквізит "Что  приходуем" може приймати значення: "ТМЦ", "ОС, НМА, др. необор. мат. активы", "Бланки стор. отч-сти", "Проч. необор. активы". Звернемо увагу на те, що значення цього реквізиту повинно бути встановлене до заповнення табличної частини документа.

Поле "Вид  торговли" дозволяє зазначити один із можливих видів торгівлі для даної накладної. Відзначимо, що документ припускає оплату готівкоютільки при установленій валюті "гривня".

У реквізиті "Вид  НДС" на вкладці «Дополнительно»  повинна бути визначена ставка ПДВ  для даної накладної. Слід зазначити, що конфігурація дозволяє прибуткувати ТМЦ із різними ставками ПДВ в одній накладній - для цього існує поле "НДС" у кожному рядку табличної частини.

Включений прапорець "НДС на затраты" є ознакою  того, що підприємство не має право  включити суму ПДВ, сплачену організації-постачальнику за придбані товари, продукцію, ін. об'єкти до складу податкового кредиту. Рахунок і стаття витрат, на які буде віднесена в цьому випадку сума ПДВ повинні бути зазначені в реквізитах "Счет затр." і "Вид затр." відповідно.

Суми попередньої  оплати (відвантаження), необхідні для правильного формування проведень "по першій події", можуть бути розраховані автоматично або безпосередньо зазначені вручну в діалоговій формі документа. Для введення суми оплати і ПДВ варто включити прапорець "Указать суму предоплаты вручную" на вкладці «Дополнительно».

Дійсний документ передбачає також можливість оприбуткування ТМЦ, інших перерахованих об'єктів  через підзвітну особу. Для цього  варто включити опцію "Через подотчетное  лицо", після чого вибрати підзвітну  особу в реквізиті "Подотчетное лицо" і зазначити суму до закриття підзвіту співробітника (але по умовчанню воно заповниться підсумковою сумою накладної з ПДВ). Звернемо увагу на те, що сума до закриття підзвіту не може перевищувати підсумкової суми дійсної накладної. Крім того, опція "Через подотчетное лицо" недоступна при валютному оприбуткуванні, а також при обраному виді торгівлі "За наявні".