Аудит сохранности и учета основных средств

     При оформлении перемещения основных средств  между филиалами акт приема-передачи выписывается в двух экземплярах  материально-ответственным лицом, передающим активы, подписывается главным бухгалтером, утверждается руководителем Компании. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию филиала, передающего основные средства. Второй экземпляр вместе с технической документацией передается филиалу-получателю. Одновременно из бухгалтерии филиала-поставщика в филиал-получатель и бухгалтерию Исполнительной дирекции электронной почтой передается извещение на переданные основные средства.

      При безвозмездной передаче основных средств  с баланса Компании на баланс других юридических лиц акт выписывается в трех экземплярах на все передаваемые объекты комиссией, назначенной приказом Президента Компании либо уполномоченного им лица. Акт подписывается представителями двух сторон и утверждается единственным акционером Компании. Далее один экземпляр акта передается в бухгалтерию Исполнительной дирекции, второй экземпляр передается в бухгалтерию филиала Компании для формирования бухгалтерских записей. Третий экземпляр вместе с технической документацией передается юридическому лицу, принимающему основные средства.

     В акте приемки-передачи основных средств  обязательно должны указываться  следующие данные: 

     а) наименование основных средств;

     б) инвентарный и заводской номера основных средств;

     в) дата приобретения основных средств;

     г) первоначальная стоимость основных средств;

     д) балансовая стоимость основных средств;

     е) сумма начисленной амортизации  основных средств;

     ж) сумма переоценки основных средств. 

     При первичном вводе в эксплуатацию построенного объекта акт приемки-передачи основных средств ОС-1 составляется на основании Акта приемочной (рабочей) комиссии по форме, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 15.10.2001г. №1328. Акт приемки-передачи основных средств ОС-1, после его оформления с приложенной технической документацией (технический паспорт, чертеж и пр.), утверждается руководителем Компании или лицом, на то уполномоченным, и затем передается в бухгалтерию. На основании полученных документов бухгалтер делает запись в инвентарную карточку учета основных средств, после чего передает техническую документацию материально-ответственному лицу, за которым закреплено это основное средство.

     Накладная на внутреннее перемещение основных средств, применяется при передаче основных средств от одного материально-ответственного лица другому внутри структурного подразделения Компании. Разрешение на передачу выдается Первым вице-президентом (директором филиала) Компании, либо уполномоченным лицом. Выписывается акт на внутреннее перемещение основных средств в двух экземплярах лицом, передающим основное средство. Первый экземпляр с подписями получателя и отправителя передается в бухгалтерию Исполнительной дирекции (филиала) как основание для формирования бухгалтерских записей, второй остается у материально-ответственного лица, передающего основные средства, как основание для передачи основного средства. В накладной указываются все данные по передаваемому объекту, а также указывается причина перемещения.

     Акт приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и (модернизированных) основных средств (Приложение В) применяется для оформления приемки-передачи основных средств из капитального ремонта, реконструкции и модернизации. Акт составляется и подписывается приемочной комиссией, назначенной Первым вице-президентом Компании (директором филиала), и утверждается Первым вице-президентом Компании (директором филиала). При выполнении работ хозяйственным способом акт выписывается в одном экземпляре, а при выполнении ремонта, модернизации, реконструкции подрядным способом, акт выписывается в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию Исполнительной дирекции (филиала) для внесения информации о произведенном ремонте, реконструкции или модернизации в инвентарную карточку, а второй экземпляр передается подрядной организации. В технический паспорт соответствующего объекта основных средств материально-ответственным лицом вносятся необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с модернизацией, реконструкцией. Приемопередаточная документация при выполнении ремонтов основных средств оформляется в объеме и по формам, предусмотренных «Правилами организации подготовки и проведения ремонтов электросетевых объектов ТОО «Эко-Жеруйык» утвержденных приказом от 02.04.01г. № 120 (с последующими изменениями и дополнениями, утвержденными соответствующими приказами).

      Затраты на ремонт, производимые в целях  сохранения и поддержания технического состояния объекта, первоначальную стоимость основных средств не увеличивают, а признаются как текущие расходы в момент их возникновения. Увеличение первоначальной стоимости объектов основных средств производится в случае улучшения состояния объекта, повышающего его первоначально оцененные нормативные показатели: срок полезной службы, производственную мощность и т.д. Заключение об отнесении затрат на капитализацию или на ремонт дается приемочной комиссией по основным средствам в акте приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и (модернизированных) объектов (Приложение В).

     Аналитический учет основных средств ведется в бухгалтерии Исполнительной дирекции ТОО «Эко-Жеруйык» в инвентарных карточках, которые открываются на каждый инвентарный объект. Инвентарные карточки ведутся в электронном виде. Инвентарные карточки заполняются в бухгалтерии Исполнительной дирекции на основании актов приемки-передачи основных средств, технических паспортов и других документов.

      Присвоенный инвентарный номер сохраняется  за инвентарным объектом на весь период нахождения его на предприятии, под  этим номером он проходит во всех первичных документах и учетных регистрах. При выбытии объекта его инвентарный номер не должен присваиваться другому поступившему объекту.

     Все основные средства, закрепленные за материально  ответственными лицами в разделе  цехов (отделов) предприятия, заносят в инвентарные списки основных средств. Списки находятся у материально ответственных лиц и используются ими для оперативных целей. Данные о стоимости основных средств в списках и инвентарных карточках должны соответствовать. По месту нахождения учет основных средств может вестись во вторых экземплярах инвентарных карточек, которые выписывает бухгалтерия. Данные картотеки бухгалтерии и картотеки по месту эксплуатации основных средств должны быть тождественны.

     Согласно  Типовому плану счетов от 23.05.2007 №185 для учета основных средств предназначена группа счетов 2410 «Основные средства».

     Основные  средства на предприятии детализируются по видам. Вид основных средств –  это объединение активов, одинаковых по характеру и использованию  в деятельности организации. В зависимости от детализации по видам основных средств открываются синтетические счета: 

     2411 - Земля

     2412 - Здания и сооружения

     2413 - Машины и оборудование, передаточные  устройства

     2414 - Транспортные средства

     2415 - Прочие основные средства 

     На  счете 2411 «Земля» учитываются земельные участки, которые находятся в собственности Компании либо переданы Компании в постоянное землепользование. Инвентарным объектом является каждый земельный участок, на который выдан «Акт на право собственности на земельный участок (право постоянного землепользования)»

     На  счете 2412 «Здания и сооружения»  учитываются архитектурно-строительные объекты, назначение которых состоит  в создании условий для труда, жилья и хранения материальных ценностей. Инвентарным объектом считается каждое отдельно стоящее здание.

     А также учитываются инженерно-строительные объекты, предназначенные для процесса производства путем выполнения функций, не связанных с изменением предметов  труда: отстойники, прудынакопители, обводные канавы, скважины, нефтегазохранилища, дамбы, нефтеловушки, закрытая коллекторно-дренажная сеть, учебнотренировочный комплексы (полигоны), эстакады, навесы, ограждения на подстанциях, автомобильные дороги, железнодорожные подъездные пути, берегоукрепительные берегозащитные сооружения; резервуары, цистерны, баки и др. емкости и т.д. Инвентарным объектом является каждое отдельное сооружение со всеми удобствами, составляющими с ним одно целое.

     На  счете 2413 «Машины и оборудование, передаточные устройства» учитываются:

     - линии электропередачи и ответвления от них;

     - сети водопроводные, тепловые, канализационные;  спутниковые, радио и радиорелейные  сети связи; внутренние газопроводы  и трубопроводы и пр.

     - силовые автотрансформаторы и  трансформаторы, реакторы, трансформаторы  тока и напряжения, коммутационные аппараты, компрессоры.

     - цифровое электронное оборудование  коммутации и передачи данных, оборудование цифровых систем  связи, цифровая измерительная  техника связи.

     - оборудование каналообразования  всех типов (КЛС, ВОЛС, ЛЭП и  т.п.), оборудование радиорелейных линий связи, аналоговое оборудование передачи дискретных сигналов (телемеханики и др.);

     - компьютеры, принтеры, сканеры, плоттеры, маршрутизаторы, коммутаторы, концентраторы,  модемы, устройства резервного копирования  и восстановления данных, ксероксы, источники бесперебойного питания;

     - приборы диагностики, лабораторные  и измерительные, приборы коммерческого  учета и установки для обработки  трансформаторного масла. 

     На  счете 2414 «Транспортные средства»  учитываются технические устройства, предназначенные для перемещения людей и грузов.

     На  счете 2415 «Прочие основные средства»  учитываются:

     - шкафы, столы, подставки, тумбочки, стулья, кресла, диваны т.д.

     - библиотечные фонды

     - многолетние насаждения независимо  от их возраста (живые изгороди, полезащитные насаждения, многолетние насаждения цветов, плодовые и ягодные насаждения, виноградники).

     - предметы производственного назначения, служащие для выполнения или  облегчения производственных операций; оборудование, способствующее охране  труда; вместилища для хранения жидких, сыпучих и других материалов; предметы производственного назначения, механизированные и немеханизированные орудия ручного труда, электроинструмент и станочное оборудование; кондиционеры.

     - предметы конторского и хозяйственного обзаведения: сейфы, видео и аудио аппаратура, телевизоры, холодильники, ковры, зеркала, жалюзи и т.д.

     Эти счета по отношению к бухгалтерскому балансу активные, поэтому по их дебету отражаются поступления, а по кредиту - выбытия основных средств.

     Основные средства учитываются по балансовой стоимости и по этой стоимости они показываются в разделе «Долгосрочные активы» бухгалтерского баланса.

     Счет 2930 «Незавершенное строительство», где  ведется учет объектами, которые  могут быть идентифицированы и которые находятся в процессе строительства и проектирования. К ним относятся любые выполненные объемы строительства с фактически понесенными затратами: подготовка территории, выполненные строительно-монтажные работы, сданное в монтаж оборудование, проектно-изыскательские и предпроектные работы.

     Поступления объектов основных средств путем  строительства, приобретения и изготовления являются капитальными вложениями.

     Для контроля и выявления себестоимости  капитальных вложений применяется  счет 2930 «Незавершенное строительство». На этом счете учитываются:

     1)  суммы, уплачиваемые организациям  за осуществление работ по  договору строительного подряда  и иным договорам;

     2)  затраты на подготовку строительного  участка;

     3)  затраты на установку и монтажные  работы;

     4)  затраты на оплату труда работников, непосредственно связанные со строительством и приобретением актива;

     5)  регистрационные сборы, государственные  пошлины и другие аналогичные  платежи, произведенные в связи  с получением прав на объект  основных средств;

     6)  себестоимость тестирования работы актива;