Аудит расчетов сподотчетными лицами в ООО «Нодус»

     служебное задание на командирование и отчет  об его выполнении (форма Т-10 А);

     локальный нормативный акт (положения, приказы), устанавливающий порядок и размер возмещения командировочных расходов.

     Аудиторские процедуры, проведенные аудитором: просмотр и сравнение документов, опрос, подтверждение.

     Также аудитор Обухович У.А. проверил документы на характерные для них ошибки:

1. отсутствие командировочных удостоверений;
2. отсутствие в командировочных удостоверениях отметок «при был» – «убыл»;
3. несоответствие маршрута командирования, длительности, сроков пребывания в командировке данным, указанным в удостоверении;
4. возмещение командировочных расходов сверх установленных норм при отсутствии локального нормативного акта (положения, приказа).

     4. Правильность ведения учета расчетов  с подотчетными лицами и отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам

     В ходе проверки аудитором установлено  что, аналитический учет расчетов с  подотчетными лицами ведется на счете 71 по каждой сумме, выданной под отчет.

     Подотчетные суммы, не возвращенные в установленный  срок списываются со счета 71 на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Со счета 94 эти суммы подлежат списанию на счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они будут удерживаться из оплаты труда) или на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда и будут взыскиваться иным образом). Источники информации проверенные аудитором:

1. карточка и ведомость аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
2. бухгалтерская отчетность.

     Аудиторские процедуры проведенные аудитором: просмотр и сравнение документов.

     Аудитором  Обухович У.А. установлено, что в  бухгалтерском учете ООО «Нодус» для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ.

     На  данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

     Также аудитором было установлено, что  выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

     Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер №7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

     Основанием  для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые  приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

     Бухгалтер ООО «Нодус» выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

     Потратив  деньги, сотрудник ООО «Нодус» составил авансовый отчет.

     Если  из авансового отчета видно, что подотчетное  лицо истратило ровно столько, сколько  получил, поэтому сальдо нулевое  и задолженность не образовалась.

     Данные  с журнала №7 берутся для составления  главной книги. На основании Главной  книги составляется оборотная ведомость  по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

     Ошибки  и нарушения выявленные в ходе проверки ООО «Нодус»

     Мы  полагаем, что проведенная аудиторская проверка ООО «Нодус» нашей фирмой ООО «Гранд-Аудит» дает достаточные основания для выражения нашего мнения о достоверности финансовой отчетности и соответствие порядка ведения бухгалтерского учета законодательству РФ.

     Аудитором нашей фирмы по результатам проверки были выявлены следующие ошибки и нарушения:

     В авансовом отчете №2 в проверенном  периоде отнесены на с/с продукции  без посдедующей корректировки  налогооблагаемой прибыли суммы  представленные в таблице 3.1.

     Таблица 3.1.

     Ошибки  в авансовом отчете №2

     Суммы по проезду на такси при командировке и суточные сверх норм при командировке следует включить в совокупный доход  подотчетных лиц для обложения  подоходным налогом.

     Обобщение результатов аудита и предложения  по совершенствованию  бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами на основании  проведенной проверки ООО «Нодус»

     Таким образом, в результате аудиторской  проверки расчетов с подотчетными лицами можно сказать, что:

     1. Был проведен аудит правильности  отражения в бухгалтерском учете  ООО «Нодус» расчетов с подотчетными лицами за декабрь 2009 г. Документы для проверки подготовлены исполнительным органом ООО «Нодус» в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и «Порядком ведения кассовых операций»;

     2. Ответственность за подготовку  прилагаемой бухгалтерской отчетности  несет исполнительный орган ООО «Нодус». Обязанность аудитора заключается в том, чтобы высказать мнение о достоверности во всех существенных аспектах данной отчетности на основании данных проведенного аудита;

     3. Проверка была проведена в  соответствии с Законом «Об  аудиторской деятельности». Проверка  планировалась и проводилась  таким образом, чтобы получить  достаточную уверенность в том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Нодус» соответствует действующему в 2009 году законодательству и не содержит существенных искажений. Проверка включала проверку на сплошной основе первичных документов и регистров бухгалтерского учета в разрезе расчетов с подотчетными лицами за декабрь 2009 г. Проведенная проверка дает достаточные основания для того, чтобы высказать мнение о достоверности предоставленных документов, отражающих учет на предприятии расчетов с подотчетными лицами.

     4. В результате проведенной проверки  можно сделать вывод о том,  что в целом бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными  лицами соответствует нормам  действующего законодательства, регламентирующего  данных раздел учета, по состоянию  на 1 января 2009 г. Однако бухгалтеру ООО «Нодус» следует обратить внимание на расходы не подлежащие возмещению, подлежащие включению в облагаемую прибыль, а также расходов не входящих в состав представительских расходов, поскольку именно в них бухгалтер допустил ошибки.

     В качестве рекомендации ООО «Нодус» можно предложить тщательно следить за тем на что израсходованы денежные средства выданные под отчет. Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов. Для этого можно предложить выделить человека именно для расчетов с подотчетными лицами, чтобы он один следил за этим учетом.

     Хорошо  было бы конкретизировать или изменить приказ «О выдаче денежных средств  в подотчет», на каждого человека, чтобы на одного человека приходился один вид расхода. А не на одного возлагать ответственность за понесенные расходы. На ООО «Нодус» в штате работает достаточное количество работников, чтобы эту идею воплотить. В таком бы случае снизилась бы нагрузка, возложенная на одного человека.

     Предприятие полностью компьютеризировано в связи с этим есть возможность внедрения программы, более детального отслеживания выдачи и расхода подотчетных сумм.

     В результате совершенствования бухгалтерского учета при расчетах с подотчетными лицами уточняется и убыстряется  порядок учета подотчетных сумм.

     Если  раньше подотчетное лицо могло забыть о том, что ему нужно отчитаться по подотчетным сумма, то теперь данная программа оповестит, о том, что  остался один день или сегодня  необходимо сдать авансовый отчет, со всеми приложенными к ним документам. А при установлении правовой системы, бухгалтер в любое время и без ошибочно сможет найти ту или иную информацию, связанную с выдачей денежных средств подотчет.

     Но, так как организация не большая, то целесообразно сохранение существующего состояния учета в будущем году, для повышения оперативности получения информации об изменениях в законодательстве приобрести электронную правовую систему и если позволяют средства, то не одну, для более точного выяснения того или иного вопроса. 
 
 
 
 
 

     Заключение

     Аудит и бухгалтерский учет расчетов с  подотчетными лицами достаточно полно  регламентирован нормативными документами, и при соблюдении требований законодательства при учете этих операций каждое конкретно  взятое предприятие способно обеспечить достоверное отражение движения денежных средств при расчетах с подотчетными лицами.

     Однако  не на всех предприятиях дела обстоят  благополучно. Тогда аудит расчетов с подотчетными лицами необходим  для оценки реального состояния  бухгалтерского учета, станет незаменимым инструментом, при помощи которого в комплексе будут выявлены и устранены недостатки в учете. Независимость внешнего аудитора от интересов предприятия придаст такой оценке объективность и достоверность.

     Основные  ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов. В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной деятельности предприятия.